档案局档案管理制度.doc

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1、1昌平区档案局档案管理制度1、档案工作领导小组 2、主管档案工作领导职责 3、专职档案员职责 4、兼职档案员职责 5、档案管理制度 6、档案保管制度 7、档案借阅制度 8、档案保密制度 9、档案移交制度 10、档案鉴定销毁制度 11、档案统计制度 12、外出人员带回材料归档制度 13、文书档案管理制度 14、电子档案管理制度 15、会计档案管理制度 16、设备档案管理制度 17、声像档案管理制度 18、实物档案管理制度2为了保证本单位档案材料归档齐全、完整，根据档案法及国家有关档案工作的方针、政策、规章，特制定档案管理制度。档案工作领导小组档案工作领导小组为使档案管理工作进一步科学化、规范化，

2、有效地保证单位综合档案室对单位内部的档案资料实行集中统一管理，对各科室档案的收集、整理、归档等进行统一指导和监督，确保有价值的材料齐全完整，杜绝没有保存价值的文件材料进入档案室，对档案资料实行优化管理并发充分发挥其应有的作用，特成立档案工作领导小组：组 长：副组长：成 员：主管档案工作领导职责主管档案工作领导职责1、认真学习贯彻、落实中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法及有关档案工作的法律、法规，不断提高对档案工作重要性的认识。全面负责档案综合管理工作，增强单位领导和工作人员的档案管理意识，提高档案员的管理素质。2、将档案工作纳入重要议事日程，研究布置和总结工作，将档案管理列

3、入工作计划。3、每年召开一次档案专题会，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题。34、按时参加上级主管机关召开的档案工作会议，认真贯彻落实工作任务；听取本单位档案工作汇报，支持档案工作的开展。5、负责批准、修订本中心档案管理的各项制度；督促检查档案管理制度和各部门专兼职档案人员岗位责任制的落实。6、鉴定档案的保管期限，审批超期档案，把好销毁关。7、承担因档案管理不善，所造成损失的领导责任。专职档案员职责专职档案员职责1、认真学习、宣传、贯彻执行档案法 、 北京市实施档案法办法以及本区有关档案工作的法规、规章和行政规范性文件。制定、完善本单位各项档案工作制度，并严格执行。举报、制止档案违法行为。2

4、、监督和指导本单位各部门文件的形成、积累、立卷和归档工作。3、集中统一管理本单位全部档案，即负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作。4、负责编制本单位档案案卷目录等检索工具，开发档案信息资源，做好档案利用服务工作。5、依法、按期、保质保量地完成向区档案馆移交档案的工作。6、定期参加有关档案专业知识及相关管理知识培训，组织或承担本单位档案业务培训工作。7、接受档案行政管理部门监督、指导与检查，积极参加档案行政管理部门布置的各项活动。兼职档案员职责兼职档案员职责41、认真学习宣传贯彻档案法律法规，严格执行本单位的各项档案管理制度。2、指导本部门工作人员做好办理完毕的文件材料的积累和管理

5、工作。3、负责本部门应归档文件材料的收集、整理、归档工作，于次年 3 月底以前，把本部门应立卷归档的文件材料收集齐全完整、整理规范后移交给综合档案室。4、积极参加档案业务培训，熟悉档案工作的基本办法和工作要求，掌握档案管理知识。5、接受档案部门的业务监督和指导，积极参加档案部门组织的活动。档案管理制度档案管理制度1、本中心成立综合档案室，设立专职档案员，按照集中统一管理的原则，负责对本中心各部门的档案工作实行集中统一管理、监督和指导，对本中心形成的全部档案资料进行集中统一保管。2、档案员要坚决贯彻档案法 、 北京市实施办法等法规、制度，落实党和国家有关档案工作的方针、政策，不断提高政治思想和专

6、业技术水平，提高档案管理工作质量，发挥档案、档案工作应有的作用，提供优质服务。3、各部门每年 5 5 月月底前将上一年度在各项工作活动中形成的文件材料整理规范后交给综合档案室，由档案员统一编号、排列、上架。各部门向档案室移交档案时，应办理交接手续。本中心各个门类、各种载体的档案每年 6 6 月月底前全部完成立卷归档工作。4、各部门设一名兼职档案工作人员，负责对本部门的文件材料5进行收集、整理和归档，保证齐全完整，分类清楚，组卷合理。5、档案员要积极开发档案信息资源开展编研工作，为领导决策、为各部室、各职能部门和社会提供利用服务。6、本制度是各平台、部门岗位责任制的一部分，纳入年度考核并与兑现挂

