涉外秘书学概论(二).ppt

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1、第四章第四章 涉外秘书的整体功能涉外秘书的整体功能第一节 涉外秘书的作用v整体功能是涉外秘书的作用和效能、职责和任务的统称。涉外秘书的整体功能可以概括为“处理事务、综合服务”八个字。这既显示出秘书的共性，也表现了涉外秘书的个性特征。v我们主要从涉外秘书的作用、职业特性、职责等方面认识其整体功能。v涉外秘书具有枢纽作用、综合作用、协调作用、窗口作用。v一、枢纽作用v1、从组织内部结构而论v从组织内部结构而论，涉外秘书贯通上下、联系左右、顾及内外，正处于事务之间相互联系的中心点上，起着枢纽作用。v贯通上下指涉外秘书是决策层和执行层的转换中介。在两层之间起到上传下达的贯通作用。v联系左右指涉外秘书是

2、各职能部门之间联系的纽带。v顾及内外指涉外秘书是一个组织和外界的桥梁。是沟通内外的中介。如上级机关、政府部门、客户和协作单位等。v涉外秘书处于组织上下、左右、内外联系的中间环节，具有明显的枢纽作用。如下图所示：母公司职能部门客户执行层协作单位职能部门政府机构上司秘书v2、从信息传播环节观察 来自上下左右、组织内外、四面八方的信息，在秘书这里汇集。由涉外秘书予以加工、筛选、存储，经处理后，将信息及时分流，传送给决策层、执行层或内部、外部公众。v涉外秘书处于一个组织信息的集散点上，在信息传播过程中也起着枢纽作用。v3、从秘书活动的形态观察v从涉外秘书活动的形态来看，它处于事物从认识转化为实践的中介

3、点上，而不是认识活动的终极。v涉外秘书所服务的决策层，其主要职责之一是制定计划，然后付诸实施。在这一从认识到实践的过程中，秘书的工作并不是对某种认识裁定是否正确、全面、拍板实施。也就是说，秘书的工作不位于认识活动的终极，只是处于中间状态。v如当市场情况变化时，秘书只是将有关信息及时、准确地提供给上司，由上司作出决定。当某一部门出现问题时，秘书也只是承担反映、传达之责v从这一意义上而论，其工作也处于枢纽地位。v二、综合作用v由于涉外秘书处于组织贯通上下、联系左右、顾及内外的枢纽地位，她是为完成组织的总任务、达到总目标而服务，从总体上考虑问题，所以，她又具有综合作用。v涉外秘书综合作用的成因：涉外

4、秘书的工作出发点是组织的整体利益；它的活动目标是针对组织活动的总目标；它不是只顾单一的因素，而要顾及多方面因素。从主观上而论，组织整体的运转需要赋予涉外秘书以综合作用；从客观上而论，涉外秘书所处的枢纽地位使她能发挥综合作用。v3、涉外秘书综合作用的表现：表现在他们的日常工作中。v例如制作一份文书：职能部门只需要向秘书提供有关资料、数据，而秘书却要从收集、阅读、分析资料、受命草拟、审核、修改、打印到分发，进行从头到尾的综合处理。v又如组织一次会议：其他人只需要到会或准备发言，秘书却要受命确定会议时间、地点，起草、打印、分送通知，准备会议资料、布置会场，提供会间服务、记录和翻译，事后整理会议文件等

5、。v在涉外秘书的日常业务中，既要为上司制定工作日程，又要上传下达，还得顾及组织与外界的交往，这些都是从组织整体出发而进行的工作，体现出其综合作用。如果没有秘书的综合作用，组织将是各自为阵的一盘散沙，其整体功能难以发挥。v所以，涉外秘书部门成为综合部门，涉外秘书被称为“杂家”。v三、协调作用v1、含义涉外秘书在职责范围之内，或者在上司授权之下，化解矛盾，沟通信息，调整和改善组织内部、组织和外界之间的关系，促使组织的各项工作趋向同步化、和谐化，以完成总任务。v韦氏秘书手册指出：“没有一个办公室是与人隔绝的，你的巧妙之处应当在于在人们之间起促进作用，这将是你成功的基础。”v2、涉外秘书经常要协调的关

6、系vA、上司之间的关系vB、上司与下级的关系vC、职能部门之间的关系vD、内外关系：本单位和外界的关系。v四、窗口作用v1、含义：涉外秘书处于组织的枢纽地位，日常要接待本单位和外界的许多各色人员。涉外秘书的形象、工作态度、风格、效率反映出领导部门、一个组织的素质，影响着他们的形象，是他们的代表，起着窗口作用。v2、涉外秘书必须注重自身的形象v从三个方面塑造自身的个体形象，从而塑造组织的良好形象，让内外公众愿意接近、亲近领导部门和组织：vA、仪容要整洁，服饰要大方、得体，举止须文雅。vB、待人要热情温和、亲切友好，具有同情心，乐于为人排忧解难。vC、要长于交际、善于应酬，熟悉交际礼节，了解国外不

