2023年会议管理制度4篇.docx

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1、2023年会议管理制度4篇会议管理制度4篇会议管理制度会议管理制度版本号A/0文件号LH-WI-XZ11编制审核批准日期日期日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准下面是我为大家整理的会议管理制度4篇,供大家参考。篇一：会议管理制度议管理制度 版本号 A/0 文件号LH-WI-XZ11编制 审核 批准日期 日期 日期修订记录 日期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人会议管理制度 福建隆华投资集团 共 8 页第 2 页 1. 目的 为加强集团会议管理提高会议质量和效率特制定本规定。2. 适用范围 适用于集团及项目公司的会议管理工作。3. 术语和定义 3.1. 会议原则 开能以沟通

2、、协调方式解决的事项尽量不开会 精简、高效原则可开可不开的会议尽量不开内容相近可合并的会议尽量合并 议题明确抓住重点议而有决原则 准备充分原则会议时间、参会人员、会议材料、会议通知等均应细致考虑做好各项准备工作以提高会议效率保证会议质量。4. 职责 4.1. 总裁总经理 4.2. 集团总裁办下属公司综合办 统一规定制定项目公司细则报集团审核备案。 理部组织工作专项会议由经办部门自行组织总裁办门提供协助。4.3. 集团行政部/项目公司综合部 4.4. 会议参会人员 负责审批总裁总经理办公会、经营工作会、年度总结会会议纪要/决议 负责批准会议纪要/决议执行结果的考核意见。集团总裁办负责会议管理制度

3、起草、修订、监督执行。项目公司综合办依据集团各自权限范围内的会务组织如行政类会议、例会等计划运营类会议由运营管负责会议的通知 负责会议场所的布置及相关设施、器具的准备工作 负责会议纪律的监督及考核。按会议要求做好参会准备 遵守会议纪律履行会议程序 负责按会议纪要/决议组织本单位的实施、落实与检查。5. 管理内容会议管理制度 福建隆华投资集团 共 8 页第 3 页 5.1. 会议分类 5.1.1. 工作例会经营分析与计划管理会议周、月度、季度、半年度、年度 、系统月度例会、部门月度例会等具体例会见集团例会一览表 5.1.2. 专题会针对具体的工作事项不定期召开的会议 5.1.3. 其他对外接待性

4、会议等。5.2. 经营分析与计划管理会议 5.2.1. 为确保完成集团年度经营管理目标通过建立经营分析与计划管理会议机制达到集团对经营管理目标和工作计划完成情况进行检查、分析的目的协调解决工作中存在的问题。5.2.2. 会议主要内容 的解决措施 5.2.3. 会议汇报形式。各项目公司采用书面表格与 PPT 投影讲解相结合的形式进行汇报。集团总部因汇报事项复杂程度较低采用书面汇报形式即可。5.2.4. 汇报内容 5.2.4.1. 项目公司汇报内容依次如下 报当月经营管理目标完成情况。项目公司对经营目标完成情况的汇报 重点应反映总结月度经营情况 分析经营管理中存在的问题 找出产生问题的原因并制定相

5、应对需要各部门相互配合的难点工作进行协调 根据当月经营管理目标达成情况合理安排次月工作计划。由项目公司总经理讲解月度经营管理目标完成情况表 从项目公司总的方面汇实际达成与目标之间的差距 以及原因分析和策略措施 必要时应提交相关数据和事件分析材料。由项目公司总经理讲解月度重点工作完成情况表 从营销、工程等方面汇报重点工作完成情况。项目公司提出工作中存在的问题或困难 同时提出相应的对策或建议。对会前与事 业部及集团各部门沟通协调尚未达成一致的事项 项目公司应在会上提出 由公司决策层进行协调最终明确工作计划、责任部门和协办部门。在上述基础上 项目公司总经理提出下月重点工作任务安排以及需职能部门支持配

6、合或需事业部或集团决策的事项。5.2.4.2. 集团总部汇报内容总结上月工作任务完成情况提出下月重点工作任务安排以及需部门之间支持配合或需总裁决策的事项。5.2.5. 会议议程 考虑到会议内容以及管理侧重点的不同经营分析与计划管理会议分为三个阶段进行依次如下 销副总、工程副总参加 项目公司总经理、财务经理。 事业部及各项目公司依次汇报参加人员为事业部总经理、财务经理 必要时营会议管理制度 福建隆华投资集团 共 8 页第 4 页 集团总部汇报参加人员为集团总部各部门负责人含集团专项工作负责人 、副总裁、总裁。汇报过程中与会人员可充分发表意见相互探讨和沟通决策层领导对工作绩效给予点评提出不足或整改