7、钩，望大家认真执行。档案保管制度档案保管制度1、库房内的档案资料，要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架要排列有序。2、档案库房要“八防”措施齐全，即防盗、防火、防尘、防光、防潮、防虫、防鼠、防高温，并定期检查档案保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或作其它技术处理。3、要控制库房内的温湿度，使库房相对湿度保持在 45%60%之间，温度保持在 1424之间，做好温湿度记录，如有异常情况及时采取调控措施。4、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆等危险物品和与档案无关的物品，停电时应用手电照明，不得使用明火器具。5、建立健全全宗卷,记载立档单位和全宗历史变化情况。做好档案的收进、

8、移出、利用等日常的登记、统计工作。每年对档案进行一次全面检查、核对，以防遗失。6、调阅、搬运档案时要轻拿轻放,减少档案磨损。对归还档案要细致检查,确定完整后及时放回原位。7、档案人员调离时,要认真做好档案的清点工作,办理交接手续。8、库房要保持清洁卫生，定期清扫整理，不得存放与档案无关6的杂物。档案借阅制度档案借阅制度1、本中心人员借阅档案，需办理借阅登记手续，方可查阅。本单位借阅者可以在阅览室阅览档案,也可以外借档案。外借档案借出时间一般不得超过 5 个工作日。2、借阅者要按期归还外借档案,如工作需要继续外借,须另行办理续借手续。在外借期间,借阅者要妥善保管档案,不得将档案擅自转借或带到公共

9、场所,以保证外借档案的安全。3、外单位查阅本中心档案，必须持单位介绍信、本人身份证或工作证，经主管领导批准后，方可查阅，但一律不得借出。4、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照原文，不得自行公布档案内容。5、借阅人员必须爱护档案、资料，保持档案的清洁与完整，不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页，注意保密，不得转借和遗失。如发现问题，根据情节轻重，依法处理。6、档案管理人员要以主动、热情的态度,为借阅者提供方便、快捷的服务;要以高度的责任感,严格执行借阅制度,规范借阅手续。7、档案管理人员对归还档案要进行认真细致的检查,核对无误后方可办理借阅注销手续。8、发现损毁、丢失档案以及其他造成档案

10、损失的行为,要及时向有关领导报告,依法进行查处。9、定期开展档案借阅统计和利用效果分析工作,不断提高借阅工作服务水平。7档案保密制度档案保密制度1、严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定,开展档案密级的划分、变更与解密工作。2、严格执行档案保管规定,案卷入柜上锁保存,下班后办公桌面不准堆放档案材料,不准将非档案人员带入库房,不准在库房会客,确保档案实体安全。3、严格执行档案鉴定销毁制度,销毁档案时应到指定地点销毁,有两个以上人员监销,监销人员需在销毁清册上签字,销毁清册存档备查。4、坚持开展保密档案管理情况的日常检查活动,节假日前要重点检查,发现问题及时报告,采取有力措施予以解决。5、严格

11、执行档案借阅制度,借阅前有完备的审批登记手续,归还时认真检查、清点并及时入柜。6、借阅密级档案须经有关领导批准,未经批准,不得擅自阅读、摘抄、复印密级档案。7、不得携带密级档案及其复制件外出。不得在互联网上传送保密或不宜公开的档案。档案移交制度档案移交制度1、各部门形成的不同载体、不同门类、不同期限的案卷，必须按要求全部移交给综合档案室，综合档案室负责保管中心的全部档案资料，以保证中心内部档案齐全完整。2、移交的档案质量必须符合归档要求，要经过专职档案员的检查验收，合格后进行移交。档案员有权退回各部门不合格档案。83、移交档案时，要填写档案移交清单，严格执行移交手续，清点核对后双方必须签字。档

12、案鉴定销毁制度档案鉴定销毁制度1、档案鉴定销毁工作在本中心档案鉴定领导小组领导下进行，小组成员由主管档案工作领导、各部门负责人及档案员成。具体工作由档案部门与形成档案内容有关的职能部门共同进行。2、档案的鉴定工作，应按照国家档案局的规定，以本中心各类档案保管期限表为标准进行。3、经过鉴定仍有保存价值的档案，要延长保管期限。对确认无保存价值的档案应编制销毁清册，写出书面报告，说明销毁理由，经主要领导批准，予以销毁，并报上级主管单位备案。4、档案销毁时要按其档案的密级执行保密制度，与销毁清册登记内容核对无误后，到指定造纸厂，由两人监销，不准随便抛弃和出卖。5、档案销毁后应在销毁清册上注明“已销毁”

