公司会议流程及注意事项.pptx

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1、学习目标1.召开公司会议的程序；2.公司会议中应注意的地方；第1页/共53页Content introduction 目录目录1 1 会议文化造就一流企业会议文化造就一流企业2 2 三星是这样召开会议的三星是这样召开会议的3 不开无准备的会议不开无准备的会议4 会议求同存异会议求同存异5 会议的实行方法会议的实行方法6 会议发言与倾听艺术会议发言与倾听艺术第2页/共53页1 1 1 1 会议文化造就一流企业会议文化造就一流企业会议文化造就一流企业会议文化造就一流企业 以最快的速度了解一个公司,方法就是参加几次职员会议 因为，在召开会议的方式和水平中，溶入了该公司的一切记住，会议文化就是企业文化

2、的主宰，能够成为强大有力的竞争武器为了打造实力强大的公司，必须通过精心安排的主题、简单明了的讨论和彻底的准备来提高会议效果第3页/共53页Wrong Meeting Types:Wrong Meeting Types:Dont know why open a meeting不知道为何召开会议Dont know what to discuss不知道问题是什么Dont know how to deal with problems没有对策Dont have any conclusion没有结论Have no control about time没有时间概念Just listen,not join i

3、n如同听证会Just take notes,not think about it如同教育Dont know why be there参加者不知道自己为何到这里来第4页/共53页Does meeting painful?Does meeting painful?verbosityverbosity冗长冗长boringboring枯燥无味枯燥无味Waste timeWaste time浪费时间浪费时间DepressedDepressed心情郁闷心情郁闷Low efficiencyLow efficiency效率不高效率不高常见会议问题：传达事件、信息为目的，传达事件、信息为目的，习惯性会议多习惯性

4、会议多不遵守会议拟定开始、不遵守会议拟定开始、结束时间，会议的认识价值、结束时间，会议的认识价值、运作经验不足运作经验不足会议主题、目标、权责不会议主题、目标、权责不明确，盲目参加明确，盲目参加第5页/共53页Operate favorable company meeting Operate favorable company meeting 经营良好的企业会议经营良好的企业会议时间、地点、人物、内容、问题、结论、执行等进行记录，并分发相关人员创造高效率、建设性的会议文化，存在几处必须重点考虑的地方：创造高效率、建设性的会议文化，存在几处必须重点考虑的地方：必须使会议参加者明确了解会议议题并对

5、之进行准备必须使会议参加者明确了解会议议题并对之进行准备在会议结束之后，应当将整理好会议内容在会议结束之后，应当将整理好会议内容第6页/共53页2 2 2 2 三星是这样召开会议的三星是这样召开会议的三星是这样召开会议的三星是这样召开会议的第7页/共53页三星会议之根本三星会议之根本三星将召开会议时最为基本的思想和行动原则整理成三星将召开会议时最为基本的思想和行动原则整理成3 33 37 7原则，让所有子公司原则，让所有子公司的职员熟记并付诸行动。的职员熟记并付诸行动。3 ways Of Thinking3 Principles7 Rules三星会议之根本三星会议之根本第8页/共53页要召开计

6、划好的会议，要召开计划好的会议，而不是即兴会议而不是即兴会议三星会议之根本三星会议之根本3 ways Of Thinking其一：为了提高会议效率，尽可能不召 开即兴会议 其二：如果一定要召开会议，则最大限度地 减少会议 其三：一旦决定召开会议，是否有能够与其 他会议合并或委托的方法第9页/共53页三星会议之根本三星会议之根本3 Principles如果是必须召开的会议，如果是必须召开的会议，就要更加高效率地召开就要更加高效率地召开 第一个原则:确定不召开会议的工作日 第二个原则:将会议时间定为l小时，最多 不超过1个半小时第三个原则:将会议录整理成一张纸第10页/共53页第一：严格遵守时间

