XXXX0520excel培训课件(共66张).pptx

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1、2011excel培训王玉廷简介Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Excel 是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域目录1新旧版本的主要差异点2新特点及其他选项卡34公式和函数的运用5Excel使用技巧举例6图表的使用数据透视表7设置excel2007新旧版本的主要差异点新旧版本的主要差异点 菜单界面:功能区、Office按钮、快

2、速访问工具栏 文件格式（扩展名） 97-2003: .xls 2007不带宏的工作簿: .xlsx 2007带宏的工作簿: .xlsm Excel2003Excel2007让让Excel2003Excel2003过渡到过渡到Excel2007Excel2007微软帮助工具兼容性让Excel2007与较早版本完美共存熟悉Excel2007 工作效率提升 更科学有效的管理Excel强大的不计其数的功能123让让Excel2007Excel2007与较早版本完美共存与较早版本完美共存安装自定义升级（选项卡）保留所有早期版本（outlook是不用共存的，一个电脑只能安装一个版本）后装2007，默认打开

3、的都是2007版本2003格式文件用2003打开，2007格式文件用2007打开：2003帮助检测并修复选第一个勾开始熟悉使用2003后都用2007打开：office按钮excel选项资源运行office诊断诊断设置设置Excel2007Excel2007Office按钮按钮Excel选项选项常用：实时预览、字体、字号、包含工作表数保存：保存格式（新建文件）、保存自动恢复时间高级：按Enter键方向（向右，或先选定输入区域）、显示最近使用文档自定义：新建、打开、保存、另存为、撤消、恢复、页面设置、打印预览、打印、冻结窗格、照相机资源：运行office诊断Excel2007Excel2007新特

4、点新特点条件格式条件格式单元格样式单元格样式 处理图片处理图片 数据排序数据排序条件格式条件格式数据条色阶图标集令人惊艳的新元素令人惊艳的新元素强大的商务智能功能强大的商务智能功能条件格式条件格式数数据据条条色色阶阶图图标标集集单元格样式单元格样式逐一单元格格式的组合，套餐的形式，速度加快套用样式，适用于多个表格，可牵一发而动全身（改一个就可以变动所有表格）新建单元格样式合并其他单元格样式（适用于多个工作簿的单元格样式）单元格样式单元格样式 逐一单元格格式的组合，套餐的形式逐一单元格格式的组合，套餐的形式单元格样式单元格样式 逐一单元格格式的组合，套餐的形式逐一单元格格式的组合，套餐的形式单元

5、格样式单元格样式 逐一单元格格式的组合，套餐的形式逐一单元格格式的组合，套餐的形式单元格样式单元格样式 使用格式刷套用样式使用格式刷套用样式单元格样式单元格样式 新建单元格样式新建单元格样式单元格样式单元格样式新建单元格样式新建单元格样式单元格样式单元格样式 合并其他单元格样式合并其他单元格样式单元格样式单元格样式 合并其他单元格样式合并其他单元格样式数据排序数据排序不受条件数量限制的排序（以前版本最多只能3条）接受多种单元格内容与属性参与排序（单元格颜色、字体颜色、图示、混合）随处可调用的排序命令数据排序数据排序 自定义排序自定义排序数据排序数据排序图图1 1图图2 2自定义排序自定义排序图

6、片处理图片处理删除边缘多余的部分应用图片样式：28种常用边框样式调整亮度和对比度压缩图片：可缩小Excel文件的大小旋转图片图片处理图片处理 处理图片的方法处理图片的方法提取图片，选中单元格，插入-超链接，找到你要提取的图片，双击到地址。 处理图片就要看你是要怎样的处理了，2003版的可以裁大小，调亮度对比度。 2007版的功能还要多些。如图图片处理图片处理其它选项卡其它选项卡插入：数据：数据有效性审阅：显示所有批注视图：全屏显示、冻结窗格其它小技巧其它小技巧当前日期：Ctrl+； 当前时间：Ctrl+shift+；当前日期+时间：=now( )：Alt+41420：Alt+41409M ：M

