会计信息化基础-Excel高级应用 第1章 Excel基础知识.ppt

《会计信息化基础-Excel高级应用 第1章 Excel基础知识.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会计信息化基础-Excel高级应用 第1章 Excel基础知识.ppt（87页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、会计信息化基础基础篇第一章Excel基础知识1.1工作环境设置1.2Excel的基本结构1.3公式基础1.4公式的引用1.5Excel图表1.6保护Excel文档安全1.7函数基础1.1工作环境设置1.1.1Excel选项设置1.1.2工具栏设置1.1.3菜单设置1.1.1Excel选项设置选择“工具/选项”命令，即可打开“选项”对话框。该对话框一共有如视图、重新计算、编辑、常规、1-2-3的帮助、自定义序列、图表、颜色、国际、保存、错误检查、拼写检查、安全性等选项卡，供用户来完成对工作环境的设置。1.1.2工具栏设置选择“视图/工具栏/自定义”命令。在打开的对话框中，可以对工具栏的顺序进行设

2、置，可确定浮动工具栏的大小和形状，可移动浮动工具栏到固定位置。同时可以对工具栏的外观进行修改，比如移动工具栏按钮，从工具栏上去除按钮，在工具栏之间复制按钮，往工具栏上添加按钮，改变工具栏按钮的外观，重新设定工具栏等。另外，还可以创建新工具栏。1.1.3菜单设置选择“视图/工具栏/自定义”命令。选择“命令”选项卡。在该选项卡中，可以根据需要对Excel的菜单进行设置。1.2Excel的基本结构1.2.1工作簿1.2.2工作表1.2.3单元格1.2.1工作簿“工作簿”和“工作表”是Excel中两个重要的概念，必须正确区分。工作簿在Excel中是处理和存储数据的文档，每一个工作簿都可以包含多张工作表

3、，因此可在一份文档中管理多种类型的相关信息；工作表就是显示在屏幕上的，由各单元格组成的一个区域，此区域称为“工作表区”，各种数据将通过它来输入和显示。1.2.2工作表每一个工作簿在默认情况下都包含3个工作表，它们的名称分别是“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。建立表格的工作都是在工作表中完成的，工作表与工作表之间是相对独立的。打开某个工作簿时，屏幕上只能显示一个工作表，此工作表叫活动工作表。可以单击某个工作表来进行“活动工作表的切换”。另外，可以双击某个工作表的名称，进行工作表名称的修改；也可以在工作表区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令来添加新的工作表。1.

4、2.3单元格单元格是Excel工作表中最小的元素。在单元格中用户可以输入文本，也可以输入数字，还可以输入用于计算的公式。Excel中的工作表包含很多行和很多列，采用“列号”+“行号”的方法就可以在表格中准确地确定一个单元格的位置。切换到不同的单元格，用户可用鼠标单击某个单元格，也可以用键盘上的方向键移动到某个单元格，还可以用另外一个非常好用的工具“名称框”。当输入数据时，不仅可以在单元格中看见输入的数据，在另外一个地方也可以看见数据，那就是“编辑栏”。1.3公式基础1.3.1公式的输入1.3.2公式的切换1.3.3以结果替换公式1.3.1公式的输入在Excel中，公式的输入与文本或数据的输入有

5、着本质的不同。输入文本和数字时，可以直接进行输入。而进行公式的输入时，必须在公式前输入“=”，表示后面将输入一个表达式。另外，公式内容必须包含运算符和操作数两部分，如表1.1所示。通过运算符，可以完成许多基本的数学运算。表1.1公式运算符及其解释在输入公式时，也可以输入确定的值，让Excel将结果计算出来，此时Excel的作用就相当于一个计算器。输入的公式中还可以引用其他单元格的数据，比如首先单击某单元格B11，然后在编辑栏中键入“=B4+C6”，B11单元格的实际内容就是单元格B4和单元格C6的数据之和，一旦该两个单元格的数据发生变化，B11的计算结果会自动发生变化，这就是利用Excel计算