7、同的风俗习惯，因人而异接待好各色来客；工作要认真负责，仔细周到，一丝不苟，讲究效率。第二节 涉外秘书的职业特性v涉外秘书工作具有不同于其他工作的基本特征，这些特征决定了它的性质和规律。只有理解这些性质，才能顺利地从事涉外秘书工作。v归纳起来，涉外秘书工作具有辅助性、服务性、被动性、隐匿性、涉外性的特性。v一、辅助性v（一）辅助性的含义：她们是上司的辅助人员，承担的是上司领导工作中的辅助工作，一般来说，她们上无决策之权，下无执行之权，只对上司起直接辅助作用。v秘书与上司的关系：秘书依附、从属于上司；没有秘书帮助处理各项事务，上司也无法实施指挥。上司处于主导地位，秘书处于辅助地位，相辅相成，是红花

8、与绿叶的辩证关系，两者缺一不可。v辅助性这一基本特性，决定了秘书在处理任何工作时，只能以辅助者的姿态出现，服从上司，根据上司的意图和指示办事，而无权自作主张。辅助性的特性也决定了秘书作为上司助手的地位。v秘书上司助手的作用，上司的其他下属无法替代。v（二）辅助性的体现v1、精力辅助（一般事务辅助）为领导办理纷繁众多的琐碎事务，使他们能有时间和精力从事决策、指挥，考虑全盘大事。这就是其为领导提供的精力辅助。例如：安排上司日程；为上司挡驾，会客预约、接待来客；为上司摘录问题要点；撰写讲话稿等等。v2、智力辅助（政务参谋辅助）秘书要为为上司提供参谋意见，以补充上司思考的不足之处。国外有将秘书视为上司

9、“外脑”之说。v秘书为上司提供智力辅助可以从以下几个方面进行：v（1）收集、整理、提供信息v（2）提供决策预案v（3）用逆向思维思考开明的上司考虑的问题v二、服务性v含义：涉外秘书主要从事事务性的服务工作，其总任务是为上司等对象提供综合服务。v涉外秘书提供服务的三个方向：v（一）为上司服务：包括工作服务和生活服务。v（二）为下属部门服务 v（三）为员工服务：1、尊重员工，平等相待，从感情上密切与员工的关系，可信任，可亲近；2、起到上司与员工间的信息交流的桥梁作用；3、尽可能为员工排忧解难，提供帮助与方便。v三、被动性v（一）被动性的含义v含义：涉外秘书总是受命围绕上司的领导活动而工作，一切服从

10、于上司的指令和意愿。其工作客观上具有被动性。v被动性是涉外秘书的辅助性、服务性决定的。v（二）从被动中争取主动v涉外秘书工作在总体上存在着被动性，但是，在具体操作上，即如何将上司交办的事项办好，却可以发挥主动性，从被动中争主动，避免使自己成为拨一拨动一动的算盘珠。v例如，当上司要进行一项决策前，涉外秘书在领会了上司的决策意图后，就可以主动去搜集、整理、准备好有关资料，将信息提供给上司，进行超前工作。v又如，在某项指令下达后，上司的命令一般都是原则性的，不可能对它从内容到形式、从整体到细节、从程序到方法、从开始到结束都考虑得十分周密，布置得十分清楚明确。这就要求涉外秘书在遵循指令的前提下，主动地

11、将原则性的指令化为具体要求，逐个环节地去安排落实，力争将这项事务办好。v四、隐匿性v（一）隐匿性的含义v涉外秘书的劳动融汇于上司的领导活动之中，其劳动成果表现于上司的领导工作成果之中，或单位的成绩之中，而非直接显示出来。v涉外秘书工作属于典型的隐性劳动。在上司的决策和指挥等领导活动中无不包含着涉外秘书的辅助性劳动。v（二）隐匿性的客观存在v美国的多位总统秘书名不见经传，鲜为人知。v艾森豪威尔总统的私人秘书谢尔曼.严当说：“衡量一个好的总统秘书，要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而不是他的成就，一切成就都属于总统。”v日本学者的表述。荀攸与杨修之对比。v（三）隐匿性的启迪意义v这一特性

12、的意义在于，它启示秘书必须牢记，必须做到：甘居幕后，埋头工作，谦虚谨慎，不求闻达。v一些学者的论述。v结合秘书的各方面工作来看其隐匿性。v事务性工作、信息工作、协调工作、督查催办工作、文书工作、会务工作。v正确认识涉外秘书工作的隐匿性，能使人理解其工作取得的虽然不是显山露水的直接效益，但它对于一个组织的整体效益的提高，起着旁人无法替代的重要作用。v五、涉外性v涉外性也就是国际化，前述几种特性是秘书共有的特性，涉外性则是涉外秘书独有的特性，也是涉外秘书区别于其他种类秘书的标志性特征。v我国加入WTO后，管理的国际化成为必然趋势。涉外秘书是单位管理活动中不可缺少的重要岗位。管理的国际化必然要求涉外

13、秘书国际化。涉外秘书要具有国际视野，能和国际对话，工作能力要和国际接轨。这就要求涉外秘书提高自身素质，成为外语熟练、能操作办公自动化设备、懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，了解和适应不同的中外文化环境，具有国际眼光，熟悉国际游戏规则、适应国际竞争需要的高级秘书人才。第三节 涉外秘书的职责v一、涉外秘书的职责范围v涉外秘书的职责包括如下主要事项：v（1）剪报v（2）处理邮件（电话）v（3）安排上司工作日程v（4）草拟信函文件及讲话稿等v（5）保管和使用印章v（6）接待来客v（7）安排约见v（8）筹办会议v（9）协助上司谈判v（10）组织和参与公关活动v（11）办理上司出差事宜v（12）办理

