秘书文档管理第一章优秀PPT.ppt

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1、ISBN 978-7-5611-8132-4ISBN 978-7-5611-8132-4总主编总主编 史玉峤史玉峤 姚怀山姚怀山主编主编 贺军贺军 陈祖芬陈祖芬副主编副主编 谭毓德谭毓德普通高等教育秘书学系列规划教材文档与文档工作概述u 1.1.文书的概念、特点与种类文书的概念、特点与种类;文书的稿本文书的稿本;文书工作的组织形式、文文书工作的组织形式、文书工作制度、内容与原则。书工作制度、内容与原则。u2.2.档案的概念、种类与作用档案的概念、种类与作用;档案工作的内容档案工作的内容;档案事业管理体制、档案事业管理体制、档案工作机构、档案工作的基本原则。档案工作机构、档案工作的基本原则。u3

2、.3.文档和文档工作的理论基础文档和文档工作的理论基础;文书与档案的关系文书与档案的关系;文书工作与档案文书工作与档案工作的关系。工作的关系。文书与文书工作档案与档案工作文档与文档工作的关系书目 CONTENTS第一节第二节第三节文档与文档工作概述文书与文书工作一、文书的含义与作用一、文书的含义与作用“文书文书”，即指人们在社会实践中为了，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的须要，以文字方记载、凭证、公布和传递的须要，以文字方式在确定书写材料上表达思想意图的一种书式在确定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。面记录。（一）文书的含义（一）文书的含义文书与文书工作一、文书的含义与作用

3、一、文书的含义与作用u文书包括：文书包括：私务文书公务文书文书与文书工作一、文书的含义与作用一、文书的含义与作用u文书、公文、文件含义的联系与区分：文书、公文、文件含义的联系与区分：相同点是相同点是:不相同点是不相同点是:在内容上在内容上都反映社会活都反映社会活动，在文字表动，在文字表达上都具有确达上都具有确定的体式。定的体式。“文书文书”是包括文件、公务文书和私人文是包括文件、公务文书和私人文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体，书在内的各种文字材料的总称，是个集合体，而不是指个别的、具体的文字材料。而不是指个别的、具体的文字材料。“公文公文”，即公务文书，是文书中的一大类别，是文书，即公

4、务文书，是文书中的一大类别，是文书中除私人文书之外的全部文字材料的通称。中除私人文书之外的全部文字材料的通称。文件界定为文件界定为“机构或个人在履行其法定义机构或个人在履行其法定义务或业务事物活动过程中形成、收到并保管的务或业务事物活动过程中形成、收到并保管的作为证据和信息的记录作为证据和信息的记录”。文书与文书工作一、文书的含义与作用一、文书的含义与作用文书与文书工作一、文书的含义与作用一、文书的含义与作用(二二)文书的作用文书的作用 4.4.记载凭证作用记载凭证作用 1.1.指导作用指导作用 3.3.联系作用联系作用 2.2.规范作用规范作用文书与文书工作二、文书的种类与稿本二、文书的种类

5、与稿本u依据文件载体的不同，可以把文件划分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件以及电子文件等;u依据内容性质的不同，可以把文件划分为规范类文件、领导指导类文件、报请类文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等;u依据文件内容涉密程度的不同，可以把文件划分为绝密、机密、隐私、内部、限国内公开和对外公开等不同等级;u依据行文方向的不同，可以把文书划分为上行文、平行文和下行文;依据文件处理时限的不同，可以把文件划分为平件、急件和特急件;u依据文件来源的不同，可以把文件划分为收文、发文和内部文件;u依据文件处理方式的不同，可以把文件划分为阅知件(阅件)和阅办件(办件);u依据文件形成者和运用范围，可以把

6、文件分为公务文书和私人文书。(一一)文书的种类文书的种类1.1.草稿草稿 5.5.存本存本文书与文书工作二、文书的种类与稿本二、文书的种类与稿本(二二)文书的稿本文书的稿本2.2.定稿定稿3.3.正本正本4.4.副本副本6.6.试行本试行本7.7.修订本修订本8.8.各种文字文本各种文字文本文书与文书工作三、文书工作概述三、文书工作概述u文书工作是指单位拟制、办理和管理公文的各个环节文书工作是指单位拟制、办理和管理公文的各个环节及其中相连接的各项程序和手续。及其中相连接的各项程序和手续。其工作内容包括其工作内容包括:一是文书的制作工作。包括文书的起草、审核、签发三个环节。二是文书的办理工作。包