7、要求。5.2.6. 会议资料 5.2.6.1. 项目公司根据运营中心要求应填报的资料有 5.2.6.2. 运营中心应组织提交的资料有 项目月度经营管理目标完成情况表 项目月度重点工作完成情况表 项目月度营销计划表 项目月度工程完成情况示意图 项目月度工程计划示意图 项目月度经营管理目标完成情况表 项目月度重点工作完成情况表 项目月度营销计划表 项目月度工程完成情况示意图 项目月度工程计划示意图 集团月度各项目公司经营情况分析报告会议管理制度 福建隆华投资集团 共 8 页第 5 页 5.2.6.3. 会议提报审核流程5.2.7. 其他会议事项 5.2.7.1. 经营分析与计划会议会议通知和会议材

8、料收集整理分发、会议签到、会议纪要编制等由总裁办负责会场准备、视频准备、茶水提供由行政部负责。5.2.7.2. 月度经营分析与计划管理会议定在每月 2 号上午 930 分准时召开。经营分析与计划管理会议遇节假日另行通知。5.2.8. 会议纪要编制 5.2.8.1. 总裁秘书负责做好会议记录整理会议纪要。5.2.8.2. 运营中心根据公司月度各项目公司经营情况报告 结合项目公司汇报情况、会议纪要、职能部门信息数据、以及集团决策层的意见等在综合整理科学分析的基础上编制完成项目公司月度经营情况分析评价整改报告 报集团决策层领导和项目公司总经理各一份必要时发集团相关部门。以此作为经营计划管理、运营中心

9、下达经营计划数据填报要求 项目公司根据要求填报 运营中心审核 运营中心形成和编制集团月度各项公司经营情况报告 提交集团决策层领导及相应项目公司总经理 每月 23 日前向项目公司下达必要时设计针对性性表在集团总部同时采集信息 每月 27 日前完成填报填报内容包括项目月度管理目标完成情况表 、 项目月度重点工作完成情况表 、项目月度营销计划表 、 项目月度工程完成情况表 、 项目月度工程计划表 重点审核报表数据有无漏缺以及数据的准确性 最终报告以运营中心掌握的数据为准必要时应结合集团总部数据进行分析比对30 日前完成 由总裁秘书 1 号提交到位会议管理制度 福建隆华投资集团 共 8 页第 6 页

10、绩效考核、项目公司工作开展的依据。5.3. 各类会议的组织和管理 5.3.1. 会议组织者应做好会前协调和准备工作包括会议时间和地点的确定、会议材料的收集和准备、会议通知、会场准备、会议签到等。5.3.2. 工作例会应按时召开。5.3.3. 会议通知应提前二天以书面形式发出 口头通知仅限于临时、 小范围、 短时性会议。必要时通知发出后会议组织者还应视情况以电话方式进行确认。5.3.4. 需董事长、 总裁参加的会议 由会议牵头部门的上一级分管领导提前 2 天与董事长、总裁确认会议议题、会议时间等。并将会议通知报总裁秘书一份以便董事长、总裁安排参会事宜。5.3.5. 会议主持者会前应构思好会议议程

11、 强调会议纪律 引导会议过程 把握会议时间防止会议跑题提高会议质量和效率。5.3.6. 为便于工作安排和时间利用 除全天召开的会议外 其它会议尽量安排在下午进行。5.4. 会议纪律 代为参加会议但相关责任仍由委托者承担。 设备应开至震动或无声或关机。 5.5. 会议结果处理 限见公文管理作业指引 人应做好决议执行情况的跟踪和督办编制督办记录。 6. 支持性文件无 7. 相关纪录 7.1. 月度经营管理目标完成情况表 7.2. 月重点工作完成情况表 7.3. 项目月营销计划表 7.4. 项目月度工程完成情况示意图 7.5. 项目月度工程计划示意图 7.6. 会议签到表 各与会人员应按规定时间准时