14、出国手续v（13）档案保管v（14）管理办公室财务v“三资”企业由于情况各不相同，其涉外秘书的职责也有所差异。试举两例：v某外商独资企业经理秘书的职责。v略。v某合资企业总经理秘书的职责。v略。v二、涉外秘书工作的要求v从事涉外秘书工作，有如下基本要求：v（一）掌握政策v党和政府的方针政策是各级领导干部从事具体工作的依据。涉外秘书作为领导、上司的助手，必须掌握政策并遵循政策办事。涉外秘书在理解总方针、总政策之外，要着重掌握与本单位、本部门有关的政策，并及时掌握其调整情况。v（二）准确无误v要求工作中保证质量，避免差错。v1、办文要准确v撰写文书时从内容上要准确无误，从形式上要文种准确、格式规范

15、。制作、处理文件时，各个环节都要准确无误。v2、办事要稳当v各项日常工作，都要做到准确、稳定，以防误事。v为了做到办事稳当，准确无误，涉外秘书要培养起一丝不苟的严谨工作作风，对于承办的所有事务，都要保质保量地按时完成。对不大明白的地方，要勤走，勤问，勤想，勤记。v3、汇报要如实v即信息工作要求实，要实事求是。因为信息是领导决策的依据，要让领导获得实情，以利于他做出正确决策。v4、建议要慎重v参谋作用的发挥（提出预案或一般的意见），一定要慎重斟酌，考虑成熟，要有依据，有条理，有可行性后才提出。v（三）迅速高效v涉外企业奉行“时间就是金钱，效率就是生命”的信条。对经商的公司就更是如此。比如，产品交

16、货、卸货的时间在合同中都有严格的限定，逾期就属违约，就要承担损失或赔偿。v涉外秘书工作必须迅速、及时、高效。v1、日常工作中要办事迅速。v如读报剪报、接电话、打电话、传达上司决定等。v2、急事先办，争分夺秒。v3、工作方法要科学，以节省时间，提高效率。v（四）保守秘密v涉外秘书掌管文件、函电、资料的收发、传递、起草、保管，负责信息的收集、处理，平时对上司的工作日程、内容了解得最多，对单位各方面情况知道得最清楚，其中不少情况属于单位或国家机密。v涉外秘书的地位往往会成为其它竞争企业收集、刺探经济情报的突破口。涉外秘书被视为单位内的消息灵通人士，接触面又很广，一些人总想来此探听消息，了解动向。v所

17、以，要求涉外秘书必须具有较强的保密意识，严格保守国家秘密及单位的秘密。平时做到不该问、说、看、记的不问、说、看、记，要小心处理和妥善管理有密级的材料。否则，会给单位甚至国家带来不可估量的损失。v（五）同领导保持一致v秘书工作必须同领导保持一致。一切服从领导，才能为领导服务好，这是一切秘书工作始终不变的基本原则。涉外秘书亦是如此。否则，就不能很好地为领导服务，后果可想而知。第四节 董事会秘书的职权和地位v一、我国董事会秘书的由来v“三资”企业都设有董事会，是企业的最高权力机构。董事会都设有董事会秘书。我国有股票上市的国有、集体、民营公司中也有董事会秘书。我国加入WTO后，国内企业实现政企分离，一

18、些企业也实行了董事会制度，其中也有董事会秘书。v因此，我国的董事会秘书目前分布在所有“三资”企业、有股票上市的国内企业（上市公司中也包括一些“合资”企业）和其他国有企业中。我国董事会秘书的绝大部分属于涉外秘书的范畴。v二、董事会秘书的职权v根据上市公司董事会秘书管理办法（试行）的规定，董事会秘书的职权如下：v1.依法准备和及时提交中国证监会、地方证券管理部门、政府有关部门及上海证券交易所要求董事会出具的报告和有关文件。v2.依法负责信息披露事务，并保证有关信息及时、真实、完整、规范地进行披露。v3.筹办董事会会议和股东大会，负责会议的记录工作，并负责保管会议文件。v4.为董事会提供意见、建议，

19、协助董事会在切实遵守国家法律、上海证券交易所有关规章制度及公司章程，在董事会作出违反法律、法规、规定的决议时，应及时提出异议，并有权如实向中国证监会、地方证券管理部门、上海证券交易所反映情况。v5.负责管理和保存公司股东的名册资料，保管董事会印章，确保符合资格的投资者及时获得公司披露的资料。v6.负责公司的咨询服务，协调和处理公司与股东之间的相关事务，负责对股东的日常接待和信访工作。v7.负责公司对境内外的宣传活动。v8.负责办理公司和董事、中国证监会、地方证券管理部门、上海证券交易所、各中介机构之间的有关事宜。v9.董事会授予的其他职权。v从上述条文可见，董事会秘书有如下特点：v第一，董事会

