公文写作与公文管理培训教材课件.ppt
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1、公文写作与公文管理培训公文写作与公文管理培训第一篇公文的写作n一、公文的概念和作用n二、公文的种类n三、公文的特点和功能n四、公文写作基本规则n五、公文格式n六、常用公文写作n七、公文写作常见问题解析一、公文的概念和作用(一)概念(一)概念公文是公务文书的简称,有广义和狭义之分。1.狭义公文:狭义公文:是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。2.广义公文:广义公文:是党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中,为处理公务而形成的,具有一定格式的文字材料。一、公文的概念和作用3.企业公文:企业公文:是企业治理的重要工具,也是企业中的
2、各部门共同使用、企业处理公共事务的书面文字材料。它担负着传达贯彻党和国家的方针、政策,请示答复问题,指导商洽工作,汇报沟通情况,总结交流经验等重要职能。一、公文的概念和作用(二)作用和重要性(二)作用和重要性形象比喻公文就是一个企业的脸面,在公司活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用,可以说是公司整体水平的书面代表。此外,公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平,同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦。二、公文的种类(一)古代公文文种的种类(一)古代公文文种的种类1.上奏文种:上奏文种:上书、奏、疏、状、奏本、题本、折、序、启、表等;2.君命文种:君命文种:策、诏、圣旨、诫、敕等;3.官署
3、上行文:官署上行文:牒、呈、详等;4.官署平行文:官署平行文:移、关文、咨、照会(朱笔和墨笔)等;5.官署下行文:官署下行文:会、符、谕、札等。二、公文的种类(二)现代公文的种类(二)现代公文的种类1.按公文的来源划分:按公文的来源划分:对外文件、收来文件和内部文件。2、从公文的行文关系上来划分:、从公文的行文关系上来划分:上行文、平行文和下行文。3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分:、从公文的秘密程度和阅读范围来划分:秘密文件、普通文件和公布文件。二、公文的种类(三)按发文机关所属组织系统分(三)按发文机关所属组织系统分1.党的机关公文分党的机关公文分14种公文:种公文:决议、决定、指示、意
4、见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2、行政机关公文分、行政机关公文分13种公文:种公文:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。二、公文的种类(四)按行文方向分(四)按行文方向分1.上行文上行文 下级机关、部门向上级领导与指导机关、部门报送的公文。其典型文种是报告、请示,部门意见也可上行。2、下行文、下行文 上级机关、部门向所属被领导或被指示的下级机关、部门发送的公文。多数通知、会议纪要、通告、通报、公告属下行文。3、平行文、平行文向平级或不相隶属机关传递的公文。部分通知、意见、会议纪要也可平行。二、公文的种类(五)
5、企业常用公文文种(五)企业常用公文文种1、决定:、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2、通知:、通知:适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。二、公文的种类3、报告:、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。4、请示:、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。5、会议纪要:、会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文的特点和功能(一)政策性(一)政策性(二)规范性(二)规范性(三)实用性(三)实用性(四)时限性(
