医院档案管理规章制度范本.docx

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1、 医院档案管理规章制度范本医院档案治理规章制度范本 在快速变化和不断变革的今日，制度起到的作用越来越大，制度是指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。究竟应如何拟定制度呢？以下是小编帮大家整理的医院档案治理规章制度范本，仅供参考，欢送大家阅读。 医院档案治理规章制度1 为了标准医院的档案治理，提高档案质量，保证档案完整安全，拓展档案的开发利用。结合本院实际状况，特规定如下。 1、档案工作人员设置 1.1档案室归院办治理，设专职档案员（23）名，负责指导各科档案员工作，以及医院全部档案的整理归档、保管及向档案局移交等工作。 1.2各职能科室设立兼职档案员1名，负责本科室档案的收集、整理和归档工作

2、。 2、档案归档 2.1凡反映医院各项工作活动，具有查找利用价值的文件资料，均应按要求归档。 2.2立卷归档时，要遵循档案形成的规律和特点，区分不同的保管期限，做到分类清晰，组卷合理。卷内文件的排列要有秩序，使案卷能够正确地反映医院活动的全貌，便于保管和利用。 2.3归档案卷题名、卷内文件名目及立卷人、立卷时间均应填写清晰，案卷标题要简明准确，保管期限精确，装订要齐整、坚固。 2.4科技、科研档案要填写案卷全引名目和备考表。 2.5各科室档案员于每年4月底前依据房山区第一医院保管期限表的内容，将本科室上一年度的档案进展整理立卷并移交档案室，实物档案要随时归档，特别状况按要求时间归档。 2.6依

3、据医院院志续编工作的要求，各科室档案员于每年的4月底前将本科室上年度的科志上报到综合档案室。 3、档案保管 3.1档案库房内的档案材料，要按门类和载体进展科学的分类、排列、编号，柜架要排列有序。 3.2调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，尽量削减档案的机械磨损。 3.3建立和完善全宗卷，并做好档案的收进、移出、利用等日常登记统计工作。 3.4定期检查档案保管状况，对破损或字迹褪色的档案要准时修补、复制或作其它技术处理。常常检查库房内的温湿度，准时实行各种措施把温湿度掌握在标准范围内。 3.5档案库房要保持清洁，库房内严禁吸烟，不得存放与档案治理工作无关的物品。 3.6根据

4、标准配有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温等设施。 3.7档案保管不善，造成毁坏和丧失，要追究有关人员责任并予以相应惩罚。 4、档案保密 4.1档案保管员必需有严格的保密观念，仔细执行保密法和保密守则，不得泄漏档案机密。 4.2准时根据上级有关规定调整划分档案密级。利用未开放的档案，必需履行借阅利用的批准手续，要正确处理利用和保密的关系。 4.3严格遵守档案的销毁审批制度，销毁档案时要有专人负责，并在指定地点销毁。 4.4档案库房门窗要结实，保管设备要符合保密要求。 5、档案借阅 5.1借阅者查阅档案，要在阅览室进展，一般不外借。需要借出或查阅涉秘档案，必需经主管领导批准，办理借

5、阅手续。 5.2借出的档案要限期归还。外单位借阅档案，需持单位介绍信，并经主管院领导审批。 5.3借阅者要爱惜档案，不准在档案资料上加注、勾划、涂改、折叠，不得抽拆文件。 5.4借阅者未经档案保管员允许，对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等。凡经允许摘录、复制的，必需经档案保管员审查核对。 5.5归还档案时，档案保管员要仔细检查档案是否完好，准时做好归还登记，并形成档案利用效果。 医院档案治理规章制度2 档案保管权限、期限与类型 1、档案保管权限 1.1财务部档案由财务部保存； 1.2人事部档案由人事部保存； 1.3医院证、章、信由院长指定负责人保存； 1.4其它各类档案由办公室保存。

