第七章-报表--数据库-教学课件.ppt

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1、Access数据库原理与应用数据库原理与应用 第七章第七章 报报 表表第七章第七章 报表报表本章要点本章要点创建报表创建报表设计报表设计报表在报表中排序、分组和使用表达式在报表中排序、分组和使用表达式高级报表高级报表Access 2003 数据库数据库Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.1 7.1 认识报表认识报表 报表也是报表也是Access 2003中重要的数据库对象，可以打印出中重要的数据库对象，可以打印出来进行更广泛的传阅来进行更广泛的传阅。报表和窗体在某种程度上具有互换性，即两者可以互相转报表和窗体在某种程度上具有互换性，即两者可以互相转换。换。虽然窗体也可

2、以打印，但是与窗体不同的是，报表只能用虽然窗体也可以打印，但是与窗体不同的是，报表只能用来对数据或计算结果进行浏览或打印，而不能在其中进行来对数据或计算结果进行浏览或打印，而不能在其中进行数据的输入和编辑。数据的输入和编辑。报表中的大部分数据都是从基表、查询或报表中的大部分数据都是从基表、查询或SQL语句中获得语句中获得的，它们是报表对象的数据源。的，它们是报表对象的数据源。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表作为信息的展示工具，报表、窗体和数据访问页这三种数据作为信息的展示工具，报表、窗体和数据访问页这三种数据库对象都可以作为用户浏览数据库数据的有效工具，但是在库对象都

3、可以作为用户浏览数据库数据的有效工具，但是在获得各类总计数据功能方面，报表具有其他两种数据库对象获得各类总计数据功能方面，报表具有其他两种数据库对象不可替代的作用。报表为用户提供信息的主要优点在于其不不可替代的作用。报表为用户提供信息的主要优点在于其不仅可提供一般性信息，更可以提供综合性信息及各种总计信仅可提供一般性信息，更可以提供综合性信息及各种总计信息等，通过这些信息，决策者可以获得企业的综合情况。息等，通过这些信息，决策者可以获得企业的综合情况。Access 2003数据库的报表功能非常强大，它利用图形化对数据库的报表功能非常强大，它利用图形化对象象控件，可以在报表与其记录来源之间建立连

4、接。控件控件，可以在报表与其记录来源之间建立连接。控件可以是用于显示名称及数值的文本框，也可以是用于显示标可以是用于显示名称及数值的文本框，也可以是用于显示标题的标签，以及用于可视化的数据组织、美化报表的装饰线题的标签，以及用于可视化的数据组织、美化报表的装饰线条等。条等。7.1.1 7.1.1 报表用途报表用途Access 2003 数据库数据库Access 2003 数据库数据库7.1.2 7.1.2 报表结构报表结构在默认方式下，报表分为三个节，分别为在默认方式下，报表分为三个节，分别为“页面页眉页面页眉”节，节，“主体主体”节和节和“页面页脚页面页脚”节。节。报表中的内容是以节来划分，

5、每一个节都有其特定目的，而且报表中的内容是以节来划分，每一个节都有其特定目的，而且按照一定的顺序打印在页面及报表上。报表中的信息分在多个按照一定的顺序打印在页面及报表上。报表中的信息分在多个节中，所有报表都必须有一个主体节，但可以不包含其他节。节中，所有报表都必须有一个主体节，但可以不包含其他节。下面用下面用“会员分组统计借阅情况报表会员分组统计借阅情况报表”说明报表中各节的作用。说明报表中各节的作用。1）报表页眉只在整个报表的首部显示和打印。2）页面页眉将显示在报表中每页的最上方。3）“主体”节包含了报表数据的主体，显示报表的主体数据部分。“主体”节是报表中的关键部分，因此不能删除。4）“页

6、面页脚”中的内容在每页的最下方显示一次。主要用来显示页号、制表人员、审核人员等说明信息。5）与“报表页眉”相反，“报表页脚”中的控件只在报表的最后一页末尾显示。第七章第七章 报表报表Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.1.3 7.1.3 报表的种类报表的种类 AccessAccess中报表的种类比较单一，子报表、标签报表、弹出式中报表的种类比较单一，子报表、标签报表、弹出式报表和报表快照是其中特殊的几类报表。报表和报表快照是其中特殊的几类报表。另外还有两类特殊形式的报表：多列报表和子报表。另外还有两类特殊形式的报表：多列报表和子报表。Access 2003 数据库数据

