第1章++采购基础.ppt

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1、2011-5-26蔡改成主讲2第一章 采购基础原材料、零 仓在制品流动2011-5-264消费者供应物流生产物流蔡改成主讲销售物流企业物流各阶段的范围回收废弃物流原材料市场材供应过程 料 生产过程 成品库部件流动 库销售过程商品流动2011-5-26蔡改成主讲6一、采购的概念1、采购（1）狭义采购：购买。（2）广义采购：以购买、租赁、借贷、交换、外包等途径，获得所需资源的过程。2011-5-26蔡改成主讲92、采购的特征（1）采购都是从资源市场获取资源的过程；（2）采购是商流与物流的统一；（3）采购是一种经济活动。2011-5-26蔡改成主讲10二、采购的地位、作用、任务1、采购的地位（1）企

2、业生产、经营的开端。整体供应链中“上游控制”的主导力量。（2）提高企业质量的基本保证。（3）企业成本管理的主体和核心。2011-5-26蔡改成主讲11【想一想】某产品由10种零部件组装而成，如果每种零部件的合格率均为98%，组装过程100%合格，那么，该产品的最终合格率为多少？100个零件呢？1000个零件呢？2011-5-26蔡改成主讲13采购是工厂成本管理的核心 企业外购占用资金高；其它条件不变，材料价格每降低1%，企业的净资产回报率可增加15%。2011-5-26蔡改成主讲142、采购的作用（1）影响产品质量、顾客满意度；（2）决定最终产品的周转速度；（3）采购利润杠杆效应；（4）合理利

3、用物资资源；（5）掌握市场、技术革新信息；（6）沟通经济关系。保证企业的长期供应和根本利益。蔡改成主讲资料：各类企业采购成本比例技术性一般的企业：30%80%；高新技术产业公司：10%30%；多年成熟的简单技术，采购成本可能高达90%。15原材料60%管理费15%工资福利20%2011-5-26利润 5%2011-5-26蔡改成主讲16采购利润杠杆效应采购成本控制是企业成本控制中最有价值的部分；采购成本是企业成本的主体和核心。2011-5-26蔡改成主讲17合理利用物资资源合理利用：防止优材劣用，大材小用；合理配置：防止优劣混用；功能消耗相匹配；把住政策关，适应国家要求2011-5-26蔡改成

4、主讲183、采购的任务保障供应；提高质量；控制成本；建立合适的供应商结构与关系；加强信息管理；树立企业形象。2011-5-26蔡改成主讲194、采购管理部门的职责制订并实施采购方针、策略、目标及计划；制定采购制度、设计合理的采购流程；供应商管理；保证公司在采购价格上的优势；提高采购效率；控制采购风险。2011-5-26蔡改成主讲20采购管理组织机构人员队伍行政机制政策及目标采购体系及工作程序采 购 能 力(Enabler)采购方针、采购结果衡量指标质量、供应、价格等采购工作实施及过程控制采 购 结 果(Results)采购部门的工作范围采 购部门的工 作范围2011-5-26蔡改成主讲21采购

5、方针目标战略采购原材料分类市场调研供应商关系与体系前期采购供应商能力开发与利用采购需求与实施后期采购下单及跟单供应商表现跟进设定指标并衡量采购表现5、采购过程与控制采 购 过 程 及 控 制采购管理2011-5-26蔡改成主讲22第二节采购的分类与发展2011-5-26蔡改成主讲23一、采购的分类1、按采购主体分类个体采购个人采购。团体采购家庭采购；企业采购；生产企业采购；流通企业采购。政府采购；军队采购；其他团体采购。2011-5-26蔡改成主讲24思考最重要、最主流的采购是什么？2011-5-26蔡改成主讲252、按采购对象的形态分类有形采购；无形采购（技术、信息和服务）；工程采购。原材料

