2023年信用档案管理制度.docx

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1、2023年信用档案管理制度 第一篇：信誉档案管理制度 有限公司 信誉档案管理制度 目的 为了更好加强公司供应商及客户信誉资料的收集与管理，供应公司信誉管理的水平。2 范围 股份公司及所属控投子公司。3 职责 信誉管理工作领导小组负责信誉管理方针和目标的制定与实施。相关部门负责协作实施。4 程序 4.1 建立完好的信誉档案。档案资料包括以下内容： 4.1.1 基本资料，包括营业执照复印件、税务登记证复印件、各种资质证书复印件、各种答应证书复印件、各种荣誉证书复印件等； 4.1.2 反映客户信誉申请和相关调查的资料，包括信誉申请表、现场调查表、客户相关方调查表、资信调查报告或信誉分析结论等； 4.

2、1.3 财务报表，包括资产负债表、利润表和现金流量表； 4.1.4 批准资料，包括每次授予额度后的授信额度表及通知函； 4.1.5 赊销后的管理资料，包括与客户的通话记录、催账电话记录、对账单、付款承诺等； 4.1.6 客户其它相关资料，包括企业宣扬材料、网页资料、名片等公开资料。 4.2 公司全部客户档案都必需按部门编号。信誉管理人员负责建立和保存信誉管理台帐和相关材料。 4.3 根据本公司业务的具体状况，当年和去年的信誉管理档案保存在各市场部门，前年的信誉档案必需移交到信誉管理领导小组办公室。信誉管理领导小组办公室主任对信誉档案资料核实后一个月内移交档案室归档。 4.4 建立完好的客户信誉

3、资料，包括客户基本资料(营业执照、税务登记证、各种资质证书、答应证书、荣誉证书复印件)、客户信誉申请表、现场调查表、资信调查报告、财务报表资产负债表、损益表和现金流量表、授信额度批准表、客户通话记录、对账单、付款承诺、其他客户资料。 4.5 移交到档案室归档的客户信誉档案的查阅需填写档案查询单标明查阅人、查阅客户名称、查阅用处，由信誉管理领导小组办公室主任签字后方可查询。信誉档案的缺失以及涉及商业隐私内容的泄漏要追究相关当事人的责任。 1/2 4.6 配备大专以上学历，具有数据库检索服务的实力和阅历的人员专兼职档案管理员。4.7 档案管理员必需经过企业信誉管理专业学问培训，考核合格后方可上岗。

4、5 发布、执行 本规定自发布之日起执行，说明权归信誉管理工作领导小组全部。 2/2 其次篇：信誉档案管理制度 信誉档案管理制度 1 目的 为了规范公司信誉档案管理工作，保证档案的完好性、平安性及保密性，并通过供应档案信息为公司运营服务，特制定本制度。2 适用范围 本方法适用于公司全部的信誉档案。3.职责 信誉管理小组负责信誉档案管理。4.管理制度 4.1公司档案实行二级管理，一级管理是指公司档案室的统筹管理：由专职档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集管理，建立公司档案台账电子档，建立 归档台账，做到帐物相符；对存档的各类证书在接近证书有效期一个月前应通知相关负责人；监督指导各部门档案的管理

5、工作；二级管理是指各部门自己形成的，反映本部门职能活动的文件资料的管理工作：兼职档案管理员负责整理、编目本部门记录表单、执行文件、业务往来资料等，部门负责人为本部门档案管理工作第一责任人。4.2 档案归档 4.2.1归档范围：凡是能反映公司各项业务活动的具有查考利用价值的文件、声像、报表等均属归档范围，均应刚好归档。公司档案分为13大类，详见附录公司档案分类书目，各部门文件归档范围可参照档案类别执行。4.2.2归档要求：档案必需具有真实性，全部资料应为原件，原件用于报批不能归档或其它不行抗缘由无法供应的，档案室保存复印件；档案应具有价值性；档案应具有完好性，每个案卷力求资料齐全；档案应便于利用

6、，避开杂乱无章，做到分类、分目清晰，便利查询。 4.2.3除部门业务执行的记录表单外，各部门以公司名义发出的函件、处理的业务往来等，当工作一结束，应将全部的相关原始资料送至档案室进行归档，任何部门或个人不得为自己运用便利，将重要档案隐留不交或擅自留存。4.2.4各部门兼职档案管理员每月5号前应将本部门上月的执行记录整理成册，存放于本部门资料室。一般记录资料保存期限为3年，各部门根据需要需长期保存的记录文件应每年移交公司档案室保存如MA产品生产过程中各种记录资料。 4.2.5各部门兼职档案管理员应在每月5号前将本部门的存件明细电子档发档案室备案。各部门电子记录应分门别类，实物件存放于资料室相应标

