第三章总账管理.ppt

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1、第三章第三章 总账管理总账管理 系统初始化系统初始化 日常业务处理日常业务处理 账簿管理账簿管理 月末处理月末处理 系统初始化系统初始化 设置系统参数设置系统参数 录入期初余额录入期初余额 系统初始化系统初始化 使用总账系统之前，应该已经建立账套，并且在建立账使用总账系统之前，应该已经建立账套，并且在建立账套后或在企业门户中启用了总账系统，否则，不能启动总账套后或在企业门户中启用了总账系统，否则，不能启动总账系统。系统。1设置系统参数设置系统参数(1)(1)(1)(1)启动总账系统启动总账系统启动总账系统启动总账系统 例例1 1：以陈静：以陈静(操作员：操作员：Kj1Kj1，密码为，密码为“1

2、23456123456”)的身份的身份在在20082008年年1 1月月9 9日登录注册总账系统日登录注册总账系统130130账套。账套。举举 例例1设置系统参数设置系统参数(1)(1)(1)(1)启动总账系统启动总账系统启动总账系统启动总账系统操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：单击【开始】单击【开始】|【程序程序】|【用友用友ERP-U8ERP-U8】|【财务会计财务会计】|【总总 账账】，打开，打开“注册注册总账总账”对话框。对话框。步骤步骤2 2：在：在“注册注册总账总账”对话框中，在操作员栏录入对话框中，在操作员栏录入“陈静陈静”(或或 KJ1)KJ1)，在密码栏录入，在密码栏录入“1

3、23456123456”，单击账套栏下三角按钮，选，单击账套栏下三角按钮，选 择择“130130”账套。账套。步骤步骤2 2操作步骤操作步骤 步骤步骤3 3：单击：单击【确定确定】按钮，进入按钮，进入“U8U8总账总账”系统。系统。在进入任何系统时，均必须先录入有权力操作该账套的操在进入任何系统时，均必须先录入有权力操作该账套的操作员，通常应在操作员栏录入操作员的编码，只有当录入正确作员，通常应在操作员栏录入操作员的编码，只有当录入正确的操作员后，系统才会列示该操作员可以操作的账套。的操作员后，系统才会列示该操作员可以操作的账套。提提 示示系统初始化系统初始化 在初次启动总账系统时，需要确定反

4、映总账系统核算要在初次启动总账系统时，需要确定反映总账系统核算要求的各种参数，使得通用总账系统适用于本单位的具体核算求的各种参数，使得通用总账系统适用于本单位的具体核算要求。总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控制、处要求。总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控制、处理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。理方式、数据流向、输出格式等，设定后一般不能随意更改。1设置系统参数设置系统参数(2)(2)(2)(2)设置总账系统选项设置总账系统选项设置总账系统选项设置总账系统选项 例例2 2：130130账套首次启用总账系统，设置总账系统的参数账套首次启用总账系统，设置总账系统的参数

5、为不为不“允许修改作废他人填制的凭证允许修改作废他人填制的凭证”。举举 例例1设置系统参数设置系统参数(2)(2)(2)(2)设置总账系统选项设置总账系统选项设置总账系统选项设置总账系统选项 操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：单击：单击【总账总账】|【设置设置】|【选项选项】，打开，打开“选项选项”对话框。对话框。步骤步骤2 2：单击：单击“允许修改、作废他人填制的凭证允许修改、作废他人填制的凭证”复选框复选框(即取消复选即取消复选 框中的框中的“”)，系统提示，如图，系统提示，如图3-23-2所示。所示。步骤步骤2 2步骤步骤3 3：单击：单击【确定确定】按钮，返回选项对话框，单击按钮，返回

6、选项对话框，单击【确定确定】按钮。按钮。系统初始化系统初始化 2录入期初余额录入期初余额 在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。总账系统中。(1)(1)(1)(1)录入基本期初余额录入基本期初余额录入基本期初余额录入基本期初余额 如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是在年如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是在年中建账，则可录入启用当月中建账，则可录入启用当月(如如4 4月月)的期初余额及年初未用的期初余额及年

