客服人员电话沟通技巧课件.pptx
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1、1课程大纲:课程大纲:一、客户服务理念一、客户服务理念二、电话服务礼仪二、电话服务礼仪三、声音的把握三、声音的把握四、电话服务技巧四、电话服务技巧2第一节第一节 客户服务理念客户服务理念3比尔盖茨曾经说过:比尔盖茨曾经说过:“微软今后微软今后20%的利润的利润将来自产品本身,而将来自产品本身,而80%的利润将来自产品的利润将来自产品销售后的各种升级、换代、咨询、维修等服务销售后的各种升级、换代、咨询、维修等服务”。4一、客户服务在企业中定位一、客户服务在企业中定位服务营销服务营销企业内部的质量监督企业内部的质量监督 信息管理中心信息管理中心企业文化形象代言人企业文化形象代言人 5二、客服人员在
2、服务中的定位二、客服人员在服务中的定位问题解决者问题解决者“灭火器灭火器”心理医生心理医生客户与企业的沟通桥梁客户与企业的沟通桥梁6优秀的客服人员应具备哪些素质?优秀的客服人员应具备哪些素质?7三、优秀客服人员应具备的素质?三、优秀客服人员应具备的素质?情绪稳定情绪稳定 耐心耐心宽容对待业主的不满宽容对待业主的不满能够随压力能够随压力熟悉业务知识熟悉业务知识沟通和应变能力沟通和应变能力高度的责任感高度的责任感8第二节第二节 电话服务礼仪电话服务礼仪9一、电话礼节的作用一、电话礼节的作用 一、企业形象的代表一、企业形象的代表 二、建立良好的客情关系二、建立良好的客情关系 三、提高效率、解决问题三
3、、提高效率、解决问题 四、提升企业的竞争力四、提升企业的竞争力 五、更好地实现客户满意五、更好地实现客户满意10感受对比:u 说吧,有什么问题?说吧,有什么问题?u 您好,请问有什么可以帮您?您好,请问有什么可以帮您?u “您好,欢迎致电您好,欢迎致电XX客户服务热线,客服代表客户服务热线,客服代表YYY很高兴为您服务很高兴为您服务,请问有什么可以帮您!请问有什么可以帮您!”11二、常用礼貌用语二、常用礼貌用语您好,您好,请问,请问,请讲,请讲,谢谢,谢谢,对不起,对不起,麻烦您,麻烦您,很抱歉,很抱歉,请原谅请原谅 不用客气不用客气谢谢您的合作谢谢您的合作对不起,给您添麻烦了对不起,给您添麻
4、烦了请您稍等,好吗?请您稍等,好吗?请您再说一遍,请您再说一遍,谢谢您的耐心等待谢谢您的耐心等待12礼貌用语使用注意事项礼貌用语使用注意事项不可过多地使用礼貌用语,避免客户反感;不可过多地使用礼貌用语,避免客户反感;要尽可能地知道客户的姓,并称呼;要尽可能地知道客户的姓,并称呼;如果知道客户的年龄,可使用适当的称谓。如果知道客户的年龄,可使用适当的称谓。13三、电话礼仪中的十条禁语三、电话礼仪中的十条禁语1.不可能不可能请问您可以请问您可以2.不可以不可以您可以您可以我们可以提供我们可以提供3.不知道不知道很抱歉很抱歉,暂时没有这方面资料暂时没有这方面资料4.我不会我不会你可以选择你可以选择5
5、.不清楚不清楚对不起,我们暂时还没有解决方案对不起,我们暂时还没有解决方案 6.你随便你随便如果您能如果您能,我们会非常感激,我们会非常感激7.我以为我以为您提出的问题我能这样理解吗?您提出的问题我能这样理解吗?8.这是公司的规定这是公司的规定根据大多数人的情况,目前我们是这样做的根据大多数人的情况,目前我们是这样做的9.你不是就要钱么你不是就要钱么对于赔偿方面的问题对于赔偿方面的问题10.你可以投诉我你可以投诉我如果您觉得我的服务不好请您提出宝贵建议如果您觉得我的服务不好请您提出宝贵建议14四、服务用语情景案例1、遇到客户提出建议时:、遇到客户提出建议时:客服人员:客服人员:“谢谢您提出的宝