7、Alt+178M :MAlt+179删除多余行或列：Ctrl+shift+/打印内容：整个工作簿、选定区域在同一页打印不连续区域：照相机选定工作表：Ctrl+工作表重复上一次操作：F4/Ctrl+Y身份证号码录入：半角单引号+数字、先以文本格式保存，再录入数字ExcelExcel函数公式函数公式1 1、圆周率、圆周率圆周率：excel函数为PI()，如“”=2*PI()”=6.283185307”2 2、绝对值、绝对值Excel绝对值函数为ABS（数值），例如：“=ABS（-2.54）”等于“2.54”；括号中数据也可以是单元格引用。3 3、连乘、连乘Excel计算连乘积的函数为PRODUCT

8、(a,b,c.),例如：“=PRODUCT（4,3,2）,;计算结果为24.括号中数据也可以是单元格引用。4 4、阶乘、阶乘阶乘函数为FACT（数值），例如：5！的excel计算式为”=FACT(5)”;双阶乘函数为FACTDOUBLE(数值)，若“数值”为奇数，则有FACTDOUBLE（n）=n(n-2)(n-4).,例如5！的计算式为“FACTDOUBLE（5）“；若“数值”为偶数，则有FACTDOUBLE（n）=n(n-2)(n-4).,例如6！的计算式为“FACTDOUBLE（6）“；其它函数公式其它函数公式花名册花名册连加：连加：Excel计算连加的函数为SUM(a,b,c.),例如

9、：“=SUM（4,3,2）,;计算结果为9.括号中数据也可以是单元格引用。平方和连加：平方和连加： Excel计算连加的函数为SUMSQ(a,b,c.),例如：“=SUMSQ（4,3,2）,;计算结果为29.括号中数据也可以是单元格引用。DayDay函数：函数：求出指定日期或引用单元格中的日期的天数，使用格式： DAY(serial_number)；参数说明：serial_number代表指定的日期或引用的单元格。应用举例：输入公式：=DAY(2003-12-18)，确认后，显示出18。INTINT函数：函数：主要功能：将数值向下取整为最接近的整数。使用格式：INT(number)，参数说明：

10、number表示需要取整的数值或包含数值的引用单元格。应用举例：输入公式：=INT(18.89)，确认后显示出18。ExcelExcel使用技巧举例使用技巧举例1234定位到包含数据的任意单元格中；在“开始”选项卡的“样式”组中，选择一“套用表 格格式”；此时弹出“套用表格格式”对话框，指定表数据的来源；单击【确定】按钮后，就会自动为表格添加标题文字颜色、标题单元格填充色以及隔行填充色等等； 以最快的速度让以最快的速度让表格变得漂亮表格变得漂亮ExcelExcel使用技巧举例使用技巧举例ExcelExcel使用技巧举例使用技巧举例当您想添加新列时，只需在Excel表格的右侧输入新字段名称（如“

11、合计”），按【Enter】键后便会自动增加一列并自动套用适当格式。2定位到“H3”单元格输入计算合计的公式，按【Enter】键后，会自动将公式填充至列表末尾，计算出所有合计金额，自动创建计算列。 显然，上述功能十分有用，如果表格很长，不用像以前那样向下拖拽了。见附件自动套用适当格式与自动创建计算列1ExcelExcel使用技巧举例使用技巧举例ExcelExcel使用技巧举例使用技巧举例轻松删除重复数据轻松删除重复数据选中需要检查并删除重复项的单元格区域，并单击选中需要检查并删除重复项的单元格区域，并单击“功能区功能区”中的中的“数据数据”选项卡。选项卡。在在“数据工具数据工具”组中单击组中单击

12、【删除重复项删除重复项】按钮。按钮。此时打开此时打开“删除重复项删除重复项”对话框，选择需要对哪些列进行重复对话框，选择需要对哪些列进行重复值检查。值检查。设置完成后单击设置完成后单击【确定确定】按钮，按钮，ExcelExcel将对选中的列进行重复值将对选中的列进行重复值检查，并给出处理结果的提示检查，并给出处理结果的提示 。如下图：。如下图：ExcelExcel使用技巧举例使用技巧举例轻松删除重复数据轻松删除重复数据图图1 1图图2 2ExcelExcel使用技巧举例使用技巧举例选中需要分析的数据，如选中需要分析的数据，如“B3:I8”B3:I8”单元格区域。单元格区域。在在Excel 20