7、初未用的月份的月份(即即1 1月至月至3 3月月)的借、贷方累计发生额，系统自动计算的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。年初余额。2录入期初余额录入期初余额 例例3 3：20082008年年1 1月，月，130130账套的基本科目的期初余额如下账套的基本科目的期初余额如下表所示。表所示。(1)(1)(1)(1)录入基本期初余额录入基本期初余额录入基本期初余额录入基本期初余额举举 例例科目名称科目名称 方向方向 期初余额期初余额 库存现金库存现金 借借 51120 51120 银行存款银行存款 借借 396250396250库存商品库存商品 借借 198500198500固定资产固定资产

8、 借借 22563302256330累计折旧累计折旧 贷贷 789250789250短期借款短期借款 贷贷 429640429640长期借款长期借款 贷贷 660000660000实收资本实收资本 贷贷 12000001200000操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：单击：单击【设置设置】|【期初余额期初余额】，打开，打开“期初余额录入期初余额录入”对话框。对话框。步骤步骤2 2：将光标定在：将光标定在“库存现金库存现金”科目的期初余额栏，输入期初余额科目的期初余额栏，输入期初余额 “5112051120”。步骤步骤3 3：继续录入其他会计科目的期初余额。：继续录入其他会计科目的期初余额。步骤步

9、骤2 2操作步骤操作步骤 1.1.在非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明在非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。细科目自动汇总计算填入。2.2.出现红字余额用负号输入。出现红字余额用负号输入。3.3.修改余额时，直接输入正确数据即可。修改余额时，直接输入正确数据即可。4.4.凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。提提 示示系统初始化系统初始化 2录入期初余额录入期初余额 如果某科目涉及个人往来或客户及供应商往来辅助核算，如果某科目涉及个人往来或客户及供应商往来辅助核算，则需在系统打开的则需在系统

10、打开的“往来期初往来期初”对话框中输入相关信息。对话框中输入相关信息。(2)(2)(2)(2)录入往来科目的期初余额录入往来科目的期初余额录入往来科目的期初余额录入往来科目的期初余额2录入期初余额录入期初余额 例例4 4：输入：输入“其他应收款其他应收款”科目的期初余额。相关信息：日科目的期初余额。相关信息：日期期“2007-11-192007-11-19”，凭证号，凭证号“付付-29-29”，部门，部门“财务部财务部”，个人，个人名称名称“陈静陈静”，摘要，摘要“出差借款出差借款”，方向，方向“借借”，金额，金额“40004000元元”。举举 例例(2)(2)(2)(2)录入往来科目的期初余

11、额录入往来科目的期初余额录入往来科目的期初余额录入往来科目的期初余额操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：在：在“期初余额录入期初余额录入”对话框中，将光标移到对话框中，将光标移到“其他应收款其他应收款”科科 目所在行，系统提示目所在行，系统提示 “个人往来个人往来”。步骤步骤1 1操作步骤操作步骤 步骤步骤2 2：双击期初余额栏，打开：双击期初余额栏，打开“个人往来期初个人往来期初”对话框。对话框。步骤步骤2 2操作步骤操作步骤 步骤步骤3 3：单击：单击【增加增加】按钮，录入所有按钮，录入所有“个人往来期初个人往来期初”的内容。的内容。步骤步骤3 3步骤步骤4 4：输入完成后，单击：输入完成后

12、，单击【退出退出】按钮。按钮。操作步骤操作步骤 1.1.如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。初余额。2.2.如果是年中建账，则期初余额中的借贷方累计发生额直如果是年中建账，则期初余额中的借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。接录入，期初余额在辅助项中录中。提提 示示2录入期初余额录入期初余额 例例5 5：输入：输入“11221122应收账款应收账款”科目的期初余额科目的期初余额“280800280800”元，其中明细资料是：元，其中明细资料是：20072007年年1111月月1818日，销售给汇源公司产日，销售给汇