6、四)时限性三、公文的特点和功能(一)(一)决策作用决策作用(二)(二)强制执行和处理的作用强制执行和处理的作用(三)(三)依据和凭证作用依据和凭证作用(四)(四)工作联系与沟通作用工作联系与沟通作用(五)(五)宣传与教育作用宣传与教育作用四、公文写作基本规则(一)公文行文的基本规则(一)公文行文的基本规则单位关系确定行文关系,行文规则规定了各级单位的行文关系,即各级机关之间公文的授受关系,它是根据单位的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。四、公文写作基本规则1.上行文的行文规则(请示、报告上行文的行文规则(请示、报告)。)。总的说来,有这几点需要注意:单头主送,不多头主送,可采取抄送形式;逐
7、级行文,不要越级行文;要向机关行文,不要向领导者个人行文;“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关,“报告”中不得夹带请示事项。通常有逐级上行文、多级同时上行文和越级上行文三种方式。四、公文写作基本规则2.下行文的行文规则(通知、通报、批复、决定下行文的行文规则(通知、通报、批复、决定)。)。(1)按照职权范围行文。(2)部门之间应当经过协商一致,方可就有关问题向下行文。(3)通知类普发性文件,各主单位排列顺序应为先外后内,级别先高后低。不同系统间单位用逗号“,”隔开,系统内单位用顿号“、”隔开。四、公文写作基本规则3.平行文的行文规则。平行文的行文规则。(1)平级之间不宜使用上行或
8、下行文。(2)不相隶属机关之间一般用“函”行文。4.联合行文的规则。联合行文的规则。(1)可以联合行文的主体。(2)联合行文的要求。四、公文写作基本规则(二二)公文写作基本要则公文写作基本要则1公文格式要规范。公文格式要规范。(在下面第五大点专门讨论)2语言表述要规范。语言表述要规范。公文语言的特点概括起来主要有八个字:准确、简洁、庄重、得体。四、公文写作基本规则(1)准确。)准确。表情达意直截了当、不含糊其辞,不模棱两可。公文中不能出现诸如“估计”、“猜想”、“或许”、“可能”、“大概”等表意不准确、不严密的词语。(2)简洁。)简洁。以最少的语言表达最丰富的信息。不说大话、空话、客套话。删繁
9、就简,力避重复啰嗦,重视专业术语的运用。称谓用语“本公司”、“贵厂”、“该局”等;祈请用语“妥否”、“可否”、“当否”等;期复用语“请回复”、“请批复”、“请批示”等;结尾用语“为盼”、“为谢”、“特此申请”等。四、公文写作基本规则(3)庄重。)庄重。使用规范的书面语,少用或不用口语及方言土语。多用直陈叙述、说明,少用或不用抒情、描写等艺术手法。谨慎使用修辞格,如比喻、拟人、排比等。(4)得体。)得体。“一字入公文,九牛拔不出”上行文语气和用词应体现出服从和请求的特点:如请示的尾语“特此请示,请批复”,报告的尾语“特此报告,请审阅”等。平行文应相互尊重,不卑不亢,语气和用词应体现出平等商洽的行
10、文关系。下行文应交待明确,针对性强;切忌故弄玄虚,模棱两可。四、公文写作基本规则3公文特殊标点用法。公文特殊标点用法。(1).凡文中使用连接号的应使用“”,而不使用“”或“_”。如:2008年3月4月中的“”。(2).凡文中使用破折号的应使用占2个空格的“”,而不用“”或“_”。(3).妥否?请领导批示。您好:XXX(4).概数、约数数字的书写概率数字在文中出现,应当模糊一头,而不能模糊两头。如,近百人或百人左右,不能写或“近百人左右”;80以上或接近80,不能写成“接近80以上”等。四、公文写作基本规则4 词语的选择。词语的选择。词语的涵义:词语的涵义:截至与截止、制定与制订、其他与其它、作
11、与做(作为、做法)。词语的感情色彩:词语的感情色彩:以平实庄重为基本格调,以记叙说明的明确、规范和简洁为特征。领导同志到会一般为“讲话”,不是“发言”。四、公文写作基本规则5 常用的事物和概念的特殊表达要求。常用的事物和概念的特殊表达要求。时间的表达:时间的表达:精确、完整、恰当。空间的表达空间的表达(国外、国内、这里、那里):(国外、国内、这里、那里):准确、具体地说明有关的单位、处所。数量的表达(倍数、分数、到、了、以上、以下):数量的表达(倍数、分数、到、了、以上、以下):要反复核实,表述确切无误。要精选数字,切忌过于繁琐。要加强分析,避免零乱堆砌。要规范使用,避免产生歧义。四、公文写作
