2023年最新最全公司档案室管理制度.docx

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1、2023年最新最全公司档案室管理制度 第一篇：最新最全公司档案室管理制度 最新最全公司档案管理制度 一、总则 1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。 2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。 3、本制度最终说明权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。 二、档案管理机构的设置及基本要求 一档案划分及管理部门 1、档案是指本公司过去和如今，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司设立档案室，隶属于办公室，办公室负责档案资料的归档催促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理职责，档案管理员必需严格履行职责。 3、公司档案根据其

2、重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类书目。 二各部门资料管理 1、公司所属各部门必需设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。 2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理方法，实行统一的标准分类管理。 3、档案的借阅和移交、销毁，必需依据公司管理规定执行。三、档案分类 一档案质量 1、档案封面应逐项依据规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能精确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件禁止运用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理

3、。 3、档案必需遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 4、档案盒外表为档案书目，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。 二立档 1、档案文件材料依据批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最终一年立卷。 3、档案文件资料按时间依次排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文

4、件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 三分类 1、档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要确定范畴，不能笼统模糊。如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等。 2、公司档案大致分为以下几类： 1证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；2文件类：非常来文件和内部文件；3制度类：管理制度汇编； 4合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。5支配总结类：分年度支配及总结等；6会议纪要类：办公例会纪要等 五档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记书目表，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用确定依次依次排列，以便查

5、阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜随便修改，如确有修改必要，应事先审查探讨，并拟定新旧档案分类编号比照表，以免混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，依据档案登记书目表条款“对号入座，各部门要主动协作公司档案管理工作。 四、归档及保存年限 一归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内书目。 二归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。 1、永久保存：1公司章程、合同2股东名册 3组织规程及

6、办事细则4财务报表 5政府机关核准文件 6不动产全部权及其他债权凭证7工程设计图8公司规章制度 9其他经核定须永久保存的文书 2、10年保存：1预算、决算书类 2会计凭证3事业支配资料 4其他经核定须保存10年的文书 3、1年至5年保存：1期满或解除之合约2其他经核定保存5年的文书 4、1年以下短暂保存： 1结案后无长期保存必要者。 三公司可根据实际状况拟订文件资料保存期限的补充规定。 四归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完好，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 五按归档要求进行装订、编号、填写卷内书目表。全部档案组成

7、后，要对档案做统一排列并编写档号。 五、档案日常管理 一借阅 1、借阅手续： 1各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向办公室借阅，经办人必需在公司借阅登记表上签字。 2办公室接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备刚好催还。 3档案归还时，经办公室核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。 2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 3、借阅人确因工作缘由需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。 5、借阅人应于规定期限内

8、归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。 二销毁 1、每年保管期限已满的档案由办公室编制纸质和电子的档案销毁清单，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清单需注明：销毁档案书目、公司负责人看法、档案人签字、监销人签字、销毁时间。 2、销前，依据清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销状况报告本单位负责人。档案销毁清单需永久保管。 3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有以下四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设项目、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项结束时为止。 三移交 1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登

9、记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案书目、公司负责人看法、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交缘由。 2、移交前，依据清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 四保密 1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完好和平安，主动做好档案的供应利用工作。任何无关人员未经答应不得入内。 2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守隐私，树立一心一意为公司各项工作服务的思想，主动，精确，快速地为利用者供应档案资料。 3、疼惜档案室的一切设施设备，任何人未经答应不得运用及

10、随便翻动。 六、附则 一在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。 二本制度自印发试行之日起执行。 附 办公室档案管理职责 1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；主动开展档案的供应利用工作； 2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务学问，驾驭归档的基本方法，保证档案质量。 3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当刚好进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨别的资料，应当附上抄件。 4、归

11、档要留意整齐，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时全部资料都能顺手而得，避开盲目查找。 5、做好保密工作，并实行防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。 6、每年进行一次档案清理，编制，以便查找。 其次篇：公司档案室管理制度 公司档案管理制度暂行 一、总则 1、为了规范公司档案管理，做好档案的保密及运用工作，特制定本制度。 2、本制度适用于公司及所属各单位、部门的档案管理。 3、本制度最终说明权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。 二、档案管理机构的设置及基本要求 一档案划分及管理部门 1、档案是指本公司过去和如今，在从事经营管

12、理、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档催促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必需严格履行职责。 3、公司档案根据其重要性和保密程度分为A级和B级，档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号，并建立电子与纸张分类书目。 二各部门资料管理 1、公司所属各部门必需设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。 2、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理制度，实行统一的标准分类管理。 3、档案的借阅和移交、销毁，必

13、需依据公司管理规定执行。 三、档案分类 一档案质量 1、档案封面应逐项依据规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能精确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件禁止运用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 3、档案必需遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 4、档案盒外表为档案书目，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。 二立档 1、档案文件材料依据批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2、

14、跨的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨会议文件放在会议开幕年立卷；跨的规划放在第一年立卷；跨总结放在最终一年立卷。 3、档案文件资料按时间依次排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 三分类 1、档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要确定范畴，不能笼统模糊。如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目、支配总结类目、会议记录类目、财务类目、基建类目等。 2、公司档案大致分为以下几类： 1证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； 2文件类：非常来文件政府