6、贵建议,我们将谢谢您提出的宝贵建议,我们将及时反馈给公司相关负责人员,再次感谢您对我及时反馈给公司相关负责人员,再次感谢您对我们工作的关心和支持。们工作的关心和支持。”152、业主投诉客服人员态度不好或技能不到位时:、业主投诉客服人员态度不好或技能不到位时:非常感谢您的来电,及时将这个信息告诉我,这对我非常感谢您的来电,及时将这个信息告诉我,这对我们服务质量的提升很重要,为了提高我们整体的服务,能们服务质量的提升很重要,为了提高我们整体的服务,能否请您配合我提供相关信息?(索要关键信息,记录问题)否请您配合我提供相关信息?(索要关键信息,记录问题)再次感谢客户:非常感谢您的理解与支持,我们会加
7、紧处再次感谢客户:非常感谢您的理解与支持,我们会加紧处理,有结果会第一时间与您联系。好吗?理,有结果会第一时间与您联系。好吗?163、当业主表扬公司或客服人员时:、当业主表扬公司或客服人员时:“谢谢您对我们工作的肯定,这是我们应该做的,谢谢您对我们工作的肯定,这是我们应该做的,我会将您的话转达给我会将您的话转达给XXXX(工号工号)。174、客户投诉客服人员工作出差错时:、客户投诉客服人员工作出差错时:“对不起,给您添麻烦了,我会将您反映的问对不起,给您添麻烦了,我会将您反映的问题如实上报主管题如实上报主管,并尽快核实处理并尽快核实处理,给您带来的不给您带来的不便请您原谅!便请您原谅!”185
8、、进行相关资料查询时或需要业主等待时应、进行相关资料查询时或需要业主等待时应先征求客户的意见:先征求客户的意见:“对不起,请您稍等片刻,好吗?对不起,请您稍等片刻,好吗?”在征得在征得客户的同意后快速查找,回来后客服人员:客户的同意后快速查找,回来后客服人员:“感谢您的耐心等待。感谢您的耐心等待。”196、当遇到业主租言秽语时:、当遇到业主租言秽语时:“先生先生/小姐,对不起,请您使用文明语言,小姐,对不起,请您使用文明语言,请告诉我您的情况,您反映的问题我司会尽快帮请告诉我您的情况,您反映的问题我司会尽快帮您跟进。您跟进。”207、投诉问题处理不及时:、投诉问题处理不及时:“这的确让人很焦急
9、,我理解您现在的心情。这的确让人很焦急,我理解您现在的心情。我想也许是在处理过程中遇到了某些困难,我们我想也许是在处理过程中遇到了某些困难,我们会紧急跟进处理,请您放心。会紧急跟进处理,请您放心。”218、遇到骚扰、无聊的业务时:、遇到骚扰、无聊的业务时:“很抱歉,您所咨询的问题与我们的工很抱歉,您所咨询的问题与我们的工作无关,谢谢您的来电!再见!作无关,谢谢您的来电!再见!229、业主说话声音太小,或电话杂音较、业主说话声音太小,或电话杂音较大,听不清楚时:大,听不清楚时:“很抱歉,先生很抱歉,先生/小姐,因为声音不清晰,请小姐,因为声音不清晰,请您重复一遍,好吗?您重复一遍,好吗?”A、等
10、候3秒后,如仍听不清楚,客服人员:“对不起,请您重拨一次,好吗?”如客户同意,则可以挂线;如客户不同意,客服人员应继续耐心聆听客户的问题再进行回答。B、如确实无法听清时,客服人员:“对不起,因为电话线路问题很严重,请您重拨一次,再见。”23良言一句三冬暖,良言一句三冬暖,恶语伤人六月寒。恶语伤人六月寒。24第三节第三节 声音的把握声音的把握25语音、语速、语调语音、语速、语调86%86%语语言言 14%请谨记:不仅在乎你说什么,更在意你怎么说!请谨记:不仅在乎你说什么,更在意你怎么说!26一、语音一、语音口齿伶俐、发音清晰;声音适中,以客户能听清口齿伶俐、发音清晰;声音适中,以客户能听清楚,但
11、又不影响其他同事的工作为宜。楚,但又不影响其他同事的工作为宜。注意同音字的发音,如:罗、黄、王注意同音字的发音,如:罗、黄、王注意数字的发音,如注意数字的发音,如1和和7、27二、语速二、语速应答速度适中,不能太快,也不能太慢,在发音应答速度适中,不能太快,也不能太慢,在发音清楚的前提下语速轻快,让用户有一种轻快,舒清楚的前提下语速轻快,让用户有一种轻快,舒服的感觉,忌拖长发音,声调低沉。服的感觉,忌拖长发音,声调低沉。语速保持与客户基本一致。语速保持与客户基本一致。一般十来个字就差不多要换气停顿。一般十来个字就差不多要换气停顿。根据内容采用相应的语速。根据内容采用相应的语速。28三、语调三、