6、数据的最大好处，因为计算出的结果是可以即时更新的。1.3.2公式的切换有的时候，需要很清晰地在屏幕上看见公式，虽然可以通过鼠标选中某个单元格，然后查看编辑栏内的公式内容，但是这还不能让工作表中所有的公式快速显示。在这里，可以使用“CTRL+”快捷键来快速切换所有的公式，或通过“工具/选项”下公式复选框来进行设置。1.3.3以结果替换公式当得出公式结果后，又想将公式得到的结果固定下来时，这时不能将公式直接转换成数值，只能通过另外一种方式将公式转换成数值。首先，要将公式单元格定义为复制源，然后使用“选择性粘贴”功能来粘贴数值，这样，公式的结果就在粘贴中被转换为数值了。步骤如下。（1）选中要转换的单

7、元格，或者选择含有公式的区域。通过编辑栏可以看出，单元格的实际内容是公式；（2）在选择区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令；（3）在选择的区域上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令；（4）在“选择性粘贴”对话框中选择粘贴“数值”，然后单击“确定”按钮；（5）在编辑栏上显示的单元格的实际内容就由公式变为数值了。1.4公式的引用1.4.1单元格与区域的引用1.4.2公式的复制1.4.3绝对引用与相对引用1.4.4公式的三维引用1.4.5查找公式引用1.4.1单元格与区域的引用单元格与区域的引用是日常工作中常用到单元格与区域的引用是日常工作中常用到的功能，这里将主要

8、介绍的功能，这里将主要介绍Excel单元格和区单元格和区域的表示方法、区域的选择及区域命名等。域的表示方法、区域的选择及区域命名等。1.表示方法表示方法如果想要表示某一个单元格可以用“行号”+“列号”，如A12表示位于A列、第12行的单元格。有时需表示某一区域的内容，例如需要计算某一区域内所有数值的总和，就需要了解表示区域的方法。首先必须了解区域的形状是矩形，而且是连在一起的单元格。可以用区域左上角的单元格和区域右下角的单元格，然后中间用“:”隔开来表示，如（A5:H12）就表示如图1.9所示的区域，此区域中共包含64个单元格2区域的选择区域的选择可以使用鼠标来进行区域的选择，但这种方法不易对

9、单元格进行精确定位。需要精确选择时可以使用另外一个工具“名称框”。如果需要选择区域（A5:H12），则可以在名称框中直接输入A5:H12，然后按“Enter”键，所需区域就被选中了。3区域命名区域命名如果需要经常引用某个区域内的数据，而且想用有意义的文字表示区域内的数据，可以对此区域进行命名，区域命名主要是在函数中应用。为区域命名步骤如下。（1）选中相应区域；（2）在名称框内输入所选区域的名字，按“Enter”键结束，完成命名，假设本例中区域名字为“accounts”1.4.2公式的复制在如图所示的销售列表中，可以通过在单元格D4中输入公式“=B4-C4”计算出北美的销售情况；而非洲和澳洲，也

10、就是D5和D6单元格，可以通过公式的复制进行公式输入，步骤如下。（1）选中公式所在的单元格，然后将鼠标移至该单元格的右下角填充柄处，鼠标会由空心十字变成一个实心的十字；（2）按住鼠标左键，拖曳鼠标进行单元格复制；（3）复制后选中目标单元格，发现源单元格中的“=B4-C4”已经自动变成了“=B5-C5”。1.4.3绝对引用与相对引用“绝对引用”是在源单元格中的某个引用的行和列前均加入“$”符号，例如A1就变成了$A$1。这样无论此公式复制到任何地方，该引用都不会发生变化。下面用一个实例来进行详细讲解。如果计算各个区域的税后利润，可以在E4单元格中使用公式“=D4*（100%-A10）”（税率放在

11、A10单元格内）。但是将此公式复制到其他单元格后，发现复制后的数据并不是正确的数据，如图1.13所示。利用“CTRL+”快捷键查看一下各单元格的公式情况。如图1.14所示，复制前，源单元格中使用的是“相对引用”，引用的D4和A10在复制后自动变成了D5和A11。如图1.14所示。如果想要D4单元格复制后自动变成D5，但不想A10复制后发生变化，那么必须在复制前，对源单元格中的A10单元格进行“绝对引用”设定。这样设定后，再进行公式复制，发现其他未在前面加“$”的“相对引用”都随着复制而发生了变化，而“绝对引用”$A$10并未发生变化。如图1.15所示。1.4.4公式的三维引用有时引用不仅仅局限