7、第二：会议材料中写明会议经费，去除不必要的浪费 第三：精选参加会议人员，缩小规模第四：明确会议目的 第五：事先分发会议资料 第六：不做“个人演讲”，积极发言，相互尊重所发表的意见第七：精简会议记录，做好保存和分发 三星会议之根本三星会议之根本7 Rules第11页/共53页传达会议内容，并能够反映在工作中，制订会后执行细则传达会议内容，并能够反映在工作中，制订会后执行细则 召开会议时遵循337原则，将会议内容(Word)向会场外(Window)的相关者传达并反映到工作(Work)中的会议文化，可以称为三星的3元会议文化。会议内容必须联系工作第12页/共53页因工作不同而多样化的会议头脑清醒、不

8、拖拖拉拉、效率更高 在有产品的地方召开会议 早起型企业，早间会议 将效率提高两倍 的站立式会议人的大脑最活跃的时间是在站立的状态下减少开会时间、开会次数、提高开会效率、适合开紧急会议 感性充电 蒸气浴会议 人的大脑在放松的状态下可以激发出最优秀的想法第13页/共53页因工作不同而多样化的会议会议与其说是工作的延续，不如说是一种文化会议与其说是工作的延续，不如说是一种文化最大限度地调整好会议气氛最大限度地调整好会议气氛第14页/共53页会议成功有80%在于准备3 3 3 3 不开无准备的会议不开无准备的会议不开无准备的会议不开无准备的会议第15页/共53页Meeting preparation

9、筹划会议确定内容方向，准备资料确定内容方向，准备资料 会议主持者在会议开始之前，应当立足于5W l H这6条原则进行事先讨论5W1H寻求为什么必须召开这个会议、是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案WhyWhat对议题是否符合会议目的进行检查Where对是否有能够容纳所有人的场所进行确认When对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认Who让适合议题的人出席会议How对如何得出符合议题的结论进行讨论第16页/共53页Clear the purpose of the meeting 明确会议的目的抓准会议核心，不偏离主题抓准会议核心，不偏离主题会议准备从会议目的开始，会议必须存在目的，遵循

10、目的的会议形式问题解决型发现整理问题制订解决对策制订执行计划制订计划或日程并对合并的项目进行整理订立计划型利益调整型调整个人或组织之间利害得失，情绪协调第17页/共53页Pick up participant 选定参加者让必要的人参加会议让必要的人参加会议仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议对会议参加者进行选择的条件仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议让具有决定权的人参加即便是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加让对会议主题存在强烈疑问的人参加让与会议主题有关的专家参加让能够正确表达自己意见的人参加第18页/共53页Prior announcement 对会议事先进行公告通知与会人员

11、时间、地点、内容通知与会人员时间、地点、内容应当记入事前通知的项目：会议名称和目的会议名称和目的会议主题、讨论项目及会议类型会议主题、讨论项目及会议类型召开日期、开始时间和结束时间召开日期、开始时间和结束时间召开场所召开场所主持者姓名主持者姓名参加者名单参加者名单附加会议资料附加会议资料其他其他(参加者事前必须准备的资料参加者事前必须准备的资料)第19页/共53页做好有目的的开会做好有目的的开会 事先传达议题、分发资料是给出事先传达议题、分发资料是给出现场优秀意见的保证！现场优秀意见的保证！Hand out materials in advance 事先分发会议资料第20页/共53页严格遵守时

12、间，提炼重点、精化主题，避免无谓讨论严格遵守时间，提炼重点、精化主题，避免无谓讨论 有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间严格遵守时间，迟到是不行的严格遵守时间，迟到是不行的要确定要结束的时间并在最后做出结论要确定要结束的时间并在最后做出结论Time distribution 分配时间第21页/共53页通过会议内容、大小、人数、层次，灵活选择会场、布置环境通过会议内容、大小、人数、层次，灵活选择会场、布置环境 Prepare meeting room 准备会场会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一，必须考虑会场环境产生的影响，准备与会议形式相符的场所。会