12、与会 因事不能参加应向直接上级请假 并委托他人为加强会议纪律会议迟到或无故缺席者按照员工奖惩管理条例处理。原则上不准无故中途离会或在会场随意走动 不准交头接耳或私下讨论 个人通讯与会人员应遵守保密规定会议尚未定论或决议尚未公布前不得泄露会议内容。会议组织者应指定专人做好会议记录 编制会议纪要。会议通知和会议纪要签发权对纪要中的决议事项责任部门人员应积极贯彻落实。会议组织者或指定专会议资料由组织者指定发放范围。会议管理制度 福建隆华投资集团 共 8 页第 7 页 8. 会议管理流程 经营会议管理流程会议审批阶段会议筹备阶段会议组织会议跟踪备注备注总经理/总裁总经理/总裁综合办/总裁办综合办/总裁

13、办各部门各部门会议准备会议方案审批会议通知材料准准会议准备会议签到会议组织会议纪要会议材料提交同意结束纪要执行汇报会议跟踪不同意会议管理制度 福建隆华投资集团 共 8 页第 8 页 附录 1 隆华投资集团例会一览表 会议名称 总裁办公会 主要议题 频次 召开时间 时限 会议负责人 集团总裁 组织 部门 参会人员 通报上周会议决策落实情况对重要事项提出相关的协调或决策意见 各事业部报告上月经营目标、预算指标完成情况存在的问题及其分析和服务 诉求。总部各部门报告上月工作重要情况总裁作出工作决策 1 次/周 每周 六1500 1 2 小时 总裁办 集团各部门负责人经营工作会 1 次/月 每月 第二周

14、周六 1500 2 3 小时 集团总裁 总裁办 集团各部门总经理/副总经理、各事业部总经理/副总经理、 事业部下属公司总经理 述职会议 半年总结会 按照述职管理制度总裁定期听取述职。1 次/季度 每 季度次月第二周周六 1500 每年 7月第二周周六1500 2 3 小时 集团总裁 总裁办 集团经理级以上管理人员 各部门、事业部全面总结上半年工作和分析提出下半年重点工作的思路和计划 各部门、事业部全面总结上年度经营 目标、预算完成情况和分析总裁和董事长分别提出本年度经营预算指标和全年 工作、思路和要求 1 次/每半年 2 3 小时 总裁 总裁办 集团经理级以上管理人员 年终总结会 1 次/每年

15、 每年 1月第二周周六1500 2 3 小时 董事长 总裁办 集团经理级以上管理人员项目月度经营管理目标完成情况表 编号LH-WI-XZ11-QR001 指标类别 二级分类 指标编号 经营和考核指标 产品 单位 目标 实际 完成情况 工作办理部门 未完成原因 整改 措施 需重点协调的工作事项 次月目标 本月 1 月至本月 责任 部门 协办 部门 本月 1 月至本月 本月 1 月至本月 实际-目标 实际/目标 实际-目标 实际/目标 次月 1 月至次月 经 营 性 指 标 回收类 1 资金欠收 资金欠收率 % 资金回笼 资金回笼率 % 销售类 2 销售合约净额 住宅 万元 商铺 万元 车位 万元

16、 小计 万元 3 销售率 住宅 % 商铺 % 车位 % 小计 % 价格类 4 实收均价 住宅 元/ 商铺 元/ 车位 万元/个 10小计 运营费用率 成本费用类 5 单位开发成本 元/ 6 行政费用 行政费用 万元 固定资产 万元 低值易耗品 万元 人员编制 人 7 营销费用 营销费用率 % 8 财务费用 财务费用 万元 9 运营费用 运营费用 万元 成长性指标 10 新增土地储备面积 融资计划 指标 11 贷款额 万元.篇二：会议管理制度阳市*家具有限公司沈阳市*家具有限公司会议管理制度文件类别：总办类 文件编号：ZB-2023-11-001 文件版次：A/0编写日期：2023 年 11 月

17、 02 日生效日期：2023 年 11 月 02 日机密等级：公示 机密合计页数：共 16 页 编 制：审 核：批 准：编 制：审 核：批 准：*公司会议管理制度 一、目的：为加强企业管理，更好地完成公司的统一目标，建立、健全有序的工作秩序，提高工作效率和工作灵活性和规范工作行为，结合本公司实际情况，特制定本制度。二、目标：通过会议管理促进工作完成率达到 100%。三、适用范围：适用于沈阳市*家具有限公司各部门、各级、各类会议的组织与管理。四、定义：会议管理：四、定义：会议管理：是指为了各层级明确工作目的，提高工作激情，提升工作效率，有计划的去做好每项工作，给员工提供了一个学习和交流的平台，并

