采购规章制度管理系统.pdf
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1、K1+478K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第 1 部分1页脚内容 采购部规章制度 阿克苏市李记餐饮文化有限公司 2015 年 06 月 18 日 目录 一、目的 2 二、适用范围 2 三、考勤办法 2 四、工作纪律 3 五、采购现金管理制度 4 六、采购流程 5 K1+478K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第 1 部分2页脚内容七、采购报帐制定 6 八、采购定价制度 7 九、新品种进店制度 7 十、采购员报销餐费与电话费用的制度 8 十一、采购购货管理制度 8 十二、关于采购漏洞的管理制度 10 十三、供货商管理制度 11 一、目的 建立采购管理制度,使工作流程规范化,激发员工的
2、主动性、积极性和创造性,提高工作效率,促进本公司的经营发展。二、适用范围 采购部全体人员。三、考勤办法 1、上班时间:A、跑早市者每日早晨8:30去市场;B、跑货者每日早晨10:30到粗加工组;要求18:00到办公室报账(具体时间根据实际情况。K1+478K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第 1 部分3页脚内容2、迟到:凡无特殊原因超过规定上班时间到岗者视为迟到。3、旷工:因私事未经请假擅自离岗或提前下班者,视为旷工。4、休假:根据各片区及部门实际情况而定。5、其他各项工资核算及处罚标准按照后勤人事管理制度中的考勤制度执行。(依据总公司 VP 管理制度)四、工作纪律 1、采购期间严禁携带私
3、人现金,一经发现每次处以100元以上罚款,第二次发现者立即开除。2、采购在购买货物过程中必须做到:每笔采购均须登记到采购单上,严禁事后在采购单上补帐,一经发现者每次罚款5元;登记时做到实付实写,不得涂改,涂改票据者每处罚款100元。3、供货商所开的票据,必须在票据上写明名称、规格型号、单位、数量、实付金额、品牌、电话号码、购货的详细地址、采购员姓名。票据不合格者每次罚款10元。4、采购员不得私自凑帐或在采购单上打合计,一经发现立刻调离工作岗位,严重者予以开除。5、去早市的人员需将联系方式写在公布栏中,以便及时沟通。6、采购完货物回到公司后,首先把所剩的现金和采购包立即交给出纳,与出纳一起清点完
4、所剩的现金后,登记好实交金额,并签字确认。期间凡发现未交包者第一次罚款10元;第二次只领取当月基本工资并调离工作岗位;交现金时采购员先将包里所有现金掏出放于出纳办公桌上,由出纳先点清现金,采购员再复核。7、要求及时将采购单交给收货人员,再把所购买的货物清点给收货员。凡发现未交单据者第一次罚款10元;第二次罚款20元;第三次调离工作岗位。8、采购单交到收货员处后,采购不得私自拿走采购单,一经发现立即予以开除。9、采购员采购回不合格的产品不能强求收货员收货,更不能把货送到分店让分店人员收货,凡发现者立即予以开除。10、如果当天因市场原因或者货物太多出现没有购完的货物,需要移交给采购主管,由采购主管
5、进行安排,第二天继续购买(急用产品除外)。未移交造成缺货者由采购自己第二天安排时间到市场购买,所有产生的费用自行承担,并处以10元以上的罚款。11、采购员在市场购买货物时,不能做与工作无关的事情;不能帮任何人购买私人物品(包括经理级以上人员),凡发现者该物品费用由采购员自行承担。12、采购员在市场购买货物时,不能做有损公司形象的事情,一经发现立即予以开除。13、每日下班后召开部门会议,总结当日的采购情况及工作中的失误。K1+478K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第 1 部分4页脚内容14、采购员当天未报的账应在三天之内必须报完,三天以后该欠条由采购员自行承担(特殊情况除外,如订金等)。1
6、5、采购部所有人员在上班时间内一律不得抽烟、喝酒,一经发现者立即予以开除。16、采购部所有人员均不得出现弄虚作假、贪污受贿等现象。一经发现,无论金额多少,立即予以开除。严重者交由公安机关追究其法律责任。五、采购现金管理制度 一、上班时严禁携带私人现金,严禁私自改账或根据现金凑账。二、上班时间内,采购不得帮任何人购买私人物品。三、能联系供货商送货到站的必须到站,可支付运费;能联系到供货商提货后第二天支付货款的,由出纳第二天到银行把钱汇入供货商账户。四、不能提货后付款的,由采购到市场确定好货物的品种、质量、价格、数量等,第二天出纳根据采购提供的资料到银行把钱汇入对方账户(此项须由专人审批);第三天
