2023年武汉大学外事接待管理办法.docx

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1、2023年武汉大学外事接待管理办法 第一篇：武汉高校外事接待管理方法 武汉高校外事接待管理方法 第一章 总则 第一条 为进一步规范外事接待工作，加强外事接待经费管理，根据中共中心关于改良工作作风、亲热联系群众的八项规定和中心领导对有关厉行节省、反对奢侈等方面的重要批示以及中心和国家机关外宾接待经费管理方法财行533号等有关涉外管理规定，结合学校实际，制定本方法。 其次条 外事接待应坚持服务学校教学与科研、提高实效、友好对等、不卑不亢、务实节俭的原则。 第三条 外事接待依据有关外事管理规定，实行归口管理，分级负责。国际沟通部是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作，各二级单

2、位负责本单位的外事接待活动，并应对学校布置的外事接待活动予以支持和协作。 其次章 接待管理 第四条 邀请外宾来访应结合各单位学科建设、科学探讨和业务工作的现实需要与进展规划，提高支配性，尽量削减临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。 第五条 外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访 目的和访谈内容等做好充分准备，组织相关专业人员参加业务商谈，力求产生实际效益和成果。 第六条 接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事阅历的人员认真落实接待准备工作，包括制订具体的接待支配、准备会谈参考资料等，并报国际沟通部备案。必要时，应当报国际沟通部审核批准。

3、 第七条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，留意着装整齐；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见、会谈中应当关闭手机和避开其他干扰。 第八条 接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必需做好背景资料等相关文本，并提前1个月报国际沟通部和相关部门审核。 第九条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则支配相应人员参加。凡请学校领导参加的外事接待活动，接待单位应提前2周将接待支配报国际沟通部审核，由国际沟通部报党委办公室、校长办公室邀请学校领导出席。 有以下来访人员或活动，可请学校领导出席会见：(一)外国政府和国际

4、组织重要官员；(二)国外高校校级领导；(三)国际知名专家学者； (四)曾向我校供应重要捐赠的人员和单位代表；(五)国际知名探讨机构和大公司高层管理人员及探讨人员； (六)其他对我校有特殊奉献的人员；(七)校际合作签字仪式； (八)在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动；(九)重要捐赠仪式。 第十条 外事接待过程中应留意搜集、保存相关资料和工作照片视频等。接待任务完成后1周内，接待单位须向国际沟通部提交接待工作总结包括文字、照片、视频，内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等。 第十一条 遇外国记者或其他外籍人士采访、调查，应马上报告党委宣扬部酌情处理。 第十二条 国外非政府组织、基金会和有关团

5、体人员来访、捐助赠和开展社会调查等，必需事先了解其政治背景、宗教背景、捐助赠目的等状况，并书面对党委办公室报告，在得到同意的状况下方可实施。 第十三条 外事接待活动中一般担忧排校外参观活动。第十四条 接待过程中留意外宾平安，包括交通平安、人身平安、财产平安等，提示外宾妥当保管自己的重要证件和财物。 第十五条 外事接待中应留意保密，严格遵守有关保密规定，不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位，并事先对我方参加接待人员进行教化和提示。供应给外宾的介绍材料必需事先审核，严格把关。 第三章 经费管理 第十六条 国际沟通部应制订外事接待专项经费预算，用于学校外事接待开支。 第十七条

6、接待单位应从严、从紧限制外事接待费用，严格执行接待费用开支标准，不得突破，不得以其他名目虚假列支接待费用。 第十八条 外宾接待费用开支范围主要包括宴请、赠礼等。 第十九条 外事接待原则上担忧排宴请。确有需要的，应依据以下方法执行： 一宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜和酒水，杜绝奢侈奢侈。除宴会外，应以工作餐为主。 二每批接待一般只宴请1次，学校已支配宴请的，二级单位则不再支配。 三宴请应当根据礼宾要求和工作需要，从严掌控，选择合适的陪餐人员。接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外事活动，我方参加宴请人数应当依据礼宾要求支配。其他宴请，外宾5人含5人以内的，中外人数原则上在1:1 以内支配；外宾超过

