2022年采购管理应用方案.doc

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1、采购治理应用方案一、 建立采购根底材料l 目的与范围建立采购员、供货商材料，此材料将用于采购单中。l 相关模块采购治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径建立采购员材料按照采购员编码规则，建立采购员数据。采购员采购治理根本设置采购员材料维护建立供给商材料按照编码规则对供给商编码，为供给商编码并录入采购员采购治理根本设置供货商材料维护查询供给商材料综合查询根本查询供给商材料查询二、 采购价格处理l 目的与范围建立物料采购价格材料。在输入订单时，依照系统参数设置，以此价格作为采购订单的物料预设价格。此功能特别合适供给商的物料采购价格变动较小的情况。l 相关模块采购治理系统维护参数设

2、置采购设置l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径建立采购价格材料建立物料采购价格材料采购员采购治理日常处理采购询价维护归档采购价格材料将采购询价材料输出，进展归档处理采购治理系统报表采购询价报表l 说明1、 假如在系统维护系统设置参数设置采购设置中选择“新增时采纳以采购询价材料的采购单价为默订值“，则在做采购单维护时，当新增某个物料，程序会自动取到采购治理根本设置采购询价维护中设置好的单价。2、 采购询价维护中，以询价日期+供给商编号+物料编号+采购批量四个字段组合作为唯一项。也即只有这四项都一样时，系统才不同意输入。只要其中有一项不同，系统认为都是可接受的。由于，同一供给商、同

3、一物料，只要它的询价日期或采购批量不同，都可能有不同的报价。3、 可通过在系统维护系统设置参数设置采购设置中设置采购询价的参数，来决定供给商的询价材料是采纳库存单位依然采购单位进展询价。三、 采购订单处理l 目的与范围采购单建立，批准生效，收货，结单处理。l 相关模块采购治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径录入采购单输入需采购的物料采购员采购治理订单处理采购单维护审核采购单核对采购合同原稿与已输入电脑的采购单内容是否一致采购员采购治理系统报表采购单核对报表批准采购单批准采购单，使该采购单在电脑中生效，并成为不能改动状态采购主管采购治理状态维护采购单批准查询采购订单材料综合查

4、询根本查询采购订单查询打印采购单打印出采购单，发给供给商采购员采购治理标准格式采购单打印采购单结单对已完成收料的采购订单及未完成收料，但须中止的采购订单进展结单；已完成收料或超额收料的订单采纳自动结单，未完成收料的采纳强迫结单采购主管采购治理状态维护采购单自动结单采购治理状态维护采购单强迫结单l 说明1、假如在系统维护系统设置参数设置采购设置中选择“批准或取消批准，是否要通过锁定状态进展“，则所有的采购单审批都为二级审批制。即采购单首先需锁定，然后再进展批准。2、采购订单可由组别操纵。即在做采购单维护或供给商材料维护时，选择某一个供给商属于哪一个用户组别或某一张采购单属于某个用户组别，则在采购

5、单维护、修正、锁定、批准采购单时，只有属于这个组别的用户，才可能看到采购单。所以，系统治理员的权限可不受此限制。3、 采购单维护能直截了当修正未批准或锁定状态的采购订单，如要对已批准的采购单进展修正，首先要取消采购单批准，详细参照更改采购订单部分。4、 自动结单：指采购订单在完成足额收料后作结案处理，使之不再参与公司日常运作。5、 强迫结单：指采购合同在执行过程中没有按要求完成，但要中止其执行，作强迫结案后使之不再生效。6、 已作自动结单或强迫结单的采购单，在采购单查询和一般的采购报表中，都不再输出。已结单的采购单，只在一些统计报表和与财务应付款方面相关的程序中输出。7、 采购单批准的动作也可

6、由采购员直截了当进展操作，但在已打印出的采购单报表中，需由采购主管或采购经理签字确认。四、 更改采购订单l 目的与范围对已批准或结单的采购订单进展修正。l 相关模块采购治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径取消结单将采购订单的状态由结单改为批准采购主管采购治理状态维护采购单取消结单取消订单批准将采购订单的状态由批准改为未批准采购主管采购治理状态维护采购单取消批准修正订单修正采购订单材料采购员采购治理日常处理采购单维护l 说明1、依照要修正的采购单的状态，须首先将订单状态转变为未批准，然后再进展修正。假如当前订单已结单，则按取消结单取消批准修正订单顺序执行，如当前订单为批准状态

