时间管理与SMART工具.ppt

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1、时间管理时间管理视频n死神的账单最令人触目惊心的一件事是看到钟表上的秒针一下一下最令人触目惊心的一件事是看到钟表上的秒针一下一下的移动，每移动一下就表示我们的生命又缩短了一部分；的移动，每移动一下就表示我们的生命又缩短了一部分；再看墙上挂着的可以一张张撕下的日历，每天撕下一张再看墙上挂着的可以一张张撕下的日历，每天撕下一张就表示我们的寿命又缩短了一天。就表示我们的寿命又缩短了一天。梁实秋梁实秋时间管理时间的价值时间的价值要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲要领

2、会一星期的价值，只要问个周刊编辑要领会一星期的价值，只要问个周刊编辑要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩子的人要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩子的人要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶要领会一分钟的价值，只要问个错过火车的人要领会一分钟的价值，只要问个错过火车的人要领会一秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人要领会一秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人时间管理 第一代时间管理第一代时间管理 备忘型备忘型 第二代时间管理第二代时间管理 规划型规划型 第三代时间管理第三代时间管理 效率型效率型 第四代时间

3、管理第四代时间管理 重要型重要型时间管理最新时间管理理论最新时间管理理论 求得内心的平静求得内心的平静时间管理你的梦想是什么你的梦想是什么时间管理忙忙 茫茫 盲盲n在2014年年初时，习近平曾发出经典一叹“时间都去哪儿了”，自己给出的答案是主要都用在工作上了；在国外出访时，习近平曾谈到自己很心疼出访的时间，因为国内还有许多事情要做；习近平每天的工作是如何安排的，相信很多人都想知道。2014年10月24日星期五，很多中国人还回味前日闭幕的四中全会所发布的会议公报，习近平已经开始了繁忙的新一天。n具体事务具体事务n习近平和所有朝九五晚的上班族一样，在晚秋的黎明吃过早饭，阅读完中办递送的“每日简报”

4、后就来到了人民大会堂。他要在福建厅会见出席筹建亚洲基础设施投资银行备忘录签署仪式的各国代表。n当天，习近平还进行了一次“电话外交”，在电话那头是同印度尼西亚新任总统佐科维多多。习近平祝贺佐科就任印尼新一届总统，还表示欢迎对方下个月来北京出席亚太经合组织领导人非正式会议。n下午习近平会见坦桑尼亚总统基奎特。结束在人民大会堂东门外的欢迎仪式后，习近平一行就快步来到会议室，跟在后面的我们甚至需要一路小跑。待到坦桑尼亚代表团坐定后，习近平马上就说，今天要谈的内容很多，为了节约时间我们就用同声传译。n事实证明，同声传译的办法大大增强了会谈的效率，下午18时15分会谈结束。两国领导人从会议室移步到签署合作

5、协议的河北厅，虽然两厅相距只有十几米，但我在现场所见，习近平和基奎特总统还是在热烈交谈。n千万不要以为习近平的一天就结束了，因为接下来他还要设宴招待基奎特总统。人民大会堂三楼灯火辉煌，长安街此时也华灯初上，万家灯火。在很多人阖家共进晚餐或收看电视节目的时候，他此刻还为国事操劳。n工作节奏工作节奏n习近平的工作节奏，用中共中央政治局委员、中办主任栗战书的话说就是“快”。栗战书发表在秘书工作中的一篇文章中提到，“习近平总书记要求我们干工作要案无积卷、事不过夜。总书记自己也是这么做的。他的工作作风非常严谨，工作节奏也很快。报送给总书记的请示，不管多晚，即使到了夜里12点，第二天早上都能收到他的批示。

6、”n观察结果观察结果n据官锦台这一天的观察，习近平不仅在出访期间是“累并快乐着”，在国内也应该是“累并快乐着”成功的含义成功的含义达成预期目标，实现自己阶段性的梦想达成预期目标，实现自己阶段性的梦想时间管理取得个人最大成就 必须有预期目标必须有预期目标 目标必须达成目标必须达成 成功的不同标准成功的不同标准 在一生中，你最珍视的是什么在一生中，你最珍视的是什么 你的目标是什么你的目标是什么 目标必须数学量化目标必须数学量化 你现在需要做什么以帮助在未来达成目标你现在需要做什么以帮助在未来达成目标成功的决定因素成功的决定因素 7%为其它因素为其它因素 13%取决于知识技能取决于知识技能 80%取