13、07“Excel 2007“功能区功能区”的的“开始开始”选项卡中，单击选项卡中，单击“样式样式”组中的组中的【条件格式条件格式】按钮。按钮。在在“条件格式条件格式”下拉菜单中执行下拉菜单中执行【色阶色阶】【绿绿- -黄黄- -红色阶红色阶】命令。命令。通过渐变颜色直观地掌握数据的整体分布情况通过渐变颜色直观地掌握数据的整体分布情况ExcelExcel使用技巧举例使用技巧举例此时，股票收益汇总表中的具体数据便按照数据的大小，以不此时，股票收益汇总表中的具体数据便按照数据的大小，以不同颜色展示出来（其中，绿色代表最大值，红色代表最小值，同颜色展示出来（其中，绿色代表最大值，红色代表最小值，黄色代

14、表中间值）。如图黄色代表中间值）。如图ExcelExcel使用技巧举例使用技巧举例图表的功能图表的功能图表主要用来反映数据的直观表现，使图表主要用来反映数据的直观表现，使枯燥的数据枯燥的数据更直观化和形象化更直观化和形象化，通过图，通过图表可以非常迅速地对数据产生总体上的表可以非常迅速地对数据产生总体上的认识，这正是统计学中最常使用的数据认识，这正是统计学中最常使用的数据分布的表现方式。分布的表现方式。图表柱形图柱形图适合随着日期和时间的变化数据的变化适合随着日期和时间的变化数据的变化或者按数据的类别进行或者按数据的类别进行图表堆积柱形图堆积柱形图适合含有两列以上的数字型数据适合含有两列以上的

15、数字型数据图表折线图折线图也是适合随着时间的变化而呈现的数据变化也是适合随着时间的变化而呈现的数据变化图表饼图饼图反映的是数据占所有数据的百分比反映的是数据占所有数据的百分比只能表示一列数字型数据只能表示一列数字型数据数据透视表数据透视表课程内容：课程内容：概述：了解数据的意义概述：了解数据的意义课程：处理数据课程：处理数据本课包含一组测试题本课包含一组测试题概述：了解数据的意义概述：了解数据的意义123您的工作表您的工作表含有大量数含有大量数据，但是您据，但是您知道这些数知道这些数字的含义吗？字的含义吗？这些数据能这些数据能够解答您的够解答您的问题吗？问题吗？在这一简明在这一简明课程中，您课

16、程中，您将了解数据将了解数据透视表如何透视表如何工作以及如工作以及如何在何在 Excel Excel 2007 2007 中创中创建数据透视建数据透视表。表。数据透视表提数据透视表提供了一种快速供了一种快速且强大的方式且强大的方式来分析数值数来分析数值数据、以不同的据、以不同的方式查看相同方式查看相同的数据以及回的数据以及回答有关这些数答有关这些数据的问题。据的问题。处理数据处理数据假设存在一个包含销售数假设存在一个包含销售数字的字的 Excel Excel 工作表。它展工作表。它展示了数千行有关两个国家示了数千行有关两个国家/ /地区的销售人员及其每地区的销售人员及其每天销售量的数据。天销售

17、量的数据。1 1、有大量数据需要处理、有大量数据需要处理这些数据逐行列出这些数据逐行列出 并分成多列。您如何从工作表并分成多列。您如何从工作表中获取信息并了解中获取信息并了解 所有数据的意义？所有数据的意义？ 2 2、您可以使用数据透视表。它们能够将数据转换为、您可以使用数据透视表。它们能够将数据转换为 短小简洁的报表，并准短小简洁的报表，并准确地告诉您需要了解的确地告诉您需要了解的 内容。内容。查看源数据查看源数据您可以使用数据透视表。您可以使用数据透视表。它们能够将数据转换为它们能够将数据转换为 短小简洁的报表，并准确短小简洁的报表，并准确地告诉您需要了解的地告诉您需要了解的 内内容。容。

