2023年行政前台的岗位职责与流程.docx

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1、2023年行政前台的岗位职责与流程行政前台的岗位职责与流程篇一：(一) 公司前台岗位职责 前台是一个公司的门面，可以称为公司的第一张脸，前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位。前台的工作关系到公司的整体形象和业务开展的质量甚至成败。公司的前台接触信息量很大，练就了一个人分析问题解决问题的实力，短时间可以让一个人获得快速的成长。所以前台的工作对个人来说是一个熬炼的机会，特在此将前台的工作内容规定如下，每个前台都必需严格要求自己。 一、客户接待与服务 1、负责来访客户的接待工作，包括为客户让座、递上茶水，询问客户来访意图，对客户来访进行登记。(填写来访登记簿) 2、客户入座后，主动给客户倒水并

2、说：请喝水。待客户离开后，刚好的把水杯及垃圾清理干净，把公司资料放回原处。 3、如有推销人员到我公司，应刚好制止，可将其资料留下，不让其进入到办公区域。假如媒体及厂家来访经理，应先通报，得到允许后，将其引领至经理室。 4、负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电询问工作，重要事项仔细记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。 5、每日负责接收外来信件、资料、并正确转交相应部门。负责把当日报纸放在报架上，将旧报纸放指定地点。 6、负责复印机、打印机出的再生纸收集在一起，放在指定位置，以备它用。 7、管理饮水，登记、发放水票。 8、公司电脑、打印机、传真机等文印设备，发觉故障，刚好通知修理人员或供货商

3、修复，确保设备正常运用。 9、负责公司前台的卫生清理及桌面摆放，并保持整齐干净。 10、公司员工外出，前台负责支配填写员工外出登记表。 11、完成领导交办的其他的工作，做好其他部门的帮助工作。 二、聘请服务工作 1、为前来应聘的求职者供应服务，支配填写求职登记表，并刚好将应聘资料上报到程总处。通过审核后，由前台通知应聘者前来面试。面试通过者，由前台负责通知其前来报到。 2、录用人员报到后，由前台将应聘人员提交的资料进行整理，并转交至程总处。 三、工作惩罚条例 待定。 四、职责规定 1、对得知公司出现重大异样状况后未刚好向程总反应，造成重大损失负责。 2、对机密文件和文书的档案管理不严，发生失密

4、、泄密或丢失负责。 3、对公文、函件、报刊传递不刚好，或发生误传现象，影响工作负责。 五、留意事项 1、要仔细学习政府有关政策法规，了解公司基本内容，驾驭有关的业务基础学问和专业管理学问。 2、在对外关系中要到处留意维护公司的声誉和形象。 3、不断提高自己的思维推断、组织协调、语言文字和应变处理等方面的实力。 4、在工作中要虚心谨慎仔细，勤奋踏实。 5、要坚持原则，秉公办事，遵守纪律，严守公司机密。 (二) 前台文员接待规范 1.客户或来访者进门，前台立刻起身接待，并致以问候或欢迎辞。 标准语如下： 您好，请问您是询问燕京白酒的吗?请问您找哪位? 2、引导客户或来访者到询问厅就座，递上茶水，送

5、上公司营销宣扬资料。 3、当场解答或通知相关销售人员，介绍时先介绍主子，后介绍客人。 4、引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意。 5、进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门。 6、介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。 7.当值前台为女性，应着职业装，化淡妆。 禁忌：头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。 (三) 前台文员接听电话规范 1.听到铃响，至少在第三声铃声响前拿起话筒。 2.听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：您好，燕京白酒!或 您好，这里是

6、重庆中广实业发展有限公司! 对方讲解并描述时留心听并登记要点，未听清时，刚好告知对方。随后依据对方的初次问话，快速推断出他有何需求?做出标准回话。 (1)询问公司产品：先生(小姐)，关于这方面状况(产品询问)，让我们公司销售人员X先生为您服务吧，他可以全面、专业地说明您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。 (2)联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务，则干脆回答：先生(小姐)，我们公司现在没有这方面须要，请您联系其他公司吧，感谢! (3)找人：先生(小姐)，您找的X先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司X先生的电话，询问转接与否。)