7、5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内支配。 四宴请外宾的费用标准：正校级领导出面实行的宴会，标准上限为每人每次400元；副校级领导出面实行的宴会，标准上限每人每次300元；中层领导干部出面实行的宴请，标准上限每人每次200元；工作餐标准上限为每人每次100元。 其次十条 接待外宾确需租车的，一般应从学校车队租用车况较好的车辆。 其次十一条 对外赠礼依据以下方法执行： 一对外赠礼应当节省从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色、学校特色和纪念意义的物品、朴实大方，不求奢华。 二赠礼对象一般仅为对方团长，必要时可包括主要陪伴人员。原则上只赠礼1次，学校已赠礼品的，其他单位不再赠礼。如外方赠礼，

8、则可按对等原则回礼。对于多次来访的外宾一般不再互送礼品。 三对外赠礼以我方或外宾方级别较高的一方的级别确定赠礼标准。外宾为国家元首或政府首脑的，每人每次礼品不得超过1000元；我方或外宾方为正、副部长级含校级人员的，每人每次礼品不得超过400元；我方或外宾方 5 为司局级含学校中层人员的，每人每次礼品不得超过200元；其他人员可以视状况赠送小纪念品。 四对访问我校的著名友好人士、社会名流、著名专家学者，确有必要的，可依据正、副部长级别含校级人员标准执行。 其次十二条 违背本方法规定，有以下行为之一的，依据国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金，并追究有关人员责任： 一擅自提高接待开支标准的；

9、 二违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的； 三运用虚假发票报销接待费用的； 四其他违背本方法的行为。 第四章 附则 其次十三条 港澳台地区来宾接待参照本方法执行。其次十四条 其他未尽事宜，视具体状况处理。其次十五条 本方法由国际沟通部负责说明。其次十六条 本方法自发布之日起执行。 其次篇：外事接待管理方法 外事接待管理方法暂行 接待工作不仅是公司内外沟通的桥梁，也是呈现公司企业文化和企业形象的窗口。新形势下，接待工作已不再是简洁的迎来送往，而是关系到企业进展重要方向和良好的竞争力的一个关键环节，是企业实力的表达，是企业对外呈现的重要途径。 为展示企业文化，表达企业实力，搭建良好的与

10、外沟通桥梁，规范接待流程及接待要求，制定本管理方法暂行。 一、外来接待工作主要流程 接受接待任务；确定接待级别；制定接待方案；接待准备工作；支配接待人员；机场车站接车；会议室沟通；现场参观；支配餐饮；送行；会后工作落实；电话回访。 二、接待任务 在收到接待任务时通知综合部，并落实要接待的人员的联系方式、接待时间、接待目的、随行人数、是否需用车到机场或车站接送； 三、确定接待级别 接待根据来访人员的级别不同，可按以下标准支配接 置请参考附件一 2、车间准备：1生产支配;2生产清洁;3工人着装;4产品展示;5标牌标语;6其他会务工作。 3、车辆准备：支配车辆以及确定车辆数量、驾乘人员以及行车路途表

11、。 4、餐饮准备：了解到访者的爱好以及饮食忌讳，选择就餐地点和确定菜谱。 六、支配接待人员 根据接待接级别的不同确定接待领导及参会人员，并刚好通知领导、参会人员作好准备工作。 七、机场车站接送 根据行车路途表在规定时间提前30分钟到达各个接待地点并做好相应准备。 八、会议室沟通 一参会人员、礼仪在会议室门口等待,会议主持人在会议室里等待； 二到访者到后，参会人员先后指引领导到相应位置 三工作落实：会上的问题处理方法。 十三、电话回访 附件1：附件2： 茶水几件套、资料、物品摆放以及领导就坐位置 外事接待礼仪 附件1：茶水几件套摆放标准： 先编好合影图，一般主子居中，按礼宾依次，主子右手为上，主

12、客双方间隔排列，两端均由主方人员把边。 会见前，主子应在门口恭候客人，可以在大楼正门恭候，也可以在会客厅恭候。假如主子不到楼门口恭候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。会见结束，主子应送客人至车前或在门口握别，目送客人离去。 领导人之间的会见，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员支配就绪后均应退出。谈话过程中，旁人不要随便进出。 支配宾主座次时，主宾坐在主子的右边，译员、记录员支配坐在主子和主宾的后面。其他外宾按礼宾依次在主宾一侧就座，主方陪见人在主子一侧就座，座位不够可在后排加座。签字仪式 参加签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员。双方为了对签订的协议表示重视，往往由更