18、1 1、在开始使用透视数据表之前，请观察一下您的、在开始使用透视数据表之前，请观察一下您的 Excel Excel 工作表，以确保它为工作表，以确保它为报表做好了准备。报表做好了准备。2 2、当您创建数据透视表时，源数据、当您创建数据透视表时，源数据 的每列都将成为一个字段并且可在的每列都将成为一个字段并且可在 报表报表中使用。中使用。字段概括了源数据字段概括了源数据 中的多行信息。中的多行信息。 查看源数据查看源数据报表字段的的名称来报表字段的的名称来自源数据中的列标题。自源数据中的列标题。因此，请确保您具有因此，请确保您具有源数据中工作表第一源数据中工作表第一行各列的名称。行各列的名称。1

19、 1、标题下的其余各行应该包含、标题下的其余各行应该包含 同一列中的类似项。同一列中的类似项。 2 2、例如，文本应该位于一列，数字在另一、例如，文本应该位于一列，数字在另一 列，而日期又在另一列。换句列，而日期又在另一列。换句话说，话说， 包含数字的列不应该包含数字的列不应该 包含文本，等等。包含文本，等等。 查看源数据查看源数据最后，要用于数据透最后，要用于数据透视表的数据应该不包视表的数据应该不包含空列。含空列。最好不要包含空行。最好不要包含空行。例如，应该删除用于将例如，应该删除用于将 数据块相互隔开的空白行。数据块相互隔开的空白行。 开始开始此处介绍如何开此处介绍如何开始使用数据透视

20、始使用数据透视表。表。 您可以使用此处您可以使用此处显示的显示的“创建数创建数据透视表据透视表”对话对话框。框。 1 1、准备好数据后，请单击数据中的任意位置。、准备好数据后，请单击数据中的任意位置。2 2、在、在“插入插入”选项卡上的选项卡上的“表表”组中，单击组中，单击 “ “数据透视表数据透视表”，然后再次，然后再次单击单击“数据透视表数据透视表”。将打开。将打开 “ “创建数据透视表创建数据透视表”对话框。对话框。开始开始此处介绍如何开始使此处介绍如何开始使用数据透视表。用数据透视表。您可以使用此处显示您可以使用此处显示的的“创建数据透视表创建数据透视表”对话框。对话框。3 3、已为您

21、选中、已为您选中“选择一个表或区域选择一个表或区域” ” 选项。选项。“表表/ /区域区域”框显示框显示 所选所选数据的范围，该范围数据的范围，该范围 可根据需要进行修改。可根据需要进行修改。4 4、单击、单击“确定确定”。 数据透视表基础知识数据透视表基础知识这是在关闭这是在关闭“创建创建数据透视表数据透视表”对话对话框后，在新工作表框后，在新工作表中看到的内容。中看到的内容。其中一侧是为数据透视表其中一侧是为数据透视表 准备的布局区域。准备的布局区域。另一侧是另一侧是“数据透视表字段列表数据透视表字段列表”。该列表。该列表 显示来自源数据的列标显示来自源数据的列标题。题。 如前所述，每个标

22、题都是一个字段：如前所述，每个标题都是一个字段： “ “国家国家/ /地区地区”、 “ “销售销售人员人员”等。等。 数据透视表基础知识数据透视表基础知识通过将通过将“数据透视表数据透视表字段列表字段列表”中显示的中显示的任何字段移动到布局任何字段移动到布局区域，可创建数据透区域，可创建数据透视表。视表。为此，请选中字段名称旁边的为此，请选中字段名称旁边的 复选框，或者右键单击字段名称，然后复选框，或者右键单击字段名称，然后选择选择 要将该字段移动到的位置。要将该字段移动到的位置。 构建数据透视表构建数据透视表现在您已做好构现在您已做好构建数据透视表的建数据透视表的准备。您为报表准备。您为报表

