岗位说明书编写指导优秀PPT.ppt
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1、岗位说明书编写指导人力资源部 2013/5/13人力资源部岗位描述岗位描述(岗位分析)(岗位分析)管理职能表管理职能表岗位说明书岗位说明书岗位分析:岗位分析:岗位分析或称职位分析,是一种通过系统地收岗位分析或称职位分析,是一种通过系统地收集与岗位有关信息的过程,包括任职条件、工集与岗位有关信息的过程,包括任职条件、工作职责、工作环境、工作强度以及工作的其他作职责、工作环境、工作强度以及工作的其他特征,以便确认岗位整体概况,对其做出正确、特征,以便确认岗位整体概况,对其做出正确、详尽的描述。详尽的描述。岗位说明书:岗位说明书:整理岗位分析结果,整理岗位分析结果,进行工作描述得出进行工作描述得出的
2、书面文件。的书面文件。基本术语说明基本术语说明人力资源部岗位描述是岗位描述是人力资源管理人力资源管理的基础,其作用主要体现在以下几个方面:的基础,其作用主要体现在以下几个方面:1.根据岗位描述所界定的任职要求进行人员的招聘、选拔和任用;根据岗位描述所界定的任职要求进行人员的招聘、选拔和任用;2.基于岗位描述的职责进行基于岗位描述的职责进行岗位价值评估岗位价值评估,并进而确定岗位的薪酬水平;,并进而确定岗位的薪酬水平;3.基于岗位描述的职责提取岗位绩效指标,以对任职者的绩效进行管理;基于岗位描述的职责提取岗位绩效指标,以对任职者的绩效进行管理;4.根据岗位描述的任职要求分析任职者的培训需求,进行
3、培训管理。根据岗位描述的任职要求分析任职者的培训需求,进行培训管理。岗位描述岗位描述(岗位分析)(岗位分析)管理职能表管理职能表岗位说明书岗位说明书基本术语说明基本术语说明人力资源部岗位描述岗位描述(岗位分析)(岗位分析)管理职能表管理职能表岗位说明书岗位说明书岗位分析基本原则岗位分析基本原则(1 1)对)对“岗岗”不对不对“人人”针对针对“岗位岗位”,而非针对,而非针对“人人”,依据战略任务分解到岗位;依据战略任务分解到岗位;(2 2)认)认“理理”不认不认“现现”着重着重“理应做之事理应做之事”,而非,而非“现实做现实做之事之事”;(3 3)析)析“责责”不析不析“事事”通过合并事务的同类
4、项来归纳分析岗通过合并事务的同类项来归纳分析岗位职责,而非具体分析岗位事务的明细。位职责,而非具体分析岗位事务的明细。基本术语说明基本术语说明人力资源部岗位说明书模板岗位说明书模板人力资源部岗位说明书模板岗位说明书模板人力资源部通用名词通用名词定义定义岗位目的岗位目的阐述岗位设置的目的,在组织中有何价值。阐述岗位设置的目的,在组织中有何价值。岗位职责及权限岗位职责及权限基于较长时间,明确重要但较不频繁的为了取得某种成果而完成的一系列任务的集合。基于较长时间,明确重要但较不频繁的为了取得某种成果而完成的一系列任务的集合。工作维度工作维度对工作具有重大影响的具体可计量的项目。对工作具有重大影响的具
5、体可计量的项目。任职资格任职资格为了保证工作目标的实现,任职者必备的教育背景、培训经历、工作经验、知识与技能、生理和心理等要求。为了保证工作目标的实现,任职者必备的教育背景、培训经历、工作经验、知识与技能、生理和心理等要求。关键绩效指标关键绩效指标从职责中提炼出来的衡量职责完成质量和效果的最重要的业绩指标。从职责中提炼出来的衡量职责完成质量和效果的最重要的业绩指标。所在的组织位置所在的组织位置描述岗位报告与督导关系的组织架构图,通常标明职位与直接上级、下级的关系。描述岗位报告与督导关系的组织架构图,通常标明职位与直接上级、下级的关系。工作特征工作特征主要描述任职者的工作场所、工作时间、工作环境
6、以及工作负荷等情况。主要描述任职者的工作场所、工作时间、工作环境以及工作负荷等情况。岗位说明书中的基本概念岗位说明书中的基本概念岗位说明书中的基本概念岗位说明书中的基本概念人力资源部岗位说明书编写格式规范岗位说明书编写格式规范统一运用岗位说明书模版格式进行填空编写,正文字体统一运用岗位说明书模版格式进行填空编写,正文字体10号字,中文运号字,中文运用宋体。用宋体。岗位说明书编写格式规范岗位说明书编写格式规范人力资源部岗位目的岗位目的1用简练而精确的语言来清晰表达本岗位在什么条件下,要做什么,以及用简练而精确的语言来清晰表达本岗位在什么条件下,要做什么,以及岗位为什么目的而存在。岗位为什么目的而