20、秘书被授予的是“职权”，而不是“职责”。v其职权既重要又广泛。论其重要，是因为她们具有决策权和监督权。论其广泛，是因为她们不但从事文书、会务等一般秘书业务，还作为公司的代表，负责信息发布、咨询、对境内外宣传、处理公司和董事、中国证监会等上级有关机构的事宜等。v第二，董事会秘书类似美国的公司秘书。v三、董事会秘书的地位v因为董事会秘书具有相当的职权，她们也就具有很高的地位。董事会秘书与正、副总经理、总工程师等一样，属于公司的高级管理人员，享有高级管理人员的政治、经济、社会地位。而总经理秘书的职级相当于部门经理，属中层管理人员。v董事会秘书的任职资格也比一般涉外秘书要严格得多。据相关规定，她们必须

21、具有大专以上学历，具有从事金融、工商管理、股权事务等工作经历三年以上，熟悉公司经营情况和行业知识，个人品德和职业道德良好，有较强的公关能力和处事能力，年龄在45岁以下，并须经过上海证券交易所组织的专业培训，取得合格证书。v四、董事会秘书的素质有待提高v我国加入世贸组织后的实践说明，董事会秘书对国际上有关法规和惯例等基础理论、基础知识的学习与掌握，显得特别重要。v现阶段董事会秘书最迫切需要掌握的知识包括以下几个方面：v第一，有关现代企业制度、上市公司机制及责任的基本知识。v第二，有关上市公司董事会秘书制度的知识。v第三，有关上市公司企业管理的基础知识。v第四，有关适应市场经济及董事会秘书工作的实

22、用技术知识。第五章 涉外秘书的任职资格第一节 中外秘书任职资格比较v任职资格是某一职位的担任者所需要具备的知识、技能、心理素质、交际能力等一系列个人条件。v涉外秘书属白领阶层，其辅助上司管理的地位，其工作的内容，决定了任职资格的要求也较高。v一、美国秘书的任职资格v（一）美国颇具权威性的秘书工作指南韦氏秘书手册对秘书的知识要求（除学历、健康、年龄要求和品质外）是：v1、商业和公共政策；v2、经济学和管理；v3、财政分析。v可见，美国秘书的主体是企业秘书，对秘书在经营、财政会计、经济管理方面的知识要求较多。v（二）韦氏秘书手册对秘书的技能要求v包括七个方面v1、速记和速记符号的翻译；v2、打字（

23、每分钟40-60个单词）；v3、校对和编辑技术；v4、能作商业数学运算；v5、听辨能力；v6、创造力；v7、运用自动化办公设备。v（三）全美秘书协会章程中的任职资格（能做分析）v九项要求：v1、像心理学家一样善于观察和理解他人。（人际交往、搞好人际关系的出发点）v2、像政治家一样有灵敏的头脑。（反应敏捷，有智谋，善于随机应变，适应发挥参谋作用的要求。）v3、像外交家一样有潇洒的风度。（讨论：为什么要有外交家的风度？）v4、有调查各种棘手问题的丰富经验。（善于调查研究，解决问题）v5、有良好的速记能力及文字功夫。v6、熟悉各种商业往来中的法律关系。（相关商业法律）v7、能熟练地使用各种办公自动化

24、设备。v8、具备相当的金融、税务方面的知识。v9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。（文件管理）v二、日本秘书的任职资格v各类秘书的基本技能：v1.通晓本单位全貌v2.注意保密v3.善于接待v4.语言文字能力强v5.能操作办公设备v6.善于阅读书报搜集整理信息v7.人际关系良好v日本文部省制定的二级秘书技能审定标准：v资质：即具有担任秘书的必备条件，如具备秘书工作的一般能力，能忠实执行、完成上司交办事项，机敏，讲究礼貌、仪表、通情达理，并具备保守机密、诚实、开朗、殷勤等资质。v业务知识：秘书学知识。v一般知识：对社会常识、时事、经营学、会计财务、法律基础知识有所了解。v接待工作:接待态度灵活

25、，个人服饰、化妆、举止言行要适合办公室环境，能使用较高层次的敬语和接待用语，能进行深一层的接见会话、电话会话，能说服别人，能接受忠告、灵活应答等。v交际业务：懂得礼金的包法、礼品纸绳的结扎法和办理喜事、丧事的程序、庶务等。v技能：办会、办文等基本技能。v三、涉外秘书的任职资格v1、性别，女性居多，也有男性，或男女不限；v2、年龄，35岁以下，一般要求在25岁左右；v3、外貌，一般要求五官端正；v4、学历，一般要求本科毕业，至少大专毕业；v5、外语，通一门以上外语，以英语居多；v6、能操作电脑、打字等办公自动化设备；v7、有专业实践年限，一般对从事涉外秘书工作两年以上者优先考虑；v8、有公关能力