12、于当前工作表，经常会跨越到其他工作表，甚至还会跨越工作簿。相同工作簿，不同工作表间引用相同工作簿，不同工作表间引用当需要对工作簿内其他的工作表中的数据进行引用时，必须使用“工作表名!单元格”的格式。不同工作簿之间数据引用不同工作簿之间数据引用如图1.16所示，不必打开需要引用的工作簿而直接引用其中的数据也是可以的。其中引用的内容“C:DocumentsandSettingszzj桌面会计信息化基础fjs现金日记帐.xls现金日记帐!F11”，主要包括两部分：第一部分是“C:DocumentsandSettingszzj桌面会计信息化基础fjs现金日记帐.xls现金日记帐”，表示引用数据在C磁盘

13、分区下的DocumentsandSettingszzj桌面会计信息化基础fjs文件夹中的现金日记帐.xls工作簿中的现金日记帐工作表中，注意这部分的开始和结束必须用单引号来限定，“!”是两部分的分隔符，“F11”是被引用的单元格。1.4.5查找公式引用有时需知道到底有哪些单元格引用了当前单元格的数据，这样就可了解如果当前单元格的数据发生变化会影响到哪些单元格。通常很难看出到底有哪几个单元格引用了A10的数据，也不清楚如果A10的数据发生变化会影响到哪几个单元格。而通过“公式审核”工具则可清晰地查看单元格之间直接的引用关系和依存关系。首先，必须打开“公式审核”工具，从工具栏上单击鼠标右键，在弹出

14、的快捷菜单中选择“公式审核”命令。如图1.17所示，选中A10单元格，然后单击“公式审核”工具栏上的“追踪从属单元格”按钮，可以查找到A10单元格被哪些单元格引用，即如果A10单元格数据发生变化，哪些单元格会受到影响。还可以选择D4单元格，然后单击“追踪引用单元格”按钮查看D4单元格引用了哪些单元格，也就是说哪些单元格变化后会影响到D4单元格。如果不需要在屏幕上显示单元格直接的依存关系，可以单击“取消所有追踪箭头”按钮。这样屏幕上的蓝色箭头就会消失。1.5Excel图表1.5.1创建图表1.5.2图表选项1.5.3图表格式1.5.1创建图表Excel提供了丰富的图表样式，可传递复杂的信息。现介

15、绍图表的创建过程，以及图表类型的选择。1创建数据图表创建数据图表（1）利用向导创建数据图表（2）一键创建数据图表2选择图表类型选择图表类型创建图表的时候，可以按照不同的数据性质选择相应的图表形式，如表1.2所示。一共有十几种图表类型可以选择，但是总的来说商务数据主要应用三种图表，那就是成分对比关系、时间序列对比关系和项类对比。表1.2图形形式选择参考1.5.2图表选项在前面有提到过，如果在向导中有一些信息漏掉了（如忘记了输入图表标题），没有必要将图表删除，再重新创建一次，可以通过修改图表选项来进行修改。1改变图表类型改变图表类型2改变图表的序列方式改变图表的序列方式3改变图表的位置改变图表的位

16、置4图表其他选项图表其他选项1.5.3图表格式通过前面的讲解，制作专业的图表已经不是什么难事了。但是否发现制作出来的图表有些呆板呢？本节的内容就是来学习如何设置图表的格式，让图表变得既专业又漂亮。1选择选择2设置图表对象的边框和背景颜色设置图表对象的边框和背景颜色3设置字体设置字体4图表格式高级功能图表格式高级功能1.6保护Excel文档安全1.6.1保护Excel文档安全1.6.2保护工作表和单元格1.6.3隐藏公式1.6.4保护工作簿结构1.6.5追踪共享文档修改1.6.6保护权限设置1.6.1保护Excel文档安全在Excel中，可以利用密码来保护Excel的文档不被未授权用户读取与修改

17、。1设置密码保护文档安全设置密码保护文档安全当设置好密码后，打开文档时就会有对话框提示输入密码，如果输入不正确，就不能打开文档。密码在保存时进行设置，而在重新打开文档时输入案例：销售文档的保护案例要求：有一份销售文档，其他人能够在需要时打开文档，但是只允许查看文档的内容，不允许对文档加以修改。但是当文档创建者自己需要修改时，可以随时进行修改。解决方案：设置一个只读密码，然后将密码告知他人。其他人可以使用此密码打开文档，但是并不能对文档进行修改。当自己需要修改文档时可以使用此密码进行操作。2撤销保护撤销保护如果不想对文档进行保护了，按照刚才的方法打开“保存选项”对话框，将密码删除。再单击“确定”