13、源公司产品未收款品未收款(转账凭证转账凭证111111号号)。输入。输入“22022202应付账款应付账款”科目的期科目的期初余额初余额“108110108110”元，其中明细资料是：元，其中明细资料是：20072007年年1212月月1818日，日，向思科公司采购材料的应付款向思科公司采购材料的应付款(转账凭证转账凭证119119号号)。举举 例例(2)(2)(2)(2)录入往来科目的期初余额录入往来科目的期初余额录入往来科目的期初余额录入往来科目的期初余额操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：在：在“期初余额录入期初余额录入”对话框中，双击对话框中，双击“1122 1122 应收账款应收账款”

14、科目的科目的 期初余额栏，打开期初余额栏，打开“客户往来期初客户往来期初”对话框。对话框。步骤步骤2 2：直接录入或单击参照按钮选择，日期：直接录入或单击参照按钮选择，日期“2007-11-182007-11-18”、凭证号、凭证号 “转转111111”、客户、客户“汇源公司汇源公司”、摘要、摘要“销售未收款销售未收款”。操作步骤操作步骤 步骤步骤3 3：系统默认方向：系统默认方向“借借”、输入金额、输入金额“280800280800”。步骤步骤3 3步骤步骤4 4：单击：单击【退出退出】按钮。按钮。步骤步骤5 5：依此方法继续录入：依此方法继续录入“22022202应付账款应付账款”科目的期

15、初余额科目的期初余额“108110108110”元。元。操作步骤操作步骤 1.1.在录入往来科目期初余额时，往来单位必须是已经设置在录入往来科目期初余额时，往来单位必须是已经设置客户及供应商档案的单位，如果在录入期初余额时还未设置这客户及供应商档案的单位，如果在录入期初余额时还未设置这些档案，则应先补设档案资料再录入余额。些档案，则应先补设档案资料再录入余额。2.2.如果使用应收应付系统，则应同时在应收应付系统中录如果使用应收应付系统，则应同时在应收应付系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额，并将总账与应入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额，并将总账与应收应付系统余额进行对账。收

16、应付系统余额进行对账。提提 示示系统初始化系统初始化 2录入期初余额录入期初余额 期初余额及累计发生额输入完成后，为了保证初始数据期初余额及累计发生额输入完成后，为了保证初始数据的正确性，必须依据的正确性，必须依据“资产资产=负债负债+所有者权益所有者权益+收入收入-成本费成本费用用”的原则进行平衡校验。的原则进行平衡校验。(3)(3)(3)(3)试算平衡试算平衡试算平衡试算平衡 校验工作由计算机自动完成，校验完成后系统会自动生校验工作由计算机自动完成，校验完成后系统会自动生成一个校验结果报告，如果试算结果不平衡，则应依次逐项成一个校验结果报告，如果试算结果不平衡，则应依次逐项进行检查、更正后

17、，再次进行平衡校验，直至平衡为止。进行检查、更正后，再次进行平衡校验，直至平衡为止。2录入期初余额录入期初余额 例例6 6：期初余额进行平衡校验。：期初余额进行平衡校验。举举 例例(3)(3)(3)(3)试算平衡试算平衡试算平衡试算平衡操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：在：在“期初余额录入期初余额录入”对话框中，单击对话框中，单击【试算试算】按钮，出现按钮，出现“期期 初余额试算平衡表初余额试算平衡表”，检查余额是否平衡。，检查余额是否平衡。步骤步骤1 1步骤步骤2 2：单击：单击【确认确认】按钮。按钮。操作步骤操作步骤 1.1.期初余额试算不平衡，可以填制凭证但不能记账。期初余额试算不平衡，

18、可以填制凭证但不能记账。2.2.已经记过账，则不能再录入、修改期初余额。已经记过账，则不能再录入、修改期初余额。3.3.操作至此的本章例题已备份至光盘中的操作至此的本章例题已备份至光盘中的“例题账套例题账套(130(130账套账套)备份备份/(2)/(2)第第3 3章备份一章备份一(完成总账初始化完成总账初始化)”。此备份数据。此备份数据既可以用于第既可以用于第3 3章日常业务处理例题的初始数据，也可以与您章日常业务处理例题的初始数据，也可以与您操作的结果进行核对。操作的结果进行核对。提提 示示日常业务处理日常业务处理 填制凭证填制凭证 审核凭证审核凭证 记账记账 日常业务处理日常业务处理 1

