谈高校工程项目的内控管理.docx

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1、谈高校工程项目的内控管理 摘要内控管理为高校装饰修缮工程管理之根本。它包括静态内控和动态内控,静态内控是指管理制度的设计和管理机构的设置,而动态内控是静态内控的详细实现过程,它包括项目的整体规划、可行性探讨、招投标、付款等过程。可以说,静态内控是动态内控的前提和基础,动态内控是静态内控的实现,两者相辅相成,缺一不行。近几年各大院校都飞速发展,为了满意师生员工的工作、学习和生活的须要,各学校每年都投入相当一部分资金用于装饰、修缮工程。然而就其投入与产出的结果来看,往往是不志向的,主要表现在:1.应当招标的项目不进行招标,或者在招投标过程中有违规操作现象;2.管理人员专业素养不高,缺乏相互协调、相

2、互监督;3.工程项目不经探讨就实施,导致重复施工或改造后项目无利用价值;4.工程质量不符合要求;5.审计力气相对不足等等,这些都表明高校在装饰修缮工程的管理中存在不少问题,而这些问题的存在暴露了高校内控管理的不足和滞后。内控管理包括静态性内控和动态性内控,静态内控是指管理制度和机构设置,而动态内控是实现静态内控的详细活动,它包括项目的整体规划、可行性探讨、招投标、审计、付款等过程。可以说静态内控是动态内控的前提和基础;动态内控是静态内控的实现,两者相辅相成,缺一不行。笔者认为,在众多管理中,内控管理是工程管理之根本。只要抓住了内控管理,其它工作就水到渠成,相反,一旦忽视了内控管理,而只顾施工质

3、量管理等方面的话,效果往往事倍功半。一、建立健全科学规范的管理制度,实现工程项目静态性内控制度是高校的组织架构及其运行规则,任何志向主义的精神,假如没有严格的制度作为保证,就变得苍白无力1。这一点在工程项目内控管理中显得尤为重要,因此我们必需建立一系列科学规范的管理制度来约束我们的行为,保证工程项目静态性内控实现。管理制度的科学规范性体现在它的稳定性、可操作性以及可预见性等。就稳定性而言,每一条内限制度都应是人们依据实际工作阅历及现象不断总结提炼而成,它具有合情、合理的特征,我们可以不断地健全充溢它,但是在一段时间内它应是稳定的;另外我们所制定的制度是便于执行的,而不是难以遵守、操作,仅仅存在

4、于表面形式上,它要求能详细贯彻到实际工作中去;可预见性要求我们运用科学发展观建立能防患于未然的管理制度。首先,建立招投标制度。招标投标的法律意义是为了规范招标投标活动,爱护国家利益,保障业主权益,保证项目质量2。在这个意义上,可以说胜利的招投标有利于建设成本的降低和工程质量的提高。为了规范这项活动我们应在制度中明确多少万元以上的项目必需本着公开、公允、公正和诚恳信用的原则进行招标、议标。对一些零散的或者有特别状况急需开工的,也可以不进行招标,但应由工程管理部门干脆指派信誉较好的施工单位签订合同后再施工,合同中明确结算依据、浮动比率等。其次,建立施工现场签证权限和工程变更会签制度。对施工现场签证

5、不加强制度管理就简单产生舞弊行为。我们应在制度中明确现场管理人员的签证权限,如工程量的确较大应刚好通知审计、监察、财务等部门到现场共同确定,最终将决算送审计部门审计。同时应建立完善工程变更的程序和手续,保证变更内容的合理性和可行性。另外,建立竣工验收制度、结算审计制度、财务制度、资料汇编制度等等。通过这些制度的建立、健全,达到从宏观上促使我们管理人员加强责任心,工作上不敢有丝毫懈怠;同时对施工方来说也起到很好的督促作用,不敢有蒙混过关的侥幸心理,势必会加强工程管理,确保工程能顺当验收、结算过关。相反,不建立这些内控约束制度,无论甲方还是乙方行为将不受任何条约制约,造成的后果是工程管理一片混乱,

