OFFICE高级应用-WORD篇课件.pptx

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1、OFFICE高级应用WORD 2010的应用MS OFFICE高级应用-WORD 2010的应用创建并编辑文档创建并编辑文档美化文档外观（图文混排）美化文档外观（图文混排）长文档的编辑与管理长文档的编辑与管理文档的修订与共享文档的修订与共享使用邮件合并技术批量处理文档使用邮件合并技术批量处理文档创建并编辑文档创建并编辑文档创建文档创建空白文档扩展名为*.docx利用模板创建文档样本模板本机上的模板创建书法字贴模板文件扩展名为*.dotx我的模板O模板输入文本文本从闪动的光标处开始输入。被选中的文本直接被替换。注意Insert键的当前状态是“插入”还是“改写”（在状态栏显示），如果是改写，光标后

2、的文字将被替换。在汉语输入状态下输入大写字母可用SHIFT+字母键、这些中文符号的输入方法。按Enter键输入硬回车符，又称段落标记，产生一个新的段落。按Shift+Enter输入软件回车符，又叫手动换行符，不产生新的段落。快速插入当前日期或时间选择文本拖动鼠标选择文本选择一行：行前单击选段一个段落：段前双击或段中三击选择不相邻的多段文本：使用Ctrl键选择垂直文本（矩形区域）：使用Alt键选择整篇文档：段前三击选择一个单词：双击单词选择一个句子：Ctrl+句中任意位置选择较大文本块：使用Shift使用键盘选择文本见下表选择选择操作操作右侧/左侧的一个字符Shift+右/左方向键一个单词Ctr

3、l+Shift+右/左方向键一行Ctrl+End/Home下一行按End键，然后Shift+下方向键上一行按Home键，然后Shift+上方向键一段Ctrl+Shift+上/下方向键一个文档（从结尾到开头）Ctrl+Shift+Home一个文档（从开头到结尾）Ctrl+Shift+End从窗口的开头到结尾Alt+Ctrl+Shift+Page Down整篇文档Ctrl+A垂直文本块Ctrl+Shift+F8，然后用方向键最近的字符F8打开选择模式，再使用方向键编辑文本复制与粘贴文本Ctrl+C复制、Ctrl+鼠标复制剪贴板中最多可存储24个对象格式复制：使用格式刷选择性粘贴（格式中是否包含段落

4、格式）删除与移动文本退格键(backspace)与删除键(delete)的区别。查找与替换文本查找文本结果以黄色突显替换文本特殊格式的文本替换（如软、硬回车符）检查拼写和语法Word会自动检查错误拼写错误：红色波浪线语法错误：绿色波浪线开启检查在“Word选项”窗口中，“校对”下选择“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”使用检查在“审阅”功能区，执行“拼写和语法”设置文本格式设置字体、字号、字形、颜色设置字符间距和位置上标、下标、阴文、阳文带圈字符加拼音字符大小写切换把小写的金额数写转换成中文大写数字清除格式设置段落格式段落对齐方式左对齐、右对齐、居中、两端对齐、分散对齐段落缩进首行缩进、

5、悬挂缩进、左缩进、右缩进“增加缩进量”与“减少缩进量”是指左缩进注意标尺上的三个滑块分别代表什么行距段落间距纵横混排、双行合一、合并字符、调整宽度、文字缩放首字下沉显示隐藏段落标记页面设置设置页边距上、下、左、右边距应用于整篇文档应用于所选文字设置纸张大小设置纸张方向设置页面颜色和背景页面边框水印（用于机密、紧急等状况）美化文档外观（图文混排美化文档外观（图文混排）在文档中使用文本框目的：为了在一页中放置多个文字块内容，以使文字按照不同的方式排布插入内置文本框以绘制的形式插入文本框绘制坚排文本框去除文本框的边框线移动、调整文本框在文档中插入表格插入表格即时预览“插入表格”对话框手动绘制快速表格

6、选中行、列、单元格表格布局、行列的操作、隐藏边框线合并或拆分单元格斜线表头简单的计算功能（Left、Right、Above、Below）设置标题跨页重复文本表格间的相互转换删除行、列或表格插入图片插入本地图片插入剪贴画插入形状设置图片的自动换行（即文字环绕方式）嵌入（在文字层中）、浮动（在图形层中）设置图片在页面上的位置（与段落关联起来）对象随文字移动：使段落始终保持与图片显示在同一页面上锁定标记：设置锁定图片在页面上的当前位置允许重叠：允许图形对象相互重叠表格单元格中的版式：允许使用表格在页面上按排图片的位置设置图片的艺术效果截取屏幕图片“插入”下的“屏幕截图”PrintScreen键和Al

7、t+PrintScreen删除图片背景与裁剪图片使用绘图画布可以包含多个图片或形状，成为一组，方便移动插入艺术字其它插入SmartArt添加形状利用文本空格添加形状移动形状位置设置SmartArt的样式使用主题插入文档封面保存文档打印文档例题：制作个人简历长文档的编辑与管理长文档的编辑与管理定义并使用样式样式：指一组已经命名的字符和段落的样式应用样式在文档用应用已有样式（“开始”功能区）打开“样式”任务窗格（使用预览方式显示样式）更改样式集定义样式选择带有格式的文本或段落保存为新样式，并为新样式命名进一步定义样式，如样式基准和后续段落样式删除样式复制并管理样式文档分页与分节目的：有效划分文档内

