淮南工业学院外事类档案工作规范（试行）.doc

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1、淮南工业学院外事类档案工作规范（试行）（院人200115号） 一、基本原则 1、学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。 2、外事档案必须实行校档案馆集中统一管理，确保完整、系统、准确。 3、外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼）职档案员负责收集、整理、归档。 二、归档范围 1、归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。 2、归档的主要内容包括综合管理，出国（境）及来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议

2、、国际合作、留学生工作等方面。 3、归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。 4、本校人员在国外获得的证书、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外宾赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。 三、部门立卷与归档 1、学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案馆移交。 2、对外事文件材料按年度分类组卷，综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的

3、材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。 3、卷内拆除金属物，幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像材料、礼品实物，应保持其原状，并附文字材料。 4、案卷按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写材料，每页均在非装订线一侧的下角，从1开始编写页码。 5、案卷目录可打印或用钢笔（碳素或蓝黑墨水）书写，文面要整洁，不得涂改。 6、外事管理部门要确定出每个案卷内部文件的保管期限和密级。 四、归档验收、时间 1、归档的外事文件材料，必须用毛笔或钢笔（碳素或蓝黑墨水）书写，不得用铅笔、圆珠笔、红笔书写。字迹要工整、清晰。2、移交档案应在次年

4、6月底前归档，凡不符合要求者，档案部门拒绝接收，要求限期补正后方可接收。移交时目录一式二份，双方各执一份备查。 二一年十月十日附件一：高等学校外事类档案归档范围和保管期限表WS11综合序号类目名称 保管期限1上级关于外事工作的文件材料 长期2学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 长期3外事工作统计报表等 永久4外事工作会议材料 长期WS12出国（境）序号类目名称 保管期限1上级对出国（境）人员的有关文件材料 长期2国际学术会议论文 长期3投寄国外的学术论文 长期4出国（境）人员考察、访问材料 长期5出国（境）讲学、研究人员有关材料 长期6 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证

5、书（影印件） 永久7国际比赛、竞赛 长期WS13来校序号类目名称 保管期限1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期2外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 长期3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 永久4来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 长期5国际比赛、竞赛 长期WS14国际合作与会议序号类目名称 保管期限1中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久2本校完成的国际合作项目、成果等材料 永久3合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期4授予外籍人员名誉称号的材料 永久5双方互赠的礼品、纪念品 长期6国际会议的有关材料 长期WS15外国留学生工作序号类目名称 保管期限1录取审批材料 永久2学籍登记表、学籍卡片 永久3教学计划、大纲、安排 长期4学习情况、成绩及评语 永久5学位论文及学位证书复印件 长期6学生名册 永久7学生去向及有关材料 长期附件二：高等学校外事类档案二级类目代号简表WS11 综合12 出国（境）（国际合作与会议材料入WS14）13 来校（外国留学生工作材料入WS15，国际会议与合作材料入WS14）14 国际合作与会议材料15 外国留学生工作- 4 -