7、库第七章第七章 报表报表作为一种面向办公室人员的数据库软件，作为一种面向办公室人员的数据库软件，Access最大的优点最大的优点之一就是其简便性。虽然可以用报表之一就是其简便性。虽然可以用报表“设计设计”视图来设计并视图来设计并创建报表，但这是个比较复杂的过程，需要了解数据库的一创建报表，但这是个比较复杂的过程，需要了解数据库的一些详细情况，以及报表些详细情况，以及报表“设计设计”视图的使用方法。因此视图的使用方法。因此Access提供了提供了“自动报表自动报表”和和“报表向导报表向导”功能帮助用户按功能帮助用户按常用的报表格式创建报表。对于一般的应用来说，常用的报表格式创建报表。对于一般的应

8、用来说，“自动报自动报表表”完全能满足要求，如果其中数据的格式有特殊的格式要完全能满足要求，如果其中数据的格式有特殊的格式要求，仍可以通过报表求，仍可以通过报表“设计设计”视图进行修改。视图进行修改。创建报表的一般过程是：根据表或查询，利用创建报表的一般过程是：根据表或查询，利用“自动报表自动报表”或或“报表向导报表向导”创建基本的报表创建基本的报表“框架框架”，然后在报表，然后在报表“设设计计”视图根据具体的需求进行修改。具体设计方法有以下三视图根据具体的需求进行修改。具体设计方法有以下三种：种：-使用自动创建报表向导-使用报表向导-使用报表的设计视图 7.2 7.2 创建报表创建报表Acc

9、ess 2003 数据库数据库Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.1 7.2.1 使用自动创建报表向导使用自动创建报表向导 单单击击“确确定定”按按钮钮，Access根根据据内内部部默默认认样样式式自自动动创创建建“会会员员表表”报报表表，创创建建好好的的报报表表如如图图7.3所所示示。如如果果在在“新新建建报报表表”对对话话框框的的列列表表框框中中选选择择“自自动动创创建建报报表表：表表格格式式”选选项项，那那么么Access将会根据内部默认样式创建出如图将会根据内部默认样式创建出如图7.4所示的报表。所示的报表。图7.3 用自动报表向导创建的会员报表 图7.4

10、 “表格式”报表 Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.2 7.2.2 使用报表向导使用报表向导 在在“新建报表新建报表”对话框中选择对话框中选择“报表向导报表向导”选项，然后单击选项，然后单击“确定确定”按钮。按钮。在报表向导的第一个对话框中（如图在报表向导的第一个对话框中（如图7.57.5所示），选择建立所示），选择建立报表所用数据的来源。报表所用数据的来源。选定字段后，单击选定字段后，单击“下一步下一步”按钮，进入按钮，进入“报表向导报表向导”的第的第二个对话框，确定是否添加分组级别，如图二个对话框，确定是否添加分组级别，如图7.67.6所示。所示。图7.5

11、选择报表数据所在的字段图 7.6 确定是否添加分组级别Access 2003 数据库数据库Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.2 7.2.2 使用报表向导使用报表向导 单击单击“下一步下一步”按钮，进入按钮，进入“报表向导报表向导”第五个对话框，确定第五个对话框，确定报表所用样式，如图报表所用样式，如图7.97.9所示。这里选择所示。这里选择“正式正式”样式。样式。单击单击“下一步下一步”按钮，进入按钮，进入“报表向导报表向导”的最后一个对话框，的最后一个对话框，为报表指定标题，如图为报表指定标题，如图7.107.10所示。所示。图7.9 确定样式 7.10 为报

