2023年如何做好总裁秘书.docx

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1、2023年如何做好总裁秘书 总经理秘书职位职位概要：协助总经理完成日常事务性工作。 工作内容： 1、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿； 2、起草公司股东会和董事会的会议材料； 3、做好公司重要会议的记录和会议纪要的整理； 4、起草、打印、等级和存档总经理签发文件； 5、协助行政部经理做好来宾的接待工作； 6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录； 7、掌握总经理的日程安排，为总经理借鉴访客做好预约工作； 8、收发传真，并即使交给总经理处理； 9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。 任职资格： 教育背景：多种专业背景本科以上学历。 培训经历：受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理

2、、文书写作、档案管理方面的培训。 经验：2 年 以上高级秘书工作经验。 技能技巧： 1、熟悉公司文档管理； 2、良好的中英文写作、口语、阅读能力。 3、熟练使用办公软件及办公自动化设备。 态度： 1、良好的组织沟通协调能力； 2、工作细致认真，谨慎细心，调理性强； 3、责任心强，勇于承担挑战性的工作； 4、具有开拓精神和团队精神。 工作条件： 1、工作场所：办公室 2、环境状况：舒适 3、危险性：基本无危险，无职业病危险。总经理秘书工作概述 一、办公室内务 1、办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书摆 放整齐。 2、每天准时上班、开窗通风。 3、清洁办

3、公室：每天将办工作、椅、文件柜、窗台擦拭一次； 4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。 5、为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时） 6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。 7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周洗尘一次。 二、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。 1、对所有文件进行识别，并分类登记，在分别办理； 2、外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。 3、内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。 4、外来公函、通知及文字资料：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理（不急的文件资料

4、放置在待处理文件夹内） 。 5、内部通知、报告：及时送交总裁阅示，根据总裁批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理 文件夹内） 。 6、公司各部门（单位）送交总裁签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。 7、重要的和紧急的文件，需及时提醒总裁。 8、每天将送交总裁批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。 9、根据文件积累 的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查询。 三、来宾接待：彬彬有礼、热情接待。 1、笑脸相迎，茶水相待。 2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等； 3、索要名片； 4、及时向总裁请示。 5、按总裁意见引见，接待（按情况给予续茶水） 。 6、根据客人来访时间及

5、职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。如何做好总经理秘书工作？ 如何做好总经理秘书工作？没做到位的表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到 位，还没做好。那么要怎么做到位呢，个人认为： 1、必须有更多的付出精神，不能太计较工作和个人报酬、时间； 2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记； 3、要学会摆弄文件，学会档案管理，重要文件能随时拿出来，需哦保存的文件能在 2 分钟之内找 到，近期（半月南北）过手的文件要迅速知道其去处； 4、学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住气容貌和姓名，最好能在 下次见到时，能立即知道这人姓

6、什么，做什么的； 5、应酬活动，场合允许要站在总裁身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的； 6、学会记录，只要在场能记录的一般都要记录详细，说不定什么时候有用； 7、开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记 录记全面，尤其是重要发言和会议决议； 8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但卖友指令权，若传达上司的指令一定要 在下达之前说明； 9、为了写东西，多做标准文本，以备不时之需； 10、对其他同事不可有骄骄之气； 11、无论对上、对下，多用“请”和“谢谢” ； 12、不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以； 1

7、3、手机永远是振动，网上 QQ 也不要有唧唧的叫声； 14、要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场； 15、上司的失误要适时地提示，温和地提醒； 16、常规性的琐碎事务，妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心； 17、任何场合不议论公司、同事是非； 18、不是上司问及，不议论同事的不好； 19、少喝酒，不能醉； 20、对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。不和上司短信商讨个人问题； 21、穿衣服有工装最好，不要为了取悦自己穿太性感的衣服； 22、切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人； 23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，好记性不如烂笔头；