13、高的领导人出席签字仪式。 一般在签字厅设置一张长方桌作为签字桌，桌面覆盖深色台呢，桌后并列置放两把椅子，供双方签字人运用，主左客右。座前摆放各自保存的文本，上端分别放置签字文具。 双方参加签字仪式的人员进入签字厅，签字人入座，助签人分别站在签字人外侧，其他人员分主客各一方按身份顺 用餐前二特别钟，应将冷盘放好。凡是花式冷盘，如凤凰、孔雀、蝴蝶等拼盘，以及鸡鱼等，头要朝主位。食品、饮料摆好后，服务人员不要离开餐厅。宾主落座后，即可斟果酒、汽水等，斟酒斟水八分满即可。 宴会如有讲话，要拟好书面讲稿。通常宾主双方事先交换讲话稿。主、宾讲话在宴会起先时进行。主子、主宾讲话时，其他人员不得用餐。主桌首次

14、起立祝酒时，其他桌也应起立祝酒；一般状况下，主桌祝酒之前，其他桌不行首先起立或串桌祝酒。 宴会进行中，主子和陪客应普遍地同外宾交谈，不要只和个别外宾或我方人员之间长谈而冷落其他客人。摄影 在对外活动中，摄影人员一般都应当在现场抓拍，可在事前选好角度，不行根据摄影的需要摆布客人和主子，也不应用手拨动镜头前的人，必要时可说：“对不起，请让一下。 遇到拍合影时，接待人员支配好宾主就坐后，摄影人员应当快速拍摄，不要让大家久等。 拍摄照片一般不要追随个人，特别是给女性外宾拍肖像，如必需拍摄，应征得当事人的同意。 0- 第三篇：外事接待相关礼仪 外事接待相关礼仪 迎送礼仪 迎来送往是常见的社交礼节。在国际

15、交往中，对外国来访的客人，通常均视其身份和访问性质，以及两国关系等因素，支配相应的迎送活动。各国对外国国家元首、政府首脑的正式访问，往往都实行隆重的迎送仪式。对军方领导人的访问，也实行确定的欢迎仪式，如支配检阅仪杖队等。对其他人员的访问，一般不实行欢迎仪式。然而，对应邀前来访问者，无论是官方人士、专业代表团还是民间团体、知名人士，在他们抵离时，均支配相应身份人员前往机场车站、码头迎送。对长期在本国工作的外国人士和外交使节、专家等，他们到离任时，各国有关方面亦支配相应人员迎送。 一、确定迎送规格 对来宾的迎送规格各国做法不尽一样。确定迎送规格，主要根据来访者的身份和访问目的，适当考虑两国关系，同

16、时要留意国际惯例，综合平衡。主要迎送人通常都要同来宾的身份相当，但由于各种缘由例如国家体制不同，当事人年高不便出面，临时身体不适或不在当地等等，不行能完全对等。遇此状况，可灵敏变通，由职位相当的人士，或由副职出面。总之，主子身份总要与客人相差不大，同客人对口、对等为宜。当事人不能出面时，无论作何种处理，应从礼貌动身，向对方作出说明。其他迎送人员不宜过多。也有从进展两国关系或当前政治需要动身，破格接待，支配较大的迎送场面。然而，为避开造成厚此薄彼的印象，非有特殊需要，一般都按常规办理。 二、驾驭抵达和离开的时间 必需精确驾驭来宾乘坐飞机火车、船舶抵离时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有转变

17、，应刚好周知。由于天气转变等等意外缘由，飞机、火车、船舶都可能不准时。一般大城市，机场离市区又较远，因此，既要顺当地接送客人，又不过多耽误迎送人员的时间，就要精确驾驭抵离时间。迎接人员应在飞机火车、船舶抵达之前到达机场车站、码头。送行则应在客人登机之前抵达离去时如有欢送仪式，则应在仪式起先之前到达。如客人乘坐班机离开，应通知其按航空公司规定时间抵达机场办理有关手续身份高的客人，可由接待人员提前前往代办手续。 三、献 花 如支配献花，须用鲜花，并留意保持花束整齐、艳丽，忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。有的国家习惯送花环，或者送一、二枝宝贵的兰花、玫瑰花等。通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领