6、采购；工具采购；燃料采购2011-5-26蔡改成主讲263、按采购的科学化程度分类传统采购目的：填充库存，满足下季需要。特点：管理简单、粗糙，市场响应不灵敏，库存量大，资金积压多，库存风险大。类型：询价现购；比价采购；议价采购；定价采购；公开市场采购。科学采购在科学的理论指导下，采用科学的方法和现代科技手段实施的采购。订货点采购；MRP采购；JIT采购；供应链采购；招标采购；电子采购。2011-5-26蔡改成主讲274、按采购的范围分类国内采购；国际采购。2011-5-26蔡改成主讲285、按采购在生产中的位置分类开发采购；中试采购；（小批量采购）批量采购。（大批量采购）2011-5-26蔡改

7、成主讲29二、采购的产生与发展1、采购含义的演变购买；采购；采办；供应商管理；供应链管理。阶段侧重点特征第一阶段采购产品关心5R第二阶段运作过程开始衡量形成结果的过程第三阶段采购关系强调过程和关系第四阶段采购表现采用综合管理的方法处理关系、运作和结果2011-5-26蔡改成主讲30采购着重点的变化阶段特征第一阶段被动满足其他部门的要求第二阶段独立采购战略独立于公司战略第三阶段支持通过技能与做法，支持公司竞争战略第四阶段集成采购战略完全融入公司战略；制定、实施战略时，与同层职能部门集成，共同发挥作用。2011-5-26蔡改成主讲31采购战略角色的改变蔡改成主讲322、采购环境的变化外部环境市场变

8、化经济全球化：全球选择质量、价格、物流产品生命周期缩短，投放市场时间缩短；顾客需求个性化、服务最优化垄断。环境保护使用绿色材料；重复与再生利用。技术进步专利限制；技术越复杂，进入门槛就越高，采购就越难。竞争者的活动：采购优化。政策专营、贸易壁垒企业专注与核心竞争力，外部开支增加。如何节约？2011-5-26度2011-5-26蔡改成主讲33内部环境采购开支增加，成为重要的利润点195040%20%利润工资与日常开支收入 100%额80%60%原材料与服务1960 1970 1980 1990 2000采购原材料开支的变化趋势2011-5-26蔡改成主讲34买方卖方货币资源系统集成化结构性变化绩

9、效衡量买卖双方关系的变化信任技术承诺效率信息支持买方卖方2011-5-26蔡改成主讲35第三节采购的程序与原则2011-5-26蔡改成主讲36一、一般采购流程美国学者威斯丁的采购作业步骤确认需求；需求说明；选择可能的供应商；适宜价格的决定；订单安排；订单跟踪与稽核；核对发票；不符与退货处理；结案；记录与档案维护。2011-5-26蔡改成主讲37二、采购订货的主要程序确认需求，需求说明；制定采购计划；选择供应商；签订订单；订单跟踪；物料检验与接收；结清发票/支付货款；纪录与档案维护。内部顾客1.提出采购申请审批NY2.选择供应商3.订货4.订单跟踪5.接收与检验6.结清发票/支付货款7.纪录与档

10、案维护381.确认需求，描述需求（1）确认需求内部客户提出需求：请购单、采购通知单、巡回采购通知单。客户订单；订购点系统；预测（2）描述需求熟悉物料：品质、技术、市场需求性质、时间要求；价格分析：理想价格、可接受价格、底价；确定质量标准；确定采购量；修订订单说明书。蔡改成主讲内部顾客1.提出采购申请N审批Y2.选择供应商3.订货4.订单跟踪5.接收与检验6.结清发票/支付货款2011-5-267.纪录与档案维护项次料号品名/规格用途单位请购数量库存量需求日期备 注遇有问题通知：特殊发送说明：申请方：说明：请购单一式两份，原件送采购部，申请者保留文件副本。2011-5-26蔡改成主讲39编号：日

11、期：请购单样本请购单类别物品名规格或要求数量申请部门部门负责人（签字）审批人（签字）：购买人（签字）入库接收人（签字）2011-5-26蔡改成主讲40采购通知单样本采购通知编号：日期：2011-5-26蔡改成主讲41需求说明一般以“采购需求说明书”的形式表现。制定需求说明的有效工具：企业常购品名词手册。2011-5-26蔡改成主讲422、制定采购计划，编制采购预算一般以“采购需求说明书”的形式表现。制定需求说明的有效工具：企业常购品名词手册。2011-5-26蔡改成主讲43在原有供应商群体中选择供应业绩良好者，通知其报价；公开征集供应商；开发新的供应源。3.选择供应商内部顾客1.提出采购申请N