13、议室保障工作应与安排会议日程的工作同时进行，会议日程一经确定就要迅速予以执行。在会议室与人数相比过大的情况下，气氛容易变僵，会议难以活跃。同时，通过灵活布置座位来对参加者之间的眼神、接触、对话、联系和纽带关系产生影响，将会议的原动力具体化。寻找能够提高聚集效率的会议场所 第22页/共53页第23页/共53页管控会议主题、时间、情绪、调动与会人员参与合作管控会议主题、时间、情绪、调动与会人员参与合作 会议主持者必须具备的条件成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责会议主持者有两种类型一种是维持火车行驶在轨道上的人，另一种是指挥管弦乐队使所有乐器能够合奏的人强调主题，防止讨论偏差，调动参与人员讨论

14、情绪第24页/共53页第25页/共53页了解会议的目的，准备适当的资料，绝对不要迟到，围绕主题积极发表见解了解会议的目的，准备适当的资料，绝对不要迟到，围绕主题积极发表见解参加者必须具备的条件了解会议的目的是什么如果其他企业或新面孔参加会议，则一定要准备名片准备可证明自己意见的资料绝对不要迟到为信守一切诺言而行动不要失去会议方向第26页/共53页第27页/共53页与会议准备同样重要的是会议的开端4 4 4 4 会议求同存异会议求同存异会议求同存异会议求同存异第28页/共53页Do not loss the direction 不要失去会议方向会议中重要的是结论会议中重要的是结论会议中重要的是结

15、论讨论不要流于表面形式 保留合适的资料，去除不合适的资料缩小结果讨论范围，使参加者的注意力集中在一点会议中重要的是结论讨论不要流于表面形式 保留合适的资料，去除不合适的资料缩小结果讨论范围，使参加者的注意力集中在一点第29页/共53页灌输式传达会议一灌输式传达会议一NONO而且，在其中融入讨论文化。形成团队化企业文化的范例就是要求水平而不是垂直关系，自律而不是指示。讨论式会议一讨论式会议一Yes第30页/共53页引导进行建设性争论引导进行建设性争论这种做法可以营造讨论的环境把办公室改成简易会议室，使职员可以随时交换意见、提出批评、进行争论鼓励思想冲突制止感情冲突鼓励思想冲突鼓励思想冲突第31页

16、/共53页以对等立场召开会议以对等立场召开会议 促进自由沟通，活跃发言，充分激发员工想象力。促进自由沟通，活跃发言，充分激发员工想象力。第32页/共53页不要有含糊不清的表达不要有含糊不清的表达 在公司中是不可以在公司中是不可以进行这种含糊不清的表达进行这种含糊不清的表达差不多差不多结束了也许能行基本上没有问题！第33页/共53页 在会议中沉默就是怠工在会议中沉默就是怠工会议应当是双向的，否则的话就无法实现会议目的之一会议应当是双向的，否则的话就无法实现会议目的之一对智慧和想法进行聚积对智慧和想法进行聚积主持会议的人应当自己努力去创造能够相互主持会议的人应当自己努力去创造能够相互充分交换意见的

17、气氛和空间。充分交换意见的气氛和空间。参加会议而不发言就是浪费时间。参加会议而不发言就是浪费时间。第34页/共53页认同并尊重对方认同并尊重对方 在会议中必须认同并尊重这样的事实：在会议中必须认同并尊重这样的事实：对方有发表自己意见的利。对方有发表自己意见的利。即使对方发表的意见违背了社即使对方发表的意见违背了社会常识，也要尊重其意见，这会常识，也要尊重其意见，这时会议气氛才能够活跃起来。时会议气氛才能够活跃起来。第35页/共53页在会议中不时做出反应在会议中不时做出反应 声音眼神体态以发出等方式传达对与会者讲演的反应。“点头”是表达热忱必不可少的方式。消除陈述意见者对自己谈话是否被很好理解，

18、而感到不安、烦恼情绪。第36页/共53页 受到称赞的人为了对别人的关心予以回应，会变得更加意气风发；而欲望强烈的人为了听到更多的称赞，也会变得更加努力。在会议中不时做出反应在会议中不时做出反应 小小的称赞可以创造愉快而活跃的工作环境，工作效率也必然会上升小小的称赞可以创造愉快而活跃的工作环境，工作效率也必然会上升第37页/共53页会议中想参与意见的人和想远离的人会议中想参与意见的人和想远离的人 参与意见人的表现参与意见人的表现想远离会议的表现想远离会议的表现会议中间不断进行回顾专心倾听别人谈话说话死板、苛求章法对问题延伸想法事先进行准备、思考再参加会议分析问题思路清晰时而板起脸、时而面色和善地