23、选择的字段取决选择的字段取决于您要了解的内于您要了解的内容。容。第一个问题：每第一个问题：每人的销售量是多人的销售量是多少？少？ 要得到此答案，您需要有关要得到此答案，您需要有关 销售人员及其销售量的数据。因此，请在销售人员及其销售量的数据。因此，请在 “数据透视表字段列表数据透视表字段列表”中，选中中，选中 “ “销售人员销售人员”和和“订单金额订单金额”字段旁字段旁边的复选框。然后，边的复选框。然后，Excel Excel 会将每个字段放置到默认的布局区域。会将每个字段放置到默认的布局区域。 构建数据透视表构建数据透视表现在您已做好构建数现在您已做好构建数据透视表的准备。您据透视表的准备。

24、您为报表选择的字段取为报表选择的字段取决于您要了解的内容。决于您要了解的内容。第一个问题：每人的第一个问题：每人的销售量是多少？销售量是多少？ 要得到答案，您需要有关要得到答案，您需要有关 销售人员及其销售量的数据。销售人员及其销售量的数据。 因此，请在因此，请在“数据透视表字段列表数据透视表字段列表”中，选中中，选中 “ “销售销售人员人员”和和“订单金额订单金额”字段旁边的字段旁边的 复选框。然后，复选框。然后，Excel Excel 会将各个字段放置到会将各个字段放置到 默认布局区域。默认布局区域。 构建数据透视表构建数据透视表图表最左侧的灰色图表最左侧的灰色表提供了有关报表表提供了有关

25、报表如何根据所选字段如何根据所选字段自动显示的的概念自动显示的的概念视图。视图。 “销售人员销售人员”字段中的数据（销售人员字段中的数据（销售人员 的姓名，不包含数字）的姓名，不包含数字） 在报表的左侧显示为行。在报表的左侧显示为行。“订单金额订单金额”字段中的数据字段中的数据 （包含数字）正确显示在（包含数字）正确显示在 右侧的区右侧的区域中。域中。 构建数据透视表构建数据透视表在在“订购量订购量”字段字段之前还是之后选中之前还是之后选中“销售人员销售人员”字段字段旁边的复选框没有旁边的复选框没有关系。关系。Excel Excel 每次都每次都会自动将其放到右会自动将其放到右侧位置。侧位置。

26、 不含数字的字段将位于左侧，含有不含数字的字段将位于左侧，含有 数字的字段将位于右侧，而不管数字的字段将位于右侧，而不管 您选择您选择字段的顺序如何。字段的顺序如何。 构建数据透视表构建数据透视表就是这样简单。就是这样简单。只需单击两次鼠只需单击两次鼠标，您就可以对标，您就可以对每位销售人员的每位销售人员的销售量一目了然。销售量一目了然。刚开始的时候，只回答一两个刚开始的时候，只回答一两个 问题就停下来也是很不错的；报表未必非问题就停下来也是很不错的；报表未必非要很复杂才有用。数据透视表可以提供一种快捷的方式来获取要很复杂才有用。数据透视表可以提供一种快捷的方式来获取 简单的答简单的答案。案。

27、接下来，请不必担心在构建报表时出现错误。接下来，请不必担心在构建报表时出现错误。 使用使用 ExcelExcel，您可以轻松地，您可以轻松地进行尝试并查看数据进行尝试并查看数据 在不同报表区域的外观。在不同报表区域的外观。 按国家按国家/ /地区查看销售量地区查看销售量现在，您了解了每位现在，您了解了每位销售人员的销售量。销售人员的销售量。但源数据展示了销售但源数据展示了销售人员在加拿大和美国人员在加拿大和美国这两个国家的相关数这两个国家的相关数据。据。 因此，您可能要问的另一个问题是：因此，您可能要问的另一个问题是： 每位销售人员在每个国家的销售量是每位销售人员在每个国家的销售量是多少？多少

28、？要得到答案，您可以将要得到答案，您可以将“国家国家/ /地区地区”字段字段 作为作为“报表筛选报表筛选”添加到数据透添加到数据透视表中。您可以使用报表视表中。您可以使用报表 筛选来重点关注报表数据的子集，通常是筛选来重点关注报表数据的子集，通常是 产品线、产品线、时间跨度或地理区域。时间跨度或地理区域。 按国家按国家/ /地区查看销售量地区查看销售量通过将通过将“国家国家/ /地区地区” ” 字字段用作报表筛选，可以查段用作报表筛选，可以查看加拿大或美国各自的报看加拿大或美国各自的报表，也可以查看这两个国表，也可以查看这两个国家的总销售量。家的总销售量。 为此，请右键单击为此，请右键单击“数

