办公室接待工作流程的规范.docx

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1、办公室接待工作流程的标准办公室接待工作流程的标准拟定一、目的“外交无小事”，“接待无小事”，接待作为办公室工作 的重要组成局部，是呈现公司形象，反映企业精神、企业文 化的一项重要内容，为树立公司良好形象，扩大公司对外联 系和沟通，更好的呈现企业文化，为进一步标准接待工作， 特针对办公室接待工作流程作出标准。二、原则本着“热忱礼貌，效劳周到，厉行节约，对口接待”的 原则。三、治理办公室为公司接待工作的对口治理部门，负责接待工作的安排和治理，协调相关部门落实接待任务，供给后勤效劳 和保障。四、接待流程1、总体工作安排接到客人到访通知后，依据公司领导安排及到访客人单 位、职务及到访目的等具体状况，确

2、定接待级别，级别可暂 分为 A、B、C 三种级别的接待，依据接待级别，拟定接待方案，具体安排相关接待人员，做好接待前的预备工作A 级为一级接待标准，一般为总经理伴随重要客人到访；B 级为二级接待标准， 一般为副总经理、等公司领导伴随 到访客人；C 级为三级接待标准，一般为相关对口部门领导或人员到 访，依据领导要求做好接待工作。2、接站安排接到客人来访通知后，办公室应在客人来访前一天提前 做好车辆接站安排，确定接站时间、地点、客人的联系方式， 做好出车前的车辆清洁、安全检查工作，并配备矿泉水、湿 巾等所需用品。负责接站司机必需提前半小时到接车地点， 如客人首次到访，必要时打印接站牌。3、住宿安排

3、依据接待级别，安排适宜的入住地点，提前做好房间预 定，必要时需提前前往酒店落实入住房间状况，包括要求酒 店前台人员做好房卡，开通 外线业务，摆放洗漱包、茶 叶、干果、香烟等接待用品，并提前做好客人房间安排工作。4、宣传工作安排接到客人来访通知后，依据客人状况与接待级别，收集 相关资料，设计并制作公司宣传栏及广告机欢送字幕；客人 到访后，做好跟随参观、会议拍照摄影等相关工作。5、参观安排接到客人来访通知后，提前通知公司相关各部门依据接 待级别开展参观接待的预备工作。客人到访公司前，需提前通知相关领导及接待人员前往 迎接， 参观过程中接待人员做好效劳，拍照及摄影，并准时 调配好接送车辆。6、会议安

4、排办公室在客人到访的前一天做好相关资料、鲜花、水果、茶叶、笔记本、纸、签字笔等预备工作，打印好会议列席人 员的坐席牌，预备好笔记本电脑，做好欢送字幕的投影，检 查会议室及周边卫生环境等一切会议预备工作。会议开头时，办公室人员应准时为客人添加茶水，间隔 10-15分钟加水；假设同一批客人有几天会议，则需更换水果 品种，并做好会议室茶杯、烟灰缸等的清洗工作。备注：主席台及会议座位安排图示。会谅畔f圧忡长条桌Ml EH1 K J riT LS苗| 站 | Ab ” A：i ； All 転恥| A6fT= A 为上級穎导R 为主方席fn7、就餐安排依据接待客人级别提前安排酒店用餐，通知参与就餐人 员，

5、确定就餐人数，依据客人饮食口味、是否有忌口等提前 点菜， 并备好酒水、香烟等，安排车辆，准时接送。备注：宴请客人坐席安排图示4 制幣 31 主附 2&活动安排客人在公司期间，依据公司领导安排如需伴随客人到周 边游玩，接待人员须提前确定游玩路线，安排景区导游，就 餐地点，出行车辆等，并预备好相机、湿巾、矿泉水、雨伞 等，游玩过程中依据客人需要效劳到位，安排好整个出行游 玩活动。9、返程安排依据客人行程和需要，帮客人预定好返程机票或火车 票，预备馈赠礼品，安排车辆安全送至动身点，接待人员做 好酒店的退房等后续工作五、接待礼仪1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，沉着大方。3、言语：语气温存，礼貌文静。4、态度：恳切热忱，不卑不亢。5、接收名片：以敬重态度双手接收，看后严峻收入口袋。6、引领：通常走在客人右前方，不时左侧回身，协作客人 脚步，转弯处伸手示意。7、进电梯时：弓|领客人先进、先出，准时按电梯。六、留意事项接待过程中涉及机要事物、重要会议等特别状况下，要 特别留意保密，接待中既要得当介绍公司状况，又要内外有 别，对不宜拍照摄影的场合， 应持委婉态度向参观人员说明七、总结接待工作完成之后，应准时总结工作中存在的问题，善 于觉察工作中存在的缺乏，敢于建议工作中需要改进的地 方，力求做到精益求精，为公司进展奉献我们的力气 。