13、字样和销毁日期。监销人应在销毁清册上签名并盖章。销毁的档案应在案卷目录中注明销毁字样。6、鉴定销毁报告和销毁清册应放入全宗卷内永久保存。档案统计制度档案统计制度1、档案统计工作应认真、准确、及时、科学。2、档案员应按规定时间向区档案局报送档案管理基本情况统计表。93、每年对档案资料的归档、借阅、利用、保管、移出、销毁等情况进行统计登记，建立统计台帐。外出人员带回材料归档制度外出人员带回材料归档制度1、各部门工作人员外出开会、参观、学习、考察等活动带回的文件、资料要送办公室进行收文登记保存，同其他文件材料一起归档。需承办的文件，办公室按公文处理程序办理。2、工作人员外出带回的应当归档的照片、录像

14、带、录音带、光盘、奖状、奖旗、奖杯等，应由外出人员编写说明后及时交档案人员登记、保管。3、外出工作人员送交的文件材料要齐全、完整，不得拒绝移交或者擅自个人留存。4、办公室负责督促外出人员将带回的、应当归档保存的文件或资料及时登记、归档。文书档案管理制度文书档案管理制度一、归档要求一、归档要求1、凡是本中心在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均属归档范围，要由综合档案统一整理归档。任何人不得拒绝归档或据为己有。2、归档的文件材料应齐全、完整、准确、无缺页及破损现象。3、经常用的重要文件需留部门使用，可经单位领导批准，进行复印，但原件必须归档。4、凡是归档的文件材料，必须留原件归档，尽量

15、不能出现复印10件，以保证档案的质量及延长期限使用。5、归档的文件材料，书写格式与墨迹要符合档案规定要求。用毛笔、钢笔、碳素笔书写。圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水不符合存档要求，档案员有权退还原部门重新抄写。6、档案室积极开发利用文书档案，主动了解中心各项工作对利用档案的需要，端正服务态度，提高服务质量，积极动做好提供利用工作。二、归档时间：二、归档时间：各部门形成的文件材料，于次年 5 5 月月底前由兼职档案员按要求收集齐全、整理规范，经档案员检查合格后移交档案室。移交时，交接双方根据目录进行清点履行签字手续。三、文书档案归档范围和保管期限表三、文书档案归档范围和保管期限表（此处附文书档案归档范围和

16、保管期限表，可参照档案局的制定本中心的）电子档案管理制度电子档案管理制度为了加强本中心电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为经济发展服务，结合实际，制定如下规定：一、归档要求一、归档要求1电子文件是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，从形成到归档的管理，由各部门兼职档案员收集、整理完毕，移交档案室。2电子文件应妥善管理，保证其完整、真实和有效利用。3电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容11的计算机系统，使归档的电子文件能有效读取。档案人员应积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。3归档的电子文件要至少一式两套进行备份，入库的电子

17、档案，要定期机读抽查，发现问题及进补救。4保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在 1424，相对湿度控制在 45%60%。二、归档时间二、归档时间各部门形成的电子文件，由兼职档案员收集、整理，及时归档，每季度每季度向档案室移交一次。三、电子档案归档范围和保管期限表三、电子档案归档范围和保管期限表会计档案管理制度会计档案管理制度一、归档要求一、归档要求1、会计档案是指会计凭证，帐簿，报表及其它会计核算等，它是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据，是综合档案归档的部分。2、每年形成的会计档案，按照会计档案管理办法由财务部门按照立卷归档的要求，分别收集、整理、立卷

18、及装订成册，并编制相应档案检索工具。3、档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封置；个别需要拆封重新整理的，应当会同财务科和经办人共同拆封整理，以分清责任。4、本中心保存的会计档案不得借出。借阅会计档案要履行登记手续，外单位借阅需持介绍信，经主管领导批准，方可借阅。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。5、档案部门对违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，12情节严重的，应及时报告单位领导或财政、审计机关严肃处理。二、归档时间二、归档时间会计档案在会计年度结束后，于第二年 6 月底前由财务部门整理立卷，保存一年后，于第三年 6 月底前向综合档案室移交。三、

