活动执行经验总结新人必看.pdf

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1、 活动执行经验总结新人必看 文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）目录 （壹）活动执行流程注意事项 一、活动前期 1、跟客户沟通到位，准确了解客户的投入预算，避免我们做的方案是 10万，但客户却只想出 5 万来做本次活动。2、尽可能了解客户的喜好、风格，最好能了解到客户的信仰以及成长、居住环境。了解客户的喜好，有利于我们做方案的调性，比如，客户是比较传统的人，我们做的方案偏向欧式，这样方案比较不容易通过；还要了解客户的信仰，因为有些信仰问题，有些方案不能做，比如基督教不喜欢风水学说这类方案。二、活动执行中 1、确认好活动现场，做好拍摄及尺寸测量工作。相机、卷

2、尺、皮尺、白纸、笔是勘查现场必备工具。（1）拍照时要有正面图、侧面图、全景图等，总之照片能多则多。（2）丈量尺寸时一定要有平面图，平面图越准确越好，平面图最好是先向客户索要，没有的话再手工画。（3）勘查现场也是做现场物料的时候，所以回来后需要形成 3 份文件：现场照片、现场平面图、现场物料清单及尺寸、数量。2、安排设计时，主要把设计清单列好，主要要标明名称、内容、尺寸（可视尺寸和制作尺寸）、材质、数量，还有截稿时间等。效果图设计必须包含的文件有：现场布置平面图、整体效果图、局部效果图（入口效果图、舞台效果图活动前、舞台效果图活动中、指引牌效果图、签到处效果图、餐饮效果图、节目表演效果图等）。平

3、面设计稿中，舞台背景板，需要包含内容有：商家 logo，活动主题，主办、协办、策划执行单位名称。3、发制作时，主要沟通好制作尺寸、数量、材质等。（1）抽奖券，注意有编码问题，一般用 200G 铜版纸腹膜（2 张名片大小），或者用双胶纸，双胶纸制作时不要掉墨。（2）邀请函封套，一般用哑粉纸腹膜，铜版纸最好不使用。（3）VIP 卡制作时间一般在 7 天左右，专版也得在 4、5 天。（4）发报社刊登的硬广，应注意颜色，最好不用渐变色。4、现场安装（1）确定活动现场是否批下来。（2）确认电源离活动现场的距离。（3）清点物料数量及供货质量。（4）确认安全选项，桁架、易碎物品、电源线等。5、活动现场讲解会

4、，是和客户深度沟通的一次重要会议，客户的所有成员基本都要参加，需要向客户讲解活动的整个执行流程，传达本次活动的目的，流程等，并安排对接人员。此次会议一般在现场活动执行的前 3天或 1 周召开。6、活动前一天（1）给客户开总动员会议。（2）打印简易流程，用粉色纸张打印，活动现场派发。（3）公司内部再开协调会议，明确第 2 天现场各人员工作任务及再次确认各项物料是 否备齐。（4）需要打印材料：现场详细流程（现场工作人员人手 1 份）、主持人串词（2 份，主持人 1 份，策划 1 份）、现场各成员通讯录（现场工作人员人手 1 份）、物料清单（相关负责人持有）。（5）再次确认各工作人员到场时间，特别是

5、主持人、演员等。6、活动开始（1）工作人员的着装。-已定做 （2）通话装备。-无线麦已准备 4 个（3）笔记本。-现场工作人员每人 1 本，还未准备（4）热风工作站：帐篷（有围幔，演员更换服装使用）、有配锁的箱子或袋子（装工作人员的包包等重要材料）-还未准备（5）落实各项细节：舞台，灯光、音响、泡泡机、烟雾机、频闪、聚光灯等，人员上下台是否方便；签到区，餐饮区，观众区，休息工作区，（6）注意各环节之间的串场，避免冷场。（7）注意不同场之间的衔接和通知，指引嘉宾在不同的活动现场之间出席。三、活动结束后 1、活动结束后，安保人员指导人流走向。2、活动结束后，安排人员进行物料收集，做到谁负责布置，谁