12、表指定标题Access 2003 数据库数据库Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.3 7.2.3 使用报表的设计视图使用报表的设计视图 虽然利用报表向导可以快捷地完成报表对象的创建，虽然利用报表向导可以快捷地完成报表对象的创建，但是如上所述，使用向导创建的报表往往难以满足我们对但是如上所述，使用向导创建的报表往往难以满足我们对报表对象的最终要求。为了实现一个报表对象的最终设计，报表对象的最终要求。为了实现一个报表对象的最终设计，只有利用报表只有利用报表“设计设计”视图提供的各种报表设计工具来完视图提供的各种报表设计工具来完成报表对象的各项功能设计。在报表成报表对象

13、的各项功能设计。在报表“设计设计”视图中，我视图中，我们不仅可以直接创建报表对象，还可以以们不仅可以直接创建报表对象，还可以以“设计视图设计视图”方方式打开已创建的报表，再对报表内容进行修改，例如想要式打开已创建的报表，再对报表内容进行修改，例如想要改变报表的结构或显示内容等。改变报表的结构或显示内容等。报表设计视图下的工具栏如图报表设计视图下的工具栏如图7.12所示所示。图7.12 报表设计视图中的工具栏Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.3 7.2.3 使用报表的设计视图使用报表的设计视图 用用“设计视图设计视图”来创建报表，其步骤如下：来创建报表，其步骤如下

14、：在“数据库”窗口中，切换到“报表”对象类型，然后单击“新建”按钮，出现“新建报表”对话框，如图7.13所示。选中“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮，就创建了一个空白报表，如图7.14所示。从图中可以看到空白报表中没有显示报表页眉和报表页脚，如果需要，可以自行添加。图7.13 “新建报表”对话框 图7.14 空白的新报表 Access 2003 数据库数据库Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.3 7.2.3 使用报表的设计视图使用报表的设计视图 把把需需要要的的字字段段直直接接拖拖曳曳到到空空白白报报表表中中即即可可，如如图图7.16所所示示，然后关闭属性设置

15、框，一个简单的会员报表就创建完成了。然后关闭属性设置框，一个简单的会员报表就创建完成了。图7.16 直接拖曳字段到相应的节中 Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.4 7.2.4 创建图表报表创建图表报表 具体操作步骤如下：具体操作步骤如下：在“数据库”窗口中切换到“报表”对象类型，单击“新建”按钮，在弹出的“新建报表”对话框中选择“图表向导”选项，并在数据来源下拉列表框中选择需要创建图表的数据来源。这里选择查询“图书类别查询”，然后单击“确定”按钮开始由向导创建图表。此时出现“图表向导”的第一个对话框，选择图表数据所在的字段。这里选择“图书类别名称”来生成饼图，如

16、图7.17所示。图7.17 选择图表数据所在的字段 Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.4 7.2.4 创建图表报表创建图表报表 单击单击“下一步下一步”按钮，出现按钮，出现“图表向导图表向导”第二个对话框，选择第二个对话框，选择图表类型。单击要使用的图表类型，在对话框的右下部将显示图表类型。单击要使用的图表类型，在对话框的右下部将显示此类图表的说明，如图此类图表的说明，如图7.18所示，这里选择所示，这里选择“饼图饼图”。单击单击“下一步下一步”按钮，出现按钮，出现“图表向导图表向导”的第三个对话框，指的第三个对话框，指定数据在图表中的布局方式，如图定数据在图表

17、中的布局方式，如图7.19所示。将对话框右部所所示。将对话框右部所列的字段按钮拖至相应区域即可。列的字段按钮拖至相应区域即可。图7.18 选择所用图表的形式 图7.19 指定数据在图表中的布局方式 Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.4 7.2.4 创建图表报表创建图表报表 单击单击“下一步下一步”按钮。出现按钮。出现“图表向导图表向导”的最后一个对话框。的最后一个对话框。在该对话框中要求为该图表指定标题，同时还可以选择是否在该对话框中要求为该图表指定标题，同时还可以选择是否显示图例以及在创建了图表后是否在显示图例以及在创建了图表后是否在“设计视图中进行修改设计视

