办事处合同管理规定.docx

《办事处合同管理规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办事处合同管理规定.docx（19页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、 办事处合同管理规定 1 目的 加强销售分公司驻外办事处合同的签订、保管、存档等治理工作，削减失误，提高公司经济效益，保障公司经营工作的安康进展。 2 适用范围 销售分公司驻外办事处 3 执行 销售分公司驻外办事处人员 制度大全网-，为您细心编辑整理本文，转载与引用请注明出处。 4 职责 销售分公司驻外办事处的销售合同由业务员签订，驻外办事处经理审核，销售分公司经理批准。 5 制度 5.1销售分公司驻外办事处在签订销售合同前，必需仔细了解对方当事人的状况，主要包括：对方当事人主体资格、经营权限、履约力量、资信状况以及对方签约人的签约权限等。做到既要考虑我方的经济利益，又要考虑对方的履约条件和力

2、量，确保所签合同有效、有利。 5.2营销人员应加强学习合同法、民法通则等。签订销售合同，必需严格遵守国家的法律、法规、政策及其它有关规定。签订合同时，必需以维护公司的合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。因合同签订的不明、不实、不公，造成我方经济损失的，应按其过失或有意所造成的损害后果，担当相应的行政责任，经济赔偿责任甚至法律责任。 5.3 销售合同在正式签订前，必需按规定执行公司的合同治理方法、程序与权限，以各种方式(书面、电话、传真、电子邮件等)上报审查，经销售分公司经理批准后，方能正式签订。对合同所涉及的信息费、佣金、回扣等费用的支付，必需执行公司的财务治理

3、方法。 5. 4销售合同的签订肯定要做到合法性、严密性和可行性。签订合同的营销人员作为合同的履约责任人，对合同的履行、款项的回收担当责任，负责究竟。责任人必需完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证，并妥当保管。 5.5 如合同履约过程中消失困难或问题，需要变更、补充或解除的，一律采纳书面形式(包括当事人双方往来的函电等)，执行合同签订的审批程序，获得批准后，方可执行。 5.6如合同履行过程中，消失纠纷的，经双方协商达成全都意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的，由公司指派专人负责提交仲裁机构或人民法院依法处理。 5.7经济合同专用章应严格按授权范围使

4、用，不准滥用、代用或借用，严禁在空白合同文本上盖章。经济合同专用章应由专人妥当保管，若有遗失，除马上登报声明作废和向公安机关报案外，还要追究有关责任人的经济责任和行政责任。 5.8综合治理部按业务部门分别建立合同档案和用户/客户档案。每一份合同有一个公司统一的编号。合同档案包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、补充、解除合同的协议(包括文本、函电)等，均应妥当保管，如有丧失，公司将追究有关人员责任。用户/客户档案要包括名称、地址、联系人、联系电话 及用户的自然状况等。 6 治理 6.1 综合治理部按业务部门分别建立合同档案，由分公司统一编号，档案内容包括： 6.1.1 合同正本、

5、副本、附件。 6.1.2文本签收记录。 6.1.3 变更、补充、解除合同的协议。 6.2 综合治理部/驻外办事处应按用户/客户建立用户档案，内容包括。 6.2.1 用户名称、地址、联系人、通讯方式。 6.2.2 用户自然状况。 6.2.3 我公司供应产品/备件、日期、安装使用状况、售前、售中、售后状况。 6.2.4 履行合怜悯况 6.2.5 质量/技术问题处理状况(表格) 6.3 综合治理部按产品/备件建立治理台帐一式 二份，一份于次月5日前上报财务部，一份销售分公司保管备查，内容包括： 6.3.1 合同号 6.3.2 合同标的 6.3.3 签约日期，结算日期，经办人。 6.3.4 用户名称

6、6.3.5 产品/备件名称，数量/明细 6.4 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同隐秘，严禁有意或 无意向外界泄露合同信息。合同档案和台帐应严格保密，未经允许，无关人员不得查阅。 6.5 公司定期对合同治理工作进展考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行状况、合同台帐记录状况等纳入公司对营销人员和驻外办事处的工作业绩考核范围。任何人私自转让合同，一经发觉，公司对有关责任人赐予开除处理，并追究其法律责任。 7 本规定公布之日起执行。 篇2:工程公司合同治理制度 合同治理制度(草案) 1.目的 为标准公司合同的治理，防范与掌握合同风险，做到治理有规章，签约有约