19、填制凭证填制凭证 记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向和金额等。如果输入会计科分，包括摘要、科目、借贷方向和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。关内容。(1)(1)(1)(1)增加凭证增加凭证增加凭证增加凭

20、证1填制凭证填制凭证 例例7 7：1 1月月9 9日，从银行提取现金日，从银行提取现金2000020000元。元。(附单据附单据1 1张，现张，现金支票号：金支票号：XJ23561).XJ23561).由会计张燕（编号：由会计张燕（编号：KJ2KJ2，密码：，密码：123456123456）填制记账凭证。）填制记账凭证。(1)(1)(1)(1)增加凭证增加凭证增加凭证增加凭证举举 例例操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：由：由“KJ2KJ2”注册进入注册进入“总账系统总账系统”。在。在“总账系统总账系统”窗口中，单窗口中，单 击击【凭证凭证】|【填制凭证填制凭证】，打开，打开“填制凭证填制凭证”

21、窗口。窗口。步骤步骤2 2：单击：单击【增加增加】按钮按钮(或按或按F5F5键键)，增加一张新凭证。，增加一张新凭证。步骤步骤3 3：在：在“凭证类别凭证类别”框中单击参照按钮选择框中单击参照按钮选择“付款凭证付款凭证”选项，修选项，修 改或选择制单日期改或选择制单日期“2008.01.092008.01.09”，输入附单据数，输入附单据数“1 1”。1.1.凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。2.2.采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。3.3.采用序时控制时，凭证日期应

22、大于或等于启用日期，但不能超过机采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过机内系统日期。内系统日期。4.4.在在“附单据数附单据数”处可以按处可以按EnterEnter键通过，也可以输入单据数量。键通过，也可以输入单据数量。5.5.凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。提提 示示操作步骤操作步骤 步骤步骤4 4：输入摘要：输入摘要“提取现金提取现金”，输入库存现金科目的编码，输入库存现金科目的编码“10011001”或或 单击参照按钮选择单击参照按钮选择 “10011001库存现金库存现金”科目。科目。步骤步骤5 5：输入借方

23、金额：输入借方金额“2000020000”，按，按EnterEnter键，继续输入下一行。键，继续输入下一行。1.1.正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。键，系统将摘要自动复制到下一分录行。2.2.科目编码必须是末级的科目编码。科目编码必须是末级的科目编码。3.3.金额不能为金额不能为“零零”，红字以，红字以“”号表示。号表示。提提 示示操作步骤操作步骤

24、 步骤步骤6 6：输入编码：输入编码“10021002”，或单击参照按钮选择或单击参照按钮选择 “10021002银行存款银行存款”科目，按科目，按EnterEnter键。系统打开键。系统打开“辅助项辅助项”对话框。对话框。步骤步骤6 6步骤步骤7 7：输入结算方式：输入结算方式“1 1”或单击参照按钮选择或单击参照按钮选择“1 1 现金结算现金结算”。输入。输入 票号票号“XJ23561XJ23561”。步骤步骤8 8：单击：单击【确认确认】按钮，返回。按钮，返回。操作步骤操作步骤 步骤步骤9 9：输入贷方余额：输入贷方余额“2000020000”后，单击后，单击“保存保存”按钮，系统显示一

25、张按钮，系统显示一张 完整的凭证。完整的凭证。步骤步骤9 9操作步骤操作步骤 1.1.当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。有记录。2.2.输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。使用。3.3.若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按金额处按“=”键即可。键即可。提提 示示1填制凭证填制凭证 例例8