19、会计档案归档范围及保管期限表三、会计档案归档范围及保管期限表1、原始凭证、记账凭证和汇总凭证 15 年2、现金日记账、银行存款账 25 年3、明细账、总账 15 年4、年度会计决算表 永久5、月、季度会计报表 5 年6、会计移交清册 15 年7、会计档案保管清册 永久8、会计档案销毁清册 永久设备档案归档制度设备档案归档制度为了加强本中心设备档案的集中统一管理，维护设备档案的完整、准确、系统、安全，便于设备档案的有效利用，根据科学技术档案工作条例结合实际情况，特制定设备档案归档制度。一、归档要求一、归档要求1、设备档案包括：设备技术说明书、设备图样、设备使用维护说明书、设备（安装、试车）验收记

20、录，设备的操作规程运行记录、检修记录、设备的更新图样、革新改造的报告及图样，随机附带的资料文件，合格证等。2、设备开箱验收时，必须有档案员在场履行签字手续，达不到规定的完整、准确、系统的归档材料，档案部门不予签字。3、设备档案的整理工作由承担部门的兼职档案员负责收集，按13材料的性质或结构进行系统整理，注明保管单位，填好目录，向档案室移交，并办理交接手续。4、设备档案的归档材料，必须做到书写字迹工整，签字手续完备，不能用铅笔、圆珠笔和易褪色的书写工具书写。二、归档时间二、归档时间设备安装调试完毕后，在 2 2 个月个月内把随机携带的文件材料按要求立卷归档，移交到综合档案室。三、设备档案归档范围

21、及保管期限三、设备档案归档范围及保管期限1、购置设备的申请、批复 长期2、设备合格证 长期3、设备安装使用说明书 长期4、购买设备随机的其他文件 长期4、操作、维修、保养产生的文件 长期5、报废处理申请书、鉴定审批材料和处理结果 长期声像档案管理制度声像档案管理制度一、归档要求一、归档要求1、本中心在各项重要活动中形成的具有保存价值的声像材料（包括照片、底片、录像带、录音带及各种数字信息）均应整理归档。2、新闻记者外出采访拍摄的各种声像材料（包括照片、底片、录像带、录音带及各种数字信息）均应整理归档。3、声像档案由拍摄人员在活动结束当天内活动结束当天内按规范要求整理完毕，移交综合档案室保管及利

22、用。3、凡本单位领导班子成员照片，按领导班子成员届次保存归档，由档案室统一管理。144、归档的声像档案应分类编写说明。照片与底片应相符，录音、录像带应清楚，并附以文字说明，写明时间、地点、人物、事件、背景、拍摄人等。二、归档时间二、归档时间凡声像档案，在各部门整理完毕后，在活动结束后一周一周内移交综合档案室，并办理移交手续。三、声像档案归档范围和保管期限三、声像档案归档范围和保管期限1、本中心历届领导人照片 永久2、本中心召开的重要会议声像材料 永久3、市区以上领导、著名人物视察指导工作情况的声像材料（1）重要的 永久（2）一般的 长期4、记录本中心重要职能活动的声像材料（1）重要的 永久（2

23、）一般的 长期5、新闻记者外出采访拍摄的各种声像材料（1）重要的 永久（2）一般的 长期实物档案管理制度实物档案管理制度一、归档要求一、归档要求1、本中心及各部室获得区级以上的奖杯、奖状、奖旗、证书等实物，由综合档案室进行登记造册，任何个人和科室不得私自留存。2、应归档的实物档案，经登记造册后原则上由档案室统一保管，15如工作需要，经领导批准后也可放置适当位置。3、凡获得市级、部级、国家级的实物档案，三年后应向区档案馆移交、并办理手续。二、归档时间二、归档时间实物档案，应在领奖一周内一周内移交综合档案室，并办理移交手续。三、实物档案归档范围及保管期限三、实物档案归档范围及保管期限1、获得国家级以上的奖杯、奖旗、奖状、证书、奖牌 永久2、获得市级以下的奖杯、奖旗、奖状、证书、奖牌 长期注：1、请参考本制度，根据你单位实际制定出实用的档案管理制度。2、各类档案的归档时间不同：文书、会计是每年 6 月底前；其它档案是及时归档，你可以根据你单位实际情况确定。本套制度中的归档时间供参考。