计算机文化基础 第3章 办公软件基础.ppt

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1、郑重中国科学技术大学电子科学与技术系Department of Electronic Science&Technology,USTCFall,2008计算机文化基础计算机文化基础第三章文字处理软件文字处理软件Word Word的基本功能 设置字体进行简单排版保存文档关闭文档建立一个新文档1/3/20231/3/20232 2计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础设置字体设置字体n假设一则通知已经写好了，让我们先排一下版，让假设一则通知已经写好了，让我们先排一下版，让通知占满一页纸。首先将标题通知占满一页纸。首先将标题“通知通知”的文字设置的文字设置大一些。大一些。

2、先用鼠标移动到先用鼠标移动到“通知通知”前，按住鼠标左前，按住鼠标左键，向右移动鼠标键，向右移动鼠标，此时，此时“通知通知”两个字被两个字被选定选定。已经选定已经选定1/3/20231/3/20233 3计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础设置字体设置字体n然后用鼠标移动到然后用鼠标移动到“工具栏工具栏”中的中的“字号字号”上，上，“字号字号”栏中写着栏中写着“五号五号”，它表示字的大小，单击，它表示字的大小，单击下拉箭下拉箭头头，弹出一个选择菜单，其中列有，弹出一个选择菜单，其中列有“初号初号”、“小初小初”、“一号一号”等字号，其中等字号，其中“初号初号”比

3、较大，比较大，“小初小初”要稍小一些，要稍小一些，这里选择这里选择“初号初号”。1/3/20231/3/20234 4计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础设置字体设置字体n标题已经变大了，为了让标题更醒目一些，我们把它标题已经变大了，为了让标题更醒目一些，我们把它的字体改成的字体改成“黑体黑体”，用鼠标，用鼠标单击单击“字体字体”选单的下选单的下拉箭头拉箭头，选择其中的选择其中的“黑体黑体”。1/3/20231/3/20235 5计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础设置字体设置字体n通常我们都要通常我们都要让文章的标题放在纸张的中

4、间位置让文章的标题放在纸张的中间位置，用，用鼠标鼠标单击单击“工具栏工具栏”中的中的“居中居中”按钮按钮，立刻，立刻“通知通知”两字自动摆放到了中间位置。两字自动摆放到了中间位置。单击单击“工具栏工具栏”中的中的“居中居中”按按钮钮1/3/20231/3/20236 6计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础设置字体设置字体n下面我们再设置一下通知正文的大小，将正文全部选定，将正文全部选定，然后单击然后单击“字号字号”下拉选单，选择下拉选单，选择“一号一号”字字。再用鼠标单击一下单击一下“工具栏工具栏”中的中的“加粗加粗”按钮按钮。选定正文选定正文：将鼠标移动到正文

5、的开始位 置，按住左键，移动鼠 标到正文末尾分别修改字号和粗细1/3/20231/3/20237 7计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础设置字体设置字体 还剩下日期还剩下日期，向下拖动窗口向下拖动窗口的滚动条，选的滚动条，选定日期，然后定日期，然后将其设置为将其设置为“二号二号”字，再字，再单击单击“工具栏工具栏”中的中的“右对右对齐齐”按钮，按钮，使使日期靠页面的日期靠页面的右边界对齐。右边界对齐。单击单击“工具栏工具栏”中的中的“右对齐右对齐”按钮按钮1/3/20231/3/20238 8计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础进

6、行简单排版进行简单排版n一般在写文章时，段落中的第一行都要空出两个字的空位，用鼠标单击正文用鼠标单击正文“公司公司”的左边的左边，光标被移动到了“公”字的前面，单单击击1/3/20231/3/20239 9计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础进行简单排版进行简单排版n这里我们就按按4 4下空格键下空格键，将文字向右移动两个汉字的位置。这样正文就排好了。按按4下下空格键空格键1/3/20231/3/20231010计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础进行简单排版进行简单排版n最后还需要调整一下标题、正文、日期之间的距离。单击正文和标

7、题之间的空行，再敲几下回车单击正文和标题之间的空行，再敲几下回车，将正文向下移动；1/3/20231/3/20231111计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础进行简单排版进行简单排版n然后单击正文和日期之间的空行，敲入几个回车单击正文和日期之间的空行，敲入几个回车。回车回车1/3/20231/3/20231212计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础保存文档保存文档n别忘了要及时保存您写的文档，避免浪费了工作，单单击击“工具栏工具栏”中的中的“保存保存”按钮按钮，快捷按键快捷按键CTRL+SCTRL+S。1/3/20231/3/20

8、231313计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础保存文档保存文档n因为这是新文件，第一次保存，屏幕上会出现一个“另存为”对话窗。单击单击可选可选可自行可自行修改修改单击单击可选可选1/3/20231/3/20231414计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础关闭文档关闭文档n通知已经写好，并且保存了，现在就可以将这个文档关闭了，操作十分的简单，只需单击编辑窗口的单击编辑窗口的“关关闭窗口闭窗口”按钮按钮。Click1/3/20231/3/20231515计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础建立一个空文