26、 8：1 1月月1010日发生如下六笔业务。日发生如下六笔业务。(1)(1)(1)(1)增加凭证增加凭证增加凭证增加凭证举举 例例 市场部钱娟预借差旅费市场部钱娟预借差旅费30003000元元(单据共计单据共计1 1张张)。收到汇源公司转账支票收到汇源公司转账支票(NO.123496)(NO.123496)，偿还前欠货款，偿还前欠货款280800280800元。元。以转账支票以转账支票(N0.5506)(N0.5506)购买小型设备一台，价款共计购买小型设备一台，价款共计2600026000元。元。以转账支票以转账支票(N0.5507)(N0.5507)支付市场部办公费支付市场部办公费1890

27、1890元。元。以现金支付市场部办公费以现金支付市场部办公费6060元。元。贺鹏贺鹏(市场部市场部)出差返回报销差旅费出差返回报销差旅费16091609元元(无借款无借款)，以现金支付。以现金支付。操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：在：在“填制凭证填制凭证”窗口中，单击窗口中，单击【增加增加】按钮按钮(或按或按F5F5键键)，增，增 加一张新凭证。加一张新凭证。第第1 1笔业务：笔业务：步骤步骤2 2：输入或选择凭证类别：输入或选择凭证类别“付款凭证付款凭证”、制单日期、制单日期“2008.01.102008.01.10”、附单据数附单据数“1 1”。步骤步骤3 3：输入摘要：输入摘要“预借差

28、旅费预借差旅费”、科目名称、科目名称“12211221其他应收款其他应收款”，系系 统打开统打开“辅助项辅助项”对话框。对话框。操作步骤操作步骤 步骤步骤4 4：单击：单击“部门部门”栏参照按钮，选择栏参照按钮，选择“市场部市场部”，单击，单击“个人个人”栏栏 参照按钮选择参照按钮选择“钱娟钱娟”。第第1 1笔业务：笔业务：步骤步骤4 4操作步骤操作步骤 步骤步骤5 5：单击：单击【确认确认】按钮。按钮。第第1 1笔业务：笔业务：步骤步骤6 6：输入借方金额：输入借方金额“30003000”，单击，单击EnterEnter键。键。步骤步骤7 7：在第二行科目名称栏输入编码：在第二行科目名称栏输

29、入编码“10011001”，或单击参照按钮选择或单击参照按钮选择 “1001 1001 库存现金库存现金”科目，科目，输入贷方金额输入贷方金额“30003000”(或按或按“=”键键)。单击。单击【保存保存】按钮，系统显示一张完整的凭证。按钮，系统显示一张完整的凭证。操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：单击：单击【增加增加】按钮按钮(或按或按F5F5键键)，增加一张新凭证。，增加一张新凭证。第第2 2笔业务：笔业务：步骤步骤2 2：输入或选择凭证类别：输入或选择凭证类别“收款凭证收款凭证”、制单日期、制单日期“2008.01.102008.01.10”。操作步骤操作步骤 第第2 2笔业务：笔业务

30、：步骤步骤3 3：输入摘要：输入摘要“收到汇源公司还款收到汇源公司还款”、科目名称、科目名称“1002 1002 银行存银行存 款款”(转账支票结算，票号为转账支票结算，票号为123496)123496)，录入借方金额，录入借方金额“280800280800”单击单击EnterEnter键。在第二行科目名称栏输入编码键。在第二行科目名称栏输入编码“11221122”(即即1122 1122 应收账款应收账款)，单击，单击EnterEnter键，选择客户为键，选择客户为“汇源公司汇源公司”输入贷方输入贷方 金额金额“280800280800”(或按或按“=”键键)。步骤步骤3 3操作步骤操作步骤

31、 步骤步骤4 4：以此方法继续录入另外：以此方法继续录入另外4 4笔业务的记账凭证。笔业务的记账凭证。第第2 2笔业务：笔业务：1.1.当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人姓名及当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，若不输入其他资料。在录入个人信息时，若不输入“部门名称部门名称”只输只输“个人名称个人名称”时，系统将根据所输入个人名称自动输入其所属的时，系统将根据所输入个人名称自动输入其所属的部门。部门。2.2.其他辅助核算科目可以参照录入，不再赘述。其他辅助核算科目可以参照录入，不再赘述。提提 示示日常业务处理日常业务处理 输入凭证时，尽管系统提供

