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1、QCC研習營研習營腦力激盪與會議腦力激盪與會議討論技巧討論技巧 輔導單位：金屬工業研究發展中心輔導單位：金屬工業研究發展中心 知識應用服務組知識應用服務組瑞利企業股份有限公司瑞利企業股份有限公司 小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門一一、制定議程並確實遵守制定議程並確實遵守w在本次會議中在本次會議中設定下次開會的議程設定下次開會的議程。w在每次開會前送出議程。在每次開會前送出議程。w說明開會的理由。說明開會的理由。w列出要討論的事項，列出要討論的事項，並且註明為何列入議程並且註明為何列入議程。w提供每件事項所需的時間。提供每件事項所需的時間。w說明說明每件事項想要的行動每件

2、事項想要的行動。w對會議的評估列為最後的議題對會議的評估列為最後的議題小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門二二、界定會議的角色界定會議的角色w召集人召集人(主席主席)：n準時進行和結束會議。準時進行和結束會議。n按議程進行。按議程進行。n鼓勵討論。鼓勵討論。n領導腦力激盪。領導腦力激盪。n展示改進流程的有效工具給圈員學習。展示改進流程的有效工具給圈員學習。w記錄人員：記錄人員：n記載小組的決定、計畫和行動。要掌握關鍵決定、任記載小組的決定、計畫和行動。要掌握關鍵決定、任務分派和更新小組在務分派和更新小組在QCC的進展。的進展。小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門小組的

3、會議竅門二二、界定會議的角色界定會議的角色(續續)w計時人員：計時人員：n監視小組花在每項議題的時間。監視小組花在每項議題的時間。n提醒小組分配給某議題的時間將盡，並要求小組做結論。提醒小組分配給某議題的時間將盡，並要求小組做結論。n提醒會議所剩的時間並建議最好結束討論。提醒會議所剩的時間並建議最好結束討論。w抄寫人員：抄寫人員：n呈現整個會議的行進情況，把會議裡提出的點子寫在大字報上呈現整個會議的行進情況，把會議裡提出的點子寫在大字報上(或或以其他方式以其他方式)，方便組員回顧。確實有助小組按表操作。這樣也讓，方便組員回顧。確實有助小組按表操作。這樣也讓大家了解，有時構想會重要到得寫下來看個

4、清楚。大家了解，有時構想會重要到得寫下來看個清楚。w旁聽者：旁聽者：n旁聽者很常見，像是旁聽者很常見，像是經理經理或受邀參加會議以分享特定資料者。召或受邀參加會議以分享特定資料者。召集人最好在會議前說明清楚，希望他們做出什麼樣的表現。如果集人最好在會議前說明清楚，希望他們做出什麼樣的表現。如果主管來訪，難保他們不會反客為主當起主席。召集人應解釋小組主管來訪，難保他們不會反客為主當起主席。召集人應解釋小組的基本規則及他們如何指導議事。的基本規則及他們如何指導議事。小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門三三、設定基本規則設定基本規則w基本規則是小組自訂的規範，基本規則是小組自訂的

5、規範，內容是關於如何進行工作，內容是關於如何進行工作，以及以及圈圈員如何互動員如何互動。w在會議場所的醒目處張貼基本規則，並在會議開始時快速在會議場所的醒目處張貼基本規則，並在會議開始時快速回顧一次。回顧一次。基本規則會隨著小組進行基本規則會隨著小組進行QCC過程而調整過程而調整，因，因此小組需要討論已不適用的規則，修訂之。此小組需要討論已不適用的規則，修訂之。w當有新圈員或旁聽者加入，確定與他們一起回顧基本規則，當有新圈員或旁聽者加入，確定與他們一起回顧基本規則，要他們明確接受。要他們明確接受。小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門項項目目出席出席參與參與中斷中斷準備準備準

6、時準時決決策策資料資料衝突衝突規規則則所有組員同所有組員同意參加每次意參加每次會議，無法會議，無法出席時應在出席時應在會前一天通會前一天通知主席知主席組員不可組員不可請人代為請人代為參加，要參加，要全程參與全程參與小組活動小組活動無論如無論如何也要何也要開會開會，除非緊除非緊急事故急事故開會前完開會前完成交付的成交付的任務任務，作，作好討論和好討論和決策準備決策準備八成組八成組員出席員出席時時，就就準時開準時開會會全力全力支持支持小組小組的的決決策策提供正提供正確且客確且客觀的資觀的資料當作料當作權威權威要要互相尊互相尊重重，無法，無法解決時請解決時請仲裁仲裁小組基本規則小組基本規則小組的會議

