办公S培训教材.pptx

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1、培训内容文件管理文件管理5S5S是什么是什么如何做好如何做好5S5S第1页/共61页第一部分文件管理第2页/共61页文件管理文件信息及其承载媒体媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求第3页/共61页文件管理记录阐明所取得的结果或提供所阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件完成活动的证据的文件记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。通常记

2、录不需要控制版本。第4页/共61页文件管理文件文件分类分类重要度重要度保存期限保存期限来源来源版本版本缓急缓急第5页/共61页文件管理管理管理技巧技巧分门别类程序化规范专业化专人负责索引专门化第6页/共61页文件管理签字以旧换新文件文件收发收发可追溯性认可盖章生效连贯性有效性授权第7页/共61页第二部分5S是什么第8页/共61页5S是什么是什么整理整理整顿整顿清扫清扫清洁清洁素养素养5S区分要物与不要物，将不要物处理掉。将要物规范放置，使寻找时间为零。使工作环境变得无灰尘、干净整洁。保持前3个S，制度化，规范化。形成习惯，提高整体素质。第9页/共61页演演变变5S是什么是什么第10页/共61页

3、5S是一种管理需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善5S是什么是什么第11页/共61页企业形象企业形象5S是什么是什么第12页/共61页可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率5S是什么是什么第13页/共61页第三部分如何做好 5S第14页/共61页整理含义含义将将需要的需要的和和不需要的不需要的物品物品明确分开明确分开，并并处理处理不需要的不需要的物品。物品。目的目的腾出空间腾出空间防止误用防止误用第15页/共61页5S 5S 差！差！5S 5S 好！好！好！好！现场检查现场

4、检查第16页/共61页要领要领马上要用的暂时不用的长期不用的要区分要区分对待对待!第17页/共61页要领要领将需要的物品的数量将需要的物品的数量降降到最低程度到最低程度例如：减少文具使用数量减少文件保存数量减少电话使用时间缩短会议时间第18页/共61页要领要领对可有可无的物品，应坚决处理掉，决不手软!第19页/共61页要领要领为何会有这么多废品？分析分析检查检查改善改善第20页/共61页问 题 点 在 哪 里？提问 1、图片中存在什么问题？3、会产生什么样的影响？4、我们应该怎样做？2、为什么会产生这样的问题？第21页/共61页整顿含义含义将将需要的需要的物品，物品，摆放摆放成谁都成谁都清楚清

5、楚并并便于便于使用使用的状态。的状态。即寻找时间为零即寻找时间为零目的目的工作场所一目了然工作场所一目了然消除找寻物品的时间消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序井井有条的工作秩序第22页/共61页确定物品确定物品放置场所放置场所第23页/共61页物品分类物品分类摆放摆放第24页/共61页进行标识进行标识第25页/共61页定 位、标 识 方法*连接线标识影绘表示（形迹管理）第26页/共61页问题点第27页/共61页问题点第28页/共61页提问提问第29页/共61页管理责任者管理此架责任者姓名架子表示标签表示架子种类的标签柜子内表示标签用此标签表示下段的内容文件柜如何整顿？第30页/共61页要领要

6、领彻底整理，彻底整理，只留下需要的只留下需要的物品物品第31页/共61页合理利用空间，合理利用空间，100%定位放置定位放置要领要领根据根据种类、空间、区域、防护种类、空间、区域、防护规定摆放方法规定摆放方法第32页/共61页要领要领利用各种颜色、数据等进行标识第33页/共61页问问 题题 点点 在在 哪哪 里？里？第34页/共61页问问 题题 点点 在在 哪哪 里？里？第35页/共61页清扫含义含义经常清扫保持清洁，经常清扫保持清洁，将各个角落的脏物清理掉将各个角落的脏物清理掉 目的目的保持良好的工作情绪保持良好的工作情绪稳定品质稳定品质达到零故障、零损耗达到零故障、零损耗第36页/共61页