8、 24、上司的任何安排或者指示，一定 定要在上司说完后，记录好，没挺清楚一定要问或者请上司重复 一次； 25、事很多，别着急，抓紧办，慢慢来。总经理助理的三种类型岗位分类：秘书型总助（基层）、谋士型总助（中层）、副总型总助（高层） 对秘书型总助的最主要的能力和素质要求一般有这么几个：细致耐心/有条理（因工作繁杂之 故）、外貌端庄/气质佳/懂商务礼仪（需经常陪同老总参加对外上午活动） ，文笔好（代为起草各类重 要文件）、悟性强/外向善沟通和表达（为上传下达之必需）、服从性高/执行力强（将高层意图严格落 实）、学习与适应/压力承受能力（需主动应对困难和压力） 。换言之，秘书型总助工作的突出特点是

9、单向性的命令执行和任务达成，基本还不具备反过来影响高层重大决策的可能。 对于谋士型总助来说，其应具备的主要能力与素质包括：某一专业职能领域丰富的实操经验 （如：财务控制、市场营销、生产管理、行政管理等）、有大局观/视野独特（兼顾整体利益与个人 优势）、心胸开阔/不恃才傲物（豁达、谦虚与能力同等重要）、极强责任感和事业心（以企业发展为 己任）、团队管理能力（能充分发挥集体合力）、具有监理在理性框架上的激情（理性为先，激情内 敛）、始终与公司立场保持高度一致（忠诚是事业长久的保证） 。 对于副总型总助的基本能力和素质就应该从“领导者”的角度来加以要求了：资深行业与专业 经验（领导者的基本资历要求）

10、、卓越眼光（对未来趋势的领先预测优势）、博大胸怀（能容忍，也 能承认错误）、决断魄力（当机立断而勇于担责）、信念坚定（方向明确而百折不挠）、勤于学习（对 新生事物保持好奇心）、善于反思（永远从多个角度来考虑问题） 。总经理助理岗位职责 1、在总经理领导下负责办公室的全面工作，努力做好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认 真做到全方位服务。 2、在总经理领导下负责具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。 3、协助总经理做好经营服务各项管理并督促、检查落实执行情况； 4、负责各类文件的分类呈送，请领导阅批并转有关部门处理。 5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见

11、或建议，供总经理决策。 6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议记录。做好决议、决定等文件的起草、发布。 7、做好企业内外文件的发放、等记、传递、催办、立卷、归档工作。 8、负责保管使用企业图章和介绍信。 9、负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。 10、负责上 级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。做好总经理助理之“八要” 做好总经理助理之“八要”总经理助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管” ，是总办这一运转 中枢的“首脑” 。总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责 地履行自己的职责，富有成效地做好总

12、办工作。当好总经理助理，主要应在以下 8 个方面努力： 一要认清自己，处事有原则。找不准未知，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作 起来也就找不着“感觉” ，总经理助理处于“总管家”和“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作， 上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问，其他部门管不了、不该管的，都要总经理助理去 管。总经理助理要把握所应扮演的角色，把握好工作畈村，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权， 不越位，不缺位，工作要到位。 二要耳聪目明，做好参谋工作。从大的方面来说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督察服 务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题

13、，还要认真分 析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳钧策意见，还要制定决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优， “拍板定案” 。决策制定后要采取得力措施抓落实， 并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。 三要善于长袖善舞，做好个部门之间的“润滑油” 。首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而 不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。 ” 在实际工作中，不看领导颜色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不惟命是从。待 下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺上瞒下。再是协调好内外关系， 外求支

14、持协作，内求团结向上。 四要高效快捷处理有关事务。总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风 行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有效的时间里办好应办之事。要善于“分身” ，明确该干什 么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为，为好应为之事。该别人代劳之事， 要分解任务到人，并明确授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工 作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事， “亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作 有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是 如何做好总裁秘书 如何做好总裁助理 如何做好秘书 如何做好行政秘书 如何做好领导秘书 如何做好领导秘书 如何做好秘书工作 如何做好秘书工作 如何做好秘书工作 如何做好秘书工作