7、括收文办理、发文办理和整理归档。三是文书的管理工作。包括文书的安全保管、科学利用、清退销毁等。此外，还包括记录整理工作。文书与文书工作四、文书工作的组织与管理四、文书工作的组织与管理我国各类各级机关的文书工作的领导体制如下我国各类各级机关的文书工作的领导体制如下:（1 1）中共中心办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作，）中共中心办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作，通过召开有关的全国秘书长、办公厅主任会议，颁发有关的条例、规定和方法，作通过召开有关的全国秘书长、办公厅主任会议，颁发有关的条例、规定和方法，作出有关的指示，对全国的文书工作进行领导。出有关的指示

8、，对全国的文书工作进行领导。（2 2）一个机关的文书工作，由本机关的秘书长或办公厅）一个机关的文书工作，由本机关的秘书长或办公厅(室室)主任负责领导。秘主任负责领导。秘书长或办公厅书长或办公厅(室室)主任依据本机关文书工作的任务和组织，提出全面的工作支配和主任依据本机关文书工作的任务和组织，提出全面的工作支配和实施方案实施方案;总结本机关及其所属机关、单位的文书工作阅历总结本机关及其所属机关、单位的文书工作阅历;组织印制机关文书规范组织印制机关文书规范化、标准化所需的公文版头、文书处理表格，购置文书处理工作所需的设备化、标准化所需的公文版头、文书处理表格，购置文书处理工作所需的设备;指导指导机

9、关各部门专职、兼职文书工作人员的业务机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务;制定机关文书工作规范、规章制度，制定机关文书工作规范、规章制度，并对执行状况进行检查、监督和协调。并对执行状况进行检查、监督和协调。（3 3）上级领导机关的办公厅）上级领导机关的办公厅(室室)负责对其所属的机关、单位的文书工作进行业负责对其所属的机关、单位的文书工作进行业务指导。务指导。（4 4）机关档案室负责对机关各部门的文书立卷和归档工作进行指导、监督和检）机关档案室负责对机关各部门的文书立卷和归档工作进行指导、监督和检查。查。（5 5）机关业务部门，责成一名秘书负责本部门的文书工作。）机关业务部门，责成一名秘书负

10、责本部门的文书工作。(一一)文书工作的领导体制文书工作的领导体制文书与文书工作四、文书工作的组织与管理四、文书工作的组织与管理集中处理形式集中处理形式(二二)文书文书工作的组织形工作的组织形式式分散处理形式分散处理形式一、档案的含义一、档案的含义档案与档案工作(一一)“)“档案档案”一词的由来与演化一词的由来与演化u据史料记载，据史料记载，“档案档案”一词在我国最早出现于明末清初。据说在顺治年间的一词在我国最早出现于明末清初。据说在顺治年间的官府文件中已出现了官府文件中已出现了“档案档案”一词，例如顺治十五年一词，例如顺治十五年(1658(1658年年)浙江巡抚陈应泰浙江巡抚陈应泰揭帖中就出现

11、了揭帖中就出现了“档案档案”一词。现存清代档案康熙十九年一词。现存清代档案康熙十九年(168(168。年。年)的的起居注起居注上有云上有云:“:“上问马哈喇之父与叔父皆段于阵上问马哈喇之父与叔父皆段于阵皆系松山等处事，部中无档案皆系松山等处事，部中无档案”。可见。可见“档案档案”一词作为书面用语已经在清代出现，作为口头用语出现的时一词作为书面用语已经在清代出现，作为口头用语出现的时代尚待考证。许同萃在代尚待考证。许同萃在公犊学史公犊学史中认为唐虞以前已有中认为唐虞以前已有“档案档案”的说法。在的说法。在“档案档案”一词未出现之前，与此相应的名称有一词未出现之前，与此相应的名称有“册册”“”“中