18、导人与客人握手之后，将花献上。有的国家由女主子向女宾献花。 四、介 绍 客人与迎接人员见面时，互相介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾，可由礼宾交际工作人员或其他接待人员介绍，也可以由欢迎人员中身份最高者介绍。客人初到，一般较拘谨，主子宜主动与客人寒暄。 五、陪 车 客人抵达后，从机场到住地，以及访问结束，由住地到机场，有的支配主子陪伴乘车，也有不陪伴乘车的。假如主子陪车，应请客人坐在主子的右侧。如是三排座的轿车，译员坐在主子前面的加座上；如是二排座，译员坐在司机旁边。上车时，最好客人从右侧门上车，主子从左侧门上车，避开从客人座前穿过。遇客人先上车，坐到了主子的位置上，则不必请客人挪动位置。

19、 六、对一般客人的迎接 迎接一般客人，无官方正式仪式，主要是做好各项支配。假如客人是熟人，则可不必介绍，仅向前握手，互致问候；假如客人是首次前来，又不相识，接待人员应主动打听，主动自我介绍；假如迎接大批客人，也可以事先准备特定的标记，如小旗或牌子等，让客人从远处就能看到，以便客人主动前来接洽。 七、迎送工作中的几项具体事务 一迎送身份高的客人，事先在机场车站、码头支配贵宾休息室，准备饮料。 二支配汽车，预定住房。如有条件，在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。假如做不到，可印好住房、乘车表，或打好卡片，在客人刚到达时，刚好发到每个人手中，或通过对方的联络秘书转达。这既可避开混乱，又可以使客人

20、心中有数，主动协作。 三指派专人关心办理入出境手续及机票车、船票和行李提取或托运手续等事宜。重要代表团，人数众多，行李也多，应将主要客人的行李先取出最好请对方派人协作，刚好送往住地，以便更衣。客人抵达住处后，一般不要立即支配活动，应稍作休息，至少给对方留下更衣时间。会见会谈会签礼仪 会见，国际上一般称接见或拜会。凡身份高的人士会见身份低的，或是主子会见客人，这种会见，一般称为接见或召见。凡身份低的人士会见身份高的，或是客人会见主子，这种会见，一般称为拜会或拜见。接见和拜会后的回访，称回拜。 会见就其内容来说，有礼节性的、政治性的和事务性的，或兼而有之。礼节性的会见时间较短，话题较为广泛。政治性

21、会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题。事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈等等。 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关切的问题交换看法。会谈也可以是指洽谈公务，或就具体业务进行谈判。会谈，一般说来内容较为正式，政治性或专业性较强。 东道国对来访者包括外国常驻外交使节到任和离任，从礼节及两国关系上考虑，一般均根据对方身份及来访目的，支配相应领导人和部门负责人会见。来访者及外交使节，亦可根据国家关系和本人身份，以及业务性质，主动提出拜会东道国某些领导人和部门负责人。一般说来，礼节性拜会，身份低者往见身份高者，来访者往见东道主。如是正式访问或专业访问，则应考虑

22、支配相应的会谈。外交使节到任后和离任前，还应对与本国有外交关系的国家驻当地使节作礼节性拜会。外交团间对同等级别者之间的到任礼节性拜会，按惯例均应回拜，身份高者对身份低者可以回拜，也可以不回拜。 一、会见座位的支配 会见通常支配在会客室或办公室。宾主各坐一边。某些国家元首会见还有其独特礼仪程序，如双方简短致辞、赠礼、合影等。我国习惯在会客室会见，客人坐在主子的右边，译员、记录员支配坐在主子和主宾的后面。其他客人按礼宾依次在主宾一侧就座，主方陪见人在主子一侧就座。座位不够可在后排加座。 二、会谈座位的支配 双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主子占背门一侧，客人面对正

23、门。主谈人居中。我国习惯把译员支配在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应敬重主子的支配。其他人按礼宾依次左右排列。记录员可支配在后面，如参加会谈人数少，也可支配在会谈桌就座。 小范围的会谈，也有不用长桌，只设沙发，双方座位按会见座位支配。 三、会见和会谈中的几项具体要求 一提出会见要求，应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的告知对方。接见一方应尽早赐予回复，约妥时间。如因故不能接见，应婉言说明。 二作为接见一方的支配者，应主动将会见会谈时间、地点，主方出席人，具体支配及有关留意事项通知对方。作为前往会见一方的支配者，则应主动了解上述状况，并通知有关的出席人员。 三精确驾