18、且及时对工作进行落实和总结。一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。具体的是有组织、有领导地召集人们商议事情，通过会议过程管控，集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调，实现科学决策。我司会议分类：总经办例会、部门例会、专题会议、总结会议 详见附件一：会议说明表 五、管理职责：总经办：五、管理职责：总经办：是所有会议管理的归口部门，负责监督该制度的执行。负责公司级例会、各种专题会议、总结会议的组织、指导和统筹协调及相关工作，负责部门例会的监督。总经办主任每月末编制并下发次月的会议计划。行政

19、部：负责各种会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。各部门：负责本部门例会及主责专题会的组织及相关工作。六、具体要求：（一）、会议原则：1、高效原则：（一）、会议原则：1、高效原则：会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经验交流会等； 2、精简原则：大力精简会议，尽量缩短会期和控制会议规模，减少与会人员。尽量控制大型会议召开；能合并召开的会议统筹合并召开；对可开可不开的会议坚决不开；对能会下协调解决或用其他方式解决问题的尽量不开会议； 3、节约原则：会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。（二）、会议策划：1、公司的重要

20、会议由总经办负责计划、布置和管理，实施前必须考虑周详，确定方案，并制定出每个操作步骤及流程，会议结束后，由行政部负责组织各部门相关人员参加及时清理会议室，使会议室保持整洁； 2、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚； 3、各项会议依据公司召开会议的性质由主办部门和协办部门共同完成。主办部门会议工作的主要负责部门，统筹完成会议各项工作；协办部门需在主办部门的指导下协助完成会议有关工作； 4、会议计划一经公司审批同意，如无特殊情况应如期召开； 5、凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前一天报请办公室调整会议计划。未

21、经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划； 6、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。（三）、会议通知：1、会议召集部门需在会议召开前一个工作日发通知单给各参会部门（人员），并同时抄送总经办。未发通知单，会议召集部门负责人（或会议召集人）罚款50 元； 2、例会时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整，公司级例会由总经办通知各参会人员，部门例会则由部门报总经办，并说明原因。未通知的，责任部门负责人罚款 50 元。3、会议通知单需明确会议时间、地点、内容和参会人员等

22、。未按要求填写，填写人罚款 50 元。详见附件二：会议通知模板 （四）、会前准备：1、 参加人员：（四）、会前准备：1、 参加人员：（1）、对会议目标负有主要或直接责任者； （2）、对会议议题有绝对决定权力者； （3）、会后行动的直接执行者； （4）、对会议议题有专门知识或经验者； （5）、应参加会议人员因特殊原因不能到会，须经会议主持人批准，并由主持人决定是否由相关人员代为参加，严禁无故旷会、代会。严禁无故早退，会议期间如有特殊情况确需早退者，须经主持人批准。管理协调会、产销联系会、总结会不得请假，违者罚款 30 元。2、议程安排：管理协调会、产销联系会、总结会不得请假，违者罚款 30 元。

23、2、议程安排：议程由组织部门拟定，主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求等。（1）、重要议题安排在会议前布置，保证与会者有备而来； （2）、明确或控制会议中各议题的时长，防止时间失控； （3）、控制议题数量，保证议而有决；注意引导、归纳、提升会议议题； （4）、需发放的资料应提早分发，让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容、准备自己的看法，减少会中宣读、阅读、演讲的时间耽搁。3、会场布置：会场布置由组织部门协调行政部共同布置，主要包括会场空间、座位、条幅标语、音响、投影、照明、通风等的安排和布置，具体要求如下。（1）、会场空间应便于与会人员进出； （2）、座位应有利于主要与会人员的视

24、野通畅、便于相互交流、便于记录和阅读； （3）、会议必须的设备应有质量保证，并应进行会前检查。（五）、会中管控：1、人员签到：（五）、会中管控：1、人员签到：（1）、会议主办部门提前在会场入口处准备好会议签到表； 与会人员进入会场，应签到 详见附件三：会议签到表 （2）、签到完成后，主办部门应尽快统计出应到、实到人数，未到人员，交大会主持人。无故旷会或迟到早退的视同旷工迟到早退。2、会场服务：（1）、引导座位：主办部门按事前安排的座位，引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置； （2）、分发会议文件、材料：重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可会