8、容的布局，防止修改文档里的时候重复排版插入分页符（Ctrl+Enter）在“插入”功能区或用“页面布局”下的“分隔符”分页符前后页面的设置属性及参数均保持一致插入分节符使用“页面布局”下的“分隔符”插入分节符可以将文档内容划分为不同的页面，并针对不同的节进行页面设置操作类型：下一页、连续、偶数页、奇数页使分节符可见：使用草稿|大纲视图，或显示标记文档内容的分栏处理使用分栏设置栏数设置宽度和栏间距设置宽度相等设置分隔线设置分栏的作用范围取消分栏将选中分本改回为“一栏”插入分栏符（Ctrl+Shift+Enter）从指定位置断开到下一栏注：对部分文本使用分栏会自动插入分节符使用制表位（在段落对话框

9、中）设置页眉与页脚设置页眉插入页眉（在“插入”功能区）在页眉中输入文本或插入图形去除页眉底端的横线（边框线）页脚在页脚插入页码创建首页不同的页眉页脚 创建奇偶页不同的页眉页脚为文档各节创建不同的页眉或页脚删除页眉页脚使用项目符号手动创建项目符号输入“*”号后，再按空格/Tab键，即可应用回车后会自动插入下一个项目符号完成列表，可按两次“Enter”键或删除最后一个项目符号为原有文本添加项目符号选择文本使用“开始”功能功的项目符号更改项目符号定义新的项目符号使用下一级项目符号（使用Tab键或增加缩进量）使用编号列表目的：增强文本的层次感和逻辑性一般输入数字编号以后，下一个段落就会自动使用编号快速

10、为所选文本添加编号使用“开始”功能区的“编号”按钮设置编号样式使用多级编号设置编号文本的缩进使用编号功能实现为表格中的一行或一列自动添加编号在文档中添加引用内容插入脚注和尾注用途：显示文档中引用资料的来源，输入说明性或补充性的信息脚注：在当前页底部或指定文字下方尾注：在文档结尾或指定节的结尾插入题注：用途：为文档中的表格、图片等添加编号标签是连续的编号更新题注 标记并创建索引用途：用于列出一篇文档中讨论的术语和主题标记索引项索引项：用于标记索引中的特定文字的域代码在“引用”功能区使用“标记索引项”创建次索引项：对索引对象的更深一层限制第三级索引项：在次索引项后输入冒号(:)，然后再输入三级索引

11、的文本创建对另一个索引项的交叉引用 标记全部创建索引选择排序方式创建文档目录插入手动目录使用内置样式创建目录使用WORD自带的标题1标题8做为章节标题时用使用自定义样式创建目录“引用”“目录”“插入目录”点击“选项”按钮，打开“目录选项”对话框在“有效样式”中找到应用于标题的样式，然后在“目录级别”中输入19的目录级别完成目录的插入更新目录通过目录链接到指定位置只更新页码更新整个目录文档的修订与共享文档的修订与共享审阅与修订文档修订文档切换到修订状态（“审阅”-“修订”）每个用户对文档的增删改操作都会被记录下来每个用户的修订信息会以不同颜色加以区分在“审阅”-“修订”-“修订”选项中设置自己的

12、修订习惯为文档添加批注不在原文上修改，是在文档页面的空白处添加注释信息可按“审阅者”筛选查看批注审阅修订和批注拒绝/接受修订审阅窗格审阅其它快速比较文档对于审阅完的文档和原文档之间进行精确比较合并可以将多个用户的修订组合到一个文件中删除文档中的个人信息“文件”-“信息”-“检查问题”-“检查文档”标记文档的最终状态“文件”-“保护文档”-“标记为最终状态”文件被设置为只读，并禁用相关的内容编辑命令。构建并使用文档部件目的：对某一段指定的文档内容（文本、图片、表格等）封装起来，对其重复使用选中内容“插入”-“文档部件”-“将所选内容保存到文档部件库”“新建构建基块”-设置名称等属性在其它文档中的

13、“插入”功能区相应类型中找到新建部件并插入与其它人共享文档通过电子邮件共享文档（“文件”-“保存并发送”）转换成PDF文档格式使用邮件合并技术批量处理文档使用邮件合并技术批量处理文档什么是邮件合并邮件合并：可以将一个主文档与一个数据源结合起来，最终生成一系列输出文档创建主文档信函等文件的主体，包含基本文件内容，以及要发生变化的文本（用域来表示）选择数据源数据源是一个数据列表Office地址列表Word数据源：只包含一个表格的文档，表格第1行必须是列标题Excel工作表Microsoft Outlook联系人列表Access数据库HTML文件邮件合并的最终文档实例：使用邮件合并技术制作邀请函利用

14、“邮件合并向导”制作1.打开“说明会邀请函.docx”文档2.“邮件”-“开始邮件合并”，打开向导对话框3.选择文档类型为“信函”4.选择开始文档为“使用当前文档”5.选择收件人处“使用现有列表”并“浏览”打开“客户通讯录.xlsx”文档6.选择需要合并的收件人信息7.将收件人信息添加到信函的合适位置8.在“编写和插入域”单击“规则”“如果那么否则”命令，设置性别为男输入“先生”，否则输入“女士”9.下一步选择“编辑单个信函”10.“合并到新文档”选择“全部”确定即可。实例：使用邮件合并技术制作信封“邮件”-“中文信封”选择信封样式选择“基于地址簿文件，生成批量信封”选择地址簿，找到“客户通讯录”文件分别选择匹配收集人信息输入寄信人信息单击“完成”生成批量信封WORD其它插入公式插入内置常用公式插入公式插入对象插入视频插入Excel工作表（并保持数据与原文件一致）插入位图图象插入引文“引用”功能区，自动生成书目WORD的视图