24、驭会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位作好必要支配。主子应提前到达。 四会见、会谈场所应支配足够的座位。如双方人数较多，厅室面积大，主谈人说话声音低，宜安装扩音器。会谈如用长桌，事先排好座位图，现场放置中外文座位卡，卡片上的字体应工整清晰。 五如有合影，事先排好合影图，人数众多应准备架子。合影图一般由主子居中，按礼宾次序，以主子右手为上，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般来说，两端均由主方人员把边。 第三排 其次排 7 5 3 1 主子 2 4 6 8 10 摄影师位置 六客人到达时，主子在门口恭候。可以在大

25、楼正门恭候，也可以在会客厅门口。假如主子不到大楼门口恭候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。如有合影，宜支配在宾主握手之后，合影后再入座。会见结束时，主子应送至车前或门口握别，目送客人离去后再回室内。 七领导人之间的会见，或是会谈，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员支配就绪后均应退出。如允许记者采访，也只是在正式谈话起从前采访几分钟，然后统统离开。谈话过程中，旁人不要随便进出。 八会见时款待用的饮料，各国不一。我国内一般只备茶水。夏天加冷饮。会谈如时间过长，可适当上咖啡或红茶。 一般官员、民间人士的会见，支配大体上相同，也要事先申明来意，约妥时间、地点，通知来人身份和人数，准

26、时赴约。礼节性的会见，一般不要逗留过久，半小时左右即可告辞，除非主子特意挽留。日常交往，客人来访，相隔一段时间后，应予回访。假如客人为庆贺节日、生日等喜庆日来访，则可不必回访，而在对方节日、生日时前往拜望，表示庆贺。 国家间通过谈判，就政治、军事、经济、科技文化等某一领域内的互相关系达成协议，缔结条约、协定或公约时，一般都实行签字仪式。签字人视文件的性质由缔约各方确定，有由国家领导人签的，也有由政府有关部门负责人签的，但双方签字人的身份应大体相当。一国领导人访问他国，经双方商定发表联合公报或联合声明，有时也实行签字仪式。各国业务部门之间签订专业性协议，一般不实行这类签字仪式。 支配签字仪式，首

27、先应做好文本的准备工作，有关单位应及早做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等项工作，同时准备好签字用的文具、国旗等物品，与对方商定助签人员，并支配双方助签人员洽谈有关微小环节。 参加签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员。如一方要求让某些未参加会谈的人员出席，另 一方应予同意，但双方人数最好大体相等。不少国家为了对签订的协议表示重视，往往由更高或更多的领导人出席签字仪式。 我国实行的签字仪式，一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位，主左客右。座前摆的是各自保存的文本，上端分别放置签字文具，中间摆一旗架，悬挂签字双方的国

28、旗。双方参加人员进入签字厅。签字人员入座时，其他人员分主客各一方按身份依次排列于各自的签字人员座位之后。双方的助签人员分别站立在各自签字人员的外侧，关心翻揭文本，指明签字处。在本国保存的文本上签毕后，由助签人员互相传递文本，互相握手。有时签字后，备有香槟酒，共同举杯庆贺。 各国实行的签字仪式的支配不尽相同。有的国家支配的仪式设置两张方桌为签字桌，双方签字人员各坐一桌，双方的小国旗分别悬挂在各自的签字桌上，参加仪式的人员坐在签字桌的对面。有的国家支配一张长方桌为签字桌，但双方参加仪式的人员坐在签字桌前方两旁，双方国旗挂在签字桌的后面。如有三、四个国家缔结条约，其签字仪式大体如上所述，只是相应增加

29、签字人员座位、签字用具和国旗等物。至于签订多边公约，通常仅设一个座位，一般由公约保存国代表先签字，然后由各国代表依确定次序轮番在公约上签字。宴请礼仪 宴请是国际交往中最常见的交际活动之一。各国宴请都有自己国家或民族的特点与习惯。国际上通用的宴请形式有宴会、款待会、茶会、工作进餐等。举办宴请活动接受何种形式，通常根据活动目的，邀请对象以及经费开支等各种因素而定。 一、常见的几种宴请形式 一宴会英文Banquet或Dinner 宴会为正餐，坐下进食，由款待员顺次上菜。宴会有国宴、正式宴会、便宴之分。按实行的时间，又有早宴早餐、午宴、晚宴之分。其隆重程度，出席规格以及菜肴的品种与质量等均有区分。一般