12、基本规则6职务、姓名的表达(全称、多种职务、党内党外)职务、姓名的表达(全称、多种职务、党内党外):(1)表明人物职务时一般要使用全称,或使用通用的简称。(2)表明人物姓名时,要写全姓和名。(3)一人担负多种职务时,列出与公文内容有关的职务即可。(4)需要列出一个人物的两个或两个以上职务时,国内的人物按照先党内后党外,由高到低排序;国外的人物,则尊重对方习惯或按照双方的需要标明。(5)公文中需要同时列出若干人物姓名时,要遵循一定标准,如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母顺序等排序。五、公文格式(一)公文用纸和印装格式(一)公文用纸和印装格式1公文用纸采用国际标准A4型纸,其幅面尺寸为210mm2
13、97mm。2公文页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37mm1mm;公文用纸订口(左白边)为28mm1mm;版心尺寸为156mm225mm(不含页码)。3文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行,每行排28个字。4公文左侧骑马订或平订,不掉页;后背平整、不空。(见图示)(见图示)210mm297mm371mm281mm225mm156mm公公文文用用纸纸格格式式五、公文格式(二)结构和要素(二)结构和要素 1、文头部分(眉首)。、文头部分(眉首)。公文的文头,又称版头,包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端,一般约占A4型公文纸的1/3或2/
14、5面积。(下面请看图示。)(下面请看图示。)文件文件20121号签发人:特急机密一年000001文文件件名名称称,由由发发文文机机关关全全称称或或规规范范化化简简称称后后加加“文文件件”两两字字组组成成。发发文文字字号号左左空空一一格格,签签发发人人右右空空一一格格。“绝绝密密”、“机机密密”级级公公文文应应当当标标明明份份数数序序号号。只只有有上上行行文文才才需需注注明明签签发发人人。紧紧急急公公文文应应根根据据紧紧急急程程度度分分别别标标明明“特特急急”、“急急件件”上上行行文文的的眉眉首首格格式式 文件文件20121号特急秘密下下行行文文眉眉首首格格式式 文件文件20121号特急秘密党的
15、机关公文眉首五、公文格式2.主体部分。主体部分。公文的主体,是公文最主要的部分,其格式包括标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文日期等内容的规定。(请看图示)(请看图示)文件文件20121号签发人:特急机密一年00001公公文文标标题题,红红色色反反线线下下空空2 2行行,2 2号号小小标标宋宋体体字字。主主送送机机关关,标标题题下下空空1 1行行,左左侧侧顶顶格格用用3 3号号仿仿宋宋体体字字标标识识,回回行行时时仍仍顶顶格格。请示请示 :附附件件,在在正正文文下下空空1 1行行左左空空2 2字字标标识识。附附件件应应与与公公文文正正文文一一起起装装订订,并并在在附附件件
16、左左上上角角第第1 1行行顶顶格格标标识识 附附件件 成成文文日日期期右右空空4 4字字,中中文文小小写写。公公文文如如有有附附注注,居居左左空空2 2字字加加圆圆括括号号标标识识在在成成文文日日期期下下1 1行行。附件:1.2.二一二年一月二十日(发至 级)单个机关发文的成文日期和印章格式两两个个机机关关联联合合发发文文的的成成文文日日期期和和印印章章格格式式三个机关以上联合发文的成文日期和印章格式二一二年二月五日 当印章下弧有文字时,采用中套方当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。式,即印章中心线压在成文日期上。当当公公文文排排版版后后所所剩剩空空白白处处不不能能容
17、容下下印印章章位位置置时时,应应采采取取调调整整行行距距、字字距距的的措措施施加加以以解解决决,务务使使印印章章与与正正文文同同处处一一面面,不不得得采采取取标标识识 此此页页无无正正文文 的的方方法法解解决决。(发至级)二一二年二月五日联联合合上上报报的的公公文文,由由主主办办机机关关盖盖印印;联联合合下下发发的的公公文文,发发文文机机关关都都应应盖盖印印。(此页无正文)(发至级)二一二年二月五日此页错误,不能使用“此页无正文”字样五、公文格式3.文尾部分(版记)。文尾部分(版记)。文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。(请看图示)(请看图示)印印发发机机