7、识类别的档案盒或档案袋中，确保资料类别、资料存放位置、电子台账书目协调一样。 4.2.6技术部、质量部、生产部、选购部重要业务资料如合同应最少每年移交一次档案室；销售业务资料应根据资料的性质和部门需要，最少每两年移交一次档案室；财务、人事业务资料应根据资料的性质和部门需要，最少每三年移交一次档案室；各部门必需保存的尽量留复印件，原件交档案室统一保存。 4.2.7如归档的为数字化档案，文字材料统一接受PDF格式，图纸接受CAD的DWG格式，文字扫描区分率不小于200，图纸不小于300，并且数字化档案应以文件内容或主要文件命名并标识归档日期。 4.2.8技术研发资料由技术部负责人每月进行硬盘备份并

8、于每月5号前归档到公司档案室，由档案管理员存放于档案室保险柜内。4.3 档案借阅 4.3.1因工作需要借阅文件时，应填写文件借阅审批表，经部门负责人审核，综合部负责人批准后，在档案管理员处借阅，借阅人应在一周内归还文件，原版文件一律不外借。若特殊需要需将原版文件借出，应由副总经理或总经理批准后执行。 4.3.2档案属于公司隐私，借阅档案者必需妥当保管，不得随便转借或复印、不得拆封、损污文件，因保管不慎丢失时，要刚好追查，归还时保证档案材料完好无损，否则，追究当事人责任。4.4 档案保管与销毁 4.4.1 公司设有档案室，各部门配有资料室及存放档案的箱柜，具备防火、防潮、防虫、防盗等平安整齐条件

9、。档案资料室是保管档案的机要重地，非档案管理人员不得随便进入库房。 4.4.2各部门归存到档案室的档案，档案管理员根据档案类别建立电子台账，实物件存放于档案室相应标识类别的档案柜中，确保档案类别、档案存放位置、计算机台账书目协调一样，以便于查找运用。 4.4.3各部门记录文件以便于追溯为原则，做到分类清晰、放置有序，便于查阅。应统一运用公司申购的档案盒或档案袋进行规范化整理：在档案盒脊处或档案袋封面左上角用标签备注档号、归存年月、文件名称、保管期限等，并附文件整理说明及清单一同放入每个档案盒或档案袋中最尾处，需长期保存的记录文件应运用档案盒归存。4.4.4档案管理员根据有关规定及公司实际状况，

10、确定档案保存期限，需销毁的档案编造销毁清册，填写文件删除/销毁申请表经公司领导及有关人员会审批准后销毁，销毁的档案清单由档案室永久保存。 4.4.5 各部门记录文件的销毁，由部门档案管理员编造销毁清册，填写记录销毁申请表，经部门负责人审核，副总经理或总经理批准后赐予销毁。4.5档案管理惩处条例 4.5.1有以下行为之一，据情节轻重，赐予50500元 扣薪惩处相关责任人与部门负责人一并惩处，若构成犯罪依法追究刑事责任： 4.5.1.1毁损、丢失或擅自销毁企业档案等管理不善行为； 4.5.1.2擅自向外供应、抄摘企业档案行为； 4.5.1.3未刚好上报归档或未按期归还档案行为； 4.5.1.4涂改

11、、伪造档案行为； 4.5.1.5其它对公司档案文件管理造成损失的行为。5.相关文件 无 第三篇：信誉评级档案管理制度 信誉评级档案管理制度 试行 第一章 总则 第一条为规范信誉评级档案管理工作，充分发挥档案在公司信誉评级工作中的作用，做好信誉评级的信息管理和信息保密工作，为企业信誉数据库建立和进展供应有效基础，根据中华人民共和国档案法和企业档案管理方法，结合本公司实际状况，特制定本方法。 其次条信誉评级档案管理的主导责任部门是公司综合部。综合部应当催促和监督业务部门按规定程序和标准，规范日常操作过程中的资料信息建档工作，指导和检查业务部门和人员的资料信息归档工作。 第三条公司设立特地的档案存放

12、、保管场所和设施；综合部配备专人管理档案，确保档案的平安。 第四条公司信誉评级部门和人员是信誉评级档案管理的第一资料信息供应者和保密者，应当严格执行信誉评级资料信息的采集、整理、移交、运用、补充、保密的规定，并在评级过程中将获得的任何评级资料先办理资料归档记录手续，然后再办理档案运用记录手续运用评级资料。 第五条公司全体人员有关心采集或补充完善信誉评级资料信息、资料归档的义务和资料爱惜责任。在评级过程中任何人随时采集或者收到或者获得相关评级资料时，都必需刚好办理资料归档记录手续，将资料移交综合部。 其次章 信誉评级的建档范围 第六条信誉评级资料依据评级程序确定建档范围。 第七条信誉评级合同档案