7、采购带上回单到供货商处提货,并把发票(收款收据)交给出纳。五、早上采购到市场零星购物可带少量现金(5000元以内),并分开装入内侧口袋,支付多少拿多少。六、对于采购的监督工作:1、平时工作中容易出现的漏洞:(1)打卡吃回扣;(2)少付款;(3)改单价;(4)赠品回扣;(5)对不常购买的物品做假账。2、针对以上内容汇总的检查方法:(1)让司机在购物时向采购借私款卖烟,以检查采购是否带有私款;(2)让员工随意找一位采购代卖私人物品,以检查采购是否履行制度内容;(3)出纳更改采购单实付金额及单价,以检查采购是否诚实,是否糊乱凑账;(4)出纳在登记采购交回的现金时少记或多记,以检查采购是否诚实,是否糊
8、乱凑账;(5)采购主管在分钱时故意多发给采购现金,以检查采购是否诚实;(6)现场跟踪采购;(7)根据购物票据进行核实;(8)采购上市回来时,第一时间检查其背包和现金;(9)寻找其他人给采购人员送礼、送现金;K1+478K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第 1 部分5页脚内容(10)出纳可利用报账的账务处理进行抽查;(11)如果某采购长期采购的物品价格偏高,应视做不正常,须进行审核;(12)冻货、杂货、调料、原材料、酒水的采购,必须每月由两人共同购买一次;并尽量让供货商送到公司由出纳汇款,而由采购经手的现金越少越好;(13)对采购人员进行家访,以检查其家庭经济变化情况;(14)每月用多种检查
9、方法对每位采购进行至少一次的检查。六、采购流程 计划单:计划单时间:计划员在每天下午15:00点将前计划单交于采购主管,店内杂货和库房货在每天晚上9:00点交于采购主管。1.第一种方式,采购员拿到计划员所提供需要购买的计划货物,如菜品,调味品,冻货,酒水,电工电料,库房用品用具等.看是否有签字,给采购主管.由采购主管根据货物购买的情况进行分配采购工作 a.直接把有些货物给采购员购买.b.需要和供货商订购的货物,直接和供货商联系,直接送货 2.第二种方式,是店内零星用品用具的计划单,由计划员收到邮件或传真进行整理,把还有库存的货物减下来,把剩下的货物计划单给采购主管进行分配购买.二、采购主管根据
10、第二天计划单的购买量作出现金的预算,在出纳处领取第二天购买货品需要的资金,放入采购专用保险柜,第二天取出按照每位采购人员当天分配的采购量,分给每位采购人员。三、采购流程 1.采购在购买货物过程中必须做到,每采购一笔登记到采购单上,严禁事后在采购单上补帐.做到实付实写,不得涂改.2.如果是供货商开的票据,必须在票据上写明名称,规格型号,单位,数量,实付金额,品牌 电话号码,购货的详细地址.采购员姓名.3.采购员不得私自凑帐,在采购单上打合计.4.采购过程中对现金的管理(1).能联系供货商送货到站的必须到站,可支付运费能联系到供货商提货后第二天支付货款的,由出纳第二天到银行把钱打入供货商帐户。(2
11、).是否完全做到不能提货后付款的,由采购到市场谈好货物,K1+478K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第 1 部分6页脚内容品种,质量,价格,数量,第二天出纳根据采购提供的资料到银行把钱打入对方帐户。第三天采购带上回单到供货商处提货,并把回单带回交给出纳。(3).早上采购到市场零星购物可带少量现金(5000元以内),并分开揣入内揣口袋,支付多少拿多少 6.采购过程中,把所有的票据必须放在所指定的包内,以免票据丢失.7.采购完货物后,到车上核对所有的货物是否上齐.质量是否和所看到的样品一样.8.采购完货物后,回到办公室首先把所剩的现金和采购包立即交给出纳,把所剩的现金和出纳一起清点完后,登记
12、好实交金额.并签字.9.及时把采购单交给收货人员,再把所购买的货物清点给收货员.10.如果当天因市场原因或者货物太多没有购完的货物,要移交给采购主管.由采购主管进行安排,第二天继续购买.七、采购报帐制定 1.晚上7:00准时到采购办公室报帐,在报帐前每位采购员将自己当天的票据复查清楚,收货人员,验货人员的签字是否齐全.然后再出纳处进行报帐.2.对于签字齐全的报销项目,出纳按规定给予报销,对因为质量,数量,及签字不齐全的,造成 无法报帐的,由采购人员打欠条,采购主管签字确认,采购对多款、差款的由采购员自己查 原因.如果查不出原因的,多款打收入,少款打欠条.由采购主管签字,每周由采购主管进行一 次