7、决于取决于态度态度时间管理取得个人最大成就虚心/雄心/决心/爱心/恒心/信心/进取心真诚/气魄/果断/勇敢/热情/主动/忍耐/宽容信念/努力/乐观/气魄/有目标/不怕失败肯动脑筋/人格魅力/强烈愿望/不折不挠口才/远见能力强计划性人际关系运气环境漂亮天赋背景成功是因为成功是因为态度态度！什么阻止了我们的前进什么阻止了我们的前进 没有目标没有目标 对自己不忠诚，找借口、找理由对自己不忠诚，找借口、找理由 信念局限信念局限 我不会我不会 消极的情绪因素消极的情绪因素 抱怨抱怨 指责指责 被动被动 自闭自闭 负罪负罪 嫉妒嫉妒 急噪急噪 愤怒愤怒 憎恨憎恨 担忧担忧 自怜自怜 宿命宿命 虚荣虚荣 侥

8、幸侥幸 怀才不遇怀才不遇 害怕失败害怕失败 害怕拒绝害怕拒绝 时间管理取得个人最大成就克服成功的障碍克服成功的障碍 设定目标设定目标 停止责备，对自己停止责备，对自己100%的负责的负责 自我认知自我认知 信念和自尊信念和自尊 采取积极的态度采取积极的态度 态度来自于信念，信念来自于期望态度来自于信念，信念来自于期望 期望期望 信念信念 态度态度 行为行为 结果结果时间管理取得个人最大成就时间管理取得个人最大成就励志名言励志名言 成功是因为态度成功是因为态度 我是我认为的我我是我认为的我 我是一切的根源我是一切的根源 不是不可能，只是暂时还没有找到方法不是不可能，只是暂时还没有找到方法*山不过

9、来，我过去山不过来，我过去 决心决定成功决心决定成功 天助自助者天助自助者 每天进步一点点每天进步一点点 太棒了！太棒了！决定去取得成功决定去取得成功 找到你自己的擅长领域找到你自己的擅长领域 设定目标设定目标 预先支付必要的代价预先支付必要的代价 时间管理，实现个人效率时间管理，实现个人效率时间管理取得个人最大成就时间时间=控制事件控制事件 管理你自己的行为管理你自己的行为 安排工作的先后次序安排工作的先后次序时间管理时间管理你在控制之中你在控制之中 事情是有序的事情是有序的 你可以加倍你的产出你可以加倍你的产出时间管理概念一系列的事件一系列的事件目标，乃是有截止日期的梦幻目标，乃是有截止日

10、期的梦幻史蒂夫史蒂夫 史密斯史密斯时间管理目标设定在你决定你的行动路线之前，需要知道你的目标是什么在你决定你的行动路线之前，需要知道你的目标是什么ABC时间管理目标设定 狮子该走哪条路线来抓取猎物狮子该走哪条路线来抓取猎物100%成功成功=?%目标目标+?%方法方法时间管理目标设定100%成功成功=100%目标目标+0%方法方法如何选择目标如何选择目标 观察观察 你了解你自己吗、你了解现状吗你了解你自己吗、你了解现状吗 比较比较 知识、技能、目标对象知识、技能、目标对象 综合综合 困难、障碍、资源困难、障碍、资源 分析分析 可能性可能性 处理处理 反馈、修正反馈、修正时间管理目标设定目标设定的

11、目标设定的SMART原则原则 Specific 具体明确的具体明确的 Measurable 可衡量的可衡量的 Achievable 可达成的可达成的 （Actionable 以行动为导向，有行动计划的以行动为导向，有行动计划的）Realistic 实际的实际的 （Resultant 有结果的有结果的）Time limited 有时间限制的有时间限制的时间管理目标设定&目标目标 我我3 3个月内个月内(XXXX年年1212月月1 1日日20:0020:00前前)在不影响健康前提下减去体重在不影响健康前提下减去体重1010公斤（目前公斤（目前8080公斤）公斤）分解目标：第分解目标：第1 1个月减