26、，善于协调对内、对外各方面关系；v9、有应用经济学知识；v10、有较强的文字表达能力。v四、涉外秘书和美国秘书任职资格比较v（一）双方的共同点v1、都采用向社会公开招聘、公开竞争的方法，解聘与辞职相对方便。v2、双方对应聘者的修养、知识、技能都提出了高要求。v（二）双方的区别v1、外表要求的区别：国内过分注重外在美，有把涉外秘书过分“门面化”的倾向；国外更注重应聘者的气质、修养等内在美。v2、国内侧重于要求基本技能，而美国对秘书的能力要求却由低到高分成三个层次：v（1）基本技能基本技能，如会操作电脑、打字等；v（2）处处理理人人际际关关系系，美国把能否处理好人际关系作为能当好秘书的首要条件。秘

27、书联系上下，沟通内外，一定要能够处理好各方面的人际关系；v（3）起起参参谋谋作作用用，要求秘书积极思维，为首脑提供咨询意见，帮助首脑决策，起参谋作用。这反映出美国社会将秘书视作首脑的助手。这是高层次的要求。第二节 涉外秘书的知识结构v涉外秘书需要的知识，包括如下几个部分：v一、基础知识v社会科学：政治、语文、历史、地理等。v自然科学：数、理、化、生等。v哲 学：辨证唯物主义、历史唯物主义、西方哲学史等。v二、秘书学知识v涉外秘书概论；涉外秘书实务：它介绍每项具体业务的要求、操作程序、方法和技巧。v公文写作和文书处理；秘书心理学；管理学；公共关系学。v三、行业知识v涉外秘书所供职行业的知识。另外

28、，经济学知识、涉外法规、财会知识是普遍需要掌握的行业知识。v经济学知识包括理论经济学和应用经济学两部分，后者是重点。v在应用经济学方面，涉外秘书应掌握：v（一）对外贸易知识v进出口贸易全过程中的准备工作、谈判与签约、实施等知识。v（二）涉外法规知识v国内法规：重要的有一、二十个法规。国际法规：有十几种。参看教材。v（三）财会知识 与银行之间往来的相关知识；办公室零用现金的管理；办理领导出差的相关知识：了解信用卡、旅行支票、快汇等使用方法。v四、了解中外文化差异v（一）从海派文化说起v近代以来，西方文化大规模渗入上海这一东方大都市，并和传统的中国文化相融合，形成具有独特地方风格的海派文化。v海派

29、文化是对传统文化的标新，和传统文化的正宗京派相互衬托。v海派文化是中西文化在上海融合形成的文化。它的特点：一是创新开拓，敢于接纳新事物、新观念；二是其内容随着不断涌入的西方文化而变化快、反应灵活，充满活力。v涉外秘书与新海派文化之间的关系？v涉外秘书较多地接触外国人，直接受到西方文化的影响。同时，她们生长在中国的土地上，企业中大部分员工往往是中国人，她们又处于中国文化的氛围中。他们必须了解外国文化、风俗，又必须沟通中西文化的交流。所以，他们促进着中国文化和西方文化在中国土地上的融汇，酿造着新形势下的海派文化。在涉外秘书身上，既有中国传统文化的积淀，又带有西方文化的色彩，两者揉合，较集中地表现出

30、新形势下的海派文化。v（二）了解中外思维方式、价值观的差异v如：外国人对工作讲效率、能力而不唯学历，重结果、看实绩而不论过程。又如，不同国家的企业首脑对下属的要求不同：德国、英国、美国、日本人之巨大差别。参看教材p108。v（三）了解中外风俗礼仪的不同v涉外秘书除了解国际上流行的礼节外，还必须了解外籍人员各自不同的民族生活习惯，这是与他们融洽相处、搞好服务的第一步。v例如：早上见面和晚上道别时，对日本人必须微微鞠躬为礼，以示恭敬。对美国人则要随和、热情地打招呼，不必一本正经。v又如外国人说话时喜欢耸肩、摆首、打手势。要了解这些姿势动作的含义。例如，把食指和拇指搭成圆圈，美国人、日本人、法国人分

31、别表示不同的含义。v要了解国外的民族节日的庆祝。也要把中国的生活习俗礼节介绍给外方人员。要了解世界三大宗教的习俗，在服务中注意尊重外籍人员的宗教习俗。v（四）要有中外文化知识v 中华文化知识v 外国文化知识（尤其是上司的国家的文化、历史、地理知识。）第三节 涉外秘书的技能要求v一、熟练地掌握一门外语v一般为英语。标准：准确地听懂，流利地说清，快速地阅读，熟练地书写和翻译。尤其是要有良好的口语。v国内许多学校的涉外秘书专业，要求学生必须通过国家英语普通考试的6级。懂两国以上外语的涉外秘书更受社会的青睐。P111-112案例。v二、娴熟地操作办公自动化设备v电脑（含“电脑秘书”）；v传真机（目前正

32、日益被网络传递替代）；v多功能电话；v文件粉碎机；v另外，还需掌握复印、缩微、摄影等技术。v三、快捷地速记：v中、英文两种速记。v四、掌握写作技能和书法艺术v（一）掌握写作技能v主要为中英文应用文的写作技能。两类：行业文书，如电文、业务文书、意向书、经济合同、公关礼仪类公函等；我国的法定公文，如请示、报告、通知等。国务院颁布的国家行政机关公文处理办法。v（二）懂些书法艺术v最好能写一手端正美观的硬笔汉字。会写软笔汉字。还要写好外文字。v五、涉外秘书应该是通才v通才型秘书的含义：通才型秘书是指以秘书业务为专长，具备多种技能、多方面知识、适应面广、应变性强、发展潜力大的高素质复合型秘书人才。v为什