15、职能部门的往来文件和内部文件； 3制度类：管理制度汇编； 4合同类：分司与员工的劳动合同和业务合同两种； 5支配总结类：分支配及总结等； 6会议纪要类：董事会议纪要等； 7财务类：财务会计的凭证、报表、财务分析等； 8基建类：公司基建项目的各种资料。 四档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记书目表，将全部分类各级 2名称及其代表数字编号，用确定依次依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜随便修改，如确有修改必要，应事先审查探讨，并拟定新旧档案分类编号比照表，以免混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，依据档案登记书目表条款“对号入座，

16、各部门要主动协作公司档案管理工作。 四、归档及保存年限 一归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内书目。 二归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。 1、永久保存： 1公司章程、合同 2股东名册 3组织规程及办事细则 4董事会及股东会记录 5财务报表 6政府机关核准文件 7不动产全部权及其他债权凭证 8工程设计图 9公司规章制度 10其他经核定须永久保存的文书2、10年保存： 1预算、决算书类 2会计凭证 3其他经核定

17、须保存10年的文书3、1年至5年保存： 1期满或解除之合约 2其他经核定保存5年的文书 3员工与公司合同期满不在签约或解除之合约4、1年以下短暂保存： 1结案后无长期保存必要者。 三公司可根据实际状况拟订文件资料保存期限的补充规定。 四归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完好，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 五按归档要求进行装订、编号、填写卷内书目表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。 五、档案日常管理 一借阅 1、借阅手续： 1各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借

18、阅，经办人必需在公司借阅登记表上签字。 2档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备刚好催还。 3档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。 2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 3、借阅人确因工作缘由需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，办理有关的审批手续。 5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。 二销毁 1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报公司负责人审核批

19、准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案书目、公司负责人看法、档案人签章、监销人签章、销毁时间。 2、销前，依据清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销状况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。 3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有以下四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项结束时为止。 三移交 1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案书目、公司负责人看法、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间

20、、移交缘由。 2、移交前，依据清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 四保密 1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完好和平安，主动做好档案的供应利用工作。任何无关人员未经答应不得入内。 2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守隐私，树立一心一意为公司各项工作服务的思想，主动，精确，快速地为利用者供应档案资料。 3、疼惜档案室的一切设施设备，任何人未经答应不得运用及随便翻动。 六、附则 一在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报办公室备案后，与本制度具有同等效力。

21、二本制度自印发试行 附表 档案员职责 1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；主动开展档案的供应利用工作； 2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务学问，驾驭归档的基本方法，保证档案质量。 3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当刚好进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨别的资料，应当附上抄件。 4、归档要留意整齐，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时全部资料都能顺手而得，避开盲目查找。 5、做好保密工作，并实行防盗、防火、防水、

22、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。 6、每年进行一次档案清理，编制或更新档案保管手册做好文件索引，以便查找。 第三篇：公司档案室管理制度 学校档案管理制度 一、总则 1、为了规范学校档案管理，特制定本制度。 2、本制度适用于学校及所属各单位档案管理。 3、本制度最终说明权归人资行政中心。 二、档案管理机构的设置及基本要求 一档案划分及管理部门 1、档案是指本学校过去和如今，在从事经营管理、教研活动、企业文化等活动中形成的对学校有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、学校设立档案室，隶属于行政部，并设置档案管理员，负责档案资料的归档催促和日常管理工作。学校制定明确的档案管理员岗位

23、职责，档案管理员必需严格履行职责。 3、学校档案根据其重要性和保密程度分为学校级和部门级，学校级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类书目。 二各部门资料管理 1、学校所属各部门必需设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与学校档案归口管理。 2、各部门根据部门资料性质结合学校级档案管理方法，实行统一的标准分类管理。 3、档案的借阅和移交、销毁，必需依据学校管理规定执行。 三、档案分类 一档案质量 1、档案封面应逐项依据规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能精确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件禁

24、止运用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 3、档案必需遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 4、档案盒外表为档案书目，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。 二立档 1、档案文件材料依据批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2、跨的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨会议文件放在会议开幕年立卷；跨的规划放在第一年立卷；跨总结放在最终一年立卷。 3、档案文件资料按时间依次排列，收交

25、时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 三分类 1、档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要确定范畴，不能笼统模糊。如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等。 2、学校档案大致分为以下几类： 1证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、学校章程等； 2文件类：非常来文件政府职能部门的往来文件和内部文件； 3制度类：管理制度汇编； 4合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 5支配总结类：分支配及总结等； 6会议纪要类：办公例会纪要等 五档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记书目

26、表，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用确定依次依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜随便修改，如确有修改必要，应事先审查探讨，并拟定新旧档案分类编号比照表，以免混淆。 3、学校档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，依据档案登记书目表条款“对号入座，各部门要主动协作学校档案管理工作。 四、归档及保存年限 一归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内书目。 二归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年