6、负责归位。3、征询客户意见，预约下次沟通时间，并提醒尾款。4、活动结束 3 天内开活动总结会，并把照片及相关文案发前台将活动情况上传到公司网站中。5、活动结束后一周内要做文件归档。（贰）活动执行入门 1、先熟悉活动涉及物料的材质、工期、价格；灯光的种类、作用。2、找个执行切入点，积累供应商，如：设备商（灯光、Truss 架，木工、舞台，喷绘印刷等），演艺经纪人，多媒体互动的供应商，创意资源（大黄鸭啊，几百个哆啦 A 梦之类）；建议是在设备商跟演艺里挑一个，发展一条自己的供应商链。3、熟悉常规工作技能（熟练使用各种表格，邮件，excel 报价，供应商成本）之后，多做几场活动就能熟悉一场活动的流程

7、（无非就是签到之后暖场，开场（开场表演，主持人开场，领导致辞），然后串场节目，再接一个流程，再串场节目，再接个流程，活动做来做去大体如此）。熟悉完流程之后，你要清楚每场活动的费用结构以及报价、设备及人员配置。入门阶段的基本要求：别人给一张效果图，你能完整的实现它，并拉出报价单；给你项目背景与一个空白的场地，你就能拉出大体的场地规划图。升级 AE 需要强化的是：1、对客户需求的引导与揣摩。2、对客户所在行业市场的了解，对己方竞争对手的了解。3、项目组管理（团队协调）。打个比方，客户交代完基本信息（活动预算，目的，人数，形式），你需要整理成一个项目背景的文字描述，回公司后安排策划、设计、执行人员开

8、会，进行项目介绍，项目分工，跟进项目进度，催稿、卖稿、议价、签订合同、收钱。补充：一、立场问题：这个不论做 AE、执行时都会遇到的问题；AE 跟执行往往就是夹心板，要么夹在客户与公司之间，要么夹在供应商与公司之间；这往往是初入这个行业比较棘手的问题 1、首先你得站在你职业的角度，以专业的眼光，去分辨对于一场活动乃至一个项目，哪些是需要以强硬的态度向客户，向公司（项目负责人乃至老板）争取（增加成本），其中包括：项目的实际需要（安全原因、流程的顺畅），增加部分成本，但是可以取得更好的服务，大幅提高你的工作效率（供应商配合度，场地方等），有利于你回款速度的措施（小礼品，回扣）；你得分辨出哪些东西对于

9、活动是重要的，需要高精度，高标准（如：主持人，面上看得到的）哪些是次要的，你可以向公司妥协，可以在报价上妥协，或是可替代的（物料的材质，活动的精度，无谓的灯光等），这些利弊需要报告并提出可替代性方案，要求你的 BOSS 或客户确认。2、如果涉及到改稿、返工乃至各种需确认的制作稿等问题上。这时候你就得有个选择，一面软，一面就必须要硬；活动涉及反复改稿及确认项的问题是经常遇到的。这时候千万要记住：给创意部预留出主 KV 设计及延展物料的改稿时间；探清客户忧虑的是什么，给他一个说服他老板的理由，另外需要给客户预留出确认时间。站在一个执行的角度，尤其是需要工期的物料，一定要以执行人员的排期为准，要么逼

10、死项目负责人(AE,AM)，要么将压力转移向你的客户对接人。二、格局感 要站在客户的角度、公司盈利的角度、项目管理的角度去看待活动。同样，最重要的究竟是利润率？活动的精度？还是维护你的客户？这个需要你自己去思考。这也涉及到职业素养跟执行标准的问题。（叁）关于活动执行的几点体会 1、准确把握客户需求深入了解客户，准确把握客户意图，避免在大方向上与客户的目标产生分歧，走弯路；2、整合资源在理解客户意图的基础上整理手上拥有的资源，间接的、直接的都要考虑，可能手上有些资源可以直接利用，即能节省成本又能产生良好的效果；3、时间控制通过严格的时间进度表控制活动进展工作的分工，逐次落实各方工作。一个大型活动