25、场提前认领签收； （3）、内外联系、传递信息：对大会进行中领导对外要办的事项，外来人员电话重要日程安排布置等的办理，外来记者等接待陪同等事项； （4）、维护会场秩序：保证会场内外的肃静，减少会议中的走动； （5）、处理会中临时事项：承办主要领导或重要与会人员交办的急事； （6）、其他服务：对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求。5.3 会议进程管理。3、会议进程：（1）、主持人应熟悉会议议程、议题、目的和会议精神等； （2）、尤其主持人和主讲人应按时到位，在开会前 5 分钟由主持人清点人数，按时开会； （3）、要注意各参会人员想法、看法； （4）、主持人应集中与会者的意见后做总结，引导

26、围绕中心畅所欲言，避免争执和人身攻击； （5）、讨论前应明确讨论的议题，要及时纠偏和引导，一般情况下不改变议程安排； （6）、主要研讨的议题一般应放在大会前半部分时间，当议论达到预期目的时，应及时小结并引导转换议题；（7）、减少中途退席，特别是主要与会人员退席的发生； （8）、科学安排议程，注意中间休息和节奏安排，连续 23 小时以上的会议应安排中间休息，一般为 10 分钟。4、会议记录：会议主办部门派专人对会议内容予以详细记录，具体包括会议名称、时间、地点、出席人员情况、会议组织情况、主持人等，重点要做好会议议题、讨论发言情况、所形成的决议等内容的记录。所有会议都做会议记录。详见附件四：会议

27、记录表 （六）、会后跟进：1、主办部门及时整理会议记录，形成会议纪要、决议等结论性文件，并分发存档； 2、按会议纪要和决议内容，总经办督促相关部门和人员逐项落实会议决策，以期达到召开会议的预期目的； 3、凡会议议定事项涉及到的部门，部门负责人要认真组织落实，承担相应责任，并注意向主管领导汇报落实情况； 4、全员会、产销联系会、采购委员会、月总结会做会议记录。详见附件五：会议纪要模板 （七）、会议纪律：1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。未准备签到表，会议组织人罚款 10 元； 2、参会人员准时到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标

28、注迟到（注明到会时间）、未到人员； 3、参会人员如不能按时出席，需提前 1 个小时向会议组织部门请假，公司例会需向总经办请假。未请假视同缺席或迟到处理； 管理协调会、产销会议、巡厂检查、采购委员会、总结会不得请假，特殊原因除外（由常务副总判断是否属于特殊原因，并准假）。管理协调会、产销会议、巡厂检查、采购委员会、总结会不得请假，特殊原因除外（由常务副总判断是否属于特殊原因，并准假）。4、公司例会及总结会需部门经理及副职参加，如部门经理因故不能出席，需指派本部门主管级人员代替，并提前通知总经办；5、无故缺席会议，罚款 100 元；迟到罚站 3 分钟； 6、与会人员进入会场后，按顺序就座，遵守会场

29、纪律，不得喧哗，不得交头接耳，严禁吸烟； 7、会议期间，与会人员佩带的手机应关闭或调至静音位置； 8、会议发言应言简意赅，紧扣议题； 9、遵循会议主持人对议程控制的要求； 10、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言； 11、注意保守机密，严禁随意宣扬会议内容、决议内容。特别强调，不得随意打断他人发言，更不能进行人身攻击，只有当事人发言后才能进行辩论阐述，违者罚站 10 分钟。七、过程监督：特别强调，不得随意打断他人发言，更不能进行人身攻击，只有当事人发言后才能进行辩论阐述，违者罚站 10 分钟。七、过程监督：（一）、会议组织部门负责上述会议管理制度执行； （二）、总经办负责监督，