18、按钮回到“另存为”对话框，将文档再保存一遍即可。3利用数字签名保护文档利用数字签名保护文档数字签名是利用专业的生成技术产生一个128位的散列值，然后利用专用密钥对这个散列值进行加密来形成数字签名。使用数字签名签署文档，任何内容的窜改，都会让签名失效，因此当再次打开文档，发现“数字签名”完整，就能确定这份文档未经他人修改。用数字签名保护文档的步骤如下。(1)利用系统内置的一个工具Selfcert.exe生成一份证书，也就是数字签名。此工具位于MicrosoftOffice的安装分区，在“ProgramfilesMicrosoftOfficeOFFICE”路径下。双击运行此工具，在弹出的对话框中，

19、输入证书名称，再单击“确定”按钮即可。此时证书已经生成，并保存在当前的配置文件中。只需要记住证书的名称即可；(2)打开需要保护其完整性的文档，选择“工具/选项”命令；(3)打开“选项”对话框后，选择“安全性”选项卡，然后单击“数字签名”按钮；(4)在弹出的“数字签名”对话框中单击“添加”按钮；(5)系统提示保存文档，单击“是”按钮确定保存；(6)在“选择证书”对话框中选择刚才创建的证书来进行数字签名，然后单击“确定”按钮；(7)回到“数字签名”对话框后，发现证书已经添加成功，文档已经被签署。然后在“数字签名”对话框中单击“确定”按钮，返回到“选项”对话框，再单击“确定”按钮返回文档；(8)文档

20、标题已经有“已签名，未验证”的标识，。表示文档已经被签署了，此时可将文档关闭；(9)如果有其他人打开文档，并在修改后试图保存，就会有对话框弹出，如果选择“是”按钮进行保存，文档中的数字签名就不复存在了；(10)当原始读者查看自己的文档时，如果发现标题上的数字签名标识消失，或打开选项中的数字签名，发现数字签名消失，则表示文档已经被别人修改过了。1.6.2保护工作表和单元格如果的工作簿需要交给别人修改，而又不想让其他人破坏的工作表中的某些数据，就可以利用Excel的保护功能来对工作表进行保护。可以保护整张工作表或保护部分单元格。1保护工作表数据保护工作表数据（1）选择“工具/保护/保护工作表”命令

21、；（2）在打开的“保护工作表”对话框中输入密码，还可以选择保护后允许所作的操作选项，然后单击“确定”按钮；（3）在弹出的“确认密码”对话框中重新输入密码，然后单击“确定”按钮；（4）在保护后的工作表中修改数据时，会弹出一个报警对话框，警告用户不能够修改数据。注意：当对工作表进行保护时，只能保护当前的工作表；（5）当切换到另一个工作表时，还是可以进行修改操作的。如果想对多个工作表进行保护，就需要对每一个工作表进行单独保护。2撤销保护撤销保护（1）选择“工具/保护/撤销工作表保护”命令。打开“撤消工作表保护”对话框；（2）在此对话框中输入保护工作表时设定的密码，然后单击“确定”按钮；（3）此时再进

22、行数据修改就可以了。3保护部分单元格数据保护部分单元格数据（1）单击工作表上位于行、列交汇处的小方块，利用它来选中整个工作表；（2）在选择区域中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令；（3）在弹出的“单元格格式”对话框中选择“保护”选项卡，默认情况下，“锁定”选项是被选中的。案例：在受保护的工作表中填充数据案例要求：在工作表被保护后，允许其他人对某区域（C5:F6）进行修改。解决方案：当明白了Excel保护工作表的原理后，再进行保护部分单元格的设置就很简单了。1.6.3隐藏公式如果不想让其他人看见公式的内容，就可用到公式的隐藏功能。1设置公式隐藏设置公式隐藏（1）选中含有公

23、式的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格”命令；（2）在“单元格格式”对话框中，选择“保护”选项卡，将“隐藏”选项选中，再单击“确定”按钮；（3）利用前面讲述的方法对工作表进行保护；（4）选择刚才设置的单元格，发现编辑栏中的公式已经被隐藏起来了。2撤销公式隐藏撤销公式隐藏因为公式的隐藏需要在保护工作表之后才能实现，所以撤消公式的隐藏其实也就是撤消对工作表的保护。首先撤消对工作表的保护，然后选择刚才保护的单元格，公式又在编辑栏中显示了。1.6.4保护工作簿结构如果不想让其他人对工作簿结构进行修改，例如不想其他人对工作表进行添加或删除工作表操作时，可以对工作簿进行保护。1保护工