12、审批Y2.选择供应商3.订货4.订单跟踪5.接收与检验6.结清发票/支付货款7.纪录与档案维护2011-5-26蔡改成主讲44（1）重复购买直接重购；修正重购。2011-5-26蔡改成主讲45（2）首单购买分析供应商现实供应情况不能饱和；全部饱和，应重新认证。确认供应商谈判、招标必要时需实地考察。发放订单说明书供应商接到技术资料并分析后，确定“接单”否。确定物料供应商总包分包；数量。设备名称数量配置要求报价单价小计戴尔笔电 D630（7700/160G)1台CPU：P7700标配，内存2G，硬盘：160G,屏幕尺寸（英寸）:14.1，显卡：256M独立显卡。配电脑包和鼠标,外观黑色戴尔笔电 D

13、630（7250/120G)1台CPU：T7250标配，内存（MB）:1024，硬盘：120G,屏幕尺寸（英寸）:14.1，显卡：256M独立显卡。配电脑包和鼠标,外观黑色联想 扬天T4900V11台标准配置:双核酷睿E2140,内存512M,17寸液晶黑色,160G硬盘,DVD光驱联想扬天M5700V8台标准配置:AMD4400+双核,内存1G,19寸液晶黑色,160G硬盘,DVD光驱,256M独显总计报价（大写）：蔡改成主讲2011-5-26462011年2月14日询价单成都市龙泉驿区政府采购中心询价通知单公司收：（盖章）交货时间：售后服务及技术支持：请于2011年3月5日上午10：30时

14、前，将报价单传真至采购中心（或密封交中心）。成都市龙泉驿区政府采购中心 传真电话：848659572011-5-26蔡改成主讲47程序：确定采购条件签订合同（1）确定采购条件询价谈判法；招标投标法；定价法。（2）签订合同、订单4.洽谈、签订订货合同（订单）内部顾客1.提出采购申请N审批Y2.选择供应商3.订货4.订单跟踪5.接收与检验6.结清发票/支付货款7.纪录与档案维护2011-5-26蔡改成主讲48签订合同合同可含系列订单。长期合同；综合合同。各个合同的续约应错开时间。2011-5-26蔡改成主讲49签订订单拟定订单；订单审批；与供应商签订订单。注意事项：订单属于“要约”，需要供应商明确

15、承诺；采购方，可把两份订单副本送给供应商，其中一份标有“确认”字样，要求供应商回复；有效订单副本，分别送企业相关部门。2011-5-26蔡改成主讲50（1）使用范围关键物料采购；大额采购；提前期较长的采购。（2）跟踪内容设计；材料准备；生产过程；检验控制；包装发运。5.订单跟催内部顾客1.提出采购申请审批NY2.选择供应商3.订货4.订单跟踪5.接收与检验6.结清发票/支付货款7.纪录与档案维护2011-5-26蔡改成主讲516.物料检验与接收（1）工作程序与供应商确认检验日期；与仓储部协调接货；通知供应商送货；通知检验人员；接货、验收；问题处理、物料入库。（2）验收内容单据；包装与外观；实物

16、数量、质量。内部顾客1.提出采购申请N审批Y2.选择供应商3.订货4.订单跟踪5.接收与检验（3）不符与退货处理。6.结清发票/支付货款7.纪录与档案维护2011-5-26蔡改成主讲52(1)查看物料检验入库信息；(2)准备付款单；(3)主管审批资金平衡企业资金不足够时。(4)核对发票、支付货款。7.结清发票/支付货款内部顾客1.提出采购申请N审批Y2.选择供应商3.订货4.订单跟踪5.接收与检验6.结清发票/支付货款7.纪录与档案维护2011-5-26蔡改成主讲53采购结束怎么办？记录什么？未选用的供应商资料怎么办？哪些资料应该归档？8.结案、纪录与档案维护内部顾客1.提出采购申请N审批Y2