32、了多种控制错误的手段，但输入凭证时，尽管系统提供了多种控制错误的手段，但误操作是在所难免的，记账凭证的错误，必然影响系统的核误操作是在所难免的，记账凭证的错误，必然影响系统的核算结果。为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误算结果。为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误凭证进行修改。凭证进行修改。(2)(2)(2)(2)修改凭证修改凭证修改凭证修改凭证 1填制凭证填制凭证 例例9 9：将第：将第00020002号付款凭证中的购买固定资产的金额修改号付款凭证中的购买固定资产的金额修改为为“2660026600”元。元。举举 例例1填制凭证填制凭证 (2)(2)(2)(2)修改凭证修改凭

33、证修改凭证修改凭证 操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：在：在“填制凭证填制凭证”对话框中，单击对话框中，单击【上张上张】或或【下张下张】按钮，找按钮，找 到要修改的到要修改的“付字付字 00020002”凭证。凭证。步骤步骤2 2：直接将借方金额修改为：直接将借方金额修改为“2660026600”，将光标移到贷方金额栏录入，将光标移到贷方金额栏录入 贷方金额贷方金额“2660026600”，或按，或按“=”键。键。操作步骤操作步骤 步骤步骤3 3：单击：单击【保存保存】按钮。按钮。步骤步骤3 3操作步骤操作步骤 1.1.若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在若已采用制单序时控制，则在

34、修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。上一张凭证的制单日期之前。2.2.若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。则不能修改或作废他人填制的凭证。3.3.外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。生成该凭证的系统中进行修改。提提 示示日常业务处理日常业务处理 在日常操作过程中若遇到某张凭证需要作废时，可以使在日常操作过程中若遇到某张凭证需要作废时，可以使用用“作废作废/恢复恢复”功能，将这些凭证作废。如果不想保留作功能

35、，将这些凭证作废。如果不想保留作废凭证时，可以通过废凭证时，可以通过“凭证删除凭证删除/整理整理”功能，将其彻底删功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。除，并对未记账凭证重新编号。(3)(3)(3)(3)作废及删除凭证作废及删除凭证作废及删除凭证作废及删除凭证 1填制凭证填制凭证 日常业务处理日常业务处理 1.1.作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废作废”字样。字样。2.2.作废凭证不能修改，不能审核。作废凭证不能修改，不能审核。3.3.在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则，月末无法结账，在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则，月末无法结账，但

36、系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。4.4.账簿查询时，找不到作废凭证的数据。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。5.5.若当前凭证已作废，可单击若当前凭证已作废，可单击“制单制单”菜单中的菜单中的“作废作废/恢复恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。6.6.只能对未记账的凭证作凭证整理。只能对未记账的凭证作凭证整理。7.7.已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。提提 示示1填制凭证填制凭证 (3)(3)(

37、3)(3)作废及删除凭证作废及删除凭证作废及删除凭证作废及删除凭证 例例1010：删除第：删除第00050005号付款凭证。号付款凭证。举举 例例(3)(3)(3)(3)作废及删除凭证作废及删除凭证作废及删除凭证作废及删除凭证 1填制凭证填制凭证 操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：在：在“填制凭证填制凭证”窗口中，单击窗口中，单击【上张上张】或或【下张下张】按钮，找到按钮，找到 要删除的要删除的“付字付字 00050005”凭证。凭证。步骤步骤2 2：单击：单击【制单制单】|【作废作废/恢复恢复】”，在凭证左上角显示，在凭证左上角显示“作废作废”字样。字样。步骤步骤2 2操作步骤操作步骤 步骤