12、中”“”“典籍典籍”“”“图籍图籍”“”“文献文献”“”“文书文书”“”“文案文案”“”“案卷案卷”“”“案犊案犊”“”“簿犊簿犊”等。虽然各个时代的等。虽然各个时代的称谓不同，但其内涵基本相同，都具有现代档案的特征和功能。称谓不同，但其内涵基本相同，都具有现代档案的特征和功能。一、档案的含义一、档案的含义档案与档案工作u在国外，“档案”一词来源于希腊文，用拉丁字母可拼为“Archeion。随着历史的演化和各国的传播，档案一词广泛沿用迄今，所代表的概念、含义基本固定下来。在西方很多国家，“档案”一词具有相同的词根，语音也特别相近。1984年，国际档案理事会组织出版的7种文字比照的国际档案术语词

13、典中收录的“档案”一词分别为:Archives(英文);des Archives(法文);das Archiv或Archives(德文);Archivio(意大利文);Archivo(西班牙文);Archief(荷兰文);ApXhb(俄文)。一、档案的含义一、档案的含义档案与档案工作(二二)对档案的定义理解对档案的定义理解档案是档案是“国家机构、社会组织或个人国家机构、社会组织或个人在社会活动中干脆形成的有价值的各种形在社会活动中干脆形成的有价值的各种形式的历史记录式的历史记录”。一、档案的含义一、档案的含义档案与档案工作档案的特点档案的特点:1.档案的来源广泛2.档案的内容具有社会实践性3.

14、档案的本质属性是原始记录性4.档案必须是有价值的5.档案的形式多样6.档案是一种历史记录二、档案的种类二、档案的种类档案与档案工作依据产生和依据产生和运用领域不同，运用领域不同，可以将档案分为可以将档案分为公务档案和私人公务档案和私人档案。档案。依据形成时依据形成时间不同，可以将间不同，可以将档案分为历史档档案分为历史档案与现行档案。案与现行档案。以档案内容为标准，同以档案内容为标准，同时考虑较为明显的不同的产时考虑较为明显的不同的产生、运用领域，将档案分为生、运用领域，将档案分为文书档案、科技档案、特地文书档案、科技档案、特地档案、声像档案、电子档案档案、声像档案、电子档案等类别。等类别。三

15、、档案的价值三、档案的价值档案与档案工作现实价值和现实价值和长远价值长远价值凭证价值和凭证价值和信息价值信息价值(核心核心价值价值)第一价值和其次价值第一价值和其次价值（一）（一）（二）（二）（三）（三）四、档案的作用四、档案的作用档案与档案工作五、档案工作概述五、档案工作概述档案与档案工作档案工作是指通过科学的管理，供应丰富的档案材料，干脆为社会政治、经济、科学、文化等各项事业服务的特地性管理工作。六、档案工作的组织与管理六、档案工作的组织与管理档案与档案工作(一一)档案工作的基本原则档案工作的基本原则统统一一领领导导、分分级级管管理原则理原则12维维护护档档案案的的完完整整与与平安原则平安

16、原则3便便于于社社会会各各方方面面的的利用原则利用原则六、档案工作的组织与管理六、档案工作的组织与管理档案与档案工作(二二)档案事业管理体制档案事业管理体制 档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。从世界范围看，依据中心、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型。分散式档案事业管理体制是指一些国家的地方档案机构不接受中心档案机构的领导、指导和监督，接受分散制的大多为联邦制国家。集中式档案事业管理体制是指一些国家的地方档案机构接受中心档案机构的领导、指导和监督。六、档案工作的组织与管理六、档案工作的

17、组织与管理档案与档案工作(三三)我国档案工作机构我国档案工作机构1.公共档案馆公共档案馆（1）国家档案馆。）国家档案馆。（2）专业档案馆。）专业档案馆。一是特殊载体档案馆。二是城市建设档案馆。三是部门档案馆。2.内部档案机构内部档案机构（1）企事业档案馆。）企事业档案馆。（2）档案室。）档案室。3.档案行政管理机构档案行政管理机构4.新型档案机构新型档案机构（1）文件中心。）文件中心。（2）档案寄存中心。）档案寄存中心。（3）档案事务所。）档案事务所。一、文档与文档工作的理抢基础一、文档与文档工作的理抢基础文件生命文件生命周期理抢周期理抢文档与文档工作的关系u文件生命周期理论是探讨文件从最初形