12、语调语调是表达个人的态度与情绪、言外之意;语调是表达个人的态度与情绪、言外之意;语气的运用规律:语气的运用规律:惧则调抖:我,我再也不敢了。惧则调抖:我,我再也不敢了。急则调促:不好,不好,月亮掉到井里了。急则调促:不好,不好,月亮掉到井里了。冷则调淡:啊,我早就知道了。冷则调淡:啊,我早就知道了。怒则调重:你给我滚。怒则调重:你给我滚。疑则调粘:这是真的吗?疑则调粘:这是真的吗?爱则调柔:我爱妈妈爱则调柔:我爱妈妈憎则调硬:我恨你憎则调硬:我恨你悲则调缓:唉!太惨了。悲则调缓:唉!太惨了。喜则调高:啊!我们终于胜利了。喜则调高:啊!我们终于胜利了。29练习:我认识你吗?练习:我认识你吗?热情
13、肯定地热情肯定地惊讶疑问地惊讶疑问地轻蔑嘲讽地轻蔑嘲讽地漠不关心地漠不关心地30 语气、语调、语速是影响客户对电语气、语调、语速是影响客户对电话服务人员是否满意的最重要因素。话服务人员是否满意的最重要因素。31第四节第四节 电话服务技巧电话服务技巧32一、接听电话的顺序是什么?一、接听电话的顺序是什么?准备笔记本和笔准备笔记本和笔热情地问候业主并表达服务意热情地问候业主并表达服务意愿愿确定业主的身份(包括小区、房号、姓氏)确定业主的身份(包括小区、房号、姓氏)听清楚来电目的听清楚来电目的注意声音和表情注意声音和表情 保持正确保持正确姿势姿势复述复述道谢道谢让客户先挂机。让客户先挂机。33二、呼
14、出电话的顺序是什么?二、呼出电话的顺序是什么?准备笔记本和笔准备笔记本和笔自报家门自报家门确定客户的身份确定客户的身份(包括小区、房号、姓氏)(包括小区、房号、姓氏)说明目的注意声音说明目的注意声音和表情和表情 保持正确姿势保持正确姿势阐述问题阐述问题道谢道谢让客让客户先挂机。户先挂机。34(一)聆听(一)聆听四项基本要求:四项基本要求:*专注专注 *同理心同理心 *接纳接纳 *完整负责意愿完整负责意愿35聆听的禁忌聆听的禁忌-自己说完话后休息自己说完话后休息-找别人话中漏洞。找别人话中漏洞。-自以为是,中途打岔:不仅会引起客户的反感,自以为是,中途打岔:不仅会引起客户的反感,还会漏掉他的讲话
15、重点。还会漏掉他的讲话重点。-滔滔不绝,不留机会给别人。滔滔不绝,不留机会给别人。36聽37聆听什么?聆听什么?业主的业主的感受感受业主的业主的情绪情绪业主的业主的问题问题业主的业主的需求需求38聆听技巧聆听技巧 保持耐性保持耐性 紧记目的紧记目的 全神贯注全神贯注 记录资料记录资料39聆听后反应的话术聆听后反应的话术1、注意、注意“您说的就是。您说的就是。”2、情感、情感“看来您一定很担扰。看来您一定很担扰。”3、鼓励:、鼓励:“我明白,请继续我明白,请继续”4、核对:、核对:“请让我重复一下您说的,看我是否理解了,好吗?请让我重复一下您说的,看我是否理解了,好吗?”5、澄清:、澄清:“我感
16、觉您的意思是。我感觉您的意思是。”6、指导:、指导:“让我们先分析问题所在,再找解决的方法,好吗?让我们先分析问题所在,再找解决的方法,好吗?”40(二)提问:(二)提问:表示你知道客户的存在,让他知道他不是孤立无表示你知道客户的存在,让他知道他不是孤立无助的;助的;展现自己专业而友善的形象;展现自己专业而友善的形象;展开对话时,了解客户的需要;展开对话时,了解客户的需要;理清客服人员的思路;理清客服人员的思路;让客户逐渐变得理智起来。让客户逐渐变得理智起来。41“问问”的分类的分类开放式开放式 -收集信息、改变话题收集信息、改变话题封闭式封闭式 -确认客户的需求确认客户的需求42 好处:好处
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