7、，则按取消批准修正订单的顺序作业。修正后的订单要重新批准。2、修正后订单数量不能小于已经收料的数量。3、不能删除曾经发生过收料业务的订单项。4、假如采购订单是执行二级审批制，则采购单取消批准之后，还需进展采购单取消锁定，采购订单才可修正。五、 补填采购价格l 目的与范围补填采购价格为零的采购单的单价材料。l 相关模块采购治理、库存治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径补填采购价格补齐采购单价采购员采购治理日常处理订单补价l 说明1、 向供给商下发采购单时，由于种种缘故，如询价未回复、物料采购价格领导未批复、或此种物料本身确实是事后补价的、等各种缘故，导致订单在录入时没有输入采

8、购单价。而下发采购单之后，采购价格又得到了确认，如今，即可做订单补价的操作。2、 假如在补价时，采购单已发生了收料（完全收料或未完全收料），则还应在库存治理-价格处理-收料价格维护中进展补价处理。3、 补齐订单价格，是为采购应付款和本钱核算中计算物料的挪动加权平均价，为了获得单价材料而需做的工作。4、 订单补价程序会自动过滤出所有采购单价为0的采购订单行记录六、 采购单跟催及对帐处理l 目的与范围采购单的跟进及收料安排。l 相关模块采购治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径查看、跟催采购订单查看采购单的计划收货日期、到料情况、是否延期等材料，以便仓库为收货做预备采购员采购治理

9、系统报表收货计划报表销售治理系统报表延期采购单报表综合查询根本查询采购单查询收料对帐周期性就收料情况与供给商对帐采购员/财务采购治理标准格式采购对帐单l 说明七、 申购单处理l 目的与范围申购单建立、批准生效、转询价单或直截了当转采购单l 相关模块采购治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径填制或修正申购单建立并输入申购工程MC文员采购治理申购处理申购单维护批准申购单批准使之在电脑中生效，并成为不能改动状态MC主管采购治理申购维护申购单批准打印申购单打印出申购单并签字，作为采购的依照MC文员采购治理申购维护物料申购单报表申购单结单申购单完成处理后进展结单处理MC文员采购治理申购

10、处理申购单结单查询申购物料的采购情况理解所申购物料的采购等情况采购治理申购处理申购物料采购情况报表查询已结单的申购单采购治理申购处理申购单结单材料查询l 说明1、申购单转采购单，可分两种情况，实际使用时，可依照详细情况进展调整，各自的流为：a、申购单维护申购单批准询价单维护询价回复维护采购单产生；b、申购单维护申购单批准申购单直转采购单2、只有已经批准的申购单才可打印申购单报表。3、假如是使用“申购单直转采购单”的形式，则需转为采购单的物料需有供给商的采购询价材料。八、 更改申购单l 目的与范围对已批准或结单的申购单进展修正。l 相关模块采购治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能

11、途径取消结单将订单的状态由结单改为批准MC主管采购治理申购处理申购单取消结单取消批准订单将订单的状态由批准改为未批准MC主管采购治理申购处理申购单取消批准修正订单修正订单材料MC文员采购治理申购处理申购单维护l 说明1. 依照要修正的申购单的状态，须首先将订单状态转变为未批准，然后再进展修正。2. 假如当前订单已结单，则按取消结单取消批准修正订单顺序执行。3. 如当前订单为批准状态，则按取消批准修正订单的顺序作业。4. 修正后的订单要重新批准。5. 已转入采购的申购单不能修正。九、 申购询价处理l 目的与范围向供给商查询所申购物料的价格材料。l 相关模块采购治理l 作业方法业务工程内容及方法部

12、门/人员电脑功能途径建立询价单依照已批准的申购单填制询价单采购员采购治理申购处理询价单维护打印询价单输出询价单，并发给供给商，要求供给商报价采购员采购治理申购处理申购询价报表记录供给商报价材料登记供给商回复的价格材料采购员采购治理申购处理询价单回复维护查询超期未复的询价单采购治理申购处理询价回复超期报表l 说明1、某一张申购单可对多个供给商进展询价，但最后生成采购单时，则一张申购单只能有一个相对应的供给商。十、 申购工程的采购处理l 目的与范围依照供给商回复的询价材料，对申购的物料生成采购单。l 相关模块采购治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径采购已进展了物料的个别询价的申

13、购工程此申购工程已进展个别的询价，采购是依照询价的结果进展采购员采购治理申购处理采购单产生采购没有单独进展询价的申购工程此申购工程没有进展询价，价格材料来自往常的供给商询价材料采购员采购治理申购处理申购单直转采购单查询申购物料的采购情况理解所申购物料的采购等情况采购治理申购处理申购物料采购情况报表l 说明使用“申购单直转采购单”，则需转为采购单的物料需有供给商的采购询价材料。十一、 耗费品、低值易耗品的采购l 目的与范围关于耗费品及在消费中起着重要作用但又不记入产品构造清单的消费辅料可采取再订货点分析（ROP）和平安库存的方法生成采购单。l 相关模块采购治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/