11、往往由多家公司合作完成，明确的时间进度可以防止各方推诿工作。4、场地选择在场地选择上即需要考虑场地自身现有的条件是否符合活动需要，如灯光、音响、面积等，同时要考虑交通是否方便，该地区的人群特征等 5、活动设计活动原创性、参与性、互动性往往十分重要，尤其在北京地区，一天中各类大大小小的活动不下几十个，活动既要把受众吸引来、又要能把他们留下来 6、人员控制由专人负责对接各类供应商，如场地、演出、设备等，这些供应商有些素质并不是很高，必须严格要求控制，保证执行过程的顺畅 7、紧急应对措施提前要想到各类可能发上的意外情况，做好应对策略，尤其在户外，天气因素、交通因素发生变化都会直接影响活动的正常进行。

12、春夏两季户外活动要考虑搭棚。活动执行一般分为活动前期、活动中期、活动后期三个阶段。每个阶段都有具体的工作内容：活动前期 根据策划案和设计，和客户要求，来确定项目单，单，物料的清单，找物料供应商报价，还有前期场地的勘察；与此活动相关演员，设备，物料等，活动所需人员的联系沟通；活动前一两天（或者当天）要进行现场氛围的布置，音响的搭建等。活动前准备。活动中期 掌握现场物料，人员等的节奏；与客户，或现场工作人员进行活动沟通；协调演员与工作人员的沟通。活动后期 对活动现场进行清点，清理等工作，收集照片，形成报告，结款等工作。为了帮助网友解决“活动执行的 5 表具体包含哪些内容”相关的问题，中国学网通过互

13、联网对“活动执行的 5 表具体包含哪些内容”相关的解决方案进行了整理,用户详细问题包括:RT,我想知道:活动执行的 5 表具体包含哪些内容，具体解决方案如下：解决方案 1：准确的答案是：1.活动流程/时间表 2.人员分工/联系表 3.媒体清单/联系表 4.活动预算表 5.活动结束后整理表 （肆）执行心得 同质化的竞争下，能否赢得项目，靠的是创意与公关；但是能否赢得客户，靠的是执行力。以下是执行岗常规工作的部分操作心得。1）模拟现场。模拟现场包括对案的可执行性分析，方案的还原度、活动精度的预测与把控等，这里举两个例子：例 1，比如方案里有个启动环节，那么该环节就会涉及：道具制作，道具上台、启动方

14、式。通过模拟现场，去思考启动环节会涉及到的各项人员：场灯、摄影、道具组、控台等，判断每个环节的风险，多次的模拟去发现问题。例 2，效果图的还原度。首先判断效果图及施工图的结构是否有问题，能否有物廉价美的施工方案能达到更相近的程度。需要在精度与成本之间的把握。2）审美。整个现场的成品、活动的精度、舞美的精心布置都掌握在执行手里，所以执行人员的审美往往更为重要，对于方案及活动的理解程度要求比较高。关于审美并没多复杂多高大上。在初期，积累素材去做横向比较，先去弄明白什么叫丑。其次去琢磨怎样不丑。在日常积累与反复改稿中自然能够提升审美能力。3）供应商管理：执行最多的工作是供应商管理。尽量发展多家供应商

15、形成竞争局面，年底评价哪些供应商是能够减轻你工作负担（遇到问题能给到解决方案）签订协议价，一者避免成本预估不足的现象，二者避免个人与供应商之间产生经济纠葛。下配置时给到效果图，让供应商比稿，给出施工材质、预算、舞美方案等。以灯光为例，尽量避免现场拷资料、现场纠结调灯方案的 i 现象，至少让供应商的控台人员心中有腹稿。遇大场活动前比稿灯光配置及灯光方案。这将大大降低控台占用你的布场时间，布场必须将自己抽出来应付突发事件。开发让你省事的供应商，减少自己在纯执行阶段单位时间配比，有利于你自己去学习更多有附加值的东西。从个人层面，我不建议你将自己的路子走的太窄，尽量能够让自己成为多面手，沿着兴趣去开发出其他的技能。我见过执行去做灯光师的，也有一直兼职学舞美软装的，有转项目管理与业务等等。