18、关关左左空空1 1字字,印印发发日日期期右右空空1 1字字。印印发发日日期期以以公公文文付付印印的的日日期期为为准准,用用阿阿拉拉伯伯数数码码标标识识。公公文文应应标标主主题题词词,上上行行文文按按上上级级机机关关要要求求标标注注。(发至 级)二一二年二月五日主题词:抄送:,。办公室2005年4月20日印发抄抄送送机机关关左左空空1 1字字,后后标标全全角角冒冒号号;抄抄送送机机关关间间用用逗逗号号隔隔开开,回回行行时时与与冒冒号号后后的的抄抄送送机机关关对对齐齐;在在最最后后一一个个抄抄送送机机关关后后标标句句号号。2发发文文机机关关全全称称下下4 4m mm m处处为为一一条条武武文文线线
19、(上上粗粗下下细细),距距下下页页边边2 20 0m mm m处处为为一一条条文文武武线线(上上细细下下粗粗),两两条条线线长长均均为为1 17 7c cm m。每每行行居居中中排排2 28 8个个字字,首首页页不不显显示示页页码码。学院30mm2001号关于 的函秘密秘密特急特急20mm信信函函式式格格式式会会议议纪纪要要格格式式 会议纪要会议纪要会会议议纪纪要要不不加加盖盖印印章章。其其他他要要素素与与公公文文的的一一般般格格式式相相同同。文件文件 20121号签发人:王二小特急机密一年00001 请示请示 :字字体体字字号号3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字3号黑体字小
20、标宋体字,用红色标识。字号一般应小于22mm15mm(高宽)3号楷体字2号小标宋体字 。附件:1.2.二一二年一月二十日(发至 级)3号仿宋体字 。(发至 级)二一二年二月五日主题词:抄送:,。办公室2010年2月5日印发23号黑体字3号仿宋体字4号半角白体阿拉伯数码五、公文格式(三)值得注意的地方(三)值得注意的地方1.标题。标题。(1)标题使用中,常见的是文种使用错误。其中量最大的是把“申请”当作“请示”,把”汇报”当作”报告”。“申请”和”汇报”不能作为文种来用;(2)规章制度类标题,建议关于印发通知,而不是关于下发的通知;(3)标题一般不加标点符号。五、公文格式2.正文。正文。(1 1
21、)正文中提到撰写此文件的依据时,有时需引用文件,正确引用应为“公司市场经营部关于XX的通知(安徽源牌2009X号)”。注意各部分的位置、六角括号的用法,方括号、圆括号均不正确。(2 2)若引用文件标题中还含有文件小标题,应为关于转发集团公司的通知,注意使用单书名号。五、公文格式(3 3)正文层次序数正确使用:第一层一、;第二层(一);第三层1.;第四层(1)。公文中最好不要采用1)1.1Aa等符号(4 4)段落中无论有无层次序数,段落首行须两个汉字符,回行须顶格。若使用自动生成的段落编号,请手动调整排版。五、公文格式(5)表格图形等尽量不在正文出现,可放入附件中。(6)正文措词施要得体,条理清
22、楚,感情中立,不宜使用语气词或感情色彩较浓的词,结尾语一般要单另一行,语气要谦虚,结束时使用的标点符号,一般为句号“。”,如“妥否,请批示。”不宜用感叹号“!”“?”等。五、公文格式(7)数字间的逗号为半角:如“123,000元”,不能写成全角“123,000元”。(8 8)落款时间应为大写汉字,如)落款时间应为大写汉字,如 二一一年七二一一年七月十八日。月十八日。六、常用公文写作(一)、(一)、公文常见结构公文常见结构公文的结构主要包括:开头与结尾、层次与段落、过渡与照应。1、开头与结尾:、开头与结尾:(1)、开头要简洁“开门见山”、引出问题、吸引读(概述式、结论式、引叙式、说明式、目的式、
23、提问式)。(2)、结尾要干净利索、自然实在(总结式、强调式、祈使式.)。言止意尽、不强求一律。六、常用公文写作2、层次与段落:、层次与段落:(1)、层次是指包括公文的几个部分符合思维逻辑(递进式、总分式和并列式);(2)、段落是公文的基本构成单位(自然段)一段只能表达一个意思,一个意思尽量在一段中完成(段旨式、条款式、阶段式)。3、过渡与照应:(1)、过渡是指公文的上下衔接和转换(词、句、段);(2)、照应是指公文内容的前后关照和呼应(文题、首尾、前后)。六、常用公文写作常见公文写作特点和方法常见公文写作特点和方法常见公文写作特点和方法常见公文写作特点和方法(一)、请示(一)、请示(一)、请示
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