6、工程质量不合格的现象。二、建立健全管理机构,提高相关人员素养,实现工程项目静态性内控小型基建项目的工作内容详细、繁琐、环节多。而很多院校因为是小型项目就忽视了对它的管理,往往没有特地的管理机构,而是由某个部门或科室兼管这项工作,造成管理人员职责不明,相互间缺乏协调性、牵制性、监督性;程序上缺乏制度性;操作上缺乏规范性。全部这些带来的负面影响是:工作效率不高,要么不仔细把关,要么人为地增加工作难度,最终不利于工程质量的管理。我们设置小型基建项目管理机构的原则是合理分工、各司其职,主要表现在分工的合理化、科学化。通过在管理机构内建立健全前期预算管理、技术管理、招投标管理、施工现场管理、资料管理,这

7、样几套班子既达到相互协调、相互牵制和责任明确到人的局面,又有利于分工专业化,提高工作效率和效益。另外,要加强工程管理人员的思想,提高职业道德素养。不能因为工程管理部门不属教化一线,就放松了对工程管理人员的思想政治教化,导致个别人在思想素养、政治觉悟、理论水同等方面也降低了对自身的要求,这些将干脆影响到他们的工作实践。只有相关人员的政治思想素养提高了,才能做到自我教化、自我约束、自我提高。最终,要提高工程管理人员的专业素养。专业素养不高简单在工作中造成被动。个别施工单位有意把工程预算做得很困难,以套取高的定额子目,提高计费标准,扩大取费范围,甚至明目张胆地加大工程量来提高工程造价,这就须要我们工

8、程管理人员业务精湛,只有不断学习,努力提高自己的专业学问,才能变被动为主动,真正起到维护学校利益的作用。三、整体规划装饰、修缮项目,实现工程项目动态性内控装饰、修缮工程指的是大型基本建设工程的协助性基础设施及零星修理工程。它不同于大型基建项目,造价一般在几十万元之内,正因为如此,目前不少高校在装饰、修缮工程管理中缺乏整体规划和严格论证,往往带有盲目性和随意性。常常见到的现象是拆了改、改了拆的重复施工,使得项目经改造后的利用价值达不到预期效果。或许有人认为零星工程是小事一桩,就是奢侈一点也没有多少关系,不值得一议。岂不知积水成溪,积洼成流,假如不加强限制和整体规划,简单造成国有资金流失。整体规划

9、的目标是以学校整体利益为动身点,通过提出问题、分析问题来进行项目的可行性和价值工程探讨,达到从宏观上调控装饰修缮项目,最终解决问题。简洁来说,先由学校各系科、部门在每年年底刚好向工程管理部门提交本系科、部门来年需装饰、改造项目的申请报告,申请报告内应写明改造的缘由及意义。依据各系科、部门提出的改造要求,管理部门编制出工程预算书来核定造价,同时从技术可行性、资金需求和满意或改善教学与科研须要的程度等方面来分析。通过对这些问题的可行性和价值工程探讨,我们也就有了初步的思路,再向校长办公会就每个项目的投资意义、建设规模、投资额度和可行性等提请审议,通过民主探讨确定实施项目,并按轻重缓急排定实施安排;

10、会议同时明的确施项目的招标程序、建设规模和资金限度等并落实好专项资金。最终由主管校长审批,形成决议。通过整体规划,我们就可以有安排、有步骤地进行每个项目的施工,这样一来可有效杜绝盲目施工和随意施工。有限的专项资金也就发挥出最佳经济效益。另外,通过落实专项资金,工程的进展和质量得到了强有力的保证。四、把握招标书的严密性和投标书的投机性,实现工程项目动态性内控严密性和投机性之间存在着很强的因果关系,招标书不严密简单被投标单位钻空子,导致投标书的投机性;投标书的投机性表现在投标策略上,某些投标单位有意在投标范围、报价等方面模糊不清,等中标以后他们将会凭招标书的漏洞和投标书中策略技巧跟院校讨价还价。实