12、轻个月减轻3 3公斤，第公斤，第2 2个月减轻个月减轻3 3公斤，第公斤，第3 3个月减轻个月减轻4 4公斤公斤&行动计划行动计划 每天早上花每天早上花3030分钟跑步分钟跑步50005000米，晚上做米，晚上做2020分钟有氧操、分钟有氧操、2020个俯卧撑和个俯卧撑和3030个仰卧起坐个仰卧起坐 每星期六与友人一起打壁球每星期六与友人一起打壁球1 1小时小时 每天按照专家制订的营养减肥餐单进餐每天按照专家制订的营养减肥餐单进餐 （早餐：（早餐：1 1只苹果、只苹果、200200mlml牛奶、牛奶、1 1只水煮鸡蛋，中、晚餐：各只水煮鸡蛋，中、晚餐：各5050克米饭和克米饭和300300克低

13、热量克低热量 的荤蔬菜，戒除高卡路里的油炸食物）的荤蔬菜，戒除高卡路里的油炸食物）每天起码喝每天起码喝5 5杯绿茶杯绿茶 每个月外出吃饭减至最多每个月外出吃饭减至最多4 4次，每次只能吃清淡的白肉和蔬菜次，每次只能吃清淡的白肉和蔬菜 家里所有的零食送给别人家里所有的零食送给别人 每天睡眠时间控制在每天睡眠时间控制在7 7小时小时 第第3 3个月进行个月进行1 1个疗程的个疗程的“曲美曲美”药物治疗药物治疗 家里挂家里挂1 1幅好身材的明星全身画像，每天注视幅好身材的明星全身画像，每天注视2 2分钟分钟 早晚朗读目标各早晚朗读目标各1010遍，默念：遍，默念：“我瘦、我瘦、我瘦瘦瘦我瘦、我瘦、我

14、瘦瘦瘦”1 1遍遍&里程碑里程碑 在在1010月月1 1日，日，1111月月1 1日和日和1212月月1 1日吃完晚饭后作一次体重测量日吃完晚饭后作一次体重测量 阶段目标达成后买一件自己喜欢的东西奖励自己，未达成则调整计划阶段目标达成后买一件自己喜欢的东西奖励自己，未达成则调整计划时间管理目标设定不论多伟大的观念，如果不能在你的行动中不论多伟大的观念，如果不能在你的行动中展现出它的力量，那是一文不值的展现出它的力量，那是一文不值的 汤玛斯汤玛斯 赫胥黎赫胥黎时间管理妥善计划计划和行动计划表计划和行动计划表!没有计划的行动是大多数人的生活本质没有计划的行动是大多数人的生活本质!失败的计划就等于在

15、计划失败失败的计划就等于在计划失败时间管理妥善计划目标达成的步骤目标达成的步骤时间管理妥善计划思考：哪些你做得较好，哪些有待改善思考：哪些你做得较好，哪些有待改善坚持坚持坚持坚持检讨检讨检讨检讨马上行动马上行动马上行动马上行动朗读朗读朗读朗读分解计划分解计划分解计划分解计划自问理由自问理由自问理由自问理由视觉化视觉化视觉化视觉化选择选择选择选择决定决定决定决定轻重缓急的优先级管理轻重缓急的优先级管理重重要要性性紧急性紧急性1324重要紧急重要紧急水开水开不不重要不紧急重要不紧急晒得衣服晒得衣服紧急不重紧急不重要要门铃门铃/电话电话重要不紧急重要不紧急孩子哭孩子哭干扰事项干扰事项不速之客不速之客