13、处理,采购主管根据实际情况灵活处理.原则上不让采购赔款.但对有贪污嫌凝或明显责任 心不强的赔款,应如实赔偿,一次差款五十元以上者按100%赔付,在当月剩余时间内工作表 现表现突出者,可返还赔款50。对因市场原因出现的质量问题及正常的误差数量由采购主 管当天签字给予报帐,对赔款较多的采购员,采购主管进行业务知识和采购方法的培训.指 K1+478K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第 1 部分7页脚内容导.但还是没有改进的采购员采取换岗,或淘汰的办法给予处理.八、采购定价制度 一、定价的时间、定价的方式、门店定价:针对量少的货物,(先定价再送货),门店定价时间为每周一次,在每月的 7 号、14
14、号、22 号、30 号,、定价程序:在定价之前,由采购人员到市场调查两次价格,在调查过程中,由采购人员一方面询问价格,一方面可选择购买少量样品进行质量的对比,将最后的结果汇总给采购主管,由采购主管和供货商谈判定价,定出的价格控制在市场价格的基础上涨 5%,定好价格后,由调查采购员签字确认,采购主管签字确认,交由总经理审核,签字、确认后提供给会计,由会计审核签字齐全后以邮件的形式发给各门店会计,各门店会计人员负责打印后交给收货员进行开票。二、针对量大的货物 由采购主管到现场对供货商进行选择与考核,具体考核供货商:规模大、经验丰富、卫生条件好、生产设备先进、产量高、售后服务好、产品质量好,然后每种
15、商品确定两家以上的供货商,由采购主管每次拿到计划部的订单后,实行招标制,以价格及质量为采购依据,同时传给两家以上的供货商,让他们依据我们的需求报价,由采购主管实行比价定货,选择价格合理的供货商进行签订订单,确定后,经采购主管签字确认,以传真或邮件的形式提供于供货商。三、采购自采的定价、或者每天定价的供货商 由采购员在市场上做到货比三家以后,对质量与价格确定后,对于要货量少的由采购直接付款,将货品运回,对于量大的产品,由供货商开好票,采购签字,送到公司,货到以后,由出纳付款。九、新品种进店制度 一、对于新产品进店的程序为:由供应商先和采购主管联系,将样品和货物的三证及报价单提供给采购主管,采购主
16、管K1+478K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第 1 部分8页脚内容和供货商在确定好合适的价格后,让供应商回去等结果,在 5 天后给与回复,同时安排采购员到市场了解此商品在市场上是否有销售,了解价格、质量、回来及时给采购主管信息反馈,采购主管将结果汇报给经理,技术部负责人对新商品进行试用品尝,在技术部同意后,上报于总经理,总经理认可同意后,采购主管负责将样品试用结果通知给供货商,再进行确认好价格,让供货商进行少批量的送货并进行试销售。十、采购员报销餐费与电话费用的制度 一、餐费报销 如果采购在市场上购货,如不能在规定时间到公司就餐,采购人员和司机可以在外面就餐,具体采购、司机人员的就餐标
17、准为:采购员早餐标准为:15 元/人,午餐:30 元/人,如果在标准范围内实报,如果超出标准自行支付,由采购主管签字、出纳审核票据后确认即可报销。二、电话费用报销、采购主管:每月按照实际话费报销电话费,由总经理签字后出纳审核票据后即可报销。、采购员:每月按照 200 元的标准进行报销,超出 200 元/月的自行支付,在 200 元/月范围内的实际报销,由部门经理签字后出纳审核票据后即可报销。十一、采购购货管理制度 一、作为一名采购员首先应对所有的物品质量清楚、熟悉,需清楚的知道这件货品用在本公司内部什么地方,起到何种作用,再根据情况购买就更容易了。二、采购到达市场后,应合理安排时间,首先购买比
18、较紧缺、重要的、急需用的货物;对前一天其他采购所购的价格需了解,做到与对方谈价时心理有底;且购货时必须做到货比三家,若价格比前一天价格高时,必须通知主管及同路采购员,让他们也有所了解。三、作为其他量大或不急用的货物,我们应该根据整个市场的货多或货少来决定应先买哪一种货物。比如:今天库房计划购买100斤的大白菜,到市场之后我可以先了解一下整个市场卖大白的菜商家多不多,若只有两、三车货就得立即购买,大白菜必须没有虫眼、无黑点、保证新鲜;但还需注意的是:如果有两三天的连续下雨,那就先挑两棵大白菜看看里面是否K1+478K1+5888 段左侧片石混凝土挡土墙第 1 部分9页脚内容有烂芯现象,如果没有烂
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