18、图中进行修改等，如图等，如图7.20所示。所示。单击单击“完成完成”按钮，按钮，Access将根据上面各步骤所做的选择将根据上面各步骤所做的选择创建图表，结果如图创建图表，结果如图7.21所示。所示。图7.20 指定图表的标题图 7.21 由图表向导生成的饼图 Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.5 7.2.5 创建多列报表与子报表创建多列报表与子报表1.1.创建多列报表创建多列报表默认情况下，设计的报表中只有一列，但在实际应用中，报表默认情况下，设计的报表中只有一列，但在实际应用中，报表往往是由多列信息组成的。对于多列报表，报表页眉、报表页往往是由多列信息组成的

19、。对于多列报表，报表页眉、报表页脚和页面页眉、页面页脚将占满报表的整个宽度，多列报表的脚和页面页眉、页面页脚将占满报表的整个宽度，多列报表的组页眉、组页脚和主体节将占满整个列宽度。组页眉、组页脚和主体节将占满整个列宽度。要创建多列报表，首先要应用创建一般报表的方法创建报表，要创建多列报表，首先要应用创建一般报表的方法创建报表，然后通过页面设置使所创建的报表为多列，最后在报表然后通过页面设置使所创建的报表为多列，最后在报表“设计设计”视图中进一步修改报表，使其实现正确的打印功能。视图中进一步修改报表，使其实现正确的打印功能。Access 2003 数据库数据库Access 2003 数据库数据库

20、第七章第七章 报表报表7.2.5 7.2.5 创建多列报表与子报表创建多列报表与子报表 1.1.创建创建子报表报表 下面利用第二种方法，将“图书借阅管理系统”数据库中的“会员表借阅一览表”报表作为主报表（如图7.22所示），以“借还书报表”作为子报表，该子报表汇总各会员借阅图书的明细情况，生成新报表。1）在“设计”视图中打开希望作为主报表的报表，这里打开“会员表借阅一览表”报表。2）如已弹出“工具箱”，则单击工具箱中的“子窗体/子报表”按钮；若没有，则单击属性栏中的“工具箱”按钮，打开工具箱，然后单击工具箱中的“子窗体/子报表”按钮。图 7.22 主报表 Access 2003 数据库数据库第

21、七章第七章 报表报表7.2.5 7.2.5 创建多列报表与子报表创建多列报表与子报表 2.2.创建创建子报表报表 3）在报表中拖曳出需要放置子报表的区域，如图7.23所示，打开“子报表向导”对话框，如图7.24所示。图7.23 放置子报表的插入点 图7.24 “子报表向导”对话框（一）Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.5 7.2.5 创建多列报表与子报表创建多列报表与子报表 2.2.创建创建子报表报表 4）在图7.24中若选择“使用现有的表和查询”单选按钮，单击“下一步”按钮，进入“子报表向导”对话框（二），如图7.25所示，可以在“表/查询”下拉列表框中选择相

22、应的表或查询，并将所选字段添加到“选择字段”列表框中，然后单击“下一步”按钮，进入“子报表向导”对话框三，如图7.26所示。图7.25 “子报表向导”对话框（二）图7.26 “子报表向导”对话框（三）Access 2003 数据库数据库Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.2.5 7.2.5 创建多列报表与子报表创建多列报表与子报表 2.2.创建创建子报表报表 7）在“子报表向导”对话框（四）中，在“请指定子窗口或子报表的名称”文本框中输入子报表的名称或者采用向导给定的默认名称，然后单击“完成”按钮，完成子报表的添加。生成的报表如图7.28所示。图7.28 子报表的效果

23、示意图 7.3 报表的编辑Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3 7.3 报表的编辑报表的编辑 报报表表的的编编辑辑就就是是对对报报表表的的属属性性值值进进行行相相应应的的设设置置，使使报报表表更更适适合合设设计计的的要要求求。任任何何一一个个对对象象都都具具有有一一系系列列的的属属性性，这这些些属属性性的的不不同同取取值值决决定定着着该该对对象象实实例例的的特特征征。本本节节将将介介绍绍报报表表及及其其报报表表控控件件的的一一些些常常用用属属性性的的含含义义及及其其作作用用，并并介介绍绍各种控件属性值的设置方法。各种控件属性值的设置方法。Access 2003 数据