14、人员电脑功能途径设置物料的再订货点建立消费辅料的再订货点（ROP）MC文员采购治理再订货点ROP工程维护打印按再订货点采购的工程输出按再订货点采购的物料工程MC文员采购治理再订货点ROP工程报表计算按再订货点方法采购的工程需求计算其需采购数量MC主管采购治理再订货点再订货点分析打印再订货点的分析结果输出再订货点工程的供给需求，可作为采购依照采购治理再订货点再订货点分析将订货需求转成申购单将计算所得供给需求转入申购单采购治理再订货点再订货点分析l 说明1. 再订货点（Re-Order Point）：相当于一条水平线，当平安库存低于水平线时，表示须采购物料了2. ROP适用于物料需求特别稳定的情况

15、,物料的库存降低到再定货点时，系统便会提示您该下单了，下单的数量确实是采购批量,否则该物料的供给将处于随时可能缺货的状态。十二、采购分析及报表l 目的与范围通过报表对采购业务进展分析，及评核采购工作。l 相关模块采购治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径查询分析采购单的综合情况查询或输出采购单的根本情况采购治理系统报表采购单综合报表采购治理系统报表采购结单综合报表综合查询根本查询采购单查询对采购单进展分类按采购单编号、供给商编号、物料编号、订单类型、交货日期分类分析物料采购情况采购治理系统报表采购单分类报表统计采购应付款计算采购的应付款情况采购治理系统报表采购应付款按月统计物

16、料采购数量按月份统计各种物料的采购情况采购治理系统报表采购月统计报表十三、采购来料处理l 目的与范围将采购来的物料接收到质检区，并通知质检部门进展检验；然后依照质检结果，决定是否入库。并将不合格的物料退回给供给商。l 相关模块 库存治理 采购治理 质量治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径收到供给商送货建立收料买卖记录，今后料过数到指定IQC仓区：对已有采购单的工程用计划收料，没有采购单的工程用非计划收料仓管员库存治理日常处理计划收料/非计划收料归档供给商送货及退货的情况仓管员库存治理系统报表物料接收/退料报表打印质检通知单用多联纸打印质检通知单,通知质检人员检验仓管员库存治

17、理日常处理计划收料/非计划收料将合格物料入库依照质检结果，将合格物料由质检仓转入相应的物料仓仓管员库存治理日常处理来料入库归档来料的入库情况仓管员库存治理系统报表物料转移报表来料入库拒收不合格物料依照质检结果，将不合格物料由质检仓转入退料仓，以便以后退回供给商仓管员库存治理日常处理来料坏料转移归档来料不合格情况库存治理系统报表物料转移报表来料坏料转移将不合格物料退回供给商记录从退料仓退回物料给供给商的物料数量。计划收料工程使用计划退料，非计划收料工程使用非计划退料仓库治理员库存治理日常处理计划退料/非计划退料l 说明1、建议应该尽量用计划形式处理绝大部分的收、退料，非计划形式用于非消费性物料的

18、采购或未下采购的消费性物料的紧急采购。2、在计划收料非计划收料操作时，在主记录状态下，需正确地选择是对哪一个供给商进展收料。3、计划收料非计划收料，当已经通过来料质检维护的引入功能引入了计划收料非计划收料的材料，则计划收料非计划收料的材料将成为不可修正、不可删除的状态。4、计划收料非计划收料时的仓区选择，系统默认取系统维护-系统设置-系统参数-库存治理中已设置好的系统默认质检仓区、仓位。5、 以通过在系统维护-系统设置-系统参数-库存治理。中设置参数来决定在计划收料时是否同意收料数量大于采购订单数量。系统默认为收料数量可大于采购单数量。6、 能够通过在系统维护-系统设置-系统参数-库存治理。中

19、设置参数来决定在计划收料时是以库存单位进展收料依然以采购单位进展收料。系统默认为以库存单位进展收料。7、 计划退料/非计划退料，假如是质检不合格的物料，在维护行记录时，它的子类型处以它默认的“非消费退料“选项；假如是已入库，在消费线发觉是由于供给商来料不良的物料，在维护行记录时，请在它的子类型处选择“消费退料”选项；l 相关方案采购单处理十四、来料质检l 目的与范围质检部门依照验收通知单，对来料进展检验，填写检验结果以决定是入库或拒收。l 相关模块质量治理库存治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径引入计划收料或非计划收料材料依照仓管员的报检单，在系统中引入收料材料质检人员质量

