2022年档案管理规定2.doc

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1、档 案 管 理 规 定 第一章 总则第一条 为加强集团公司（以下简称集团）档案治理工作,提高档案治理水平和工作效率,确保完好、精确的保存集团开展历史的真实相貌，为集团领导决策及各项工作的开展提供信息和依照，特制定本规定。第二条 集团档案是指集团在工程前期、基建、消费、运营、治理以及对外合作交流活动中构成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同方式和载体的历史记录。它分为行政治理、运营治理、技术治理的文书档案，产品、科研、基建、设备仪器的科技档案以及实物、声像、电子档案。第三条 本规定适用于集团各职能部门（以下简称各部门）及所属各工程公司（以下简称各工程公司）。第二章 档案机

2、构及职责任务第四条 集团及各部门、各工程公司档案实行二级分工治理制：即集团为“一级治理”（由办公室下辖档案室负责）；各工程公司、集团各部门为“二级治理”。第五条 集团办公室是集团档案治理工作的主管部门，责成档案室对集团各类档案（财务档案、人事档案除外）搜集、整理、保管、统计和提供利用，并对集团各部门及各工程公司档案治理工作进展监视指导。第六条 集团档案室应装备相应的设备和具备一定专业知识、获得相应岗位资质、习惯档案工作需要的专职治理人员，负责集团档案治理工作。第七条 集团各部门、各工程公司应设立专（兼）职档案治理员，负责本部门、本工程公司文件材料的日常搜集、编号、登记工作，并将已办理完毕的各类

3、档案，按照集团档案治理规定的归档范围、时间、自行整理，经自检合格后，移交集团公司档案室。第八条 集团办公室有权依照集团开展的需要调整归档范围，档案室有权随时征集重要文书档案、工程档案、声像档案、电子档案等；各部门和各工程公司有责任和义务予以配合。第三章 文件材料的构成和归档第九条 依照国家法律法规及有关规定，制订并执行公司文件材料的构成、积累、整理和归档的制度，确保集团各项运营治理工作均有完好、精确、系统的文件材料。第十条 在公务活动中构成的集团层面的文件材料，主办部门必须及时整理移交集团档案室集中归档治理。第十一条 凡属应归档的文件材料是维护集团合法权益和历史真实相貌的重要依照，任何部门和个

4、人不得将公务活动中构成的档案材料据为己有或回绝归档，不得伪造和擅自销毁档案。第十二条员工调离工作岗位时，须将应归档的文件材料等移交给原部门负责人后，方可离开岗位，不得自行带走或销毁。第十三条 文件材料的归档范围：1. 文书类档案集团层面的文书类档案由董事长办公室、集团办公室负责整理和归档。 集团历次股东会、董事会、监事会决议、纪要及相关文件材料； 集团历次董事长、总经理、副总经理办公会、工作例会等会议记录、纪要及相关汇报材料； 集团历次年度、年终工作会议、各类专题会议等重要会议构成的文件材料； 上级行政主管部门及有关单位制发的需要集团贯彻执行或涉及集团业务的来文、来函； 以集团名义制发的正式电

5、文的签发稿、印制稿； 以集团名义制定的工作条例、章程、制度、方法等文件材料的定稿和印本； 以集团名义向上级领导、各级政府及部门的请示、批复、工作汇报等重要材料； 集团与政府及有关单位或对外开展的经济活动及协作所签订的合同、协议书、会谈纪要及在会谈过程中构成的文件材料、往来等； 反映集团重要公务活动中构成的领导讲话、致辞等文件材料； 反映集团运营治理活动的史志、年报、大事记、重要工作简报等； 集团外事外访、业务调查活动中构成的会议纪要、调查报告、情况汇报、任务批件等； 集团严重工程从调查论证至签定协议所构成的文件材料； 经审定的集团中长期开展战略、规划、运营、投资计划及严重改革调整方案等； 集团

6、与各工程公司签订的年度运营承包责任书及年度考核奖惩等文件材料； 参加全国性、地区性行业会议和上级部门召开会议构成的文件材料； 各种宣传画册及在报刊上登载人事招聘、企业宣传等材料； 集团组织参加的大型活动海报、广告； 集团及各部门、各工程公司需要移交集团档案室归档的文件材料由各部门、各工程公司专（兼）职档案员负责整理和归档，包括计划、总结、报告、请示、批复等。2.审计类档案由审计部门负责整理和归档。 各项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料； 各项审计中的审计方案、记录，被审计部门的的根本情况等材料； 各项审计报告、审计整改方案及有关材料； 审计部门配合其它部门进展的专案检查的有关材料。3.科

