公司文件与档案管理制度.doc

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1、公司文件与档案治理轨制精确、要做到标准、文件与档案的治理，公司文件与档案履行一致治理。第一条实时、平安。公司行文要克制权要主义跟文牍主义。总裁办公室是公司文件与档案的主管部分。称谓标准：第二条公司本部：指公司总部包含总裁办公室、人力资本部、资金财政部、资1)产治理部、投资治理部、审计监察部、投资银行部、研讨开展部。各部分：指公司本部各部分及中国木料流畅协会2)3)所属公司：指华星年夜厦、北京地产公司、天津中木、天津奥克亚、华东公司、上海公司及别的公司全资、控股或参股的存在独破法人资历的公司团体：指中国华星开展团体公司4)董事会：本公司董事会。5)所属公司外部之间及与公司及各部分、第三条本规则所

2、称文件是指公司董事会、外界包含当局机构、企奇迹单元、法人机构、个人相互交换的书面文档、电子文档、电报、电子邮件、图书期刊、声像资料等。凡触及公司的文件均需由总裁办第四条公司本部的文件治理部分为总裁办公室，公室一致安排处置；所属公司的文件治理部分为各公司的办公室或总裁办公室。治理文件与档案的部分要设专职文件与档案治理员。第五条公司发文：包含以公司名义发文，以部分名义发文，以党委名义发文，以工会名义发文。发文文号标准各部散发文必需先向总裁办公室请求发文文号，第六条则号治理：如下：此文号用于宣布公司的重号，年中阳光司字以公司名义发文：1)年夜事项及向董事会、当局机构、相干企奇迹单元发文；号，此文号用

3、于触及总年以总裁办公室名义发文：中阳光管字2)裁办公室营业的发文；号，此文号用于触及人年以人力资本部名义发文：中阳光人字3)力资本部营业的发文；号，此文号用于触及以资金财政部名义发文：中阳光财政字年4)资金财政部营业的发文；号，此文号用于触及年以投资治理部名义发文：中阳光投资字5)投资治理部营业的发文；号，此文号用于触及审年以审计监察部名义发文：中阳光监字6)计监察部营业的发文；号，此文号用于触及年以投资银行部名义发文：中阳光投行字7)投资银行部营业的发文；年号，此文号用于触及以资产治理部名义发文：中阳光资产字8)资产治理部营业的发文；号，此文号用于触及研年以研讨开展部名义发文：中阳光研字9)

4、究开展部营业的发文；号；年以党委名义发文：中国阳光党字10)以工会名义发文：中国阳光工字11)号。年号开场，公司及各部分采纳年夜排序001公司文号次序以年为单元从12)的方法编号。各部分毋庸加盖公司章的发文，不须请求文号。13)发文品种：第七条叨教：请下级唆使跟同意。1)2)讲演：向下级构造报告任务，反应状况。唆使：对下级构造安排任务，说明任务运动的指点原那么。3)批复：回答叨教事项。4)告诉：转达公司的主要状况以及相干事项，宣布规章轨制、请求下级办5)理或许需求明白的事项，批转下级的公牍或转发下级公牍，宣布该当遵守或周知的事项。决定：对某些咨询题或许严重举举措出安排。6)7)函：平行部分之间

5、相互商洽任务，回答咨询题或知会有关事项。集会纪要跟决定：转达集会议定事项跟要紧肉体，要求有关部分独特遵8)守履行的。号纸，横排。B5发文格局：采有第八条文件低头：中国阳光投资团体文件，红字。1)文号：加黑宋体小四号字。2)主送单元及题目：加黑宋体四号字。3)倍半行距。1注释：仿宋小四号字，4)单元印章：白色公司章。5)日期：加黑宋体四号字，用年夜写。6)抄报、抄送、存档：宋体四号字。7)起草公牍应留意以下事项：第九条内容要契合党跟国度的道路、目标、政策、执法、法令及地点性行政规1)章。反应状况要客不雅，捕风捉影。2)笔墨要精确、精粹，层次要清晰，层主要清晰，构造要严密，用语要规3)范。人、地、

6、物名、引文实时刻要详细、精确。4)发文次序：第十条发文部分担任文件的起草任务，文件起草实现后，首先到总裁办公室申1)请文号，并填写发文注销表。后交由需会签的部分，起首由部分司理及主管总裁审核，各部散发文前，2)由会签部分司理具名确认后，交总裁审批。总裁审批后，由总裁办公室秘书担任盖印及构成正式文件下发。3)文件发送与签收次序：第十一条1)总裁办公室秘书直截了当将文件交各部分司理，公司本部采纳书面签收发式，由部分司理在文件发文单上签收。对公司所属公司发文，起首由秘书以方法发送文件，而后采纳邮寄2)日，将收到的公司文件，以书面25方法递送文件原件，各公司于每月方法签收，再将签收单邮寄回公司，由秘书

7、存案。假定属紧迫事件，需破各公司收到后，秘书需在中注明，刻知悉各公司能否收到文件，应破即以方法签收，并由秘书在发文单中注明。在北京的部分及公司，紧迫文件以方法，普通文件以递送方法，各3)公司在文件发文单中签收。假定由本公司职员代交，需在发文单中注明。发文的判行权限：第十二条以董事长签名行文者，应送呈董事长判行。1)加盖公司章的发文：应送呈总裁判行。2)假定因紧迫事件，总裁不在的状况下，可由公司主管行政的副总裁代为判3)行，但须经总裁补签。以各部分名义发文，毋庸加盖公章者，由各部分主管总裁判行。4)第十三条发文治理：公司由前台担任，公司一切必需在前台登记，未注销的，前台有权回绝发送，且可视为未经