7、 (4)不指明的电话：推断自己不能处理时，可坦白告知对方，并立刻把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告知接话人; 3、通话简明扼要，不应长时间占线。 4、看法恳切，表情自然、大方，语言和气亲切，表达得体。 5、谈话中看法不一样时，要保持冷静，以豁达的看法包涵或回避话题。 6、结束时应说再见!，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。 篇二： 一、总则 前台可以称为公司的第一门面，前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位。前台的工作表现关系到公司的整体形象和业务开展的质量甚至成败，前台的工作是一种对信息的接收、归纳分解以至处理的过程。同时，前台接触信息量很大，也练就了一个

8、人分析问题解决问题的实力，短时间可以让一个人获得快速的成长。所以前台的工作对个人来说是一个熬炼的机会，对公司来讲前台岗位至关重要，一荣俱荣，一毁俱毁。因此，每个前台都必需严格要求自己。 二、 岗位职责与流程 (一)负责来访客户的接待工作，基本询问和引见，包括为客户让座、递上茶水、询问客户来访意图，对客户来访进行登记，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌。 工作流程： 1 客户进门起身微笑迎接并询问来访事由; 2 登记客户来访登记薄，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次探望，不得将公司领导的各种联系方式随意告知素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式; 3 如有必要，支配来访者

9、前往会客室稍坐片刻; 4 打算款待茶水，并对客户说：请喝水。对方道谢时，应附以笑容回答：不客气; 5 通知相关工作人员有人来访，假如我方负责人由于种种缘由不能立刻接见，要向客人说明等待理由与等待时间。; 6 每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别; 7 客人离开后2分钟以内清理水杯，保持接待处的整齐，并把公司资料放回原处; 8 若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在来访人员登记簿上登记，刚好通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来则需在来访人员登记簿上注明; 9 如有推销人员到我公司，应刚好制止，可将其资料留下，不得让其进入到办公区域; 留意事项： 1、接待客户热忱

10、周到，刚好给客户添加茶水并在客户离开后刚好整理睬客区; 2、客户来访登记薄的具体记录;并刚好将运用完的记录交由行政主管归档; 3、刚好通知相关被访人员，若被访人员不在，要刚好转告以确保刚好回复; 4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告知第三人。 (二)负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电询问工作，重要事项仔细记录并传达给相关人员，不遗漏、延误。 流程： 1 电话响铃两声后，马上接听，留意礼貌用语; 2 接听电话时应限制音量，不应影响其他人的正常工作; 3 听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：您好，聚景投资公司!对方讲诉时留心听并登记要点，未听清时，刚好告知对方。随后依据

11、对方的初次问话，快速推断出他有何需求，做出标准回答。 .询问公司产品：先生(小姐)，关于这方面状况(产品询问)，让我们工资销售人员X先生为您服务吧，他可以全面、专业地说明您做想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。 .联系业务：与本公司关联业务则转接相关部门的相关人员;无关联业务，则干脆回答：先生(小姐)，我们公司没有这方面的须要，请您联系其他公司吧，感谢! .找人：先生(小姐)，您找的X先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司X先生(小姐)的电话，询问转接与否。) .不指明的电话：推断自己不能处理时，可坦白告知对方，并立刻把电话转给能处理的人，在转接前，应先把对

12、方所谈内容简明扼要地告知接话人。 4 结束时应说再见，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。 留意事项： 1、 通话简明扼要，不应长时间占线; 2、 看法恳切，表情自然、大方，语言和气亲切，表达得体。 3、 谈话中看法不一样时，要保持冷静，以豁达的看法包涵或回避问题; (三)每日负责接受外来快递、信件、资料，并正确转交给相应部门。 流程： 1 前台向收发件单位确定所收发快递、信件、资料，需转交对象，如需签字就代收发件人签字; 收快递： 1) 全部快递全部不允许进入工作区域，全部由前台签收。 2) 定时发放：可以在下午下班前统一发放。 发快递： 1) 全部的快递统一由前台与快递公司联系 2) 须

