「Excel的全面使用方法和技巧」.pdf

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1、 1、编辑技巧 1编辑技巧 (1)分数的输入 如果直接输入“15”，系统会将其变为“1 月日”,解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“/5”。（2）序列“001”的输入 如果直接输入“01”，系统会自动判断 01 为数据 1,解决办法是：首先输入“”(西文单引号），然后输入“01”。)3（日期的输入 如果要输入“4 月 5 日”，直接输入“4/”,再敲回车就行了。如果要输入当前日期,按一下“Cr+；”键。（4）填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“”等符号,然后单击此单元格，向右拖动鼠标,选中横向若干单元格，单击“格

2、式”菜单，选中“单元格”命令,在弹出的“单元格格式”菜单中,选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”,单击“确定”按钮（如图 1）。图 (5)多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表,然后按住 Ctrl键，再单击窗口左下角的 Sheet、Shee2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的 Ctrl 键,然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表,解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表

3、内。（6)不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格,按住 r键,用鼠标单击其他单元格,就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctl 键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。)7(在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的,想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框,单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图 2)。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示,就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即

4、可。图（8）利用tl*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时,可以通过选定表格中某个单元格,然后按下 Ctrl*键可选定整个表格。Crl+*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格,并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。)9(快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注,就不能简单地应用选定该单元格,然后按 Delete 键的方法了。要彻底清除单元格，可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围;单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。2、

5、单元格内容的合并 根据需要,有时想把列与 C 列的内容进行合并,如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。解决办法是:在 C 行后插入一个空列(如果 D 列没有内容，就直接在 D 列操作）,在1 中输入“=BC1”,1 列的内容就是、C 两列的和了。选中 D1 单元格,用鼠标指向单元格右下角的小方块“”,当光标变成+后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了列和 C 列的合并。这时先不要忙着把 B 列和 C 列删除，先要把 D 列的结果复制一下,再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉、C、D 列的数据。下面是一个“&”

6、实际应用的例子。用AutAD 绘图时,有人喜欢在XCEL 中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。存放数据格式为“x，y”的形式，首先在 Exel 中输入坐标值，将 x 坐标值放入 A 列，y 坐标值放入到 B 列,然后利用“&”将列和列合并成 C 列，在 C中输入:=A1,&B1,此时 C1 中的数据形式就符合要求了,再用鼠标向下拖动 C单元格，完成对 A 列和 B 列的所有内容的合并（如图 3）。合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用 CONCENE 函数,此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中,具体操作为“CNCATENAT（B,C1)”。比如,假设在某一河流生态调查工作表中，B2

7、 包含“物种”、B包含“河鳟鱼”，B7 包含总数 4，那么:输入“=COATNATE(本次河流生态调查结果：，2，B，为,7,条公里。）”计算结果为:本次河流生态调查结果:河鳟鱼物种为 45 条/公里。图 3 图 、3条件显示 我们知道,利用 I函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子,就是教师在统计学生成绩时，希望输入 6以下的分数时,能显示为“不及格”;输入 60 以上的分数时,显示为“及格。这样的效果，利用 I函数可以很方便地实现。假设成绩在单元格中,判断结果在 A3 单元格中。那么在 A3 单元格中输入公式:f（A260,“不及格”,“及格”）同时，在F 函数中还可以嵌套 IF 函数

8、或其它函数。例如,如果输入：=f(A 6，“不及格”,if（A2=0，“及格”，“优秀）)就把成绩分成了三个等级。如果输入 =if（6，“差，if(A 70，“中”,if（A2,SM(A1：A5）,0)此式就利用了嵌套函数,意思是，当 A1 至5 的和大于 0 时，返回这个值,如果小于 0，那么就返回 0。还有一点要提醒你注意：以上的符号均为半角，而且 F 与括号之间也不能有空格。、自定义格式 Excel 中预设了很多有用的数据格式，基本能够满足使用的要求，但对一些特殊的要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等,就要使用自定义格式功能来完成。Exce 的自定义格式使用下面的通用模型：

9、正数格式，负数格式,零格式，文本格式,在这个通用模型中,包含三个数字段和一个文本段：大于零的数据使用正数格式；小于零的数据使用负数格式；等于零的数据使用零格式；输入单元格的正文使用文本格式。我们还可以通过使用条件测试,添加描述文本和使用颜色来扩展自定义格式通用模型的应用。（1）使用颜色 要在自定义格式的某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号。Excel 识别的颜色名为：黑色、红色、白色、蓝色、绿色、青色和洋红。Exel 也识别按颜色 X指定的颜色，其中 X 是至 56 之间的数字,代表 56 种颜色(如图 5)。图 )2（添加描述文本 要在输入数字数据之后自动添加文本

10、，使用自定义格式为:文本内容；要在输入数字数据之前自动添加文本,使用自定义格式为:文本内容。符号的位置决定了Ecel 输入的数字数据相对于添加文本的位置。）3(创建条件格式 可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：(大于)、=（大于等于）、（小于)、=(小于等于）、=（等于）、(不等于),如果你觉得这些符号不好记，就干脆使用“”或“”号来表示。由于自定义格式中最多只有个数字段,xcl 规定最多只能在前两个数字段中包括2 个条件测试,满足某个测试条件的数字使用相应段中指定的格式,其余数字使用第3 段格式。如果仅包含一个条件测试,则要根据不同的情况来具体分析。自定义格式的通用模型相当于下式：;0

11、正数格式；50000$,#0.0_）;红色 999#,#0，,_吨;99#，_m千克;#_k克”可以看到，使用条件格式,千分符和均匀间隔指示符的组合,不用增加公式的数目就可以改进工作表的可读性和效率。另外,我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的,比如格式；#；只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式“；;”则隐藏所有的输入值。自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变数据的值,也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能,将会给实际工作带来很大的方便。、5绘制函数图象 做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧!如果想快速准确地绘制一条函数曲线,可以借助 ECE的图表功能，它

12、能使你画的曲线既标准又漂亮。你一定会问,是不是很难学呀?其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信你就跟我试一试。以绘制 y=|lg（+x3)|的曲线为例，其方法如下:在某张空白的工作表中，先输入函数的自变量：在 A 列的 A1 格输入X=,表明这是自变量,再在 A 列的 A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候,通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中A2 和 A两个单元格,使这二项变成一个带黑色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“”，当光标变成后,按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。输入函数式:在 B

13、列的 B1 格输入函数式的一般书面表达形式，|lg(+x3）；在 B2 格输入“=BS（OG10(+A23)”,2 格内马上得出了计算的结果。这时，再选中 B2 格，让光标指向 B2 矩形右下角的“”，当光标变成时按住光标沿列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。图 绘制曲线:点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y 散点图”(如图 7）,然后在出现的“X,Y 散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；此时可察看即将绘制的函数图像,发现并不是我们所要的函数曲线,单击“下一步”按钮,选中“数据产生在列”项，给出数据区域,这时曲线就在我们面前了(如图 8）。图 8 需要注意:如何确定自变量的初

14、始值，数据点之间的步长是多少,这是要根据函数的具体特点来判断，这也是对使用者能力的检验。如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不一定非得是等差的，可以根据需要任意给定。从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数,都可以用 EXEL 画出曲线。如果用得到，你还可以利用 EXCEL 来完成行列式、矩阵的各种计算,进行简单的积分运算,利用迭代求函数值(如2=x7+4，可用迭代方法求 x 值），等等，凡是涉及计算方面的事，找 ECE来帮忙,它一定会给你一个满意的答案。6、自定义函数 虽然 Excel 中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用的情况。假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的折扣,如果有一