33、么涉外秘书应该是通才？v首先，涉外秘书工作的综合性，要求涉外秘书不能是只会写作、收发的单一型人才，必须是通才。从对其任职的知识、技能要求中即可看出这一点。v其次，通才型涉外秘书是时代的需要。在竞争激烈的市场经济中，任何企业要想在竞争中站稳脚跟、占据前列，必须精简人员、降低成本、提高效率、增加效益，而这一切的关键是需要高素质的人才，包括通才型的秘书。所以，企业非常需要通才型秘书。v国外经济发达国家和地区，早已注重培养通才，他们主张在强调基础知识和技能的同时，实行“百科全书”式的教育，以扩大学生知识面，增强适应能力，并据此招聘人才。不少“三资”企业的首脑也乐意聘用通才。当然，对涉外秘书的知识和技能

34、要求很高。v主要技能要求：外语、办文、打字、电脑、会计、办会、参谋、洽谈、营销、公关、速记、管理等。v其中的难点是：外语，电脑，打字，营销，公关，参谋等。第六章 涉外秘书的自身形象第一节 涉外秘书的服饰v涉外秘书具有窗口作用。他们的形象能直接折射出单位的形象。所以，涉外秘书必须注意自己的形象。v涉外秘书要从服饰、仪容举止、语言三个方面塑造自己的形象。v 服饰指穿着和饰物。得体的服饰能够表现出人们的自尊，显示出他们的气质和风度。v讨论：服饰对一个人的形象有怎样的重要影响？v同一个人，因为穿着的得体、大方或不得体，就有可能得到人们的尊重、好感、喜欢，或者完全相反：被别人厌恶甚至看不起、嘲笑。中国民

35、谚：“人是衣裳马是鞍。”v一、涉外秘书服饰的基本要求：v整洁、大方、和谐、雅致。v为达到这一要求，涉外秘书的服饰要注意几个协调：v（一）与环境、身份相协调v不同的环境中，涉外秘书的身份不同，服饰要与环境相适宜。v平时上班：女秘书以素淡典雅为主，男秘书的服饰应给人诚实稳重之感。v特殊社交场合 ：参加婚礼、庆典、演出时，应穿戴一新，又不能喧宾夺主；参加他人丧礼时，应着深色服装，内穿白色或暗色衬衣，不抹口红，不戴饰物；陪同上司或外宾、外商参加各种社交活动时，应整洁大方，又要注意适度，不宜鲜艳夺目。要注意突出上司或宾客，应避免喧宾夺主。v（二）与体形相协调v服饰应能起到衬托或弥补体形的作用，以使服饰与

36、你的体形相协调。v颜色的选择。浅色给人以丰满感；深色给人以窄小感。v线条图案的选择。直线条、横线条、斜线条分别给人不同的感觉。v还可通过对款式、形状的选择弥补人体比例的不均匀。当然，服饰还应与季节协调。v（三）涉外秘书穿着注意事项v在日常工作中可穿便服，各种外衣、西服、衬衣、套裙都可；在参加隆重的典礼、社交活动、接待时，应穿礼服。v职业服装：便服的穿着要求；礼服的穿着要求。v二、女涉外秘书的服装v1、女涉外秘书的办公室着装v2、女涉外秘书的礼服v3、女涉外秘书的饰物要求：美观，大方，雅而不俗v三、男涉外秘书的服装v1、礼服v2、西装礼服的穿着v3、饰物：手表，领带夹，结婚戒等。第二节 涉外秘书

37、的仪容和举止v一、涉外秘书的仪容v仪容主要指人的仪表、容颜。这里主要指发型、化妆和个人卫生。涉外秘书仪容的基本要求：整洁。v涉外秘书仪容的具体要求：v（一）发型：要自然，文雅端庄、朴素大方。v一般来说，女秘书不宜染发，男秘书不宜留长发或大鬓角。头发要善于保养。v（二）化妆：宜化淡妆。v化妆的重要性。女秘书面部美容包括肤色、描眉、画眼、口红几方面。淡妆是略施粉黛，薄薄涂抹。v（三）注意个人卫生。v具体要求。包括洗澡、换衣、香水、勤剪指甲、刮胡须、消除口味等。v二、涉外秘书的举止v举止：是指一个人的各种姿势、手势和表情。v涉外秘书要有自然、大方、得体的举止。v（一）涉外秘书的日常姿势v1、涉外秘书

38、的站姿v2、涉外秘书的坐姿v3、涉外秘书的走姿v（二）涉外秘书常用的工作手势v1、“横摆式”手势：迎接来宾入厅、屋时所用的手势。v2、“直臂式”手势：为来宾指引方向采用的手势。v3、引导的手势：引导来客去某部门的手势。v4、“曲臂式”手势：一只手拿着东西或扶着房门时，要示意来宾入室所采用的手势。v5、请坐的手势：请来宾入座时用。v6、双臂横摆式：面对较多的来宾，示意“诸位请”时所用的手势。v7、双臂“竖摆式”：用于来宾较多的隆重场合，示意某一程序开始时采用的手势。v（三）涉外秘书的表情v表情是通过人的面部情态，反映内心情绪的外在表现。构成表情的主要因素是眼神和笑容。涉外秘书日常的基本表情应当是