7、存在。(1)岗位目的分析要点)岗位目的分析要点这个岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用?这个岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用?该岗位对组织的独一无二的贡献是什么?该岗位对组织的独一无二的贡献是什么?组织为什么须要这个岗位?假如该岗位不存在,则对公司或部门造成哪组织为什么须要这个岗位?假如该岗位不存在,则对公司或部门造成哪些影响?些影响?(2)岗位目的表达形式)岗位目的表达形式格式:格式:“为为”“在在”“做做”组织贡献(目标)约束条件(限制)主要活动(存在理由)组织贡献(目标)约束条件(限制)主要活动(存在理由)一般只有一句话。在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话,也就是那一般只有一句话。
8、在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话,也就是那些有些有“多种角色多种角色”的岗位。的岗位。(3)以何为目标)以何为目标市场?业绩?利润?效率?生产率?质量?服务?期限?平安?环保?市场?业绩?利润?效率?生产率?质量?服务?期限?平安?环保?持续性?持续性?(4)有何限制)有何限制法律?价值观?原则?政策?策略?方针?模型?方法技术?体系?作法律?价值观?原则?政策?策略?方针?模型?方法技术?体系?作法?习惯?程序?条件?模式、规定?常规?指示规则?准则?法?习惯?程序?条件?模式、规定?常规?指示规则?准则?岗位说明书岗位说明书岗位目的岗位目的人力资源部岗位目的岗位目的2岗位-人力资源部经
9、理为有效配置、合理开发及管理公司人力资源,在公司经营战略和政策规定指导下,制定人力资源规划和策略,建立人力资源管理体系,组织和指导员工招聘选拔、绩效考核管理、薪酬福利管理、员工激励、培训与开发。岗位-高级顾问为保持高质的服务水准以实现销售额,利润及保留增加客户的目标,在公司的政策及营业方向和客户在质量,时间,可靠性而有效利用资金要求下,管理工资和福利调查,主持咨询项目,提供和促进客户服务,管理办公室职员及代理总经理职务。(5)举例岗位说明书岗位说明书岗位目的岗位目的人力资源部岗岗位职责及权限位职责及权限1为实现岗位目的,该岗位任职者须要在哪些主要领域通过哪些主要活动获得什么样为实现岗位目的,该
10、岗位任职者须要在哪些主要领域通过哪些主要活动获得什么样的最终结果。岗位主要职责回答的问题是:应当做什么?的最终结果。岗位主要职责回答的问题是:应当做什么?职责是对每项职能执行过程的具体描述,需体现职能中重要的、常规的职责,同时职责是对每项职能执行过程的具体描述,需体现职能中重要的、常规的职责,同时要对每项职责进行权限界定,对于一些具体的、零散的活动,应以概括性的语言进要对每项职责进行权限界定,对于一些具体的、零散的活动,应以概括性的语言进行总结式的描述。任务是完成某项工作职责时,所进行的各项任务,每一项工作职行总结式的描述。任务是完成某项工作职责时,所进行的各项任务,每一项工作职责都是由若干任
11、务组成的。责都是由若干任务组成的。描述职责时可依据业务流程的依次进行描述,对于业务流程关系不强的职能项也可描述职责时可依据业务流程的依次进行描述,对于业务流程关系不强的职能项也可以依据关键的重要程度来进行具体职责的描述,而且也要遵循以依据关键的重要程度来进行具体职责的描述,而且也要遵循“穷举、互斥穷举、互斥”的原的原则。则。岗位说明书岗位说明书岗位职责及权限岗位职责及权限人力资源部岗岗位职责及权限位职责及权限2具体描述职位应担当的全部职责,依据程度轻重、范围大小进行排序,遵循具体描述职位应担当的全部职责,依据程度轻重、范围大小进行排序,遵循“行动行动目标目标”的原则组织语言,语言描述简明扼要,