24、库数据库Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.2 7.3.2 报表中的排序与分组报表中的排序与分组 数据排列数据排列 在报表“设计”试图中设置排序字段和次序的步骤如下：1）在报表“设计”视图中打开相应的报表，例如打开“图书借阅管理系统”数据库中的“会员分组统计借阅情况报表”。2）单击“报表设计”工具栏上的“排序与分组”按钮或选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令，打开“排序与分组”对话框，如图7.30所示。图7.30 “排序与分组”对话框 Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.2 7.3.2 报表中的排序与分组报表中的排序与分组 3）在“

25、排序与分组”对话框中，单击“字段/表达式”列的第一行，此时右边出现下拉按钮，单击下拉按钮从列表中选择字段的名称，或直接输入表达式。第一行的字段或表达式具有最高排序优先级，第二行具有次高的排序优先级，以此类推。完成“字段/表达式”列的填充以后，Access 2003将把“排序次序”设置为“升序”，即从AZ或从09。4）要改变排序顺序，可以在“排序次序”列中选择“降序”，即从ZA或从90。5）在“排序与分组”对话框下部的“组属性”选项组中设置相应属性。因为只排序不分组，所以将“组页眉”和“组页脚”属性都设置为“否”。其他都采用默认值。6）重复第3步到第5步操作，设置其他各行排序字段及组属性。7）经

26、过以上各步操作后，单击“视图”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“打印预览”选项切换到“打印预览”视图，便可看到排序后的报表。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.2 7.3.2 报表中的排序与分组报表中的排序与分组 记录分组记录分组1）用户在输出报表时经常需要把具有相同类别的记录排列在一起，如将相同类别的产品排列在一起，这就是分组。分组记录是将具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示或打印时将它们集中在一起，并且可以提高报表的可读性，从而提高信息的利用率。2）可以根据一个或多个字段中的值，对报表中的记录进行分组。例如，要查看在特定日发货的所有的订单。可以根据“发货

27、日期”字段中的值记录进行分组，并根据“国家/地区”和“公司”字段中的值进行排序。对每个日期开始一个新组，这样可以对报表进行快速检索，以便快速找到特定的日期对应的记录，还可以对每个组计算总计值和其他值，该报表将打印每天订购的订单数量。在“排序与分组”对话框中设置属性可以创建组，并可以设置属性以显示组的页眉和页脚。在报表中最多可按10个字段或表达式进行分组。当根据多个字段或表达式进行分组时，Access根据它们的分组级别对组进行嵌套。分组所基于的第一个字段或表达式是第一个且最重要的分组级别；分组所基于的第二个字段或表达式是下一个分组级别，以此类推。Access 2003 数据库数据库第七章第七章

28、报表报表7.3.2 7.3.2 报表中的排序与分组报表中的排序与分组 3）分组由三部分组成：组页眉、组文本和组页脚。对报表设置分组后，不同组记录既可以打印或显示同一页上，也可对其进行设置，使不同组信息打印或显示在不同页上。4）在报表中进行分组的步骤如下：在“设计”视图中打开要进行分组的报表，例如打开“图书借阅管理系统”数据库中的“会员分组统计借阅情况报表”。单击主窗口“报表设计”工具栏上的“排序与分组”按钮，打开“排序与分组”对话框。在“排序与分组”对话框中，单击第一个空行的“字段/表达式”列，选择“单位名称”，在“排序次序”列中选择排序方式，这里选择“升序”在“字段/表达式”列的第二行中选择

29、“罚款总额”字段，并设置其排序次序为“升序”。用同样的方法在第三行中选择“会员姓名”字段并“升序”排序。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.2 7.3.2 报表中的排序与分组报表中的排序与分组 5）在“排序与分组”对话框下面的“组属性”选项组中设置分组属性。因为要建立分组，所以设置“组页眉”和“组页脚”的属性为“是”。也可以不成对设置，此处将“单位名称”和“罚款总额”分别设置成了页眉和页脚。6）向报表组页眉节中添加两部分控件，一部分控件显示类别标签及类别名称字段，以标识分组信息，另一部分控件作为主体节的列标题，在这里是页眉是“单位名称”标签，页脚是“罚款总额”标签

