第7章 Office 办公组件的综合应用.ppt

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1、1第七章第七章Office办公组件的综合应用2本章主要内容lWord与Excel资源共享lWord 与PowerPoint资源共享lExcel与PowerPoint资源共享3第一节、Word与Excel资源共享l数据可以从一个应用程序通过剪贴板复制粘贴到另一个应用程序中，达到数据传送的目的。l如果需要传送大量的数据，则可以使用对象的链接和嵌入技术来实现数据共享lExcel具有数据库功能，但是它不能像数据库软件那样逐条打印记录。Word可以通过多种方式共享Excel数据。l本节的实例使用Word合并Excel数据的方法打印个人工资条。实例的效果如图所示。456操作步骤（1）1.建立文档板 1.在

2、Excel工作表中输入工资表的相关项目2.在Word中，根据工资表的相关项目制作一个表格3.保存为“文档模板”类型的文档（其扩展名为.dot），命名为“工资条”。4.选择保存“工资条”模板的位置。并创建基于模板的文档。72.使用“邮件合并”1.单击“工具”/“信函与邮件”/“邮件合并”命令。2.在出现的“选择开始文档”中选择“使用当前文档”按钮通知中的编号设置。3.打开如图7-5所示的“选择表格”对话框。4.选择“工资表”。操作步骤（2）操作步骤（3）l3.生成工资条1.将光标定位在“姓名”单元格下方的单元格中，单击“邮件”选项卡的“编写和插入域”组中的“插入合并域”下拉按钮，在下拉列表中选择

3、“姓名”选项。2.将插入点放置到“基本工资”单元格的下方，用同样的方法插入“基本工资”合并域。3.重复上面的操作，添加所有合并域。84.在“邮件合并”任务窗格的“合并”区域中单击“编辑个人信函”链接，出现“合并到新文档”对话框。5.选中“全部”或者“从到”单选按钮，然后单击“确定”按钮。6.用剪切、粘贴等方法将后面页面的表格放置到前面的页中，这样即可在一页中打印多个员工的工资条。910主要知识点（1）l将Excel中的数据复制到Word中不带链接的粘贴。粘贴链接11主要知识点（2）l将一个Excel区域植入到一个Word文档中粘贴的对象不是一个标准的Word表格。如果用户改变了这个Excel工

4、作表中的一个值，Word中的数据不会被自动更新。如果用户双击这个对象，Word的菜单和工具条改变为Excel的菜单和工具条。此时用户可以在Word中使用Excel的命令来编辑这个对象。121314第二节、Word 与PowerPoint资源共享l我们通常用Word来录入、编辑文本，而有时需要将已经用Word编辑好的文本做成PowerPoint演示文稿，以供演示、讲座使用。l本节的实例利用PowerPoint的大纲视图快速完成Word文档的转换。实例的效果如图所示。1516操作步骤（1）1.打开Word文档，将要做成幻灯片的文本全部选中，选择“编辑”/“复制”命令。2.启动PowerPoint，

5、选择“普通”视图，单击“大纲”标签，将光标定位在第一张幻灯片处，执行“粘贴”命令，则将Word文档中的全部内容插入到了第一张幻灯片中。17操作步骤（2）3.将光标定位到需要生成下一张幻灯片的文本处，直接按回车键，即可创建出一张新的幻灯片；如果需要插入空行，按Shift+Enter键。4.重复以上操作，很快就可以完成多张幻灯片的制作5.还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。18第三节 Excel与PowerPoint资源共享l在使用PowerPoint制作幻灯片时，很多时候要用到Excel数据表格。l本节的实例介绍在PowerPoint中嵌入E

6、xcel数据表格的方法实例的效果如图所示。1920操作步骤（1）1.在Excel窗口中复制选中的单元格区域。2.切换到PowerPoint窗口，选择要插入Excel表格的幻灯片，单击“编辑”/“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，。21操作步骤（2）3.选中“粘贴”，在“作为”列表框中选择“图片（增强型图元文件）”选项。4.单击“确定”按钮。粘贴Excel表格后，用户可以像处理图片一样调整表格的大小和位置。22主要知识点（1）l在PowerPoint中链接Excel表格 PowerPoint的数据表处理数据不像Excel表格那样方便。我们可以直接利用Excel表格里的数据建立图表来免去

7、烦琐和重复的输入过程。23操作步骤（1）1.打开PowerPoint，选择“插入”/“图表”命令，插入一张图表幻灯片，此时PowerPoint会自动插入一个图表的实例，如图所示。2425操作步骤（2）2.选择“编辑”/“导入文件”命令，选择需要生成图表的Excel文档，单击“确定”按钮。3.打开“导入数据选项”对话框。选择需要制成图片的工作表。如果只需要导入工作表的一部分内容，选中“选定区域”，在文本框中输入要导入的区域。最后选中“覆盖现有单元格”，单击“确定”按钮即可。操作步骤（3）4.按照上述方法导入数据并生成图表以后，幻灯片需要作适当的调整。选择“编辑”/“删除”命令删除多余数据和多余的空行。然后单击“数据”/“列中系列”命令，让图表按列分类显示。