27、，10年。 1、永久保存： 1学校章程、合同 2股东名册 3组织规程及办事细则 4董事会及股东会记录 5财务报表 6政府机关核准文件 7不动产全部权及其他债权凭证 8工程设计图 9学校规章制度 10其他经核定须永久保存的文书2、10年保存： 1预算、决算书类 2会计凭证 3事业支配资料 4其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存： 1期满或解除之合约 2其他经核定保存5年的文书4、1年以下短暂保存： 1结案后无长期保存必要者。 三学校可根据实际状况拟订文件资料保存期限的补充规定。 四归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完好，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件

28、与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 五按归档要求进行装订、编号、填写卷内书目表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。 五、档案日常管理 一借阅 1、借阅手续： 1各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必需在学校借阅登记表上签字。 2档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备刚好催还。 3档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。 2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 3、借阅人确因

29、工作缘由需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政部主任批准。 5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。 二销毁 1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报学校负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案书目、学校负责人看法、档案人签章、监销人签章、销毁时间。 2、销前，依据清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销状况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。 3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有以下四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考

30、价值者。应单独抽出立卷，直到事项结束时为止。 三移交 1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报学校负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案书目、学校负责人看法、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交缘由。 2、移交前，依据清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 四保密 1、档案室的任务是集中统一管理学校已形成的全部文件资料档案，维护档案的完好和平安，主动做好档案的供应利用工作。任何无关人员未经答应不得入内。 2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守隐私，树立一心一意为学校各项工作服务的

31、思想，主动，精确，快速地为利用者供应档案资料。 3、疼惜档案室的一切设施设备，任何人未经答应不得运用及随便翻动。 六、附则 一在本制度框架下，学校各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。 二本制度自印发试行之日起执行。 附表 档案员职责 1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管学校档案；主动开展档案的供应利用工作； 2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务学问，驾驭归档的基本方法，保证档案质量。 3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当刚好进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸

32、加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨别的资料，应当附上抄件。 4、归档要留意整齐，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时全部资料都能顺手而得，避开盲目查找。 5、做好保密工作，并实行防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。 6、每年进行一次档案清理，编制或更新档案保管手册做好文件索引，以便查找。 第四篇：公司档案室规章管理制度通用 公司档案室规章管理制度通用8篇 在社会一步步向前进展的今日，接触到制度的地方越来越多，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是我收集整理的公司档

33、案室规章管理制度通用8篇，盼望对大家有所关心。 公司档案室规章管理制度1 第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 其次条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完好(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后刚好交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完好，密级档案必需保证平安。 第五条

34、归档范围： 1、公司的规划、支配、统计资料、科学技术、财务审计、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、确定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。 2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第六条档案的借阅与索取： 1、借阅档案要认真填写借阅档案登记薄。 2、借阅档案必需疼惜，保持整齐，严禁涂改，留意平安和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由

35、总经理批准方可摘录和复制，一般内部档缘由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。 3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如觉察遗失、污损、或随便涂改状况的，要追究借阅者责任，并刚好报告公司主管领导。 第七条档案的销毁： 1、任何组织或个人非经允许无权随便销毁公司档案材料。 2、若按规定需要销毁时，必需编制档案销毁清册，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。 3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 公司档案室规章管理制度2 第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度

36、。 其次条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。 第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。 第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。 第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要留意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综

37、合档案管理方法。 第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门刚好供应。 第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，刚好绘制改造后的图纸并向相关部门供应。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。 第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。 第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。 第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。 第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理方法。 第十二条本制度从二o一二年一月一日起执行。 公司档案室规章管理制度3 一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥当管理，有效的保守机密；

38、同时为了维护人事档案的完好，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理方法。 二、档案管理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表证书原件、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除终止劳动关系，死亡等情形。 三、档案相关规定 1、基础管理 1.1原则：分类标准、归档刚好、排列有序、层次

39、清楚、整理规范。 1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。 1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并刚好登记于入职员工人事档案登记见附件一离职员工人事档案登记见附件二，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。 1.4当在职员工的基本资料有变动时如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻状况变动等，应刚好将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。 1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。 1.6对员工

40、进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要刚好收集、整理保持档案的完好性，归档的材料必需认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。 1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁高管及核心人员保存该员工离岗8年止。 1.8人力资源部档案员要留意档案管理环境的清洁、整齐。 1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子书目，以便查阅。 2、档案的查、借阅 2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单附件三，经过

41、行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。 2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。 2.3公司级领导、行政人力资源部可干脆查、借阅员工人事档案。 2.4全部经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部除特殊状况可延长，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者按照公司档案管理的相关规定处理。 2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记附件三。 3、查、借阅档案留意事项 3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。 3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。 3.3查

42、、借阅者不得擅自泄露档案内容，违背者视情节严峻，予以惩办。 4、档案的销毁 4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。 4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记附表五，经行政人力资源部经理批准后销毁。 4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的公司员工人事档案销毁登记和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。 四、制定、修订、废除与实施 本管理方法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。 公司档案室规章管理制度4 一、档案的建立。 1.1档案的建立按以下流程建立：收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查 1.2明确