13、要供应给所需发快递员工的资料有，快递单。快递信封。 3) 员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。 4) 联系快递公司过来取件。 5) 假如是个人物品，请让员工个人供应快递费用，如是公司文件由公司会计供应费用。 6) 刚好做好收发快件的登记工作。 (四)打印、复印文件和管理各种表格文件;负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际运用状况进行增补; 流程： 每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并刚好补充所需的纸张; 2 负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件或须要发出的文件运用白纸，公司内部运用或不重要的文稿图纸运用再生纸; 3 打印机、复印机或其它设备出现故障时，刚好联络办公

14、设施维护人员进行检查修理; 留意事项： 1、 娴熟操作打印、复印机，并刚好补充用纸; 2、 完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源; 3、 打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应刚好报修，并联系相关专业人员进行修理; 4、 不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特别状况下应申报行政主管同意再运用; 5、 节约资源，疼惜纸张; 6、 刚好将用完的相关记录表交由行政主管归档、核对。 (五)购订员工用水、用餐。 流程： 订水：每次订水一般状况一次性定45桶; 刚好联系送水，每次接待时只须要在送水公司的卡片上写清送水XX桶，拿走空桶XX个即可。同时关注公司饮水机是否正常，如有异样刚好通知饮

15、水公司进行修理。 订餐：每次订餐在(上午10:30分、下午15:30分)前询问业务厅各组组长员工吃饭人数，统计好人数后，在(上午10:30分、下午15:30分)左右打电话订餐。 送餐员来公司后，帮助送餐员核对订餐数量。 留意事项： 1、 出现少订餐时，刚好通知送餐员加订，并向没有员工餐的员工致歉; 2、 出现多订餐时，刚好和送餐员调解，退订并致歉; 3、 每天务必核对好订餐数量，以减免产生不必要的麻烦。 (六)帮助人力资源部通知面试人员时间、接待面试人员(填表、登记、通知人力资源部); 流程： 1) 通知面试人员时间 1 拨通号码，先自报公司、部门。标准语如下：您好，X先生(小姐)。我们这里是

16、聚景投资公司!我们在XXX网站看到您投了我们公司的简历，经过初步筛选，你很适合我们公司XXX职位，先通知你明天下午3点半到公司面试，公司地址及具体信息会以邮件的方式发送到您的邮箱，请留意查收! 2 如通知过程中有问题，就依据状况回答对方的问题。 2) 接待面试人员 1 在前台填写来访人员登记簿; 2 询问求职者是否有带个人简历，并收收取。如没带，拿出人事资料表让其到临时接待区填写; 3 供应一杯温水; 4 将求职者的简历送到相关部门，等待面试; 5 等面试官打算好后，引导面试人员进入面试场所，我前他后，敲门示意，面试官同意后，带其进入，进去后向求职者介绍面试官的职位和姓氏，然后向面试官介绍求职

17、者姓名;待求职者坐下后，转身出门顺手将门轻轻带上; 清理临时接待区水杯，保持接待处的整齐; 面试结束后求职者离开公司，起身道别。 (七)负责办公用品的盘点工作，做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库最好登记。刚好检查用品库存，刚好做好后勤保障工作。(全部耳麦、椅子、桌子等固定资产都要有编号，登记清晰运用者，并存档。) 领用流程： 1 填写办公用品领用表; 2 到前台文件柜中领取对应要领取的物品，核对表格的信息。 3 让领取人确认物品，签字; 4 月底刚好汇总，下月一号汇总完成。 留意事项： 只有组长级别以上才可领用，特别状况经行政主管准许后可领用。 (八)负责公司前台的卫生清理以及桌面摆放，并保持整齐干净。 (九)对办公室植物的检查和监督工作： 公司门口的两盆发财树不用常常浇水，平常用喷壶喷洒叶面即可; 常常巡察室内植物的叶子，如有烂掉的或者黄掉的刚好清理。 (十)对设备遥控板、个人办公区域的管理 空调遥控板的集中管理; 上、下班时检查全部的电源开关; 3 检查全部前台桌面上的文件及办公用品的归类。 留意事项： 1、 遥控板是否在各办公室运用后没有归还; 2、 下班后，前台的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开; 3、 下班后，图纸、文件是否随意铺在办公桌上没有收捡。 (十一)完成领导交办的其他工作，做好其他部门的帮助工作。