38、步骤3 3：单击：单击【制单制单】|【整理凭证整理凭证】选项，出现选项，出现“请选择凭证区间请选择凭证区间”对对 话框。话框。步骤步骤3 3操作步骤操作步骤 步骤步骤4 4：单击：单击【确定确定】按钮，打开按钮，打开“作废凭证表作废凭证表”对话框，在对话框，在“删除删除”栏双击打上栏双击打上“Y Y”标记。标记。步骤步骤4 4操作步骤操作步骤 步骤步骤5 5：单击：单击【确定确定】按钮，系统提示按钮，系统提示“是否需整理凭证断号是否需整理凭证断号”。步骤步骤5 5步骤步骤6 6：单击：单击【是是】按钮，完成删除凭证的操作。按钮，完成删除凭证的操作。日常业务处理日常业务处理 在填制凭证过程中，可

39、以通过在填制凭证过程中，可以通过“查询查询”功能对凭证进行功能对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。正确性。(4)(4)(4)(4)查询凭证查询凭证查询凭证查询凭证1填制凭证填制凭证 举举 例例 例例1111：查询：查询20082008年年0101月，尚未记账的月，尚未记账的00010001号付款凭证。号付款凭证。1填制凭证填制凭证 (4)(4)(4)(4)查询凭证查询凭证查询凭证查询凭证操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：方法一：在总账系统的：方法一：在总账系统的“填制凭证填制凭证”窗口中，单击窗口中，单击【查

40、询查询】按按 钮或者单击钮或者单击【查看查看】|【查询查询】菜单，打开菜单，打开“凭证查询凭证查询”对话对话 框，输入查询条件进行查询。框，输入查询条件进行查询。方法二：在方法二：在“总账系统总账系统”窗口中，单击窗口中，单击【凭证凭证】|【查询凭查询凭 证证】，打开，打开“凭证查询凭证查询”对话框。对话框。步骤步骤1 1操作步骤操作步骤 步骤步骤2 2：单击：单击“未记账凭证未记账凭证”单选按钮。单选按钮。步骤步骤3 3：选择选择“凭证类别凭证类别”下拉列表框中的下拉列表框中的“付款凭证付款凭证”选项。选项。步骤步骤4 4：输入凭证号输入凭证号“00010001”-“00010001”，其他

41、栏目可以为空。，其他栏目可以为空。操作步骤操作步骤 步骤步骤5 5：单击【确认】按钮，打开单击【确认】按钮，打开“查询凭证查询凭证”对话框对话框。步骤步骤5 5步骤步骤6 6：单击【确定】按钮，即可找到符合查询条件的凭证单击【确定】按钮，即可找到符合查询条件的凭证。日常业务处理日常业务处理 审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。其目的是防定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。其目的是防止错误及舞弊。止错误及舞弊。2填制凭证审核凭证填制凭证审核凭证 审核凭证时可以直接由具有审核权限的操作员根据

42、原始审核凭证时可以直接由具有审核权限的操作员根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。按照证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。按照有关规定，制单人和审核人不能是同一个人，如果当前操作有关规定，制单人和审核人不能是同一个人，如果当前操作员与制单人相同，则应通过重新注册功能更换操作员后再进员与制单人相同，则应通过重新注册功能更换操作员后再进行审核操作。行审核操作。2填制凭证审核凭证填制凭证审核凭证 举举 例例 例例1212：以陈静：以陈静(编号：编号：KJ1KJ1，密码

43、：，密码：123456)123456)的身份登录注的身份登录注册，审核册，审核1 1月份填制的凭证。月份填制的凭证。操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：在：在“总账系统总账系统”窗口中，单击窗口中，单击【文件文件】|【重新注册重新注册】菜单。菜单。步骤步骤2 2：在打开的在打开的“注册总账注册总账”对话框中，在操作员栏录入对话框中，在操作员栏录入“KJ1KJ1”，并，并 输入密码输入密码“123456123456”，单击，单击【确定确定】按钮，重新进入按钮，重新进入“总账系总账系 统统”窗口。窗口。操作步骤操作步骤 步骤步骤3 3：单击：单击【凭证凭证】|【审核凭证审核凭证】，打开，打开“凭证审