30、来说，晚上实行的宴会较之白天实行的更为隆重。 国宴State Banquet是国家元首或政府首脑为国家的庆典，或为外国元首、政府首脑来访而实行的正式宴会，因此规格最高。宴会厅内悬挂国旗，支配乐队演奏国歌及席间乐。席间致辞或祝酒。 正式宴会Banquet，Dinner除不挂国旗、不奏国歌以及出席规格不同外，其余支配大体与国宴相同。有时亦支配乐队奏席间乐。宾主均按身份排位就座。许多国家正式宴会特别讲究排场，在请柬上注明对客人服饰的要求。外国人对宴会服饰比较讲究，往往从服饰规定表达宴会的隆重程度。对餐具、酒水、菜肴道数、陈设，以及服务员的装束、仪态都要求很严格。通常菜肴包括汤和几道热菜中餐一般用四道

31、，西餐用二、三道，另有冷盘、甜食、水果。外国宴会餐前上开胃酒。常用的开胃酒有：雪梨酒，白葡萄酒，马丁尼酒，金酒加汽水冰块，苏格兰威士忌加冰水苏打水，另上啤酒、水果汁、番茄汁、矿泉水等。席间佐餐用酒，一般多用红、白葡萄酒，很少用烈性酒，尤其是白酒。餐后在休息室上一小杯烈性酒，通常为白兰地。我国在这方面做法较简洁，餐前如有条件，在休息室稍事叙谈，通常上茶和汽水、啤酒等饮料。如无休息室也可干脆入席。席间一般用两种酒，一种甜酒，一种烈性酒。餐后不再回休息室座谈，亦不再上饭后酒。 便宴 即非正式宴会，常见的有午宴(Luncheon)、晚宴Supper，有时亦有早上实行的早餐(Breakfast)。这类宴

32、会形式简便，可以不排席位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减。西方人的午宴有时不上汤，不上烈性酒。便宴较随便、亲切，宜用于日常友好交往。 家宴 即在家中设便宴款待客人。西方人宠爱接受这种形式，以示亲切友好。家宴往往由主妇亲自下厨烹调，家人共同款待。 二款待会Reception 款待会是指各种不备正餐较为灵敏的宴请形式，备有食品、酒水饮料，通常都不排席位，可以自由活动。常见的有：冷餐会自助餐(Buffet，Buffet-dinner)这种宴请形式的特点，是不排席位，菜肴以冷食为主，也可用热菜，连同餐具陈设在菜桌上，供客人自取。客人可自由活动，可以多次取食。酒水可陈放在桌上，也可由款待员端送。冷餐会在

33、室内或在院子里、花园里实行，可设小桌、椅子，自由入座，也可以不设坐椅，站立进餐。根据主、客双方身份，款待会规格隆重程度可高可低，举办时间一般在中午十二时至下午二时、下午五时至七时左右。这种形式常用于官方正式活动，以宴请人数众多的来宾。我国内实行的大型冷餐款待会，往往用大圆桌，设座椅，主宾席排座位，其余各席不固定座位，食品与饮料均事先放置桌上，款待会起先后，自动进餐。 酒会 又称鸡尾酒会Cocktail。这种款待会形式较活泼，便于广泛接触交谈。款待品以酒水为主，略备小吃。不设座椅，仅置小桌或茶几，以便客人随便走动。酒会实行的时间亦较灵敏，中午、下午、晚上均可，请柬上往往注明整个活动持续的时间，客

34、人可在其间任何时候到达和退席，来去自由，不受约束。 鸡尾酒是用多种酒配成的混合饮料。酒会上不愿定都用鸡尾酒。但通常用的酒类品种较多，并配以各种果汁，不用或少用烈性酒。食品多为三明治、面包托、小香肠、炸春卷等各种小吃，以牙签取食。饮料和食品由款待员用托盘端送，或部分放置小桌上。 近年国际上举办大型活动接受酒会形式渐普遍。庆祝各种节日、欢迎代表团访问，以及各种开幕、闭幕典礼，文艺、体育款待演出前后往往实行酒会。自1980年起我国国庆款待会也改用酒会形式。 三茶会Tea Party 茶会是一种简便的款待形式。实行的时间一般在下午四时左右亦有上午十时实行。茶会通常设在客厅，不用餐厅。厅内设茶几、座椅。