19、引导会议气氛在没有换气窗的会议室里抽烟一味地坚持自己意见一味地表示否定的人总是爱挑毛病自始至终将“沉默是金”作为会议格言只是谈论与会议无关的话题善于全盘否定持否定性想法、态度和行动 第38页/共53页不管怎么优秀的结论，如果不付诸实行，就会最终成为浪费时间和经费的空谈5 5 5 5 会议的实行方法会议的实行方法会议的实行方法会议的实行方法第39页/共53页Sum up the important details 概括重要内容概括重要内容会议主持有必要在会议结束之前，明确指出已确定实行会议主持有必要在会议结束之前，明确指出已确定实行的事项和尚未形成结论的事项的事项和尚未形成结论的事项第40页/共

20、53页Take minutes 写成会议录写成会议录包括对会议内容摘要和结果进行整理包括有关哪些事交给谁、何时完成、如何进行反馈在会议结束之后，应当写成整理有会议内容的会议录在会议结束之后，应当写成整理有会议内容的会议录第41页/共53页利用群件共享信息，根据需要传达所收集的信息并应用在工作中将需要传达的信息通过群件共享传达，并应用到工作中Deliver the meeting content Deliver the meeting content 传达会议内容传达会议内容 发挥作用的就是企业的内部系统发挥作用的就是企业的内部系统群件群件第42页/共53页Evaluate the meetin

21、g Evaluate the meeting 评价会议评价会议对会议进行评价的最普遍方法就是由参加者进行评价。评价的最简单方法就是，在会议结束后返回的同时进行反馈。通过这种反馈来完善不足之处，创造能够确立新的战略和战术的机会。会议评价是促成高效型会议的核心会议评价是促成高效型会议的核心第43页/共53页Execute the decided items实行决定事项实行决定事项在召开会议时就应当决定好任务分担和责任体制以便在会后执行时进行跟踪调查第44页/共53页会后切实整理会场会后切实整理会场 在使用会议室时，连会后的会场整理都切实做到是一个很好的习惯第45页/共53页6 6 6 6 会议发言

22、与倾听的艺术会议发言与倾听的艺术会议发言与倾听的艺术会议发言与倾听的艺术会议追求的是质量，不是数量，与十次毫无进展的会议相比，一次高效的会议不管是在费用上还是在成效上都是强的多第46页/共53页学会表达，学会倾听会议是服务于参加者的，会议的所有参加者都应当做优秀的发言着和优秀的倾听者，参加者不进行发言和倾听的会议就如一潭死水第47页/共53页会议中表达自己意见的要领会议中表达自己意见的要领 从重要部分说起从肯定性方面说起有逻辑地、简单地表达一句话表达一种想法思考发言提纲使听者能够理解使用切合业务的表达表达要领第48页/共53页发挥好倾听作用的要领发挥好倾听作用的要领 真诚地倾听发出倾听的身体语

23、言适当地进行反馈积极接受新信息积极参与决定第49页/共53页7 7 7 7 会议注意事项会议注意事项会议注意事项会议注意事项没有规矩，不成方圆。无论做任何事都要遵循一定的行为准则，方能高效的完成第50页/共53页会场秩序1.点名 必要时可以点名以确定参会人数2.注意言行举止 与会人员动作要尽量轻、慢、柔 避免发出太大声响而影响到别人 尽量不要走动男同志尽量少抽烟、以保持会场环境、空气3.遵守会议纪律 手机调成会议模式、不随意接打电话 不要交头接耳、窃窃私语 不要随意打断他人讲话 有意见或建议时，等到他人讲话结束，再礼貌提出第51页/共53页谢 谢第52页/共53页感谢您的观看。第53页/共53页