44、核凭证审核”对话框。对话框。步骤步骤3 3操作步骤操作步骤 步骤步骤4 4：单击【确认】按钮，系统显示全部记账凭证单击【确认】按钮，系统显示全部记账凭证。步骤步骤4 4步骤步骤5 5：单击【确定】按钮，打开待审核的记账凭证，对每张凭证进行单击【确定】按钮，打开待审核的记账凭证，对每张凭证进行 检查并确定无误后，单击【审核】按钮；如认为有错误，可单检查并确定无误后，单击【审核】按钮；如认为有错误，可单 击【标错】按钮。击【标错】按钮。操作步骤操作步骤 1.1.在确认一批凭证无错误时可以单击在确认一批凭证无错误时可以单击“审核审核”菜单中的菜单中的“成批审核凭证成批审核凭证”功能，可以完成成批审核

45、的操作。功能，可以完成成批审核的操作。2.2.作废凭证不能被审核，也不能被标错。作废凭证不能被审核，也不能被标错。3.3.审核人和制单人不能是同一个人。审核人和制单人不能是同一个人。4.4.凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作。后才可操作。5.5.已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。提提 示示 记账凭证经审核后，即可以进行登记总账、明细账、日记账凭证经审核后，即可以进行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作。本系统记账采用向导方式，使记账过记账及往来账等操作。本系统

46、记账采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。工干预。(1)(1)(1)(1)记账记账记账记账3记账记账 日常业务处理日常业务处理 例例1313：将：将130130账套账套20082008年年1 1月的记账凭证记账。月的记账凭证记账。(1)(1)(1)(1)记账记账记账记账3记账记账 举举 例例操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：在：在“总账系统总账系统”窗口中，单击窗口中，单击【凭证凭证】|【记账记账】，打开，打开“记账记账 向导向导选择本次记账范围选择本次记账范围”对话框。对话框。步骤步骤1 1操作步

47、骤操作步骤 步骤步骤2 2：选择需要记账的范围，默认为所有已审核的凭证。：选择需要记账的范围，默认为所有已审核的凭证。步骤步骤3 3：单击：单击“下一步下一步”按钮，打开按钮，打开“记账向导记账向导记账报告记账报告”对话框。对话框。步骤步骤3 3操作步骤操作步骤 步骤步骤4 4：单击：单击“下一步下一步”按钮，打开按钮，打开“记账向导记账向导记账记账”对话框。对话框。步骤步骤4 4操作步骤操作步骤 步骤步骤5 5：单击：单击“记账记账”按钮，显示按钮，显示“试算平衡表试算平衡表”。步骤步骤5 5操作步骤操作步骤 步骤步骤6 6：单击：单击【确认确认】按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助按

48、钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助 账，结束后系统弹出账，结束后系统弹出“记账完毕记账完毕”的提示对话框。的提示对话框。步骤步骤6 6步骤步骤7 7：单击：单击【确定确定】按钮。按钮。操作步骤操作步骤 1.1.记账范围可输入数字、记账范围可输入数字、“”和和“，”。2.2.第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。3.3.上月未结账，本月不能记账。上月未结账，本月不能记账。4.4.未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。5.5.作废凭证不需审核可直接记账。作废凭证不需审核可直接记

49、账。6.6.记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用调用“恢复记账前状态恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。恢复数据，然后再重新记账。7.7.在记账过程中，不得中断退出。在记账过程中，不得中断退出。提提 示示 如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，利用且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状态恢复记账前状态”功能，将功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再进行记账。进行记账。(2

50、)(2)(2)(2)取消记账取消记账取消记账取消记账3记账记账 日常业务处理日常业务处理 例例1414：取消：取消130130账套账套20082008年年1 1月的记账操作。月的记账操作。3记账记账 举举 例例(2)(2)(2)(2)取消记账取消记账取消记账取消记账操作步骤操作步骤 步骤步骤1 1：在：在“总账系统总账系统”窗口中，单击窗口中，单击【期末期末】|【对账对账】菜单，打开菜单，打开 “对账对账”对话框。对话框。步骤步骤2 2：“对账对账”对话框中，按对话框中，按CTRL+HCTRL+H键，激活恢复记账前状态功能。键，激活恢复记账前状态功能。步骤步骤2 2操作步骤操作步骤 步骤步骤3