35、不排席位，但如是为某贵宾实行的活动，入座时，有意识地将主宾同主子支配坐到一起，其他人随便就座。茶会顾名思义是请客人品茶。因此，茶叶、茶具的选择要有所讲究，或具有地方特色。一般用陶瓷器皿，不用玻璃杯，也不用热水瓶代替茶壶。外国人一般用红茶，略备点心和地方风味小吃。亦有不用茶而用咖啡者，其组织支配与茶会相同。 四工 作 进 餐 按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐Working Breakfast，Working Lunch，Working Dinner。是现代国际交往中经常接受的一种非正式宴请形式有的时候由参加者各自付费，利用进餐时间，边吃边谈问题。在代表团访问中，往往因日程支配不开而接受

36、这种形式。此类活动一般只请与工作有关的人员，不请配偶。双边工作进餐往往排席位，尤以用长桌更便于谈话。如用长桌，其座位排法与会谈桌席位支配相仿。 二、有关宴请活动的几项组织工作 一确定宴请目的、名义、对象、范围与形式 宴请的目的是多种多样的，可以是为某一个人，也可以为某一事务。例如：为代表团来访作为驻外机构，可以为本国代表团前来访问，也可以为驻在国的代表团前往自己的国家访问，为庆祝某一节日、纪念日，为外交使节或外交官员的到离任，为展览会的开幕、闭幕，某项工程开工、竣工等等。在国际交往中，还根据需要举办一些日常的宴请活动。 确定邀请名义和对象的主要根据是主、客双方的身份，也就是说 主客身份应当对等

37、。例如，作为东道国宴请来访的外国代表团，出面主子的职务和专业一般同代表团团长对口、对等，身份低使人感到冷淡，规格过高亦无必要。又如外国使馆宴请驻在国部长级以上官员，一般由大使临时代办出面邀请，低级官员请对方高级人士，就不礼貌。通常如请主宾携夫人出席，主子若已婚，一般以夫妇名义发出邀请。我国大型正式活动以一人名义发出邀请。日常交往小型宴请则根据具体状况以个人名义或以夫妇名义出面邀请。 邀请范围是指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少人，主子一方请什么人出来作陪。这都要考虑多方因素，如宴请的性质、主宾的身份、国际惯例、对方对我的做法，以至当前政治气候等等。各方 面都要想到，不能只顾一面。 邀请范围

38、与规模确定之后，即可草拟具体邀请名单。被邀请人的姓名、职务、称呼、以至对方是否有配偶都要精确。多边活动尤其要考虑政治关系，对政治上互相对立的国家要否邀请其人员出席同一活动，要慎重考虑。 宴请实行何种形式，在很大程度上取决于当地的习惯做法。一般来说，正式、规格高、人数少的以宴会为宜，人数多则以冷餐或酒会更为合适，妇女界活动多用茶会。 目前各国礼宾工作都在简化，宴请范围趋向缩小，形式也更为简便。酒会、冷餐会被广泛接受，而且中午实行的酒会往往不请配偶，不少国家款待国宾宴会只请身份较高的陪伴人员，不请随行人员。我国也在进行改革，提倡多举办冷餐会和酒会以代替宴会。 二确定宴请时间、地点 宴请的时间应对主

39、、客双方都合适。驻外机构实行较大规模的活动，应与驻在国主管部门商定时间。留意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。例如，对信奉基督教的人士不要选十三号，更不要选十三号星期五。伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后实行。小型宴请应首先征询主宾看法，最好相机口头当面约请，也可用电话联系。主宾同意后，时间即被认为最终确定，可以按此约请其他来宾。宴请地点的选择。官方正式隆重的活动，一般支配在政府、议会大厦或宾馆内实行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主子意愿及实际可能而定。选定的场所要能容纳全体人员。实行小型正式宴会，在可能条件下，宴会厅外另设休息厅又称等候厅，供宴会前简短交谈

40、用，待主宾到达后一起进宴会厅入席。 三发出邀请和请柬格式 各种宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌，亦对客人起提示、备忘之用。便宴经约妥后，可发亦可不发请柬。工作进餐一般不发请柬。有些国家，邀请最高领导人作为主宾参加活动，需单独发邀请信，其他来宾发请柬。 请柬一般提前一周至二周发出有的地方须提前一个月，以便被邀请人及早支配。已经口头约妥的活动，仍应补送请柬，在请柬右上方或下方注上“To remind备忘字样。需支配座位的宴请活动，为精确驾驭出席状况，往往要求被邀者答复能否出席。遇此，请柬上一般用法文缩写注上R.S.V.P.请答复字样，如只需不出席者答复，则可注上Regrets only因故不能出