7、束，履行有检查，维护公司的合法权益，制定本制度。 2.适用范围 本制度适用于公司签订和履行的全部建立工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、材料设备买卖合同等。 3.职责 3.1公司总经理负责建立工程施工合同、施工内部承包合同及重大专业分包合同、劳务分包合同、买卖合同的批准签订。 本条所指重大合同是指(主要是按合同标的数额来确定) 一般合同是指 3.2公司办公室负责公司各类合同的治理工作，详细职责是： 3.2.1负责组织宣传、学习贯彻合同法、建筑法、招标投标法及其他有关法律、法规和规章; 3.2.2负责对合同专用章、合同示范文本、法人授权托付书的发放和治理; 3.2.4负责

8、建立工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、买卖合同的档案治理; 3.2.5负责本制度的监视执行。 3.3合同治理部(合同治理员)负责各类合同的审查工作，详细职责是： 3.3.1负责国家、省、市有关合同示范文本的推广使用工作，负责公司有关示范文本的编制和推广使用工作; 3.3.2负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查，并出具审查意见; 3.3.3负责公司内部承包合同的洽谈; 3.3.4负责监视、检查各分公司施工合同、劳务分包合同、专业分包工合同、物资设备买卖合同的履行状况; 3.3.5负责公司各类合同备案工作; 3.3.6参加公司各类合同纠纷的调查。 3.4公

9、司业务部负责建立工程施工合同洽谈工作。 3.5公司选购部负责材料设备选购、设备租赁合同的洽谈工作。 3.6工程经理部负责专业分包合同、劳务分包合同的洽谈与签订工作 3.7工程经理部经理(或分管副经理)负责建立工程合同、材料设备买卖合同的详细履行工作。其主要职责是： 3.7.1负责宣传、贯彻有关法律、法规和规章，组织学习所在工程工程的各类合同并熟识内容，做好合同交底工作; 3.7.2履行建立工程合同中规定的职责，监视分包工程的进度及工程质量; 3.7.3监视材料、设备的验收; 3.7.4负责所在工程全部合同的日常治理工作，收集、记录、整理和保存与合同有关的协议、函件，办理工程变更和签证，并准时提

10、交公司办公室; 3.7.5收集、整理索赔资料，供应索赔依据，书写索赔报告; 3.7.6监视所在工程各类合同的履行状况，发觉问题准时向公司办公室报告。 4.合同的签订 4.1合同主体的审查 订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信力量、履约力量进展调查，不得与不能独立担当民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约力量明显不相符的经济合同。 签订建立工程施工合同要重点审查业主的工程立项文件、招标文件，以确定发包人的主体资格;审查工程资金落实程度及业主以往合同履约状况，以确定业主的履约力量。 签订分包合同要重点审查承包人的营业执照规定的经营范围、资质等级、治理力量和实际业绩。 公司

11、一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经同意。 4.2合同的形式 订立合同，除即时交割(银货两讫)的简洁小额经济事务外，应当采纳书面形式。 书面形式是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等)，除状况紧急或条件限制外，公司一般要求采纳正式的合同书形式，有示范文本(包括公司制定的示范文本)的应当使用示范文本。 4.3合同的内容 4.3.1建立工程施工合同、各类分包合同、工程工程施工内部承包合同应当根据国家或公司制定的示范文本和公司编制的操作指导书规定的内容填写。 4.3.2其他合同(主要指买卖合同)的内容 4.3.2.1当事人的名称、住宅：合同抬头、落款、

12、公章以及对方当事人供应的资信状况载明的当事人的名称、住宅应保持全都。 4.3.2.2合同标的：合同标的应具有唯一性、精确性，买卖合同应具体商定规格、型号、商标、产地、等级等内容;效劳合同应商定具体的效劳内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。 4.3.2.3数量：合同应采纳国家标准的计量单位，一般应商定标的物数量，常年经销合同无法商定准确数量的应商定数量确实定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。 4.3.2.4质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应商定所采纳标准的;农副产品，化工产品等可以用指标描述的产品应商定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应商定