18、成到文件生命周期理论是探讨文件从最初形成到因丢失作用而被销毁或永久保存的整个运动过程、因丢失作用而被销毁或永久保存的整个运动过程、探讨文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理探讨文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件一档案运动过程和规律的客观描述和论，是对文件一档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。科学抽象。一、文档与文档工作的理抢基础一、文档与文档工作的理抢基础文件生命文件生命周期理抢周期理抢文档与文档工作的关系u文件作为世界各国普遍存在的事物，其运动规律也是一种普遍的客观存在，揭示文件运动过程和规律的文件生命周期理论具有普遍的适用性。文件生命周期理论是在20世纪文件数量急剧

19、增长的专业背景下提出的。20世纪30年头以来，文件数量的激增、提高政府行政效能、提高文件工作效率、对文件进行特地化管理的内在要求，成为对文件工作进行特地探讨的导火线和催化剂。20世纪二三十年头，我国学者殷钟麟、甘乃光分别在其代表性论著文书档案连锁方法之试验和中国档案管理新论从运动和联系的角度描述了文件与档案时间的关系:文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案仅用以表示同一物之不同过程，萌发了文件生命周期理论的思想火花。194。年，美国档案学者菲利普布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。(一一)文件生命周期理论的产生背景文件生命周期理论的产生背景一、文档与文档工作的理抢基础一、文档与文档工作的理

20、抢基础文件生命文件生命周期理抢周期理抢文档与文档工作的关系(二二)文件生命周期理论的形成和发展文件生命周期理论的形成和发展u文件生命周期理论的形成与文件中心的出现有特定的联系。文件中心最早起源于美国，所以文件生命周期概念诞生于美国。之后，各国档案学者起先将这项探讨不断推向深人，从对文件中心的理论说明起步，进而扩展至文件的整个运动过程及对这一过程的全面管理，催生出文件生命周期理论。一、文档与文档工作的理抢基础一、文档与文档工作的理抢基础文件生命文件生命周期理抢周期理抢文档与文档工作的关系(三三)文件生命周期理论的主要内容文件生命周期理论的主要内容第第 一一第第 二二第第 三三文件从形成到销毁或永

21、久保存，是一个完整文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。的运动过程。由于文件价值形态的规律性变更，这一完整由于文件价值形态的规律性变更，这一完整过程可划分为若干阶段。过程可划分为若干阶段。文件在每一阶段引起特定的价值形态与其服文件在每一阶段引起特定的价值形态与其服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。的对应关系。一、文档与文档工作的理抢基础一、文档与文档工作的理抢基础文件生命文件生命周期理抢周期理抢文档与文档工作的关系(四四)文件生命周期理论的意义文件生命周期理论的意义 第第 一一 第第 二二 第第 三三 第第 四四l文件生

22、命周期理论精确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，文件生命周期理论精确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础。为文件的全过程管理奠定了理论基础。l文件生命周期理论精确地揭示了文件运动的阶段变更，为文件的文件生命周期理论精确地揭示了文件运动的阶段变更，为文件的阶段式管理供应了实践原则。阶段式管理供应了实践原则。l文件生命周期理论精确地揭示了文件运动过程的前后连接和各阶文件生命周期理论精确地揭示了文件运动过程的前后连接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端限制

23、供应了理论依据和实践指导。人员对文件进行前端限制供应了理论依据和实践指导。l文件生命周期理论在电子文件时代具有重要的指导价值，可以充文件生命周期理论在电子文件时代具有重要的指导价值，可以充当电子文件全过程管理的理论基础。当电子文件全过程管理的理论基础。二、文书与文档的关系二、文书与文档的关系文档与文档工作的关系文书是国家机关、社会组织及个人文书是国家机关、社会组织及个人在社会活动中，为了表达意图、进行联在社会活动中，为了表达意图、进行联系和作为凭据而形成和运用的各种记录系和作为凭据而形成和运用的各种记录材料，它有待于转化为档案材料，它有待于转化为档案;而档案是而档案是处理完毕并确认值得保存以供社会查考处理完毕并确认值得保存以供社会查考利用的、保存在特定档案机构的文书的利用的、保存在特定档案机构的文书的总和。总和。三、文书工作与文档工作的关系三、文书工作与文档工作的关系文档与文档工作的关系u首先，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延长和发展。u其次，文书工作与档案工作在工作步骤上有联系。u所以，文书工作和档案工作的关系是相互联系、相互渗透、相互作用的关系，只有文书和档案两项工作有机结合起来，才能收到事半功倍的效果。ISBN 978-7-5611-8132-4ISBN 978-7-5611-8132-4本章结束本章结束 谢谢谢谢