24、作簿保护工作簿（1）选择“工具/保护/保护工作簿”命令；（2）在“保护工作簿”对话框中输入密码，再单击“确定”按钮完成对工作簿的保护；（3）保护结束后，打开已经保护的工作簿，在工作表名称上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中发现所有对工作簿结构的操作，如插入工作表或删除工作表都不能进行了。2撤销工作簿保护撤销工作簿保护如果不想对工作簿的结构进行保护了，可以选择“工具/保护/撤消工作簿保护”命令。然后输入保护时设置的密码，完成撤消保护的工作。保护撤消后就可以执行对工作表的插入或删除等操作了。1.6.5追踪共享文档修改放置在网络服务器上的文档，往往需要小组内的多个成员同时打开，并且同时修改。下面将通过

25、一个综合性案例讲解如何设置共享工作簿及如何追踪文档的修改。1保护共享工作簿保护共享工作簿（1）由第一个用户打开文档，选择“工具/保护/保护并共享工作簿”命令；（2）在“保护共享工作簿”对话框中选中“以追踪修订方式共享”，然后输入密码，再单击“确定”按钮；（3）Excel会提示用户保存文档，单击“确定”按钮完成设置；（4）设置完成的文档在最上方的文件名旁边会出现一个“共享”标识，表示工作簿已经可以由多个用户同时打开编辑了。2编辑与修改编辑与修改当对工作簿进行保护和共享后，就可以由多人同时打开文档进行修改了。如果当前文档是由“用户”打开并且修改了D5和F5单元格的内容。同时，另一用户“Excel”

26、登录，在网络服务器上寻找到此文档，双击打开文档，此时并未出现“文档由其他用户编辑建议只读”的提示，说明前面的设置成功。“Excel”用户修改了D5和D9单元格的内容，然后进行了保存3修改的追踪修改的追踪（1）打开共享文档，选择“工具/修订/接受或拒绝修订”命令；（2）Excel提示保存文档，单击“确定”按钮进行保存；（3）在“接受和拒绝修订”对话框中将“修订人”选项设置为“每个人”，然后单击“确定”按钮；（4）如图1.34所示，此时Excel从文档的头部开始检索，找到第一个被用户修改了的单元格D5，因为此单元格有不止一个进行了修改，所以可以选择采用哪个用户修改的值，在列表中选择合适的值后再单击

27、“按受”按钮；（5）如图1.35所示，Excel又找到了第二个被修改了的单元格F5，因为此单元格只被一个用户进行了修改，所以并未出现选择值的菜单，此时可以选择“接受”或“拒绝”。其他被修改过的单元格的“接受”与“拒绝”操作以此类推。图1.34追踪修订（一）图1.35追踪修订（二）4取消共享工作簿保护取消共享工作簿保护（1）选择“工具/保护/撤消对共享工作簿的保护”命令；（2）输入保护时设置的密码，然后单击“确定”按钮；（3）撤消保护后，文档上方的“共享”标识不复存在，而且“接受与拒绝修订”命令不可用。1.6.6保护权限设置Excel中集成了基于Windows的验证方法，可以设置某些用户无需密码

28、就允许编辑的区域，这样相应的用户登录后，打开文档就可以直接在相应区域中修改数据了，而其他用户则不能进行修改。下面通过一个具体的案例进行详细的讲解。案例：通过Windows身份验证设置区域权限案例要求：允许用户“aaa”无需要密码修改（C5:F6）区域，允许用户“bbb”无需要密码修改（C9:F10）。允许其他用户通过验证密码来修改这两个区域，其他所有区域均不允许任何人修改。解决方案：（1）选择“工具/保护/允许用户编辑区域”命令；（2）在“允许用户编辑区域”对话框中单击“新建”按钮；（3）在弹出的“新区域”对话框中输入区域的标题“aaa”和区域所引用的单元格=C5:F6，然后键入区域密码“11