39、自然诚恳、和气可亲。v1.眼神。眼神是与他人沟通时目光的运用。它是面部表情的核心。它是一种含蓄的无声语言，能够表达语言难以表达出的意义和情感。v涉外秘书必须善于使用眼神。例如v2.微笑。它是一种欢迎、尊重对方的礼节，比语言表达的情感更丰富、更细腻。它能表示友善、欢迎、亲切、尊重，也能表示请求、道歉、谢绝。它是一种润滑剂，能缩短双方的心理距离，营造良好的气氛，融洽双方关系，成为增进友谊的纽带。所以，人们将微笑称作“真正的世界语”，是“世界通用的货币”，人人都能付出，人人也都乐于接受。v所以，涉外秘书在与人接触中，应当习惯于微笑。微笑是涉外秘书的职业表情。v为此，不少企业老总说：“我宁愿要一个经常

40、微笑的小学程度的女秘书，也不愿 聘用一个老是板着脸的女博士。”第三节 涉外秘书的语言特点v涉外秘书的职业性质决定了他们的语言艺术要比一般人更高。对他们语言的基本要求是：温文尔雅、不伤感情。具体运用的特点如下：v一、多用礼貌语v常用的礼貌语有：v问候致意语、欢迎语、请托语、祝贺语、礼请语、道谢语、致歉语、告别语。例如v我国还有大量的谦词、敬词，是礼貌语的重要组成部分。涉外秘书也应当善于使用。使用它们会使人显得更文雅，更有涵养。如v二、多用赞美语v赞美语指夸奖、称赞、肯定对方的言辞。运用赞美语让对方的自尊心得到满足。v三、多用鼓励语v四、语言要幽默：幽默的言词能使交谈富于情趣，增添欢声笑语，活跃气

41、氛，化解尴尬局面，融洽相互关系，且能使对方留下深刻而美好的回忆。v五、语言要委婉含蓄：要不伤对方自尊心，必须注意说话委婉含蓄。尤其是涉外秘书工作具有很强的保密性，对别人提及的一些涉及机密的话题，涉外秘书要保守机密，又要顾及对方的自尊心和感情，就要尽量软化语言，委婉地答复。v六、善于理解和运用体态语 体态语是运用首语、手势、姿势和表情来表达思想感情的一种微妙语言，它能辅助口语，更有效地表达思想感情。v此外，还要注意避免一些不适当的话题。第七章第七章 涉外秘书的人际关系涉外秘书的人际关系v人际关系是指人与人在社会生活和社会交往中形成的相互关系。涉外秘书的人际关系是指涉外秘书在工作中与上司、同事、员

42、工、外单位公众之间所形成的相互关系。v任何人都是一个社会人，一般而言不可能离群索居、隐居山洞。人都要在社会中生存，所以就要和社会上的其他人产生一定的联系，就必然是一个人际关系中的人。整个社会存在着一个无形的巨大的人际关系网。只不过，有的人人际关系简单（贫乏），有的人人际关系复杂（丰富）。v提提问问：请你举出汉语中有关人际关系重要性的一些俗语？v讨讨论论：为什么人际关系在人的生活中极为重要？人际关系影响人与人之间的行为和态度的根本原因在于什么？v1、人际关系情况非常影响人的心情，从而影响人的学习、工作和生活状态。v2、人际关系情况将决定你得到更多的是他人的帮助、关爱、合作还是疏远、阻碍、打击，会

43、直接影响一个人的生活。所以，人际关系在人的生活中极其重要。v3、人际关系影响人的行为和态度的根本原因在于：每个人还都是情感的人，是情感和理智相交融的人，而不仅仅是理智的人。v例如：归国老华侨对家乡的投资、帮助；校友对母校的关心、捐助v人际关系大致有四个层次：v（1）有一个以上最要好的朋友，有许多一般朋友，基本没有关系不和的人。v（2）有最要好的朋友，有一些一般朋友，可能也有少数关系不和的人。v（3）不善于跟别人交往，没有至交，一般朋友也很少，可能也没有关系不和的人。v（4）在熟人中被多数人讨厌、疏远，朋友很少，有一些关系不和的人。（这种人自己做人的个性或品质一定有问题）。v交流讨论：你在人际交

44、往中有什么样的体会？v人际交往成功与否的关键在于：v1、你的人品（善良、诚信、正直、友好、关心他人等）；v2、对别人足够的尊重；v3、一定的交际艺术（如语言委婉、察言观色、善解人意、宽容他人的缺点等）。v问问题题：为什么处理好人际关系对涉外秘书非常重要？v涉外秘书在工作中存在着大量的人际关系。这些人际关系处理得当，能使秘书心情愉快、精神振作，得到有力的帮助，工作顺利，容易取得成功；相反，如果这些人际关系处理不当，则使秘书心情压抑、烦恼，精神不振，工作遇到困难，产生阻力，难以施展才能，很难取得成功。所以，处理好人际关系，对涉外秘书至关重要。第一节 国外对秘书处理人际关系的要求v韦氏秘书手册写道：