7、技档案主要包括基建档案、产品档案、设备档案。由战略开展部、综合部、本钱操纵中心、法务部、总工办、工程公司等按分级治理的原则，负责整理归档并向集团档案室移交。集团公司严重活动、严重事件、各类重要会议的摄像、录音、照片、底片、光盘等。 投资建立的各类工程前期综合文件、工程设计文件（包括初步设计）、施工文件、监理文件、工程竣工文件（包括预决算、商品房销售许可、合同）、竣工图（包括工程图纸、底图、光盘）、电子档案、声像档案。 工程、物资设备、效劳等招投标工作构成的全部文件材料。4.以特别载体方式存在的照片档案、声像档案、实物档案，由其构成部门、工程公司、或集团办公室负责整理和归档。包括： 集团严重活动

8、、严重事件、各类重要会议的摄像、录音、照片、底片等； 对外宣传的录像、录音、照片、底片、光盘； 集团在各项工作中获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌、奖旗及各类奖励证书等，对外友好往来单位赠予集团的具有纪念意义的物品； 集团消费、运营、治理等方面获得的资质证书、营业执照等各类具有法律效力的证件； 人事档案、财务档案暂不在档案室归档范围内。第十四条 归档时间1. 各项治理工作中构成的文书档案由各部门、各工程公司经审定、编号、登记、组卷后，每季度向集团档案室移交一次；最迟要在次年一季度整理组卷后向集团档案室办理移交。2. 大连地区科技档案的归档要求： 工程技术档案应按照工程工程要求，由各工程公司每月将与工程

9、形象进度同步的施工档案、监理档案一式三份搜集整理、保存工程公司，待工程竣工时，会同施工档案、监理档案编制人共同组卷、归档、移交。档案编制要求、责任、归档份数、归档时间等均应在施工承包合同中明确商定。确因工程需要不能随时归档的，经主管副总批准后，可在工程工程竣工验收后一次性立卷归档。 凡集团新进各种设备，必须在设备到货开箱后，立马上随机材料向集团档案室归档。 在安装、调试中构成的文件材料，应在每一阶段工作完毕后，将有关材料及时搜集归档。 实物档案要随时移交归档。 声像档案、电子档案短期工程要在完成后一周内归档；长期工程应分期、分批归档（每半年一期）。 各部门、各工程公司在工作中构成的科技类文件材

10、料，由各部门部长审定后按附录内容要求及时归档（包括附录内容构成的相关腹稿、定稿、批文、报件、申报材料等）。 改建、扩建和维修工程，应在工程完毕后立即送集团档案室归档。3.外地工程公司档案归档要求：外地工程公司文书档案的归档时间可在每年底向集团档案室移交一次；工程档案可在工程竣工验收后三个月内向集团档案室移交归档。第四章 档案治理第十五条 档案密级档案密级划分为机密、机密、绝密三种。1. 绝密档案，指建立工程预备阶段文件，如：工程开工往常，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标预备阶段构成的文件材料，竣工验收文件、竣工图、监理档案、施工档案等。2. 机密档案，指建立工程活动中构成的施工文件、监理

11、文件等。3. 机密档案，指集团在行政治理、运营治理、消费技术治理工作中构成的各类文件材料等。第十六条 保管期限保管期限按各类别的内容划定，分为永久（50年以上），长期（15年至50年），短期（15年以下）三种。1. 但凡反映集团主要职能活动和根本历史相貌的，对集团的历史具有长远利用价值的档案为永久保存（如工程档案）。2. 但凡反映集团一般活动的，在较长时间内，对集团工作有调查价值的档案为长期档案。3. 但凡反映消费、运营和治理活动的、除永久和长期保管的档案，在较短的时间内有参考价值的档案为短期保管。4. 保管期限介于两种保管期限之间的档案，一律从长。工程类档案的详细分类、保管期限、编目等要求均