30、。经过以上各步即完成了该报表的分组设计，单击工具栏中的“视图”按钮预览设计好的报表，如图7.31所示。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.2 7.3.2 报表中的排序与分组报表中的排序与分组 图7.31 按“单位名称”、“罚款总额”进行记录分组后的报表 Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.3 7.3.3 在报表中应用计算在报表中应用计算 在查看预览或打印报表时，有时希望看到记录的详细信息，如总计、在查看预览或打印报表时，有时希望看到记录的详细信息，如总计、平均值等。这就需要在报表中有记录汇总计算功能。平均值等。这就需要在报表中有记录汇

31、总计算功能。Access数据库的报表与其他数据库管理系统创建的报表相比，在功能数据库的报表与其他数据库管理系统创建的报表相比，在功能和易用性方面具有许多独特之处，例如，在和易用性方面具有许多独特之处，例如，在Access报表中，可实现报表中，可实现的总计类型非常丰富，既可以在分组范围内对记录计算各种总计和百的总计类型非常丰富，既可以在分组范围内对记录计算各种总计和百分比，又可以在整个报表范围内实现相同类型的总计。此外分比，又可以在整个报表范围内实现相同类型的总计。此外Access报表中的运行总和只需一个非结合型控件即可实现，而不需要任何编报表中的运行总和只需一个非结合型控件即可实现，而不需要任

32、何编程。报表中的总计包括记录总计、组总计和报表总计。在报表中还可程。报表中的总计包括记录总计、组总计和报表总计。在报表中还可实现组运行和报表运行，并可以计算组中记录占组中全部记录的百分实现组运行和报表运行，并可以计算组中记录占组中全部记录的百分比和占报表全部记录的百分比。比和占报表全部记录的百分比。在报表中实现各种总计运算的操作具有基本相同的操作步骤，即首先在报表中实现各种总计运算的操作具有基本相同的操作步骤，即首先向报表的适当节添加计算型文本框，然后设置相关属性。文本框所在向报表的适当节添加计算型文本框，然后设置相关属性。文本框所在位置及属性的不同，决定了实现总计的类型。在报表中对全部记录或

33、位置及属性的不同，决定了实现总计的类型。在报表中对全部记录或一组记录计算某字段的总计值或平均值的方法与创建计算控件的方法一组记录计算某字段的总计值或平均值的方法与创建计算控件的方法类似。类似。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.3 7.3.3 在报表中应用计算在报表中应用计算 在报表中实现各种总计在报表中实现各种总计 接着上一节中的“会员分组统计借阅情况表”为例，讲解在报表中实现各种总计的操作步骤。1）在“设计”视图中打开“会员分组统计借阅情况报表”。2）实现记录总计，首先将一个计算型文本框添加到“主体”节相关位置中；要计算一组记录的总计值或平均值，将文本框添加到

34、组页眉或组页脚中；要计算报表中所有记录的总计值或平均值，将文本框添加到报表页眉或报表页脚中。此处欲汇总所有会员的罚款，因此将文本框放置于报表页脚中。3）确保选定了所添加的文本框，然后单击工具栏上的“属性”按钮，以显示属性设置对话框。在“控件来源”属性框中，如果数据来源是字段，则直接输入字段名称；如果数据来源是表达式，则表达式前面必须有等号。输入使用Sum函数计算总计值或用Avg函数来计算平均值的表达式“=Sum(字段名)”或“=Avg(字段名)”。必要时也可以单击按钮，使用“表达式生成器”创建表达式。此处在总计标签后创建表达式“=Sum(借还书表!罚款)”。运算结果显示总计罚款的值为130，参

35、见图7.31。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.3 7.3.3 在报表中应用计算在报表中应用计算 4）要计算随着每个记录而增加的运行总和，可将绑定文本框或计算文本框添加到“主体”节中；要计算随着每组记录而增加的运行总和，可将绑定文本框或计算文本框添加到组页眉或组页脚中。5）确保选定所添加的文本框，然后单击工具栏上的“属性”按钮，以显示属性设置对话框，并根据所需的运行总和类型，将“运行总和”属性设置为：工作组之上：在每个更高的组级别中，由0重新开始计算。全部之上：累计到报表末尾。将“运行总和”属性设置为“全部之上”时，可以在报表页脚中重复总计。只需在报表页脚中创建