8、公司承认的文件。收文：公司收文由前台担任，发往公司的各种文件均由前台进展登第十四条记，公司职员假定代为公司传递文件，也应起首将文件交与前台，由前台注销。收文治理次序：第十五条公牍处置：公司的一切收文必需注销，并注明公牍转移的去处。前台将1)公牍注销后，交总裁办公室秘书，由秘书依照公牍内容向各部分及有关指点散发。假定秘书不克不及判明，由总裁办公室主任决定。秘书须将文件内容、收到时刻、去处予以注销，如需存档，秘书要破刻操持文件存档手续。信函处置：2)?指名营业、工务、资材及推销职员收受的信函由信封上的记录可以为公务文书者，应视同公事文书拆封，如系私事，再予发还；未能以为公事文应交回前台依公牍处置。

9、经其收信人自己拆封后如系公事文书，书的信函，?指名总裁助理以上职员的信函，迳送其自己，如系公务文书，再交回前台依公牍操持。图书期刊处置：当日的期刊报纸，由前台放于阅报处，公司员工可自在取3阅，但员工应在阅后实时放回原处，如需择要，需采用复印的方法。专业日收拾一次，一致交秘书存档。25性的报纸期刊，由前台每月声像资料的处置；一切声像资料交由秘书处置。4、电报处置：、电报视同公牍，依公牍原那么操持。5收文处置要点第十六条1)遇有关联严重足以妨碍公司权利之主要文件，秘书应将副本妥为收藏，假定需挪用，应以复印件代用。为利文书处置并到达分层担任目标，包办人应就内容要点签拟看法或选2)稿随来文呈部分司理审

10、阅批办，各主管职员应答案牍注明看法，防止只签名而有看法。文件处置限期第十七条前台及秘书收文时，原那么上应随到随送，不得积存，最迟应于文到一小1)时内送交有关职员。包办职员的处置限期。2)?急件、电报、秘密文件等应随到随办，于文到一日内处置终了为原那么。?普通文件由部分司理指定处置限期，普通以文到三日内处置终了为原那么。?来订婚有回答限期者，应努力于来文所活限期内处置终了。?方案、研讨、开辟、规章订正、测定、收集资料等特殊文件的治理当推敲实践需求分不规则其处置限期。文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。3签呈及传阅文件：时接时清，接到文件后破即签呈或签阅，最迟不得超越4一日。第十八条档案治理：总

11、裁办公室秘书为公司专职档案治理员，担任治理公司的全体档案。各部分可设兼职档案治理员，担任治理各部分的档案。公司档案原那么上均交由总裁办公室担任保存。文件处置实现后，原稿由总裁办公室归档，包办部分视实践需求留存复印件。如因营业处置特殊需求，原稿须由包办部分保存者，应经秘书赞同后妥为保存，秘书以复印件归档，并在备注中注明，各部分运用原件完毕后仍应将原件交秘书保存。归档文件的反省：第十九条反省文件的本文及附件能否完好，若有缺少，应即追查纳入。1)2)文件的处置手续能否齐备，若有脱漏，应即退回经办部分补办。与本案有关的文件或不该随案归档的文件，应即退回包办部分。3)归档文件的保存限期：文件保存限期除当

12、局有关法则或本企业其余第二十条规章特定者外，依以下规则操持：股东名簿；2.公司章程；1.永世保存：1)董事会4.规章轨制及公司条例；3.不动产一切权证及7.当局构造批准文件；6.财政报表；5.及股东会记录；其余经审定须永世保存的文书。9.工程计划图；8.其他债务凭据；其余4.奇迹方案资料；3.管帐凭据；2.估算、决算书类；1.年保存：102)年的文书。10经审定须保存年的文书。5其余经审定保存2.期满或排除之合约；1.年保存：53)4)年保存：无临时保存须要者。1须烧毁的文件须经总裁办公室主任同意后，由秘书负责并派专人监销。5)档案文件的挪用：第二十一条经其部分经调卷单各部分包办职员因营业需求

13、需调阅档案时，应填具1)理同意后由秘书调阅。经核对后，调卷单秘书接到2)上填注调阅的调卷单并于掏出该项档案，那么调卷单详细文件称号、总份数及借出日期，将档案交与调卷职员。依预约出借日期之先后收拾，以备稽催。调卷单于档案室就地借阅者，可免填3)填注出借日期及具名确认后，调卷单档案出借时，经秘书核对无误并于4)由管档职员留存备查。调卷单档案即行纳入档夹。档案的借阅时刻最长以一周为限，若有特别情况欲延长调阅限期时，应5)按调阅次序从新操持。调卷职员关于所调檀卷，不得抽换增损。6)调卷职员调阅档案，应于规则限期内出借，若有其余职员调阅统一档案7)时，应从新填写“调卷单不得擅自授受。调阅档案限与包办营业有关者，如调阅与包办营业无关之档案，需经总8)裁办公室主任赞同。