12、应依照辽宁省建筑工程归档规程执行。第十七条 归档案卷质量1. 归档的文件材料应为原件，并真实地反映各部门、各工程公司消费运营和治理活动的历史过程，案卷做到完好、精确、系统。同意采纳复印件的应标明原件存放处、经办人及时间并加盖单位公章。2. 归档的文件材料必须经部门部长或工程经理及档案员审核后，签字并向集团档案室办理移交。3. 归档的文件材料应采纳耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、圆珠笔、铅笔等。4. 归档的文件材料应字迹清晰、纸张及文件格式符合规定要求，图表明晰、整洁、签字盖章手续完好。5. 工程文件的纸张应采纳可以长期保存的韧力大、耐久性强的纸张

13、，图纸一般采纳蓝图，计算机出图必须明晰，不得使用计算机出图的复印件。6. 录音、录像文件应保证载体的有效性，长期储存的电子文件应使用不可擦除型光盘。7. 归档的文件材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297210）。8. 归档的文件材料必须附有完好的卷内文件目录，同时内容填写齐全标准。9. 案卷归档时，要及时办理归档手续，由归档移交人填写档案移交目录一式两份，移交双方核对无误后，在移交目录上签字确认各保存一份备查。第十八条 保密制度1. 档案治理人员必须树立保密观念，严格恪守职业道德、遵纪守法，严守集团机密。2. 按相关规定适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保

14、密措施和借阅制度。3. 未经批准，任何人（包括档案治理人员）不得私自将机密文件、档案材料带出档案室；未经批准，任何人不得查阅机密档案、材料。互换工作时，对所保管的档案材料应办理交接手续，离任后对所理解的机密情况不得泄露。4. 有关部门查阅机密以上档案须经主管副总批准。5. 任何档案未经批准不得随意抄录、拍照、复制；任何人不得涂改、撕毁、损坏、伪造档案。6. 档案治理人员应将涉密文件妥善保管，一旦发觉档案材料丧失泄密等情况，应及时报告并采取积极的挽救措施。第十八条 档案分类编码1. 档案类目划分文书档案A 党群工作类B 行政治理类C 运营治理类D 消费技术类科技类档案E 产品类F 科学技术研究类

15、G根本建立类H 设备仪器类I 会计档案类J 干部职工档案类K 实物档案M 声像档案L 电子档案2. 集团档案室档案共分为五类： 文书类档案.见表一 科技类档案.见表二 实物类档案.见表三 声像档案.见表四 电子类档案.见表五欧美亚集团公司档案室文书档案分类 表一一级类目（按机构划分）二级类目（按不同类目设置划分）三级类目（按年度划分）01大连欧美亚集团公司A01A2000200702大连海岸东方置地（金州）A02A2006200703待定（金州银河湾工程）A03A200704大连海基置地（金州）A04A200705辽宁东方创展置业（沈阳）A05A200706哈尔滨世界阳光建立开发A06A200

16、42007欧美亚集团公司档案室科技档案分类表二一级类目（按机构名称划分）二级类目（按不同类目划分）三级类目（按产品名称划分）01欧美亚房地产公司E01中华名城02蓝色海岸03名城国际02大连海岸东方置地E01金州总部基地02海岸东方03待定E01金州银河湾04大连海基置地E01大连天谰湖纪念公园05辽宁东方创展置业E01沈阳总部基地02沈阳水晶蓝湾06哈尔滨世界阳光开发建立E01哈尔滨世界阳光公园02哈尔滨会展中心07联华物业E01中华名城02蓝色海岸档案分类类目示意图X X E X X 000 1案卷顺序号（指产品下陈列后的流水号）三级目录（按机构下产生的产品名称分类）二级目录（按不同档案类

17、目划分）一级目录（按全宗号划分（指机构）集团公司档案室实物档案分类表三一级类目（按机构划分）二级类目（按不同类目划分）按性质划分三级类目（按年度划分）序号01欧美亚集团公司K01公司荣誉2000102董事长个人荣誉2000103员工荣誉2000104赠品2002102海岸东方置地K01公司荣誉2006103待定K01公司荣誉2007104海基置地K01公司荣誉2007105东方创展置业K01公司荣誉2007106世界阳光开发K01公司荣誉2004107联华物业K01公司荣誉2002108名城国际K01公司荣誉20021集团公司档案室声像档案表四一级类目（按机构划分）二级类目（按不同类目划分）按