6、2、档案保管期限 2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。 2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。 2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。 2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。 2.5一般文档保管期限为3年至5年。 2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。 3、文档的保存形式： 3.1文字性一般文档分为文字与电子两种方式保存。 3.2计算机存储的涉密文件应实行加密爱护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办公室备存，并

7、保证其真实性。 3.3机密文档以书面或实物形式保存。 4、档案类型 4.1行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的通知、打算、函、总结、报告等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作规划汇总表；办公房屋租赁合同、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆全部权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆治理档案；对外签订的各类购置（租赁、效劳）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。 4.2人事档案

8、，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；聘请表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。 4.3财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。 4.4药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及修理联系方式；设备运行修理、保养记录；设备更新改造记录；设备治理制度；其它应保存的设备资料。 4.5医疗档案，包括：档案内容由医疗治理部门供应。 档案查阅与复制 1、院长有权查阅医院全部档案。 2、病区、科室负责

9、人有权查阅本科室全部档案。 3、其他员工因工作需要应经过审批后可借阅有关档案。 4、文档查（借）阅应在办公室进展登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。 5、查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由办公室负责人审批，并进展相关登记。 6、查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由院长审批。 档案的销毁 1、超过保管期限的档案，由档案治理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁规划及清单，由办公室负责人审核无误后报院长审批。 2、院长审批同意销毁规划后，必需指派两名（含）以上监销人员监视档案销毁过程，并进展签字确认。 3、销毁档案清册要妥当保管，并将所销毁档案在有关名目中注销。 医院档案治

10、理规章制度3 一、医院全部文件、信函、简报及其它资料等，统一由办公室专人实行归档标准治理。 二、医院收文程序是：各科室在接收到相关文件（含外出开会）时必需先交办公室，由办公室负责统一登记、编号，呈送医院领导阅批，不得遗漏、延误和丧失。文件传阅完毕后，统一由办公室保存，相关科室保存复印件。 三、医院发文程序是：各承办科室依据院领导批示意见起草文件，文件起草后，按报批程序报分管领导、院长签发。拟文科室必需根据领导签发稿仔细校对后交办公室把关，并统一编号，统一印制。凡未经分管领导或院长签发的文件，办公室不予编号；文件印制必需标准、清楚、干净，盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。 四、拟文科

11、室要注意提高公文质量，格式标准，字迹工整，确保公文的权威性和严厉性。各科室的文件要妥当保管，不得随便丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应由相关负责科室准时销毁。 五、办公室要对全部文件、档案及各种资料在年底时分类登记、整理装订、入档保存。外出开会或从上级机关带回的文件，准时交办公室专人进展登记入档保存。未经办领导允许，各股室不得擅自复印、摘印涉密文件和资料。 六、外单位查阅档案资料时，须说明查阅的范围及用途，经院长或分管领导批准前方可查阅。本单位人员查阅文件档案时，要通过办公室查阅，阅后准时归档。 七、严格遵守保密纪律。各种隐秘文件、档案、统计资料、编制信息、会议记录等，都由办公室

12、专人负责治理，保守隐秘。需销毁的文件资料，要进展清理登记，通过肯定方式彻底销毁。 八、对违反保密纪律，丧失文件档案造成失密、泄密的人员，赐予批判教育。情节严峻的，建议赐予党纪、政纪处分，有意泄密造成严峻后果的，要追究其法律责任。 医院档案治理规章制度4 为全面反映医院历年经营和治理工作的内容，妥当完整地保存各类重要文件、资料，加强档案治理工作的标准化、标准化、程序化，制定本制度。 1、适用范围 本制度适用于医院各类档案的治理。 2、职责部门 2.1院办（人事行政部）负责院级文件档案的治理工作。 2.2部门（科室）指派专人兼任档案治理员，负责部门（科室）档案的日常治理工作。档案治理人员变动须准时