30、违者按相关规定处罚。 八、相关流程：会议发起部门 人事行政部 与会者 总经办 流程说明 1、会议组织部门进行相关会议策划，明确会议主题和程序并上报总经办； 2、策划完成后下达会议通知，注明时间、地点、参会人员、会议材料准备等； 3、协调行政部进行会场布置； 4、通知协调参会者准备会议资料； 5、会议发起部门提前入会场进行组织签到； 6、会议过程严格执行管控细则，做会议记录和会议纪要； 7、总经办进行会议总结及事后跟进。会议策划 会议通知 组织签到 会场准备 准备相关会议材料 提交报备 会后总结及跟进 物资布置 会场管控九、相关文件表单：（一）、会议通知单 （二）、会议签到表 （三）、会议记录

31、（四）、会议纪要 十、实施日期：此制度自 2023 年 11 月 3 日正式执行 沈阳市*家具有限公司 总经办 附件一：会议说明表 分类 会议名称 会议级别 主持人 召开时间 参会人员 会议内容 分类 会议名称 会议级别 主持人 召开时间 参会人员 会议内容 总经办例会 全员会 A 常务副总每月第一个周一早 7:50 公司全员参与 人事任免、管理方向、统一思想、制度学习、奖惩通报管理协调会 B 办公室主任 每周一下午 16:00 总经办、各部门经理、主管 工作总结与计划，各部门约定及协助产销联席会 A 办公室主任 每月 28 日 总经办、销售团队、各部门经理、主管 销售订单与生产计划衔接 部门

32、例会 生产例会 A 生产厂长 每周五下午 13:00 厂长、技术经理、品控主管、调度、计划、物控、班组 生产及质量情况通报、计划、改进工艺周例会 C 技术经理 每周四上午 10:00 总经办主任、技术经理、工艺员 工作总结与计划、难点和重点跟进品质周例会 C 品质主管 每周四上午 11:00 总经办主任、技术经理、品控主管、品控员 工作总结与计划、难点和重点跟进销售周例会 A 销售经理 每周五上午 10:00 总经办、销售经理、内勤、业务员 销售总结与计划、难点和重点跟进 专题会议 质量会议 A 技术经理 每周一下午 15:30 总经办、技术、厂长、品质、采购、调度、计划、物控、 质量情况通报

33、、实施改进巡厂查看 A 生产厂长 每周二上午 9:30 总经办、厂长、技术、品质、行政、采购、调度、物控 厂区安全、生产进度、质量问题检核采购委员会 B 采购经理 每月 30 日 总经办、采购、厂长、技术、销售、计划、物控、恒茂 采购情况及资源需求、共享情况介绍 总结会议 月度工作总结与计划会 B 办公室主任 与产销联席会合并 总经办、销售团队、各部门经理、主管 月度的工作总结及次月工作计划季度工作总结与计划会 B 办公室主任 与产销联系会合并 总经办、销售团队、各部门经理、主管 季度的工作总结及下个季度工作计划 附件二：会议通知模板 会议通知会议时间 会议地点 会议承办 会议主持 会议审批参

34、会人员会议议题 会议要求 附件三：会议签到表 会议名称附件三：会议签到表 会议名称会议时间会议地点签到：序号 姓名 部门 职务 序号姓名 部门 职务 序号 姓名 部门 职务 序号姓名 部门 职务 116217318419520621722823924102511261227132814291530 .篇三：会议管理制度理制度第一章 目 的根据公司现状和发展需要，为规范集团公司会议的组织召开，提高工作效率，降低成本，及时、有效地解决问题；做到信息、知识、管理经验共享，特制订本制度。第二章 定 义所谓会议，是管理的一种工具和手段，是指围绕一个或多个需要解决的问题，围绕管理找出主题，会议的组织者和与

35、会者按照既定会议程序和流程进行思想或信息的交流，确定解决问题的工具和方法，将任务或职责落实到人和完成的时间及质量要求，形成会议决议，最终使问题得以圆满解决。第三章 会议分类根据会议讨论内容、参会人员的覆盖面、重要程度会议分为：公司级会议、专业专题会议、部门会议等三级会议。根据会议的计划性，三级会议又向下细分为固定会议和临时会议。3.1 公司级会议：项目管理会、月度 / 季度/ 年度计划及总结会、职工代表大会、年度工作总结表彰会、销售生产计划会、财务成本分析会、经营分析会等。除项目管理会按照事前、事中、事后召开会议外，其余会议都是一事一议。例: 项目管理会程序：事前：召开立项启动会目的：论证该项