18、性质划分三级类目（按年度划分）序号01欧美亚集团公司M01声像档案2000102照片档案2000102海岸东方置地M01声像档案2006102照片档案2006103待定M01声像档案2007102照片档案2007104海基置地M01声像档案2007102照片档案2007105东方创展置业M01声像档案2007102照片档案2007106世界阳光开发M01声像档案2004102照片档案2004107联华物业M01声像档案2002102照片档案2002108名城国际M 01声像档案2002102照片档案20021集团公司档案室电子档案分类表五一级类目（按机构划分）二级类目（按不同类目划分）按性质划

19、分三级类目（按年度划分）序号01欧美亚集团公司L01电子档案2000102海岸东方置地L01电子档案2006103待定L01电子档案2007104海基置地L01电子档案2007105东方创展置业L01电子档案2007106世界阳光开发L01电子档案2004107联华物业L01电子档案2002108名城国际L01电子档案200213.各部门、各公司产生的的档案分类：（见表六、表七、表八、表九、表十、表十一）各部门、各工程公司要对本部门接受的各类文件材料当日内进展编号、登记、存档；各部门、各工程公司的档案的构成、归档、治理等均按照集团公司档案治理规定执行。.各部门、各工程公司应编写“案卷目录”（见

20、表十三），标准填写，便于集团掌握理解各部门产生档案情况。“案卷目录”由序号、柜号、案卷号、题名、年度、页数、密级、期限、八部分组成：.柜号即部门档案放置的柜号.案卷号即部门档案盒的编号，按集团给出的各部门编号编制.题名每个档案盒的名称或关键词.年度即档案为哪一年产生的.页数即档案盒中每一件档案加起来多少页.密级即档案为绝密、机密、机密.期限即部门档案保管期限是短期、长期依然永久.卷内文件目录（见表十二）由顺序号、文号、责任者、题名、文件日期、页号、备注共七个部门组成：顺序号卷内文件的次序号。以文件为单位，一份文件编一个顺序号。如卷内有10份文件，则顺序号确实是从1到10，最后一个号码表示是卷内

21、文件的份数。 .文号填写每份文件上的原编发文字号。如大欧集字【2007】001；原文没有编发文字号的不填写。 .责任者即文件的署名（签章）者，通常称作者，填写制发文件的机关，部门或个人，不得填写拟稿人。以个人名义写的报告、信件等可填写个人姓名。例如，责任者一般应写全称，全称过长的可写通用的简称、但一定要确定两个和两个以上责任者结合构成的文件，一般应标出所有责任者，但责任者过多的也可标出本部门或重要的部门，其余的责任者过多的也可标出用“等”字省略。 .题名文件的标题，是卷内文件目录的主要组成部分。一般确实是直截了当抄写文件上的原标题。如无标题，应依照文件内容自拟标题，外加上“”号，以表示与原有的

22、标题区别。留意，自拟标题不能填写在原文件上。.日期即填写文件的制发日期.页号即填写文件的页号，如第一份文件共8页，即填写“8”；第二份文件共15页，即填写“15”.备注填写必要说明的咨询题.案卷脊背，应填写案卷号、案卷题名、年度、保管期限。表六集团公司档案归档范围及统一编号一级类目二级类目名称部门产生档案编号基 本 范 围保管期限密级EAAJT01行政治理办公室车辆治理、办公类资产购置、会议纪要、安保工作、职工福利、文体活动、食堂治理、周计划、月计划、半年计划、年度计划总结、防火防盗工作、环境治理等重要的为永久；一般的为长期机密02法律事务法务部公证、诉讼、仲裁、案件审理、合同协议等法律文件重

23、要的为永久；一般的为长期绝密03招投标治理本钱操纵中心物资采购、采购信息等材料、招投标书、合同、协议等重要的为永久；一般的为长期绝密04广告宣传筹划部软文、硬广、活动方案、广揭发布、宣传片、其它重要的为长期；一般的为短期绝密05招商治理招商部客户材料、招商信息、计划、规划、合约、储藏商材料、治理制度、培训、考核等材料重要的为永久；一般的为长期机密06预算治理本钱操纵中心概预决算、审计、招标、工程材料、设备、数据库材料等重要的为永久；一般的为长期绝密07技术治理、科技治理总工办图纸、底图、规划、定位、本钱指标；新产品开发、技术引进、技术革新、采纳新技术、合理化建议、内部技术标准、规程等重要的为永