13、办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。 2.3院办（人事行政部）负责指导与监视各部门档案治理的实施状况。 2.4部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）一般文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。 2.5机密文件借阅、全部文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。 3、档案收集、归档 3.1凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档治理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。 3.2各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。 3.3一项工作分别由几个部门（科室）参加办理

14、形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。 3.4部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。 3.5医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。 3.6医院员工外出学习、考察、调研、参与上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应准时交院办（人事行政部）归档。 4、档案立卷 4.1档案治理员应使用档案盒（或文件夹）依据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。 4.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必需简明准确

15、。 4.3案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；依据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。 4.4案卷类目名称需依据4.3款标准，采纳标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。 4.5归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必需核对归档文件的完整性、精确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。 4.6归档文件应符合国家有关档案治理的要求，名目清晰、字迹工整、图样清楚，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。 4.7部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月

16、份以前必需完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。 5、档案名目编制 5.1档案文件编号原则：A1A2A3A4-B1B2C1C2-D1D2其中A1A2为医院代字（遵照行文治理制度附件医院简称对比表），A3A4为两位数年份号，B1B2为部门（科室）代字（大类）号，C1C2为文件类型（小类）号，D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为2023年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：JX06-XZTZ-07。 5.2档案治理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立档案名目。 5.3全部归档文件必需在首页面右侧用口取纸标记

17、文件编号，并按挨次将档案信息登记在档案名目中，以便查阅。 5.4档案名目内容应包括名目序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等工程。 6、档案保管权限、期限与类型 6.1档案保管权限 6.1.1财务部档案由财务部保存； 6.1.2人事部档案由人事部保存； 6.1.3医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存； 6.1.4其它各类档案由院办（人事行政部）保存。 6.2档案保管期限 6.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。 6.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。 6.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书

18、、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。 6.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。 6.2.5一般文档保管期限为3年至5年。 6.2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。 6.3文档的保存形式： 6.3.1文字性一般文档分为文字与电子两种方式保存。 6.3.2计算机存储的涉密文件应实行加密爱护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。 6.3.3机密文档以书面或实物形式保存。 6.4档案类型 6.4.1行政档案，包括： 营业执照正、副本，复印件； 法定代表人身份证（护照）

19、（复印件）； 对内、对外收、发的通知、打算、函、总结、报告等各类正式公文； 各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料； 各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等； 院级会议的会议纪要、决议； 医院年度（季、月、周）工作规划汇总表； 办公房屋租赁合同、或自置房屋产权证等固定资产档案； 购置车辆全部权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆治理档案； 对外签订的各类购置（租赁、效劳）性质的合同文件； 其它应归档保管的文件、资料。 6.4.2人事档案，包括： 全院员工个人信息资料（花名册）； 劳动合同及保密协议； 考勤打卡数据； 工资、社保等薪酬相关资料； 聘请表格

20、、人才库等相关资料； 员工绩效考核相关资料； 其它应归档保管的文件、资料。 6.4.3财务会计档案，包括： 各类审计帐册及报表； 各类会计帐册及报表； 固定资产资料； 其它须保存文档。 6.4.4药械设备档案，包括： 设备台帐； 设备出厂合格证、使用说明书； 设备安装、调试、验收报告； 设备保修卡、保修协议及修理联系方式； 设备运行修理、保养记录； 设备更新改造记录； 设备治理制度； 其它应保存的设备资料。 6.4.5医疗档案，包括： 档案内容由医疗治理部门供应。 7、档案查阅与复制 7.1总经理有权查阅医院全部档案。 7.2部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）全部档案。 7.3其他员工因

21、工作需要应经过审批方可借阅有关档案。 7.4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进展登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。 7.5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批，并进展相关登记。 7.6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。 8、档案的销毁 8.1超过保管期限的档案，由档案治理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁规划及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。 8.2总经理审批同意销毁规划后，必需指派两名（含）以上监销人员监视档案销毁过程，并进展签字确认。 8.3销毁档案清册要妥当保管，并将所销毁档案在有关名目中注销。