9、档建立一个空文档n现在现在Word窗口中间变成了深灰色，已经无法再编辑文窗口中间变成了深灰色，已经无法再编辑文档了，档了，如果我们还要再起草另一份通知该怎么办呢？如果我们还要再起草另一份通知该怎么办呢？1/3/20231/3/20231616计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础建立一个空文档建立一个空文档n这就需要再建立一个空白的文档这就需要再建立一个空白的文档，只需单击只需单击“工具栏工具栏”中的中的“新建新建”，立刻就建立了一个新文档，立刻就建立了一个新文档，请单击请单击1/3/20231/3/20231717计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公

10、软件基础办公软件基础行距的设定行距的设定下面我们就来调整一下几段文字的行间距离。先选定需要调整行距的段选定需要调整行距的段落落，然后打开打开“格式格式”菜单菜单，选择选择“段落段落”，打开打开“段落对话窗段落对话窗”，在在“缩进和间距缩进和间距”选项卡中打开选项卡中打开“行距行距”选单选单，行距表示文本行之间的垂直间距。其中有6种行距可供选择，在默认情况下，在默认情况下，WordWord采用采用“单倍行距单倍行距”。“单倍行单倍行距距”是指每一行的行距为该行最大字体的高度加上一点额外的间距，额外间距值取决于所用的字体；“最小值最小值”指能容纳本行中最大字体或图形的最小行距；“固定值固定值”将使

11、所有的行距相同。比如比如 我们这里选择“1.5倍行距”。单击“确定”，这样读起来舒服多了！1/3/20231/3/20231818计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础设置页眉页脚设置页眉页脚如果如果想在每一页的最上方放置上文档的主题，在页底自动标出页码，都离不开页眉和页脚。我们先来设置一个简单的页眉、页脚先来设置一个简单的页眉、页脚。选择主菜单选择主菜单“视图视图”“页眉和页脚页眉和页脚”，随即弹出一个浮动工具条：现在我们可以输入文档的页眉，页眉的文字还可以进行修饰。1/3/20231/3/20231919计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础

12、办公软件基础设置页眉页脚设置页眉页脚编辑好页眉，点一下“页眉和页脚间切换”按钮 ，开始编辑页脚。1/3/20231/3/20232020计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础设置页眉页脚设置页眉页脚Word提供了几个常用的设计页眉和页脚的工具，在浮动工具条上设置了插入页码、总页数、日期、时间的快捷按钮。这里我们用一个简单的方法来设置页码。单击浮动工具条上的“插入自动图文集”按钮（见右上图），下面列有常用的文档信息，这里就选择“第X页共Y页”，立刻自动显示出“第1页/共24页”。1/3/20231/3/20232121计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公

13、软件基础办公软件基础Word 的视图的视图使用使用WordWord的视图可以很方便的帮助我们编辑文件，的视图可以很方便的帮助我们编辑文件，WordWord总共有五种视图。总共有五种视图。在在WordWord主界面的左下角并主界面的左下角并排显示的四个按钮从左到右分别对应普通视图、联排显示的四个按钮从左到右分别对应普通视图、联机版式视图、页面视图和大纲视图，哪个按钮处于机版式视图、页面视图和大纲视图，哪个按钮处于按下状态，就表明当前使用哪种视图。按下状态，就表明当前使用哪种视图。我们也可以不使用这些按钮，而通过调用主界面我们也可以不使用这些按钮，而通过调用主界面“视图视图”下拉菜单中的命令来实现

14、视图切换，除了上下拉菜单中的命令来实现视图切换，除了上述四种视图，还可以调出主控文档视图方式。述四种视图，还可以调出主控文档视图方式。1/3/20231/3/20232222计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础Word 的视图的视图普通视图普通视图 在Word中，普通视图是预设的视图，已经见过很多次面了。您可在其中键入、编辑文字，并且编排文字的格式。页面视图页面视图 页面视图也是最常用的，这里看到与打印出来的是一模一样。绘图、编辑页眉和页脚、调整页边距，最好在页面视图。大纲视图大纲视图 在大纲视图下可以很轻松的排列出文字和标题的层次关系。联机版式视图联机版式视图

15、 联机版式视图主要是便于阅读。可显示图片，正文也显示得更大。1/3/20231/3/20232323计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础绘图绘图nWord中提供的绘图工具可以让我们画一些简单的示意图，制作一些特殊效果。点击点击绘图绘图Word 切换到切换到“页面视图页面视图”，并在状态栏上方显示出，并在状态栏上方显示出“绘图绘图”菜单条。菜单条。绘图工具条绘图工具条可拖动可拖动常用工具常用工具选择按钮选择按钮1/3/20231/3/20232424计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础n制作表格制作表格n编辑公式编辑公式n制作多媒体文件制作多媒体文件1/3/20231/3/20232525计算机文化基础计算机文化基础-第三章第三章 办公软件基础办公软件基础