13、资料，包括但不限于评级托付协议等合同类资料。 第八条信誉评级对象信息档案资料，包括但不限于： 一评级对象填写的信誉评级资料报告书； 二评级对象供应的原始资料； 三评级对象签署的信誉评价初评结果反馈看法函； 四评级小组查询的评级对象的信誉监管记录。至少应当有浙江省信誉中心“信誉浙江网的信誉提示记录； 五评级小组采集的受评对象的信誉相关信息资料； 六评级小组所作的尽职调查支配、提纲和记录等。 第九条信誉评级分析信息档案资料，包括但不限于： 一评级小组的信誉评级报告； 二评级小组的信誉评级测算与分析结果； 三信誉报告审核单； 四相关的信誉评级评审资料等。 第十条信誉评级发布信息档案资料，包括但不限于

14、： 一信誉等级通知书； 二信誉等级证书； 三评级结果公示资料； 四评级结果公告资料等。 第十一条信誉跟踪评级信息档案资料，包括但不限于： 一跟踪期间的补充资料； 二跟踪评级报告等。 第十二条涉及信誉评级的其他具有利用和保存价值的资料信息。 第十三条建立档案的资料信息介质包括： 一纸质资料； 二电子包括光盘、移动硬盘资料； 三音像资料； 四其他可以收集存放的介质资料等。 第三章 建档分类和编号 第十四条信誉评级档案分为评级工作档案和评级对象档案两大类 第十五条评级工作档案包括以下信息资料： 一信誉评级和信誉服务的收文和发文；依据公司文件档案管理的规定执行档案管理，不列入评级档案管理范围； 二信誉

15、评级和信誉服务的外部会议、培训、沟通等活动的资料，依据公司工作档案管理的规定执行，不列入评级档案管理范围。 三公司内部的评审会议资料以及与评审会议相关的资料作为评级工作档案，依据会议届次单独建册立卷 四评级合同作为工作档案，依据季度单独建册立卷后移交公司财务部。 第十六条评级对象档案 一评级对象档案由本制度第八条至第十二条的资料范围组成。 二评级对象档案是评级档案的重要和基本档案，依据评级对象分别立卷，一企一卷。 三评级对象明确指示为商业机密的信息资料须另行单独立卷。 第十七条评级对象档案的编号由总号和序号组成一总号，依据公司评级业务的依次进行累计编号，以其位阿拉伯数字表示，从第0000001

16、号起先编制；表示档案和评级业务的持续数量 二序号，由公司代号加依次号编列，表示当年档案和评级业务的数量。 1.公司代号为HXP； 2.依次号由当年年号加当年依次号码组成，如2023001； 3.评级对象档案的完好编号格式如：“HXP2023001； 4.续评同一评级对象进行其次次、第三次等等评级的档案，应当在该档案总号后缀评级的次数。如某企业进行其次次评级，其总号格式为第0000036-2，表示该评级档案为第36个评级业务，该企业是第2次评级。 第十八条档案编号置于档案卷册封面的右上方和卷宗外部的侧立面。 第四章 建档的基本规定 第十九条评级小组应当在信誉评级报告建议稿完成后的十个工作内做好评

17、级资料整理，编制资料书目，并将整理完成的纸质和电子版资料交由综合部准备建档 其次十条综合部的建档责任是： 一收到评级小组移交的资料，在五个工作日内完成评级对象档案的立卷装订和书目汇总； 二在评审会议完成的五个工作日内，完成评审资料的建档； 三在评级结果公告后的五个工作日内，完成发布资料的建档。 其次十一条评级对象档案除纸质建档外，同时将相应的电子版档案按一企一卷的原则建档，与纸质档案分别保存； 其次十二条电子版档案一式二份，一份由综合部保管；一份由公司档案库保管；必要时应当刻录为光盘备份保存。 其次十三条档案立卷的卷内书目每卷档案的内容书目应当复印一式二份，一份存于档案库备阅；一份交公司备查。

18、 其次十四条跟踪评级的资料单独建档，建档程序和方法与上述规定相同。 第五章 档案的运用维护 其次十五条信誉评级档案长期保管。 第三十六条信誉评级档案一般在公司内部现场运用，须借离公司运用时，由公司领导批准。 第三十七条属于商业机密单独立卷的档案，须经公司领导批准方可查阅。 第三十八条档案借阅者不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁档案，如觉察档案损失或污染时，应刚好上报并追查。 第三十九条综合部每年对档案进行一次检查。 一做好档案存放设施的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等维护； 二对破损和褪色的材料进行修补和复制。 第六章 附则 第三十条公司逐步完善档案信息化管理系统