11、现动态性内控,一方面要求招标工作组在编制标书时仔细、细致,切实把握住招标书严密性;另一面开标时要细致探讨投标文件,明确其资质是否符合要求、报价范围是否全面、施工组织设计及方案是否合理等等。通过把工作做细做扎实,尽可能削减或避开日后施工过程中学校和施工企业间的冲突,有效维护学校和施工企业的合法权益,增进双方的合作3。而许多时候评标工作组在开标时却只看报价忽视了投标书投机性,认为报价越低越好,盲目采纳低价中标的原则。其实这不科学,并不是每一次的低价都是合理的。某些投标单位急于要承接工程,就采纳亏本投标的方法来取得中标,在实际施工过程中却又要权衡盈亏得失,这样就会产生偷工减料和其它不良现象。偷工减料

12、导致的平安隐患将严峻危害学校的利益。因此把握招标书的严密性和投标书的投机性,合理选取中标者就显得尤为重要,可以从源头上杜绝豆腐渣工程和腐败现象。五、发挥审计部门的审计监督职能,实现工程项目动态性内控工程项目审计的主要目标是合理确定造价,有效限制质量,客观、公正、刚好、精确地评价建设项目绩效,为提高投资整体效果服务,为建立和规范管理科学、职责清楚、高效运作、严格有序的工程建设管理体制服务4。为实现这一目标,达到动态性内控,审计部门应充分发挥审计监督职能,加强事前、事中、事后审计。一方面,每一个工程项目从起先立项、招标、施工到工程决算,工程管理部门都要刚好与审计部门沟通,以便审计部门刚好了解状况。

13、对一些大的特殊是须要招标的项目,审计部门应当全程参加、全程监督;另一方面,针对目前各高校装饰修缮工程项目较多,审计力气相对不足的状况下,我们不妨在事前、事中、事后的审计中抓大放小,突出重点来确保项目审计的质量。如何抓大放小,笔者认为在工程管理中审计部门应加强如下几方面的工作:(1)事前加强合同审计,工程建设合同条款内容包括合同标的范围、工期要求、质量标准、双方的权利和义务、违约责任、清算依据、合同价款、付款方式等,是工程建设项目当事人实施工程管理的法定依据。合同审计主要审查合同是否符合国家法律法规的规定;是否符合招投标文件的约定以及技术、商务方面要求;合同是否体现了公允原则,条款是否详细,责任

14、划分和赔偿是否明确,有无可操作性等5。(2)事中加强施工过程的审计,在施工过程中,不要求审计部门全过程跟踪审计,但希望审计人员尽量深化施工现场,把好材料价格关,检查隐藏工程质量管理状况,了解施工变更状况,测量一些基础数据等作为决算审计的依据。(3)事后加强决算审计,审计部门对每一份决算书应严格细致地把关,仔细杳看工程量是否属实、套的定额子目是否恰当、取费是否合理等,以及是否按合同及预算执行,努力将工程价款限制在合理范围内。六、发挥财务部门的资金管理监督职能,实现工程项目动态性内控财务部门的资金管理是小型基建工程管理工作的核心,如何监管资金运作使其发挥出最佳经济效益和社会效益,已成为高校基建财务

15、管理的重要内容6。这就要求财务人员更新观念,提高相识,与时俱进,主动参加工程项目的内控管理。不但要学习和驾驭国家有关政策法规,而且要了解市场行情;对工程进度款的拨付要按工程量和进度安排实事求是地进行审核,对决算价款严格执行先审计后付款的制度,对未经审计的项目有权拒绝付款。同时有权监督各种付款的运用状况,发觉问题刚好向领导或有关部门汇报,做到既合理拨付工程款,也不拖欠工程款,充分发挥财务部门的监督职能。静态内控与动态内控可谓你中有我、我中有你,加强两者联系和管理可使工程管理实现程序化、制度化和科学化。通过制度建立、机构设置到详细活动我们从形式到实质明确了个人的道德规范、职责范围,这将对提高工作效率,杜绝贪污受贿等腐败现象有很好的作用。只有这样才能真正起到维护广阔师生的利益、学校的利益。