45、“你必须与你的经理和其他上级、同级、下级以及来访者保持一种志趣相投的关系。能正确无误地、愉快及时地完成自己的工作，同时又能和每个人和睦相处。这正是秘书最优秀的品质。”要处理好与别人的关系，要求秘书必须做到：v一、待人礼貌友好待人礼貌友好v1、有有礼礼貌貌：当然，礼貌和得体是相互依存的，礼貌不能因过分而流于阿谀。v2、举举止止文文雅雅：带着真诚的微笑是很重要的，即使你并不喜欢笑，也要这样做。v3、友好友好：对办公室里的每个人都应同样友好。v4、交际中严守礼节：要交际中严守礼节：要注意很多细节。v5、注意边幅注意边幅：仪表和服装应达到这种程度可以使你随时能够陪一个重要的客人去进餐，或代表你的上司去

46、开会，或去机场迎接一个职位显赫的人。v讨论讨论：为什么礼貌、微笑、友好在人际交往中特别重要？为什么在交际中言行严守礼节以及讲究个人的仪表和服装也很重要？v因为礼貌、微笑和友好能体现你对对方的尊重，能让对方愉快、舒畅并尊重你、喜欢你，可能也回报你以礼貌、微笑、友好，能使人与人之间亲近、温暖、和谐、融洽，更愿意相互帮助、相互合作。交际中严守礼节和讲究个人的仪表、服装也能表现一个人对别人的尊重，同时由此所树立的自身的良好形象也能赢得对方对自己的尊重和好感，有助于双方交往的和谐与成功。v二、善于与人合作v1、谦虚：接受正确的批评并客观对待它，正确地对待赞扬。正确地看待自我。一个傲慢、自大的人很难与别人

47、有好的合作。v2、宽容和体谅：耐心、怜悯、同情、富于感情以及温和是一个对人宽容、体谅的人的特征。v3、公允：有成绩、荣誉时不忘别人给你的帮助。这是一个人较成熟的标志。如运动员、奥运冠军等成功人士答记者问时常说的话。v4、考虑周密：考虑别人的意见很重要。考虑别人的感受。v5、合作：和经理的合作、和同事的合作要愉快、和谐。合作包括帮助别人做好工作。v6、敏感：你应该始终保持意识感、机灵性和敏锐的观察力。v7、自制：自我控制、自我约束。控制脾气、控制情绪。v8、幽默感：能活跃气氛，缓和紧张的局面。v9、乐意培养别人来接替自己的工作v三、忠诚于上级和公司v1、忠诚；v2、勇敢：勇于承担责任，大胆尝试工

48、作。v3、诚实。对内对外善意的谎言。v4、灵活性和适应性：心甘情愿接受工作调动，尽力做好新安排的工作。v四、热情负责地对待工作v1、准时；2、热情；3、负责：责任是指个人的工作职责，同时也和管理联系在一起。包括明确的责任和不明确的责任。v讨论：为什么热情负责地对待工作也是处理好工作中的人际关系所必不可少的？v因为这是一个人在工作中处理好人际关系的基础。只有如此，在和别人的工作关系中，才能得到别人的信任、肯定和喜爱，人际关系才会和谐，工作才能顺利展开。第二节 涉外秘书与上司的关系v涉外秘书的人际关系中，最重要的是处理好与上司、与同事的关系。v涉外秘书是上司的助手，是上司最贴身的辅助人员，上司是其

49、最主要、最直接的服务对象。因此，处理好与上司的关系，是涉外秘书必须研究的首要问题。要和上司保持默契、和谐的关系，应当做到以下几点：v一、了解上司v（一）了解上司的思路 揣摩上司在工作方面的心思才能更好地配合、辅助领导的工作，才能得到上司的肯定。v（二）了解上司的工作方法v（三）了解上司的个性（风格）v秘书必须适应上司的性情，便于密切配合。适应上司的个性，才能和睦相处，顺利工作。“和经理建立一种良好的关系，对秘书来说至关重要。在这方面秘书最重要的是把领导看作是一个有个性的人。”（韦氏秘书手册）v（四）了解上司的志趣爱好 了解上司的业余爱好、特长，有助于秘书与上司关系的融洽。v二、维护上司权威v作

50、为助手，涉外秘书必须随时注意维护上司的权威。维护上司的权威，可以以下几个方面着手：v（一）尊重上司v尊重别人、关爱别人和自尊、自爱、自强统一在一起，是一个人人际交往成功的基石。v但是面对不同的交际对象，在表现对对方应有的尊重时具体做法是有很大的差异的。v提问：提问：举一个生活中的实例谈一谈这种差异？v对上司的尊重可从以下细节上来注意。称呼、会客洽谈、走和坐的位置、不在他人面前批评议论上司、接受批评这五个方面。v（二）及时汇报、请示 有许多细节方面的要求。v（三）进言艺术v进言指秘书主动向上司提出意见、建议或批评、劝规。进言的艺术如下：v1、适事。（事情要合适）v2、适时。（时机要合适）v3、适