13、样品的产生方式及样品存放地点。 4.3.2.5价款或酬劳：价款或者酬劳应在合同中明确，采纳折扣形式的应商定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或酬劳的支付期限应商定准确日期或商定在肯定的日期后多少日内。 4.3.2.6履行期限、地点和方式 履行期限应具有确定性，难以在合同中确定详细期限的应商定确定期限的方式; 合同履行地点应力争作对本方有利的商定，如买卖合同一般商定交货地点为本公司仓库或本公司的住宅地;商定详细地名的应明确至市辖区或县一级; 买卖合同在合同中一般应商定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。

14、4.3.2.7合同的担保 合同中对方事人要求供应担保或本方要求对方当事人供应担保的，应结合详细状况依据担保法的要求办理相关手续。 4.3.2.8合同的解释 合同文本中全部文字应具有排它性的解释，对可能引起岐义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进展解释。 4.3.2. 9保密条款 对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应商定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。 4.3.2.10合同联系制度 履地期限长的重大经济合同应当商定合同双方联系制度。 4.3.2.11违约责任 依据合同法作适当商定，留意合同的公正性。 4.3.2.12解决争议的方式 解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明

15、确商定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成全都意见的，可选择第三地仲裁机构。 4.4签订合同的工作程序 4.4.1建立工程施工合同的签订 4.4.1.1合同洽谈前，公司业务部必需按本制度4.1条的规定对发包人的综合状况进展考察。建立工程施工合同中投标中标的工程，要审查业主的招标文件、我方的投标书、中标书、纪要、往来函等文书，召集有关部门仔细组织合同洽谈预备会，制定谈判的原则和方案。 4.4.1.2合同洽谈过程中，对于涉及担保、预付款、各类保证金等费用较大的工程，按重新进展评审。合同谈判人员负责向合同执行单位进展书面交底。 4.4.1.3合同主要条款商定后，由业务部负责起草文本，附合同购合同会

16、审表交相关部门(工程部、合同治理部、财务部等)进展会审后，公司分管副总经理(或总经济师、合同主审人员)认为已经根本没有异议的，提交审查意见，报公司法定代表人或托付代理人批准签字。 工程工程经理和营销工程经理必需参加合同签订活动的全过程。 4.4.1.4合同经双方签字、盖章后，按法律法规规定或合同商定必需办理鉴证、公证手续的，由业务部负责办理。 按规定须经上级有关部门批准才能签订的合同必需经批准后才能签订。 4.4.2劳务(专业)分包合同的签订 4.4.2.1合同洽谈前，公司业务部必需按本制度4.1条的规定对分包人的综合状况进展考察，要求分包方供应以下证件原件：有效的企业法人营业执照、建筑业企业

17、资质证书、施工许可证、施工收费标准证书、安全资格证书、劳务队伍资格证书、关于签订合同的法定代表人身份证明书或法人授权托付书。 4.4.2.2工程经理部在符合分包方条件的企业中进展招(议)标工作。合同治理部对招标文件、评标方法及合同条件进展审查，并对招标工作进展监视。 4.4.2.3劳务(专业)分包队伍中标后，在征得业主同意(若建立工程施工合同有此商定)后，由工程经理部(重大分包合同应报公司总经理审批)与分包方签订分包施工合同。工程所在地地方主管部门有分包合同示范文本的，采纳该示范文本地方主管部门无示范文本的采纳公司制定的示范文本。 4.4.2.4工程部在签订合同后，应将合同文本报公司合同治理部

18、备案。 4.4.3材料设备选购合同的签订 材料设备选购合同由选购部依据建立工程合同要求与供给方进展洽谈，拟订合同条款，交工程经理部、合同治理部会审后，由选购部签订，合同治理部加盖合同专用章，重大买卖合同会审后，由总经理批准签订。 4.4.4其他经济合同的签订 其他经济合同由主办人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报部门(工程)经理审批或预审，在部门(工程)经理权限范围内的合同由部门(工程)经理批准，由部门(工程经理部)合同治理员加盖合同专用章;内部承包合同和其他重大经济合同由部门(工程)经理签署意见后由合同治理部进展合法性审查，报总经理批准签订。 4.4.5合同正式签订后，合同文本

19、除相关部门自行保管外，应当随合同评审表交存公司合同治理部一份备案。 5、合同的变更、解除 5.1在合同履行期间由于客观缘由需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍旧有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。变更或解除经济的，应当采纳书面形式(包括书信、电报)，法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法准时办理; 5.2存在以下情形之一的，本方可以单方解除合同 5.2.1因不行抗力致使不能实现合同目的; 5.2.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为说明不履行主要债务; 5.2.3对方拖延