20、治理来料质检产生来料检验单对来料进展检验并在检验通知上记录检验结果质检人员手工作业将质检结果录入系统将检验通知单上的质检结果输入系统作为入库或拒收的依照质检人员质量治理来料质检来料检验报告维护依照检验结果产生入库或拒收记录产生出入库或拒收记录以进展入库或拒收处理,并记录相应的买卖编号质检人员质量治理来料质检产生入库（坏料转移）单将检验单交回收料人员进展下一步的处理质检人员手工作业l 说明1、所有需质检的物料，都需首先在产品治理-工程维护-物料质量材料程序中维护物料的相 关质检参数材料。2、所有需进展检验的物料，在做产生来料检验单之前，都需在质量治理-根本设置物料与检验组关系维护程序中维护好物料

21、的检验工程。3、产生入库（坏料转移）单的组别，请选择接收物料的仓管员所在的组。l 相关方案采购来料处理十五、来料价格处理l 目的与范围依照需要调整每笔来料的价格。相关的材料包括：单价、税率、对换率。并进展审核确认。l 相关模块库存治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径处理来料价格调整每笔来料的价格材料财务人员库存治理价格处理收料价格维护l 说明1、每笔来料的价格相关的材料，假如是计划收料，物料单价取相应的采购订单中的单价，假如是非计划收料，则取物料财务材料维护程序中的计划采购价格，假如物料财务材料维护中的单价为空，则此处也为空；而税率及货币对换率其预设值，计划收料按采购单中所

22、设置的数据；非计划收料的货币取系统中设置的本位币，税率则为空。2、在进展来料价格处理之前，必须确保此笔收料相应的入库业务已经完成。且针对此笔来料的入库买卖已经执行了过数操作。3、在收料价格材料被批准后，对应的收料业务数据，系统不同意进展更改，如确要对对应的收料数据进展更改，要首先执行取消批准功能，返回到未批准状态，然后再修正收料材料4、要保证入库价格的精确，必须严格按照来料维护来料质检产生来料入库的操作流程进展业务处理。5、在应收应付中的应付发票中的物料收料价格是以此处的价格为依照，进展取用。l 相关方案采购来料处理十六、退料价格处理l 目的与范围依照需要调整每笔物料退料的价格。相关的材料包括

23、：单价、税率、对换率。并进展审核确认。l 相关模块库存治理l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径处理退料价格调整每笔退料的价格材料财务人员库存治理价格处理退料价格维护l 说明1、每笔退料的价格相关的材料，假如是计划退料，物料单价取相应的采购订单中的单价，假如是非计划退料，系统会取物料财务材料维护程序中的计划采购价格，假如物料财务材料维护中的单价为空，则此处也为空；而税率及货币对换率其预设值，计划退料按采购单中所设置的数据；非计划退料的货币取系统中设置的本位币，税率则为空。2、在退料价格材料被批准后，对应的退料业务数据，系统不同意进展更改，如确要对对应的退料数据进展更改，要首先执行

24、取消批准功能，返回到未批准状态，然后再修正退料材料。3、在应收应付中的应付发票中的物料退料价格是以此处的价格为依照，进展取用。l 相关方案采购来料处理十七、应付帐款处理l 目的与范围处理应付帐款业务l 相关模块库存治理应收应付l 作业方法业务工程内容及方法部门/人员电脑功能途径处理来料/退料价格调整每笔来料/退料的价格材料财务人员库存治理价格处理收料价格维护库存治理价格处理退料价格维护填制付款发票记录供给商提供的收款发票及相关的来料业务或相应的采购单财务人员应收应付应付帐款处理应付发票审核批准付款发票确认付款发票有效财务人员应收应付应付帐款处理应付发票导出发票材料导出发票的相关材料，作为财务系

25、统的凭证财务人员应收应付应付帐款处理应付发票付款记帐记录实际款项的支付情况财务人员应收应付应付帐款处理付款单材料批准付款批准付款财务人员应收应付应付帐款处理付款单材料导出付款材料导出实际付款的材料，作为财务系统的凭证财务人员应收应付应付帐款处理付款单材料查询应付往来对帐单财务人员应收应付应付帐款处理应付往来对帐单l 说明1、有关某一发票所涉及的工程，在M/3系统中能够是：采购订单、来料入库记录、退料记录、外协收货记录。2、假如按采购单编号引入应付款材料，则只有已结单的采购单才能作为付款的相关单据；假如按来料入库单编号引入记录，则记录必须已过数；假如按退料买卖行引入记录，则必须在作计划退料或非计划退料时的子类型选择为“消费退料”。3、在明确发票是包括哪几份采购单或入库记录之后，要建立一份针对此发票的付款计划，明确某天支付多少金额，付款计划中累计金额必须等于发票金额。4、同一供给商，假如有多个不同的货币进展结算，可分单生成发票。5、在发票材料建立完成后，确认无误进展批准，批准后的发票能够作为付款的凭据。6、只有批准后的发票，才能导出到财务系统。l 相关方案采购来料处理来料价格处理退料价格处理