7、如何清扫？如何清扫？看看不不见见的的地地方方，也也要要彻彻底打扫干净。底打扫干净。经经常常打打扫扫，使使环环境境尽尽量量不产生灰尘、污秽。不产生灰尘、污秽。第37页/共61页电源插座电脑侧面主机座第38页/共61页要领要领自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行)第39页/共61页清 扫 责 任 分 区A1 区(张)B1区(赵)C1区(王)C2区(沈)C3区(李)A2区(胡)E1区(贾)D1区(霍)要领要领第40页/共61页清洁含义含义将整理、整顿、清扫进行到底，将整理、整顿、清扫进行到底，并且标准化、制度化。并且标准化、制度化。目的目的成功惯例和制度成功惯例和制度是标准化的基础是标准化

8、的基础企业文化开始形成企业文化开始形成第41页/共61页第42页/共61页连续不断的进行连续不断的进行 整理、整顿、整理、整顿、清扫清扫活动活动要领要领第43页/共61页花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度要领要领第44页/共61页要领要领每天保持每天保持5S5S评价的心情，评价的心情，不断改善办公不断改善办公5S5S第45页/共61页素养含义含义对于规定了的事情，大家都按要求去执行，对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。并养成一种习惯。目的目的让员工遵守规章制度让员工遵守规章制度培养良好素质习惯的人才培养良好素质习惯的人才铸造团队精神铸造团队精神第46页/共61页问 候、礼 貌

9、 语您好!早上好!下午好!大家好!语言第47页/共61页着装第48页/共61页离位时要点：要点：1.2.3.4.第49页/共61页持续推动持续推动4S4S活动直至活动直至习惯化习惯化 严格严格遵守遵守公司的公司的规章制度规章制度 不断地不断地培养责任感培养责任感、改变意识、改变意识 充满热情充满热情的开始每一天的的开始每一天的工作工作 要领要领第50页/共61页要主动整理、整顿传真？传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。第51页/共61页打印前，我们应该做什么？确认

10、打印机是否正常工作。确认打印机是否正常工作。小故障请按照提示排除。无法解决时，请及时与管理员联系。确认打印纸。确认打印纸。及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。发现纸张快用完时，请及时领取。第52页/共61页小组讨论第53页/共61页办公室5S5S活动早上5S1、检查你的着装状况着装状况和清洁度清洁度2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需要的物品扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架检查文

11、件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来第54页/共61页办公室5S5S活动下班前5S1、实施早上早上5S5S活动的所有内容活动的所有内容2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备擦干净电脑、传真机及其他办公设备3、固定固定可能脱落的标签标签4、清洁地面清洁地面5、倾倒倾倒垃圾篓内的垃圾垃圾6、检查电源开关、门窗、空调检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。第55页/共61页文文 件件 的的 5S5S整理把文件区分为必要把文件区分为必要(有效有效)和不要和不要(过期无效过期无效)的的无效和不需要的文件及时回收或销毁无效和不需要的文件及时回收或销毁整顿清扫清洁素养将文件分门别类保存将文件分门别类保

12、存制作目录索引，便于查找制作目录索引，便于查找防潮、防尘、防虫防潮、防尘、防虫定期修补维护定期修补维护专人管理、专人管理、责任分明责任分明文件管理制度、程序文件管理制度、程序使用完后及时归位使用完后及时归位爱护文件，节省用纸爱护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料按规定要求制定发行文件资料第56页/共61页小测试整理整理是把是把_物品与物品与_物品区分物品区分开来，并处理开来，并处理_物品。物品。整顿整顿是将是将_物品，摆放成物品，摆放成_的的状态。状态。即寻找时间为零。即寻找时间为零。清扫清扫是经常是经常_保持保持_，将，将_清理清理掉。掉。清洁清洁是是将将_进行到底，并且标准化、制度化。进行到底，并且标准化、制度化。素养素养是对于规定了的事情，大家都按是对于规定了的事情，大家都按_去执行，并养成一种去执行，并养成一种_。第57页/共61页整理整顿清扫清洁素养第58页/共61页第59页/共61页管理资源吧第60页/共61页感谢您的观看。第61页/共61页