24、久；一般的为长期绝密08档案科技治理办公室档案信息材料、集团图书治理、其它重要的为永久；一般的为长期绝密集团公司档案归档范围及统一编号一级类目二级类目名称部门产生档案编号基 本 范 围保管期限密级EAAJT09投融资治理投融资部融资方案、协议、手续、计划；工程投资意向书、投资报告及法规、制度等重要的为永久；一般的为长期绝密10战略规划研究战略开展部战略规划、可行性研究、年度开发计划及分期开发计划；地产工程前期定位、规划、业务拓展等重要的为永久；一般的为长期绝密11销售治理营销部产品规划建议书、营销筹划报告、销售手续、计划、工程合作合同协议等重要的为永久；一般的为长期绝密12工程筹划筹划部工程定

25、位、市场调研、产品规划建议、营销推行计划、工程合作等重要的为永久；一般的为长期绝密表七海岸东方置地档案归档范围及统一编号一级类目二级类目名称部门产生档案编号基 本 范 围保管期限密级EAAHADF01行政事务HADF01综合部会议纪要、车辆治理、食堂治理、计划、制度、总结、规章、奖惩等重要的为永久；一般的为长期机密02工程治理HADF02工程部施工档案、监理档案；与施工单位、监理单位、设计单位等往来函件、前期预备文件、竣工验收文件、竣工图、工程签证、变更单等重要的为永久；一般的为长期绝密03预决算治理HADF03预算部概预决算、市场价格信息等重要的为永久；一般的为长期绝密04商业、住宅业户治理

26、HADF04物业部业户档案及其它重要的为长期；一般的为短期绝密表八海基置地档案归档范围及统一编号一级类目二级类目名称部门产生档案编号基 本 范 围保管期限密级EAAHJ01行政事务HJ01综合部会议纪要、车辆治理、食堂治理、计划、制度、总结、规章、奖惩等重要的为永久；一般的为长期机密02工程治理HJ02工程部施工档案、监理档案；与施工单位、监理单位、设计单位等往来函件、前期预备文件、竣工验收文件、竣工图、工程签证、变更单等重要的为永久；一般的为长期绝密03预决算治理HJ03预算部概预决算、市场价格信息等重要的为永久；一般的为长期绝密04商业、住宅业户治理HJ04物业部业户档案及其它重要的为长期

27、；一般的为短期绝密表九东方创展置业档案归档范围及统一编号一级类目二级类目名称部门产生档案编号基 本 范 围保管期限密级EAADFCZ01行政事务DFCZ01综合部会议纪要、车辆治理、食堂治理、计划、制度、总结、规章、奖惩等重要的为永久；一般的为长期机密02工程治理DFCZ02工程部施工档案、监理档案；与施工单位、监理单位、设计单位等往来函件、前期预备文件、竣工验收文件、竣工图、工程签证、变更单等重要的为永久；一般的为长期绝密03预决算治理DFCZ03预算部概预决算、市场价格信息等重要的为永久；一般的为长期绝密04商业、住宅业户治理DFCZ04物业部业户档案及其它重要的为长期；一般的为短期绝密表

28、十世界阳光建立开发档案归档范围及统一编号一级类目二级类目名称部门产生档案编号基 本 范 围保管期限密级EAASJYG01行政事务SJYG01综合部会议纪要、车辆治理、食堂治理、计划、制度、总结、规章、奖惩等重要的为永久；一般的为长期机密02工程治理SJYG02工程部施工档案、监理档案；与施工单位、监理单位、设计单位等往来函件、前期预备文件、竣工验收文件、竣工图、工程签证、变更单等重要的为永久；一般的为长期绝密03预决算治理SJYG03预算部概预决算、市场价格信息等重要的为永久；一般的为长期绝密04商业、住宅业户治理SJYG04物业部业户档案及其它重要的为长期；一般的为短期绝密表十一联华物业档案