41、席请答复。并注明电话号码。也可以在请柬发出后，用电话询问能否出席。 请柬内容包括活动形式、实行的时间及地点、主子的姓名如以单位名义邀请，则用单位名称。请柬行文不用标点符号，所提到的人名、单位名、节日名称都应用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名其姓名写在请柬信封上，主子姓名放在落款处。请柬格式与行文中外文本，差异较大，留意不能生硬照译。请柬可以印刷也可以手写，但手写字迹要美观、清晰。 请柬信封上被邀请人姓名、职务书写要精确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬，我国内遇需凭请柬入场的场合每人一张。正式宴会，最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角注上席次号Table No.。请柬发出后，应刚好落实出

42、席状况，精确记载，以支配并调整席位。即使是担忧排席位的活动，也应对出席率有所估计。 四订 菜 宴请的酒菜根据活动形式和规格，在规定的预算标准以内支配。选菜不以主子的爱好为准，主要考虑主宾的爱好与禁忌，例如，伊斯兰教徒用清真席，不用酒，甚至不用任何带酒精的饮料；印度教徒不能用牛肉；佛教僧侣和一些教徒吃素；也有因身体缘由不能吃某种食品的。假如宴会上有个别人有特殊需要，也可以单独为其上菜。大型宴请，则应照看到各个方面。菜肴道数和份量都要相宜，不要简洁地认为海味是宝贵菜而泛用，其实不少外国人并不宠爱，特别是海参。在地方上，宜用有地方特色的食品招 待，用本地产的名酒。无论哪一种宴请，事先均应开列菜单，并

43、征求主管负责人的同意。获准后，如是宴会，即可印制菜单，菜单一桌两、三份，至少一份，讲究的也可每人一份。 五席 位 安 排 正式宴会一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。无论接受哪种做法，都要在入席前通知到每一个出席者，使大家心中有数，现场还要有人引导。大型的宴会，最好是排席位，以免混乱。国际上的习惯，桌次凹凸以离主桌位置远近而定，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位凹凸以离主子的座位远近而定。外国习惯，男女掺插支配，以女主子为准，主宾在女主子右上方，主宾夫人在男主子右上方。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐男主子

44、右上方，其夫人坐女主子右上方。两桌以上的宴会，其他各桌第一主子的位置可以与主桌主子位置同向，也可以以面对主桌的位置为主位。 礼宾次序是排席位的主要根据。在排席位之前，要把经落实出席的主、客双方出席名单分别按礼宾次序开列出来。除了礼宾依次之外，在具体支配席位时，还需要考虑其他一些因素。多边的活动需要留意客人之间的政治关系，政见分歧大，两国关系惊慌者，尽量避开排到一起。此外，适当照看各种实际状况。例如，身份大体相同，运用同一语言者，或属同一专业者，可以排在一起。译员一般支配在主宾右侧。在以长桌作主宾席时，译员也可以考虑支配在对面，便于交谈。但一些国家忌讳以背向人，译员的座位则不能作此支配。在他们那

45、里用长桌作主宾席时，主宾席背向群众的一边和下面第一排桌子背向主宾席的座位均担忧排坐人。在许多国家，译员不上席，为便于交谈，译员坐在主子和主宾背后。 以上是国际上支配席位的一些常规。遇特殊状况，可灵敏处理。如遇主宾身份高于主子，为表示对他的敬重，可以把主宾摆在主子的位置上，而主子则坐在主宾位置上，其次主子坐在主宾的左侧。但也可按常规支配。假如本国出席人员中有身份高于主子者，譬如部长请客，总理或副总理出席，可以由身份高者坐主位，主子坐身份高者左侧，但少数国家亦有将身份高者支配到其他席位上。主宾有夫人，而主子的夫人又不能出席，通常可以请其他身份相当的妇女作其次主子。如无适当身份的妇女出席，也可以把主宾夫妇支配在主子的左右两侧。 席位排妥后着手写座位卡。我方实行的宴会，中文写在上面，外文写在下面。卡片用钢笔或毛笔书写，字应尽量写得大些，以便于辨别。便宴、家宴可以不放座位卡，但主子对客人的座位也要有大致支配。 六现 场 布 置 宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应当肃穆、庄重、大方。不要用红绿灯、霓红灯装饰，可以少量点缀鲜花、刻花等。宴会可以用圆桌也可以用长桌或方桌桌次布置见图二。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等