19、，提高管理效率。 第三十一条本方法经总经理批准颁行，由综合部说明。 第四篇：客户信誉档案管理制度 客户信誉档案管理制度 第一条 档案资料内容 以下资料可以作为合同档案： 谈判记录、可行性探讨报告和报审及批准文件； 对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件； 对方当事人履约实力证明资料复印件； 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权托付书的原件或复印件； 我方当事人的法定代表人的授权托付书的原件和复印件； 对方当事人的担保人的担保实力和主体资格证明资料的复印件； 双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料； 登

20、记、见证、鉴证、公证等文书资料； 合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议； 标的验收记录； 交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。 其次条 合同资料归档、统计与管理 一本项目部全部合同都必需统一编号，由办公室妥当保管。 二合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交办公室。建筑工程申请认证！财宝值双倍检索优先专属呈现同行沟通 第五篇：信誉档案的管理制度 浙江东厦装饰工程有限公司信誉档案管理方法 第一章 总则 第一条 为规范信誉档案的管理，有效开发利用信誉档案，根据中华人民共和国档案法及企业档案管理规定等法律、法规，并结合本公司信誉档案工作的实际，特制定

21、本方法。 其次条 本方法适用于浙江东厦装饰工程有限公司信誉管理部。 第三条 本方法所称信誉档案是指公司及与公司发生经济活动的信誉主体在信誉活动中形成的，能够证明一个主体信誉的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 第四条 公司的信誉档案是证明公司本身和与公司有经济活动的主体的信誉的原始凭证、法律根据，是信誉评价的有效资源，是公司档案管理的重要组成部分。 其次章 信誉文件材料的收集和与归档 第五条 公司将信誉文件材料的收集、整理和归档列入诚信管理部门的工作程序、责任范围，实行有关工作人员的岗位责任制。 第六条 凡应归档的信誉文件材料应完好、精确、系统，按有关规定保管期限，各部门所产生的信誉

22、文件材料应刚好交于诚信管理部门统一保管，任何部门和个人不得拒绝归档。 第七条 归档的文件材料整理应当符合规范，书写和载体应当能许久保存，归档的电子文件应与相应的纸质文件材料一并保存。第八条 在信誉工作活动中形成的以下文件材料均应归档保存：能够证明信誉主体资格、资质、资信和社会实践活动信誉状况的基本根据材料；评价认定、嘉奖惩处的结论性文件材料；具有保存价值的其他材料。 第三章 信誉档案的整理、保管和移交 第九条 信誉档案的分类方法和类别设置应根据企业档案管理规定进行；信誉主 体形成的全部档案，依据信誉档案的内容、种类、数量等基本因素进行划分设定。 第十条 根据信誉档案的形成规律、内容特征、载体形

23、式，信誉档案可分为机构设置材料、管理运行材料、资质凭证材料、荣誉证书材料、年检资信材料、投资融资材料、合同履行材料、经营服务材料、宣扬推介材料和其他有关材料10类。 第十一条 信誉档案的保管期限一般分为永久、长期、短期。诚信管理部应根据信誉主体状况的实际转变进行整理，对已到保管期限的档案要进行鉴定，剔除已不能反映信誉主体真实状况的材料，同时对计算机管理系统信誉主体的信誉信息，要按照相关制度进行更新。 第十二条 公司将信誉档案管理纳入档案管理制度和信誉制度建设范围，实行统一管理。应主动应用现代化管理手段和先进技术管理信誉档案,确保信誉档案的平安和管理科学。 第十三条 对信誉档案进行基本的登记和统

24、计，为科学管理供应根据。 第四章 信誉档案的利用、公布和奖惩 第十四条 为纸质信誉档案编制书目、索引等好用的检索工具，同时要建立计算机存储与检索的机读书目，以便到达快速、精确地检索。 第十五条 公司应在实力范围内接受先进技术和现代化管理方法开发利用信誉档案。应建立信誉档案数据库，对信誉档案进行全文扫描、光盘刻录或其他数字化处理。 第十六条 在进行信誉信息的收集、整理和归档的工作时，应确保信誉信息的平安牢靠、客观精确、刚好有效。 第十七条 对在信誉档案工作中做出突出奉献的人员要赐予表彰和嘉奖。 第十八条 应建立信誉档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成信誉文件材料损失的，或对信誉档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损毁的干脆责任者，依法进行处理。 第五章 附 则 第十九条 本方法自发布之日起施行。 浙江东厦装饰工程有限公司 二0一0年十月