29、归档范围及统一编号一级类目二级类目名称部门产生档案编号基 本 范 围保管期限密级EAALHWY01行政事务LHWY01综合部会议纪要、车辆治理、食堂治理、计划、制度、总结、规章、奖惩等重要的为永久；一般的为长期机密02工程治理LHWY02工程部施工、监理档案；与施工单位、监理单位、设计单位等往来函件、前期预备文件、竣工验收文件、竣工图、工程签证、变更单等重要的为永久；一般的为长期绝密03预决算治理LHWY03预算部概预决算、市场价格信息等重要的为永久；一般的为长期绝密04商业、住宅业户治理LHWY04物业部业户档案及其它重要的为长期；一般的为短期绝密第十九条 借阅制度1.凡本公司员工均可查阅与

30、工作相关的文书档案和科技档案。2.档案室材料为历史原件，为防止损坏、丧失等情况发生，只供查阅，不外借，不提供复印件（特别情况经主管副总批准）3.各部门、各工程公司上报的文件及移交档案室的档案材料，均须自备一份复印件方便日后查找；凡集团公司中只有一套存档的材料如需借阅只能提供复印件。 4.查阅本公司档案，必须依照档案的机密等级、履行不同的批准手续。机密性文件材料，经本部门部长签字办公室主任签字批准后方可借阅；机密性文件材料，经本部门部长签字办公室主任签字主管副总签字批准后方可借阅；绝密性文件材料，经本部门部长签字办公室主任签字主管副总签字董事长（或总经理）签字批准后方可借阅。5.所借档案应妥善保

31、管，不得拆卷、涂改、转借、丧失、损毁，必须保证案卷平安完好。6.借阅档案应按期归还，并办理清点手续。如不能按期归还必须办理续借手续。7.员工调离本公司前，必须归还所借的全部档案材料，经档案室主管领导签字后，方可办理离岗手续。第二十条 档案保管1.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。2.档案库房应整齐洁净、规划合理有用；档案入库前，必须严格检查，档案柜内应施放防霉、防虫药剂。3.存放档案必须有专用柜架。在陈列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右、自上而下的陈列、以便于治理和查找。借用归还的档案及时精确返还回原架位。4.底图除修正、送晒外，不得外借。修正后的底图入库、要认真检查其修正、补

32、充情况，底图存放以平放为宜。5.存放胶片、照片、录像带、磁带、光盘等要求特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序陈列在胶片柜或防磁柜内。6.库房每半年要定期进展平安检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求，及时排查档案保管中的平安隐患。7.每年要对库藏档案进展一次全面的检查，认真核对，做到帐物相符，对破损或载体变质档案要及时修补和复印，发觉档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。8.档案库房温度根本保持在1424，相对湿度4560之间的规定要求。第二十一条 档案鉴定与销毁1.公司成立档案鉴定工作小组，由办公室主任、档案人员及业务部门领导组成，定期对库存

33、档案进展鉴定。2.公司各部门、各工程公司在文件材料归档时，应依照档案保管期限精确划分档案的保管期限。3.对保存在档案室保管期限届满或失去保存价值的档案，由档案室进展初步鉴定，提出鉴定意见上报公司鉴定小组。4.经鉴定小组审定应该销毁的档案，提出鉴定报告连同档案销毁清册一起报主管副总批准后进展销毁。5.销毁档案时，应指定二人以上进展监销。档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。6.销毁档案时，要严格执行保密规定，严禁泄密；销毁后，应将销毁清单、鉴定报告及领导批示一并整理存入全宗卷永久保存。第二十二条 档案统计1.建立健全档

34、案治理统计工作，做到精确、可靠。2.档案统计范围主要是档案治理根本情况统计、档案数量统计、档案交接、移交、档案提供利用及其效果的统计等。第五章 声像档案第二十一条 凡集团严重活动，由筹划部为第一责任部门统一拍摄、录制（如工程开盘、奠基、年度总结、表彰大会、大事记、集团办公例会等）。第二十三条 属于各部门、各工程公司工作范畴而需要留存的声像档案，如需筹划部配合，应经主管副总批准后方可进展拍摄、录制、设计制造图片及其它工作。第二十四条 工程照片及其录像档案归档均由各工程公司按城建档案馆要求制造并向集团档案室移交一式二套档案。第二十五条 照片档案数量应在2卷以上，采纳传统相机拍摄的应扩印5寸彩照连同