16、电话电话/信件信件会议会议临近最后期限的与主临近最后期限的与主 要目标有关的事项要目标有关的事项危机处理危机处理顾客投诉顾客投诉严重冲突严重冲突琐碎事务琐碎事务重复性工作重复性工作无意义争论无意义争论消磨时间消磨时间规划计划规划计划能力提升能力提升防止危机防止危机激励士气激励士气建立关系建立关系事件的四个象限事件的四个象限时间管理优先管理随堂训练随堂训练利用轻重缓急训练法，将自己每个月的工作进行划分（10min）轻重缓急的优先级管理轻重缓急的优先级管理重重要要性性紧急性紧急性1324重要紧急重要紧急不不重要不紧急重要不紧急紧急不重紧急不重要要重要不紧急重要不紧急事件的四个象限事件的四个象限时间

17、管理优先管理四象限处理形态分析四象限处理形态分析若偏重若偏重则则 1 象限象限忙于处理危机及收拾残局，经常感到压力，忙于处理危机及收拾残局，经常感到压力，易精疲力尽易精疲力尽 2 象限象限有理想，自制与平衡，少有危机感有理想，自制与平衡，少有危机感 3 象限象限短视近利，缺乏目标、计划和自制短视近利，缺乏目标、计划和自制 4 象限象限无责任和安全感，甚至令工作不保无责任和安全感，甚至令工作不保时间管理优先管理组织层面造成的效应组织层面造成的效应二八定律二八定律时间管理优先管理20/80 法则（帕列托法则（帕列托 Pareto 法则）法则）最省力的企业成功与个人幸福法则最省力的企业成功与个人幸福

18、法则在在因因和和果果、投投入入和和产产出出、努努力力和和收收获获之之间间，存存在在着着不不平平衡衡关关系系：80%的的收收获获来来自自20%的的努努力力，其其它它80%的的投投入入只只带带来来20%的产出的产出投入投入产出产出80%20%20%80%时间管理优先管理20/80 法则举例法则举例 80%的营业额出自于的营业额出自于20%的产品的产品 80%的销售量（利润）来自于的销售量（利润）来自于20%的客户的客户80%的绩效来自于的绩效来自于20%的员工的员工 80%的病假是的病假是20%的员工请的的员工请的 80%的权利、金钱集中在的权利、金钱集中在20%的人手里的人手里 80%的阅读时间

19、化在的阅读时间化在20%的书报上的书报上 时间管理优先管理时间利用的价值分析（时间利用的价值分析（ABC分析）分析）60%15%25%15%25%60%事情价值事情价值实际消耗时间实际消耗时间ACBA 专心处理专心处理B 授权授权C 授权或清理授权或清理时间管理优先管理管理人员理想的时间分配管理人员理想的时间分配 时间管理优先管理时间管理优先管理每位员工都应该每位员工都应该 专注于那些能产生专注于那些能产生80%效益的效益的20%关键（核心）工作关键（核心）工作 对次要任务少花时间精力，授权放弃和降低工作成本对次要任务少花时间精力，授权放弃和降低工作成本 对常规的作业流程要不断简化改善以提高效

20、率对常规的作业流程要不断简化改善以提高效率十鸟在林，不如一鸟在手十鸟在林，不如一鸟在手有效授权有效授权只有四种方法可以帮助你更好地利用时间只有四种方法可以帮助你更好地利用时间 呕心沥血，延长工作时间呕心沥血，延长工作时间 提高自己的工作效率提高自己的工作效率 中止不太重要的工作中止不太重要的工作 有效授权有效授权时间管理有效授权管理人员不愿授权的原因管理人员不愿授权的原因 对别人缺乏信心（不放心）对别人缺乏信心（不放心）自我膨胀自我膨胀/需要成就感需要成就感/事必躬亲事必躬亲 误解效益含义误解效益含义 缺乏安全感缺乏安全感 工作主义（嗜好）工作主义（嗜好）没有合适人选没有合适人选时间管理有效授

21、权 授权并不是只对部属说：授权并不是只对部属说：“这是任务，想办法去完成这是任务，想办法去完成 它！它！”，然后袖手旁观，坐侯成果，然后袖手旁观，坐侯成果 授权并非弃权、授责、参与、分工、代理职务、助手授权并非弃权、授责、参与、分工、代理职务、助手 或秘书职务或秘书职务 警惕警惕 “他们已有足够的事做了他们已有足够的事做了”、“我不信任他们我不信任他们”、“他们不会明白他们不会明白”、“他们无法做得和我一样他们无法做得和我一样”、“我能做得更好更快我能做得更好更快”、倒授权、倒授权 时间管理有效授权常见授权观念的误区常见授权观念的误区授权表授权表重重要要性性紧急性紧急性1324自己做（或授自己