12、切忌拖泥带水,含混不清。一般接受的原则组织语言,语言描述简明扼要,切忌拖泥带水,含混不清。一般接受“参与参与,推动,推动”以及以及“帮助帮助,实现,实现”的语言形式。的语言形式。逻辑思想:工作内容逻辑思想:工作内容+工作成果工作成果描述格式:描述格式:“动词动词+名词宾语(动词实施的对象)名词宾语(动词实施的对象)+结果结果”。例如:例如:“制定本部门阶段性制定本部门阶段性/年度工作支配,报总经理审批后组织实施年度工作支配,报总经理审批后组织实施”。其中,动词其中,动词“制定制定”表明这项职责是怎样完成的,宾语表明这项职责是怎样完成的,宾语“本部门阶段性本部门阶段性/年度工作支配年度工作支配”
13、表明白动词实施的对象。部分职责须要增加表明白动词实施的对象。部分职责须要增加“报报审批后组织实施审批后组织实施”的内容,它的内容,它表明白该项职责的报送关系与权责关系。表明白该项职责的报送关系与权责关系。描述职责时可依据业务流程的依次进行描述,对于业务流程关系不强的职能项也可以描述职责时可依据业务流程的依次进行描述,对于业务流程关系不强的职能项也可以依据关键的重要程度来进行具体职责的描述,而且也要遵循依据关键的重要程度来进行具体职责的描述,而且也要遵循“穷举、互斥穷举、互斥”的原则。的原则。岗位说明书岗位说明书岗位职责及权限岗位职责及权限人力资源部岗岗位职责及权限位职责及权限3动词选择:由于编
14、写职位说明书要遵循动词选择:由于编写职位说明书要遵循“精确清晰精确清晰”的原则,因此应当避开接受模糊的原则,因此应当避开接受模糊性动词进行职责描述。最基本的关键动词主要有:领导、限制、执行、协调、参与、性动词进行职责描述。最基本的关键动词主要有:领导、限制、执行、协调、参与、供应建议和供应建议和/或帮助等。其中或帮助等。其中“领导领导”是指任职者指引方向、供应方法,动员别人去制是指任职者指引方向、供应方法,动员别人去制定支配并完成任务,有监督、评价别人的权力;定支配并完成任务,有监督、评价别人的权力;“限制限制”是指任职者制定支配并推动是指任职者制定支配并推动别人按支配去完成任务,也有监督和评
15、价别人的权力;别人按支配去完成任务,也有监督和评价别人的权力;“执行执行”是任职者依据既定支是任职者依据既定支配自己去完成任务,完全对任务负责,但不能领导或限制别人;配自己去完成任务,完全对任务负责,但不能领导或限制别人;“协调协调”是指任职者是指任职者恳求别人协作自己工作,一起完成任务,但也没有监督和考核别人的权力;恳求别人协作自己工作,一起完成任务,但也没有监督和考核别人的权力;“参与参与”是指任职者参与协作别人一起工作,完成某项工作任务;是指任职者参与协作别人一起工作,完成某项工作任务;“供应建议和供应建议和/或帮助或帮助”是是指任职者依据某项工作任务须要,给别人供应询问服务或救济服务。
16、其他一般可选动指任职者依据某项工作任务须要,给别人供应询问服务或救济服务。其他一般可选动词列表如表所示:词列表如表所示:岗位说明书岗位说明书岗位职责及权限岗位职责及权限人力资源部岗岗位职责及权限位职责及权限4类别类别动词举例动词举例思考行为思考行为搜寻、研究、分析、评估、发展、建议、倡议搜寻、研究、分析、评估、发展、建议、倡议实施行为实施行为编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、呈报、下达、存档、提出意见编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、呈报、下达、存档、提出意见针对制度、方案针对制度、方案组织、安排、实行、推行、执行、实现、指导、控制、监督、提供、修改、更新组织、安排、实行、推行
17、、执行、实现、指导、控制、监督、提供、修改、更新针对信息、资料针对信息、资料调查、研究、整理、分析、归纳、提供、汇报、反馈、通知、发布、维护、管理调查、研究、整理、分析、归纳、提供、汇报、反馈、通知、发布、维护、管理上级行为上级行为许可、审核、批准、审定、确定、指导、确立、决定、规划、计划、分配、授权许可、审核、批准、审定、确定、指导、确立、决定、规划、计划、分配、授权管理行为管理行为评估、考核、检查、控制、协调、监督、指导、培训评估、考核、检查、控制、协调、监督、指导、培训专家行为专家行为分析、协助、建议、推荐、支持、评估、评价分析、协助、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为下级行为收集、核
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