7、竅門小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門四四、制定會議計畫表制定會議計畫表w小組會議會成為例行工作，故不強制要求制定會小組會議會成為例行工作，故不強制要求制定會議計畫表。議計畫表。w專案初期主持會議時，為了要確定會議中應該要專案初期主持會議時，為了要確定會議中應該要做哪些事，做哪些事，制定會議計畫表能抓住重點制定會議計畫表能抓住重點。小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門w1主題主題/議題議題:w2.預期結果預期結果/後續工作後續工作:w3.所需特定資源所需特定資源:w4.誰該參加誰該參加:(誰受影響誰受影響,誰能貢獻力量誰能貢獻力量,誰是執行者誰是執行者,誰誰 是是決

8、策要角決策要角)w5.會議何時舉行會議何時舉行:(日期日期,時間時間,何時送通知單何時送通知單)w6.何處開會何處開會:(方便方便,工具工具,不被打擾不被打擾)會議計畫表會議計畫表(範例範例)小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門小組的會議竅門五五、評估檢討小組會議評估檢討小組會議w評估評估(檢討檢討)和改進小組會議的流程。會議結束前，和改進小組會議的流程。會議結束前，讓圈員指出哪些地方做的不錯，並建議如何改進讓圈員指出哪些地方做的不錯，並建議如何改進下次會議。下次會議。w將建議清單列在大字報上。討論這些想法，並採將建議清單列在大字報上。討論這些想法，並採取改進行動。讓取改進行動。讓圈圈員

9、輪流主持這種小檢討會員輪流主持這種小檢討會。會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領一一、會議的目的會議的目的會議的目的會議的目的由由圈圈員全員意見決定會議活動的進行方向。員全員意見決定會議活動的進行方向。透過會議達成透過會議達成圈圈員意見之相互溝通。員意見之相互溝通。透過會議充份發揮透過會議充份發揮圈圈員能力。員能力。會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領二二、開會的時機開會的時機開會的時機開會的時機開會的時機開會的時機頻率頻率地點地點指定時間開會指定時間開會定期定期w會議室上班中經請示核准開會有問題時w工作現場工作告一段落或工作空檔時有機會時w園地輪班制利

10、用交接班時間輪班制利用交接班時間定期定期w餐廳利用中午休息時間定期w郊外下班後下班後定期定期w組員家中利用休假日不定期會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領三三、會議前的準備會議前的準備會議前的準備會議前的準備n主席儘早發出會議通知，組員必須事先充分準備好討主席儘早發出會議通知，組員必須事先充分準備好討論的內容，以便參加小組會議。論的內容，以便參加小組會議。n主席必須明確開會通知內容。主席必須明確開會通知內容。n主席最遲在會議主席最遲在會議35天前做好準備，並通知與會者。天前做好準備，並通知與會者。n主席必須先掌握缺席者，主席必須先掌握缺席者，收集缺席者意見收集缺席者意見。n

11、查檢前次會議決議事項。查檢前次會議決議事項。會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領四四、會議的進行方法會議的進行方法會議的進行方法會議的進行方法1)會議程序：會議程序：會議必須全員到齊，始能準時舉行。會議必須全員到齊，始能準時舉行。a.會議的目的：主席說明本次會議的目的。會議的目的：主席說明本次會議的目的。b.上次會議決議事項及實施結果。上次會議決議事項及實施結果。c.活動進行狀況及問題的提出：本次議題之討論與決議活動進行狀況及問題的提出：本次議題之討論與決議。d.工作分配。工作分配。e.臨時動議。臨時動議。f.總結總結(議決事項確認，請輔導員講評議決事項確認，請輔導員講評)

12、。g.下次會議預定日期。下次會議預定日期。會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領四四、會議的進行方法會議的進行方法會議的進行方法會議的進行方法2)主持會議注意事項：主持會議注意事項：a.明確會議的開始與終了時間。明確會議的開始與終了時間。b.造成全員都能輕鬆發言的氣氛造成全員都能輕鬆發言的氣氛。c.一個議題充分討論有結果後，再進行下個議題。一個議題充分討論有結果後，再進行下個議題。d.有效率的進行並在預定時間內結束。有效率的進行並在預定時間內結束。e.對不發言的人不要任其緘默不管對不發言的人不要任其緘默不管。會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領四四、會議的