17、.选择供应商3.订货4.订单跟踪5.接收与检验6.结清发票/支付货款7.纪录与档案维护2011-5-26蔡改成主讲54结案采购情况报上级或责任部门核准、批示；供应评估、采购绩效评价；采购总结；记录并维护档案。2011-5-26蔡改成主讲55记录并维护档案采购中的各种案件均应列入档案、登记编号分类，予以保管。归档的文件应确定保管期限。（1）采购订单目录（并说明结案与否）。（2）采购订单卷宗：所有的采购订单副本。（3）商品文件：采购情况（日期、供应商、数量、价格和采购订单编号）。（4）供应商历史文件：与交易金额巨大的主要供应商进行的所有采购事项。（5）劳务合约。（6）投标历史文件。指明主要物料项目

18、所邀请的投标商、投标额、不投标的次数、成功的中标者等信息。这一信息可以清楚反映供应商的投标习惯和供应商可能存在的私下串通。（7）工具和寿命记录。指明采购的工具、使用寿命、使用历史、价格、所有权和存放位置。2011-5-26蔡改成主讲采购部仓管部采购需求部门领用部门监事处进入招标流程订购进入超预算处理流程验收入库是否直拨？验收使用参与监督是否符合招标条件？是是是否是是否有库存？否汇总拟订公司总体需求计划审核？是采购需求单、采购申请单否进入领料流程采购申请单采购计划单资金计划单订购单、合同组织进货入库单入库单财务处制订资金计划付款结算是否超预算？否提出采购申请提出采购需求计划否审核？采购申请单是是

19、否有库存？否制订采购计划是否订购单、合同采购管理流程56S2011-5-26蔡改成主讲58二采购流程设计的注意事项1设关键控制系统。采购审批；（管制要领）采购方式的确定；合同条款2011-5-26蔡改成主讲592注意划分权责或任务（1）采购验收；（2）订单审批人、付款执行人寻找供应商、价格确定。（3）采购、储存、使用人帐目的计录。（4）货物审核人付款人职务分离。（5）接受劳务的部门或主管这些业务的人帐务记录人分离（6）记录应付帐款付款任务。2011-5-26蔡改成主讲603注意流程的先后顺序及时效控制应当注意作业流程的流畅性与一致性，并考虑作业流程所需时限。避免同一主管对同一采购案件作多次签核

20、；避免同一采购案件在不同部门有不同的作业方式；避免同一采购案件会签部门过多，影响实效。2011-5-26蔡改成主讲614价值与程序繁简相适应数量大，价值高或者易发生舞弊严密的处理监督；反之，则略宽，以提高工作效率。2011-5-26蔡改成主讲625避免作业过程发生摩擦、重复与混乱注意变化性或弹性范围；偶发事件应有权宜的办法或流程来特别处理。6流程设计应适应现实环境7配合作业方式的改善手工的作业电脑的作业时，流程需做相当程度的调整或重新设计。2011-5-26蔡改成主讲63三、采购的基本原则1、普适原则（1）遵守国家相关法律法规；（2）遵循市场规则公开、公平、公正；效益、择优、信用。（3）遵守企

21、业规章制度，维护公共利益。2011-5-26蔡改成主讲642、具体原则5R适价、适质、适量、适地、适时。5R之间存在“效益背反”关系，采购中不可能同时满足5R。综合考虑，才能实现最佳采购；一般只侧重其中最为关心的一、两个方面。2011-5-26蔡改成主讲653、其他原则不同类型采购，原则不同（1）“五不”采购原则无计划；“三无”产品；名称规格不符；无资金来源；库存已超储积压的物资。（2）“五权分离”原则防止徇私舞弊。审批；采购；合同审查；质量检验；货款支付。（3）“六优先”原则同等情况下，下列情况优先选择。质优价廉；本单位；近处；老供应商；直接生产单位；信誉好的单位。2011-5-26蔡改成主讲66课堂掌握1、采购的一般流程是什么？2、采购的基本原则有哪些？