35、底片归档；采纳数码相机拍照的应扩印5寸彩照并刻制成光盘；照片档案应附加首页（工程概况）、尾页（摄影人、立卷时间）、封皮，像册应采纳城建档案馆统一制式。第六章 电子档案第二十六条 电子文件归档的工作程序、内容和要求（移交城建档案馆的电子档案由档案馆制造）1.电子文件的签署、审批2.搜集积累3.编制目录4.整理需归档的电子文件，将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标识、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。5.鉴定归档的电子文件6.检测归档的电子文件7.编制归档说明8.复印备份、确定载体标识。第二十七条 电子文件的归档1.归档时间应依照详细情况在年度或任务完成后（不得超过二个月）进

36、展归档， 2.归档份数一般拷贝二套，归档一套，借阅一套。3.归档要求真实、完好，到达档案功能价值。4.归档方法 将最终版本的应归档的电子文件存入磁、光介质上 压缩归档，采纳数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进展压缩，刻入磁、光介质上。第二十八条 档案移交1.各部门、各工程公司归档材料由各部门、各工程公司专（兼）职档案员负责向集团档案室移交；移交前须编制移交清单，由部门部长或工程经理核准签字后方可移交；移交时交接双方核对移交清单后签字并各留存一份备查。2.工程工程档案由各工程公司负责、集团档案室配合，按照辽宁省建筑工程归档规程在工程竣工验收后三个月内向城建档案馆办理移交。第十章罚则第二十九条

37、有以下情况之一的，给予当事人扣罚月薪10% 50%的处分：1.对档案卷宗涂改、图划、拆卷；2.不按期归档，不按期归还借阅档案；3.未经审批私自借阅档案或不履行借阅手续的；4.档案人员玩忽职守，丧失、抽出、撕毁、伪造档案材料造成损失的。第八章 附则第二十九条 本规定未尽事宜、本规定与上级或国家法律、法规、规章等相违犯时，应按国家、省、市等有关的法律、法规和规章执行。第三十条 本规定由集团公司办公室负责解释、修订第三十一条 本规定自公布之日起施行。2007年9月15日集团办公室卷 内 文 件 目 录表十二序号文号责任者题 名文件日期页号备注案 卷 目 录序号柜 号案 卷 号题 名编 制 单 位起

38、止 日 期页 数密 级保 管期 限附录科 技 档 案 归 档 要 求类别序号归 档 文 件（原件）责 任 部 门数 量移交时限A工程准备阶段文件1工程建议书或申请及批复战略开展部2份2日内2工程可行性研究报告及批复战略开展部2份2日内3立项有关文件(会议纪要、领导讲话、专家建议性文件等)战略开展部2份1周内4调查材料及工程评估研究材料战略开展部2份1周内5开发建立用地中标通知书战略开展部2份2日内6开发建立工程履约保证书战略开展部2份2日内7计划任务书战略开展部2份2日内8基建任务通知单战略开展部2份2日内9用地选址申请及批复战略开展部2份2日内10用地申请及批复战略开展部2份2日内11建筑拆

39、迁文件、协议、方案等战略开展部2份2日内12建立用地规划许可证及附件战略开展部2份2日内13城镇国有土地批复战略开展部2份2日内14国有土地使用权出让合同战略开展部2份2日内15国有土地使用证工程公司2份2日内16工程地质勘察报告工程公司2份2日内17水文地质勘察报告、自然条件、地震调查工程公司2份2日内18建立用地钉桩通知单(书)工程公司2份2日内19地形测量和拨地测量成果报告战略开展部2份2日内20规划设计条件及通知书总工办2份2日内21审定设计方案通知书及审查意见总工办2份2日内22环境环境妨碍评价报告及批复工程公司2份2日内23施工图设计文件审查合格书总工办2份2日内24工程中标通知书(勘察/设计/施工/监理)本钱操纵中心2份2日内25规划设计方案卫生意见书总工办2份2日内26建筑工程(自动设备、装修)消防审核意见书工程公司2份2日内27建筑工程(自动设备、装修)消防验收意见书工程公司2份2日内28工程承发包合同(勘察/设计/施工/监理)本钱操纵中心2份2日内29建立工程规划许可证及附图工程公司2份2日内30工程总图放线验线图工程公司2份2日内31建立工程施工许可证及开工报告工程公