13、進行方法會議的進行方法會議的進行方法會議的進行方法2)主持會議注意事項：主持會議注意事項：使圈員發言的方法使圈員發言的方法(以發問方式以發問方式)指名法指名法指定對象發問指定對象發問主席特別希望某一有知識經驗的人或較少發言的人發主席特別希望某一有知識經驗的人或較少發言的人發言時，可指定其發言。言時，可指定其發言。轉向法轉向法接力式發言接力式發言主席可利用與會人員之問題，轉向其他人員發問，主席可利用與會人員之問題，轉向其他人員發問，使全員能多加思考。使全員能多加思考。反問法反問法倒過去發問，使其發言。倒過去發問，使其發言。會議中有提出問題，主席可以反問其本人如何解決會議中有提出問題，主席可以反問

14、其本人如何解決或以反面問題向其發問，以增加會議活潑性。或以反面問題向其發問，以增加會議活潑性。會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領四四、會議的進行方法會議的進行方法會議的進行方法會議的進行方法3)會議進行時應注意事項：會議進行時應注意事項：n不要遲到。不要遲到。n出席者對問題要確實把握。出席者對問題要確實把握。n不要只對特定的人對談。不要只對特定的人對談。n不要做個人攻擊。不要做個人攻擊。n不要意氣用事。不要意氣用事。n多聽取他人的意見，不要固執己見。多聽取他人的意見，不要固執己見。n尊重有創造性的意見。尊重有創造性的意見。會議召開的要領會議召開的要領會議召開的要領會議召開

15、的要領四四、會議的進行方法會議的進行方法會議的進行方法會議的進行方法4)會後應注意事項：會後應注意事項：n圈圈員須認真實施所分擔的工作。員須認真實施所分擔的工作。n主席隨時掌握活動實施情況，必要時給予應有之助力。主席隨時掌握活動實施情況，必要時給予應有之助力。n把決議事項向缺席把決議事項向缺席圈圈員說明，並轉達分擔的工作使其員說明，並轉達分擔的工作使其了解。了解。n與需要配合的其他單位聯繫。與需要配合的其他單位聯繫。n向上級呈閱會議記錄。向上級呈閱會議記錄。n請求輔導員請求輔導員，上級協助解決困難上級協助解決困難。小組討論技巧小組討論技巧小組討論技巧小組討論技巧一一一、小組討論注意事項小組討論

16、注意事項小組討論注意事項小組討論注意事項小組討論注意事項小組討論注意事項1)討論時應以具體問題為中心進行，不要受原則討論時應以具體問題為中心進行，不要受原則理論及講義之限制。理論及講義之限制。2)討論時按以下方式進行討論時按以下方式進行問題點問題點原因原因對策之方式進行對策之方式進行問題點是否確實是重要問題點是否確實是重要問題點因這個問題點造成什麼樣的缺失因這個問題點造成什麼樣的缺失充分檢討注意原因與對策，避免重視充分檢討注意原因與對策，避免重視表面而未做根本的研究。表面而未做根本的研究。小組討論技巧小組討論技巧小組討論技巧小組討論技巧二二二二二二、腦力激盪的流程腦力激盪的流程腦力激盪的流程腦

17、力激盪的流程腦力激盪的流程腦力激盪的流程1)界定你需要思考的主題。界定你需要思考的主題。2)要求每人至少提出五個想法。要求每人至少提出五個想法。3)給大家一、兩分鐘寫下他們的想法。給大家一、兩分鐘寫下他們的想法。4)要求提供想法並寫在大字報上，先別評論。要求提供想法並寫在大字報上，先別評論。5)腦力激盪結束後，檢討釐清合併想法。腦力激盪結束後，檢討釐清合併想法。6)如果時間允許，重新看一次清單，並在會中稍如果時間允許，重新看一次清單，並在會中稍後或在下次會議裡修正。後或在下次會議裡修正。腦力激盪法腦力激盪法腦力激盪法腦力激盪法(Brain Storming)Brain Storming)原則原

18、則原則原則w1.嚴禁批評嚴禁批評w不管提出的是什麼創意，都不可以批評不管提出的是什麼創意，都不可以批評w2.自由奔放自由奔放w歡迎奔放的想法，離奇古怪的創意也沒關係歡迎奔放的想法，離奇古怪的創意也沒關係w3.多多益善多多益善w量優於質，從大量中可以產生優質的創意量優於質，從大量中可以產生優質的創意w4.組合搭便車組合搭便車w結合並改善已提出的構想，作進一步發展結合並改善已提出的構想，作進一步發展腦力激盪的方法腦力激盪的方法腦力激盪的方法腦力激盪的方法w讓大家把想法寫在便利貼上，並貼在大字報上。讓大家把想法寫在便利貼上，並貼在大字報上。讓大家輪流把想法大聲說出，確定每個人有機會讓大家輪流把想法大