36、目相关的制度、流程、排程、分工、甘特图等的合理性。事中：召开项目协调会目的：工程中遇到的问题、变更申请、隐蔽工程论证、验收申请等。事后：召开项目总结会目的：工程中的数据分析、成果分析、预算与决算的差距分析、优缺点及经验总结等。3.1.1 固定会议，包括：月度/ 季度/ 年度计划及总结会、职工代表大会、年度工作总结表彰会、销售生产计划会、财务成本分析会、经营分析会等。3.1.2 临时会议，包括：项目管理会、政府机关或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会、 调研会等），一律由助理室受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。3.2 专业专题会议：合同评审会、方案图纸交底会、生产 / 销

37、售/ 技术评审会、质量体系内部审核会、设备管理例会、周试用期总结、三单管理会等职能部门组织的专业会议等。3.2.1 固定会议，包括：生产/ 销售/技术评审会、质量体系内部审核会、设备管理例会、周试用期总结等3.2.2 临时会议，即董事长或总裁因工作需要，临时安排的会议，包括：合同评审会、方案图纸交底会等3.3 部门会议：部门办公例会、早会、晚会、部门安全会议、新员工入职培训会议，由部门分管领导负责组织召开。3.3.1 固定会议，包括：部门办公例会、早会、部门安全会议等3.3.2 临时会议，包括：新员工入职培训会议、上级领导临时布置工作的传达会议等3.4 有些没有必要开的会议可用报表的形式汇报，

38、不必单独开会讨论，或通过OA网在网上讨论，用其他方式解决实际问题；必须召开的会议，要短而有效，开小会、短会，控制时长，提高参会人员的工时利用率，节约会议成本。第四章 职责分工4.1 助理室负责全公司所有会议的管理，包括本制度的修订和完善、会议的时间安排。集团办负责会议室内部设施的维护和完善，如出现以下问题：1 地面脱了未干，桌子擦完之后有水渍 2 开会时，灯不亮或者发暗等，给予集团办考核减分处理。1、 4.2 助理室负责会议的安排、跟进，流程的制定，会议纪要的上报、上报之后的批示及会议纪要内决议完成情况的跟进等。助理室负责初步审核会议纪要内容，如出现以下问题未及时审核出：1 上报程序错误，本人

39、发送至助理室上报的且助理室上报上去的 2 会议纪要出现错别字、条理化不清晰、出现时间错误等 3 会议纪要框架结构不完善，没有结论或总结，给于助理室相关责任人考核减分。2、 4.3 公司各部门、各分厂负责会议的申请、组织，以及会议纪要的上报和会议决议的执行。公司各部门、各分厂负责会议的申请、组织，以及会议纪要的上报和会议决议的执行 , 助理室根据具体情况对相关责任人给于减分处理。3、 4.4 信息部负责确保会议室内的电脑、投影仪、网络等的正常使用。信息部负责确保会议室内的电脑、投影仪、网络等的正常使用，定期对会议室内的电脑、投影仪、网络进行维护，如出现电脑、投影仪、网络无法正常使用的，给于信息部

40、相关责任人考核减分处理。第五章 会议申请及安排5.1 各分厂、各部门需要申请开会的必须于前一天的下午 16 点之前按照会议申请的流程上报会议申请（会议申请的流程为新建一个工作流，再填写必要的内容, 如：注明会议时间、会议主题、参会人员等，然后上报本部门领导、总监批准后转至助理室）。5.2 各部门必须按照会议流程申请会议， 无特殊情况（如总监、部门负责人请假，应及时通知）且不按照流程直接上报会议申请至助理室的，助理室有权将其退回不予安排并说明退回原因，由此造成的损失由本部门负责。5.2 助理室根据各部门所申请会议的紧急程度，填写会议日程安排表，注明会议申请部门、会议时间、会议主题及会议地点等，于

41、每日下班前电子版形式报董事长审批 , 董事长临时安排的会议除外。5.3 会议日程安排表经董事长批准同意后，会议秘书先在助理室白版中填写当日的会议排程，再通过 OA和电话两种方式通知各部门的会议申请人，各部门则根据会议通知按时组织相关职能部门召开会议，未在规定时间组织会议造成会议的延时，给于相应考核。第六章 会议时间控制会议分固定会议和临时会议两种：6.1 固定会议时间按照集团公司级会议、专业专题会议、部门会议明细表明细表的会议时长执行。6.2 临时会议按以下时间执行：6.2.1 10 人以内参加的会议，时间不超过 1 小时；6.2.2 20 人以内参加的会议，时间不超过 2 小时；6.2.3