36、一个文本框并将其“控件来源”属性设置为计算运行。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.3 7.3.3 在报表中应用计算在报表中应用计算 在报表中计算百分比在报表中计算百分比 在报表中计算百分比的步骤如下：在“设计”视图中打开“订单明细”报表。添加用于计算记录总计、组总计和报表总计的文本框。在适当的节中添加计算百分比的文本框。要计算每个项目对组总计或报表总计的百分比，可将控件放在“主体”节中。要计算每组项目对报表总计的百分比，可将控件放在组页眉或组页脚中。如果报表包含多个组级别，则应将文本框放在需要计算百分比的组级别的表头或页脚中。确保选中该文本框，然后单击工具栏上的

37、“属性”按钮，显示属性设置对话框并切换到“数据”选项卡。在“控件来源”属性框中，键入用较大的总计值除以较小的总计值的表达式。例如，用“报表总计”控件的值去除“每日总计”控件的值。切换到“格式”选项卡，在“格式”属性列表中选择“百分比”，退出保存即可。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.3 7.3.3 在报表中应用计算在报表中应用计算 报表中记录的编号和计数报表中记录的编号和计数 在Access报表中可以实现对记录分别在分组范围内和报表范围的编号和计数。当在分组范围内对记录进行编号和计数时，如果当前分组结束，进入到更高级别的分组中，Access将自动重新开始编号和计

38、数。在报表中对记录的编号和计数只计算打印在报表中的记录，而并不计算出现在报表基础表或查询中的记录。在实现编号和计数时，如果编号和计数所依据的字段为空，Access允许自定义对空字段的处理方式。具体步骤如下：在“设计”视图中打开相应的报表。如果要为报表中每个主体记录编号，可向“主体”节添加计算文本框，并选定该文本框，然后单击工具栏上的“属性”按钮，以显示属性设置对话框。将“控件来源”属性设置为“=1”。将“运行总和”属性设置为“全部之上”。这样在预览或打印报表时，每个记录号将以增量1递增。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.3 7.3.3 在报表中应用计算在报表中应

39、用计算 如果要将报表中的所有记录作为整体进行计数，将计算文本框添加到报表页眉或报表页脚中，并选定该文本框，然后单击工具栏上的“属性”按钮，在属性设置对话框中，将文本框的“控件来源”属性设置为“=Count(*)”。该表达式使用Count函数对报表中所有记录（包括某些字段值为空的记录）进行计数。若要对报表的每一个组中记录进行计数，将计算文本框添加到“主体”节中，并选中该文本框，然后单击工具栏上的“属性”按钮，设置“名称”属性为RecordCount，将“控件来源”属性设置为“=1”，“运行总和”属性设置为“工作组之上”，“可见性”属性设置为“否”。注：将计算文本框添加到组页脚中，然后将“控件来源

40、”属性设置为“主体”节上跟踪运行总和的控件名称，例如“=RecordCount”。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.3 7.3.3 在报表中应用计算在报表中应用计算 添加页码和日期时间添加页码和日期时间通常在报表中会包含“第几页，共几页”等页码信息，或者当前的日期时间等内容，这些通常是放在报表的“页面页脚”或“页面页眉”中的。为报表添加页码信息和日期时间的具体步骤如下：1）在设计视图中打开报表，选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框。2）在“页码”对话框中，可以设置页码的“格式”、页码所处于页面中的“位置”以及对齐方式等，设置完成后，单击“确定”按钮，即可在报表中插入页码。3）要为报表加入系统的当前日期的时间，只需选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令，在弹出的“日期和时间”对话框中设置日期时间的格式即可。Access 2003 数据库数据库第七章第七章 报表报表7.3.4 7.3.4 报表的打印与预览报表的打印与预览 只要设计好报表文件，通过只要设计好报表文件，通过Access就可以将它打印出来，就可以将它打印出来，成为日常工作中常见的报表。成为日常工作中常见的报表。报表预览报表预览页面设置页面设置