19、聲說出，確定每個人有機會提出想法或說通過。提出想法或說通過。w讓每位讓每位圈圈員把想法寫在紙上然後傳給下一位員把想法寫在紙上然後傳給下一位，他，他可以加進想法或加強其他聲明。繼續這個寫和可以加進想法或加強其他聲明。繼續這個寫和傳的方法直到紙張回到最初那人的手上。接著傳的方法直到紙張回到最初那人的手上。接著檢討所有的想法。檢討所有的想法。三、三、整理並確認優先事項整理並確認優先事項整理並確認優先事項整理並確認優先事項w討論或腦力激盪會議的結果通常是一份替代想法討論或腦力激盪會議的結果通常是一份替代想法或選擇的清單。首先要或選擇的清單。首先要整理清單整理清單：n公開會議，讓所有公開會議，讓所有圈圈

20、員都能提出如何合併想法、員都能提出如何合併想法、剔除重疊想法的建議等。剔除重疊想法的建議等。但只有在原構想人同但只有在原構想人同意下才可做出修正意下才可做出修正。n如果想法很多，你也許得用如果想法很多，你也許得用親合流程親合流程，在眾多，在眾多想法中找出主調。想法中找出主調。三、三、整理並確認優先事項整理並確認優先事項整理並確認優先事項整理並確認優先事項w表決表決n表決是快速縮短清單的一種方法，只要你記得縮小清表決是快速縮短清單的一種方法，只要你記得縮小清單單不同於做決策不同於做決策。做。做最後決策需要時間及中規中矩的最後決策需要時間及中規中矩的討論，直到大家有共識討論，直到大家有共識。n表決

21、程序有兩種：表決程序有兩種：一人一票和多票制一人一票和多票制。前者直接了當：。前者直接了當：每位組員只能圈選一個選擇。這種方法用在各選項區每位組員只能圈選一個選擇。這種方法用在各選項區隔分明的短清單上很有效，但太多想法可選時，你會隔分明的短清單上很有效，但太多想法可選時，你會發現它太限制了，遇上這種情況，請改採多票制。發現它太限制了，遇上這種情況，請改採多票制。四、四、決策模式決策模式決策模式決策模式w共識：共識：小組所有成員同意支持團隊的決定，即使最後的選小組所有成員同意支持團隊的決定，即使最後的選擇不是他們所偏愛的。擇不是他們所偏愛的。(注意：共識不是多數決注意：共識不是多數決!)w投票：

22、投票：組員對不同的選擇投票。組員對不同的選擇投票。w多數決：多數決：某選擇要出線，某選擇要出線，必須要能獲得必須要能獲得51%的票數或三的票數或三分之二的多數分之二的多數。w相對多數決：相對多數決：只要某選擇有最多票便贏，不必過半。只要某選擇有最多票便贏，不必過半。w權威決定：權威決定：決定是由有職權的人決定是由有職權的人(經理經理)所做。當團隊無法所做。當團隊無法達成協議，或是主管認為小組的決定是錯的時。達成協議，或是主管認為小組的決定是錯的時。w少數決：少數決：這種決定小組也許交由專家或委派的小組來做。這種決定小組也許交由專家或委派的小組來做。會議運作之困擾會議運作之困擾會議運作之困擾會議

23、運作之困擾w1.會議頻率會議頻率?w2.會議時間會議時間?w3.小組人員因故不能參加小組人員因故不能參加?w4.小組人員四散在各處無法聚在一起小組人員四散在各處無法聚在一起?w5.選錯了部份組員選錯了部份組員?w6.圈圈員太忙或主管不放人員太忙或主管不放人?小組首次會議小組首次會議小組首次會議小組首次會議的的的的議議議議程程程程w1.檢討檢討議議程程(小組召集人小組召集人)w2.小組小組召集人召集人(圈圈長長)、圈圈員員和和輔導員輔導員簡短介簡短介紹紹w3.討論小組召集人、討論小組召集人、圈圈員員和其他角色和其他角色w4.制定小組基本規則制定小組基本規則w5.檢討檢討QCC專案章程草案專案章程草案w6.檢討檢討QCC流程和專案流程和專案時間時間表表w7.替下次替下次會議會議設定任務設定任務(主題主題)w8.檢討本次檢討本次會議會議運作情形運作情形