22、做（或授权，但带有很权，但带有很大程度控制）大程度控制）授权（带有很授权（带有很大自主权）大自主权）授权（设定授权（设定一个期限）一个期限）自己做（给自自己做（给自己一个期限）己一个期限）时间管理有效授权授权的准备工作授权的准备工作 转移心态，培育气氛转移心态，培育气氛 分析授权的工作分析授权的工作 选择任务，界定范围选择任务，界定范围 决定授权的对象决定授权的对象时间管理有效授权有效授权三步曲有效授权三步曲?任务指示任务指示?进度监督进度监督?成果评估成果评估时间管理有效授权有效授权的步骤有效授权的步骤时间管理有效授权 解释工作的目标、内容和范围解释工作的目标、内容和范围 说明工作的重要性、

23、期望的结果和完成期限说明工作的重要性、期望的结果和完成期限 与被授权者共同探讨，就工作方法和步骤达成协议与被授权者共同探讨，就工作方法和步骤达成协议 提出跟进的方法及检讨的日期提出跟进的方法及检讨的日期 授予适当的权限（资源调配、决策授予适当的权限（资源调配、决策）监察进度，鼓励下属，并随时给予支持、帮助和建设性反馈监察进度，鼓励下属，并随时给予支持、帮助和建设性反馈 如有需要，可调整原计划，但要和下属充分沟通如有需要，可调整原计划，但要和下属充分沟通 完成工作后，验收并表示赞许和感谢完成工作后，验收并表示赞许和感谢二点启示二点启示 先做大的、重要的事情先做大的、重要的事情 别忽视琐碎的时间别

24、忽视琐碎的时间 垃圾和等待的时候做什么？垃圾和等待的时候做什么？切记打发时间切记打发时间时间管理自我组织时间管理基本技巧时间管理基本技巧 设定设定SMART目标目标 计划（每日）活动，设定完成期限计划（每日）活动，设定完成期限 每天拨出近半小时做计划或进行重要思考每天拨出近半小时做计划或进行重要思考 分清优先次序，优先处理重要工作分清优先次序，优先处理重要工作 尝试有效授权尝试有效授权 自我组织，避免时间浪费自我组织，避免时间浪费 时间管理管理每天的工作管理每天的工作 回顾工作目标和行动计划表，了解今天要做什么回顾工作目标和行动计划表，了解今天要做什么 根据事情的重要性和紧急程度安排优先次序根

25、据事情的重要性和紧急程度安排优先次序 重要性重要性紧急性紧急性 A 高度优先（必须做）高度优先（必须做）1 必须现在做必须现在做 B 中度优先（应该做）中度优先（应该做）2 应该很快做应该很快做 C 低度优先低度优先3 不紧急不紧急时间管理优先管理时间管理八大法则时间管理八大法则 适时适时委派委派，立刻放弃，立刻放弃 每日行事，认真每日行事，认真规划规划 程度划分，重要程度划分，重要优先优先 掌握掌握时机时机，控制拖延，控制拖延 时间浪费，尽量避免时间浪费，尽量避免 工作狂人，并不推崇工作狂人，并不推崇 专心致志，事务确切专心致志，事务确切 工作现场，保持整洁工作现场，保持整洁时间管理一次只选一种新的技巧，而且把它一次只选一种新的技巧，而且把它练习三个练习三个星期星期，以进入你的习惯，并给自己，以进入你的习惯，并给自己奖励奖励。时间管理课程回顾课程回顾1、死神的账单2、时间是有价值的3、既然有价值，需要进行规划4、反观我们的工作状态5、运用SMART原则安排工作6、在目标锁定实施时，区分事情的轻重缓急7、进而引出二八定律8、用人方式：有效授权9、授权后重新进入SMART循环祝祝 您您 成成 功功时间管理