42、20 人以上参加的会议，时间不能超过 3 小时。6.3 如不按照制度时间完成会议，超出的时间损失，由会议组织部门承担。第七章 会议流程按照会前、会中、会后三个时间段进行管理。组织会议加分规定：组织会议者如能在规定时间将会以组织起来且内容准备充分，对于会议时间能合理的把控的、或提前结束会议的，给予组织会议者额外加分处理7.1 会前准备工作7.1.1 组织部门负责会议内容纲要的整理，并于会议召开前 1 天通知相关参会人员会议议程。7.1.2 会议通知一般为电话通知。但需对会议议题、 需准备的会议资料等作特别说明的会议，应通过 OA形式进行通知。7.1.3 会议组织部门必须在会议召开前 10 分钟，

43、到会议室将所准备的资料拷贝到电脑上，测试电脑、投影仪、网络是否能正常使用，如不能正常使用的，及时告知信息部进行维修以保证会议的正常进行。7.2 会中工作7.2.1 会议主持人宣布本次会议应到多少人，实到多少人，请假多少人，请假由谁替会，缺勤多少人，缺勤原因，没请假的结算等。7.2.2 会议主持人宣布本次会议主题：存在什么问题，进行汇报，即人的问题、设备的问题、原材料的问题、制度流程的问题、工具问题、相关部门配合问题等。组织部门要有解决的问题的措施、方案等，最少要出 2-3 个方案，要有数据、依据等。7.2.3 参会人员提出问题及建议，同意哪个方案，方案中尚存在哪些问题，原因和依据。7.2.4

44、主持人说明参会人员所提的问题是否采纳，未采纳的原因。7.2.5 董事长对会议过程中的事项进行点评。7.2.6 会议主持人宣布本次会议的决议。7.2.7 会议组织部门负责会议时间控制，按时开始会议、按时结束会议。7.2.8 会议组织部门控制会议事先制定的议程，避免跑题。7.3 会后工作7.3.1 会议组织部门的记录人负责编制并上报 会议纪要，上报时间要求如下：当日上午召开的会议，下午下班之前必须上报；当日下午召开的会议，次日上午 11 点半之前必须上报助理室，如必须在当日下午上报的且在下班之后上报的必须电话通知助理室，如未通知的，且未及时上报董事长审批的，给与相关责任人考核 -20 分；星期六、

45、星期日召开的会议，会议纪要必须当日上报 , 上报后需电话通知助理室，未电话通知导致会议纪要延误上报的， 给予上报人考核每迟报一日 -20 分；7.3.2 会议纪要应详细填写以下内容：会议召开的时间和地点会议的名称及主题与会人员名单及出席情况会中形成的会议决议与会人员的发言记录及评价（会议纪要必须如实完整记录董事长及与会人员的发言情况及发言情况的评价级别，不得编造、省略会议内容、发言情况）考核：会议纪要编写完成之后必须上报至部门负责人、总监处进行审核后上报至助理室，其他人上报得会议纪要，助理室不予上报并退回至上报者手中，并说明原因，如果上报会议纪要内容存在胡编乱造、省略内容、评价不实的，总监未审

46、核出问题，给予总监、部门负责人考核 -50 分。7.3.3 会议纪要审核上报会议纪要编写完成后发给部门负责人审核，后用公司 OA系统发给各参会人员审核，征求意见，若 1 小时内未提出异议的，视为同意本纪要，由部门负责人将纪要发给助理上报。会议纪要中董事长发言条数如果出现缺漏，给于起草人考核减分处理，并责令其当日完善整改上报第二稿7.3.4 会议纪要的落实、跟进会议纪要一经董事长批准，会议组织部门必须根据会议纪要中确定的工作落实、执行、跟进、反馈，涉及到第三方的工作由组织部门将会议纪要发给对方并跟进其实施进度。助理室负责跟进会议纪要的上报及各部门对会议决议的执行情况。7.3.5 会议纪要未完成工作的结算对于未在规定时间内完成工作的，由会议组织部门对责任人进行考核；若会议组织部门不考核不跟进，助理