29、据透视表字段列表数据透视表字段列表” ” 中的中的“国家国家/ /地区地区”字段，然后单击字段，然后单击“添加到报表筛选添加到报表筛选” ” ， 并且从该处进行添加。并且从该处进行添加。 按日期查看销售量按日期查看销售量由于原始的源数据具由于原始的源数据具有有“订单日期订单日期”列信列信息，因此在息，因此在“数据透数据透视表字段列表视表字段列表” ” 中中有一个有一个“订单日期订单日期”字段。字段。 这意味着您可以按日期查找这意味着您可以按日期查找 每位销售人员的销售量。每位销售人员的销售量。为了找到相关信息，您需要将为了找到相关信息，您需要将“订单日期订单日期”字段添加到字段添加到 报表中，

30、然报表中，然后使用后使用“分组分组”对话框将对话框将 日期数据分组并创建更加便于管理的视图。日期数据分组并创建更加便于管理的视图。 对报表进行透视对报表进行透视虽然数据透视表已虽然数据透视表已经回答了您的问题，经回答了您的问题，但是需要执行一些但是需要执行一些操作以便阅读整个操作以便阅读整个报表报表您必须向下您必须向下滚动页面才能查看滚动页面才能查看所有数据。所有数据。 因此，您可以对报表进行透视以获取其他更易于阅读的因此，您可以对报表进行透视以获取其他更易于阅读的 视图。视图。对报表进行透视时，您可以转置字段的垂直或对报表进行透视时，您可以转置字段的垂直或 水平视图、将行移动到列水平视图、将

31、行移动到列区域区域 或将列移动到行区域。这些任务都很容易完成。或将列移动到行区域。这些任务都很容易完成。 透视报表透视报表虽然数据透视表已虽然数据透视表已经回答了您的问题，经回答了您的问题，但是需要一些操作但是需要一些操作以便阅读整个报以便阅读整个报表表您必须向下滚您必须向下滚动页面才能查看所动页面才能查看所有数据。有数据。 因此，您可以对报表进行透视以获取其他更易于阅读的因此，您可以对报表进行透视以获取其他更易于阅读的 视图。视图。对报表进行透视时，您可以转置字段的垂直或对报表进行透视时，您可以转置字段的垂直或 水平视图、将行移动到水平视图、将行移动到列区域列区域 或将列移动到行区域。这些任

32、务都很容易完成。或将列移动到行区域。这些任务都很容易完成。 测试题测试题 一、构建数据透视表后，将不能更改布局。（选择一个答案。）一、构建数据透视表后，将不能更改布局。（选择一个答案。）1 1、对。、对。2 2、错。、错。二、什么是数据透视表字段？（选择一个答案。）二、什么是数据透视表字段？（选择一个答案。）1 1、源数据中的列。、源数据中的列。2 2、对数据进行透视的区域。、对数据进行透视的区域。3 3、数据透视表布局区域。、数据透视表布局区域。三、在数据透视表字段列表中，您可以分辨出哪些字段已显示三、在数据透视表字段列表中，您可以分辨出哪些字段已显示在报表中。（选择一个答案。）在报表中。（选择一个答案。）1 1、对。、对。2 2、错。、错。测试题答案测试题答案1错错您随时可以更改答案或重新开始。您随时可以更改答案或重新开始。2源数据中的源数据中的列。列。源数据中的列标题成为字段的名称，您可源数据中的列标题成为字段的名称，您可以使用这些名称构建数据透视表。每个字以使用这些名称构建数据透视表。每个字段都汇总了源数据中的多行信息。段都汇总了源数据中的多行信息。3对对报表中使用的字段旁边都有一个复选标记，报表中使用的字段旁边都有一个复选标记，而且名称采用粗体样式。而且名称采用粗体样式。演讲完毕，谢谢观看！