29、1”，当其他用户需要修改此区域的数据时需要键入此密码。为了让用户“aaa”不用键入密码也能够进行数据修改，再单击“权限”按钮。如图1.36所示；图1.36设定区域及密码（4）在“区域1的权限”对话框中单击“添加”按钮；（5）在弹出的“选择用户或组”对话框中输入用户名称“aaa”，然后单击“确定”按钮，返回“选择用户或组”对话框；（6）在“区域1的权限”对话框中可以看见用户“aaa”已经出现在列表中了，并且权限选项“无需密码的编辑区域”已经设置为“允许”。如图1.37所示。再单击“确定”按钮返回“新区域”对话框；图1.37设定读者权限（7）在“新区域”对话框中单击“确定”按钮完成设置。设置完成后

30、，用户“aaa”编辑此区域不需要密码，而其他用户如需编辑此区域则需要输入密码“111”；（8）一个区域建好以后，可以在“允许用户编辑区域”对话框中单击“新建”按钮，按照上述方法再建立一个区域。第二个区域起名为“bbb”，允许用户“bbb”无需密码即可编辑此区域，而其他用户则需要密码“222”编辑此区域；（9）当两个区域都建立好之后，还必须对工作表进行保护，否则设置工作无效。所以，此时应该单击“保护工作表”按钮，对工作表进行保护；（10）如果当前用户为“IBM”，既不是用户“aaa”也不是用户“bbb”，所以为了进行区域“aaa”和“bbb”的编辑，用户必须输入相应的密码；（11）如果用户“aa

31、a”登录，打开文档，编辑区域“bbb”中的数据，并未出现任何提示，说明设置成功；（12）但当用户“aaa”试图编辑区域“bbb”时则弹出对放框要求其输入密码；（13）而用户“aaa”编辑其他区域时，由于工作表已经被保护，所以并不能进行修改；（14）而用户“bbb”登录后，打开文档，发现自己可以编辑区域“bbb”中的数据；（15）而如果想编辑“aaa”区域中的数据则必须输入密码。1.7函数基础1.7.1函数概述1.7.2函数的输入1.7.1函数概述在在Excel中函数可以完成许多强大而复杂的中函数可以完成许多强大而复杂的功能，本节简单介绍函数与公式的关系及功能，本节简单介绍函数与公式的关系及函数

32、的组成。有关函数的高级功能将在第函数的组成。有关函数的高级功能将在第四章进行介绍。四章进行介绍。函数与公式函数与公式函数与公式有一些相似，都可用于计算。它们之间的区别是：公式的整个运算过程由使用者进行设定；而函数是一些设定好的公式，使用者只需要将一些参数交给函数，函数就会根据设定好的公式返回结果。函数的组成函数的组成函数在输入之前也跟公式一样需要输入“=”。函数的结构主要有两部分：一部分是函数的名称，如SUM表示求和，AVERAGE表示求平均值；另一部分表示函数中引用的参数，且参数用括号作为开始与结束，如“(B5:G5)”。有一些函数，例如“NOW（）”函数表示当前的日期和时间，虽然不需要输入

33、任何参数，但是作为函数第二部分的“（）”不能省略，且与第一部分之间不能有空格，否则会出现错误。1.7.2函数的输入输入函数与输入公式一样，首先要输入“=”，然后输入函数的主体，再在“（）”内输入函数的参数。函数中包括简单的函数，如SUM、AVERAGE等，这些函数的参数格式与内容都很简单，所以学习与记忆都不难。同时也包括一些复杂的函数，如PMT、DCOUNT等，其中“（）”中的内容由很多部分组成，在这种情况下，就需要Excel来提示，函数“（）”中的各个部分都有什么作用。函数的提示一共有两种方式，一种是输入方式，另外一种是粘贴函数工具。输入提示输入提示在输入函数时，如果函数主体输入完成，屏幕上就会出现关于函数参数的提示内容，这些内容可以帮助完成函数的后续输入工作。函数粘贴工具函数粘贴工具1）单击编辑栏旁边的“函数粘贴”按钮，弹出“插入函数”对话框；（2）在“插入函数”对话框中可以选择不同类别的函数。在选定某个类别中的某个函数后，单击“确定”按钮；（3）在弹出的“函数参数”对话框中会出现此函数需要引用的参数数目，以及当前参数的解释。输入所有需要的参数后，单击“确定”按钮，完成函数的输入。