20、履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行; 5.2.4对方拖延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的; 5.2.5法律规定的其他情形。 5.3公司任何人员不得擅自以公司名义变更或解除合同。若确须变更或解除时，由合同经办人查明缘由，提出意见，经批准签订的部门或领导审核后，认为已消失了本制度5.2条规定的情形的，应提交公司法律参谋审查并签发解除合同的函;对方没有违约，应同对方协商，达成全都意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。 合同变更必需由原合同起草部门负责更改，按合同评审程序办理合同变更评审，并办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同的发放的范

21、围一样。 5.4对方提出合同变更的，变更程序也应5.3规定的程序执行。合同变更引起索赔的，合同变更必需与索赔同步进展，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更后合同一局部。 5.5对于特别状况下合同履行过程中的合同中止(包括停、缓建)，必需准时办理中止手续，收集因中止合同给本公司带来的经济损失证据和资料，准时追究对方的责任。中止的合同又恢复连续履行时，依一样程序办理恢复手续。合同的恢复与中止都必需通知合同审批部门或领导。 5.6合同未履行完毕，但确定不再连续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中全部与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续。资料移交公司档案室保存。

22、 6合同的履行 6.1公司及所属公司应当根据合同商定全面履行自己的义务，并随时催促对方当事人准时履行其义务。 合同履行中发生的状况应建立合同履行执行状况台帐。 6.2有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成局部，合同经办人员应准时整理、妥当保管。在合同履行过程中，对本公司的履行状况应准时做好记录并经对方确认。向对方当事人交付重要资料、发票时应由对方 当事人出具收条，履行合同付款时应由对方当事人出具收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。 6.3对合同履行过程中的违约状况或违反合同的干扰大事，合同履行单位、工程经理部应准时查明缘由，通过取证根据合同

23、商定准时、合理、精确地向对方提出索赔(含违约)报告。 当本公司接到对方的索赔(含违约)报告后应仔细讨论并准时处理、解释或提出反索赔，公司员工不得擅拘束对方当事人出具的索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章，确须确认的，应视详细内容经公司领导或部门(工程经理部)负责人同意。 6.4在履行合同过程中，经办人员若发觉并有准确证据证明对方当事人有以下状况之一的，应马上中止履行，并准时书面上报公司办公室处理，公司办公室应马上向公司法律参谋询问，并将根本状况和法律参谋的处理意见一同上报公司领导： 6.4.1经营状况严峻恶化; 6.4.2转移财产，抽逃资金，以躲避债务; 6.4.3丢失商业信誉; 6.4.4

24、有丢失或者可能丢失履行债务力量的其他情形。 6.5债权债务的定期确认和发生重大变动时确实认： 6.5.1在重大、简单合同的履行过程中，经办人员应定期与对方对帐，确认双方债权债务; 6.5.2在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应准时对帐，确认合同效力及双方债权债务。 7经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼 7.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先根据实事求是的原则，公平协商解决; 7.2合同双方在肯定期限(一般为一个月)内无法就纠纷的处理达成全都意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应准时书面报告部门经理及公司办公室，由部门经理和

25、办公室负责人拟定处理意思，报总经理或副总经理打算。 对方当事人涉嫌合同诈骗的，应马上报告公司办公室。 7.3公司打算采纳诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及获知对方当事人预备或已经申请仲裁或提起诉讼的，相关部门应准时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商状况整理成书面材料连同有关证据报公司办公室，由公司办公室统一托付律师或其他专业人员办理。 8合同的日常治理 8.1本公司实行二级合同治理，合同治理部全面负责公司的合同治理;业务部、选购部、工程经理部设立的合同治理员负责所在部门的合同治理，其他部门不设合同治理员。 8.2公司的合同专用章专人治理，合同治理部、业务部、工程经理部各保管一枚，分别编号，合同专

26、用章印模需送登记注册的工商行政治理部门备案。 签订合同时，合同各方应在同一时间、同一地点签字并盖章，合同各页之间应当加盖公司骑缝章。 公司的空白合同、授权托付书也由专人治理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权托付书、空白合同出差。合同专用章、盖章的空白合同、授权托付书、(已签订的合同)遗失的，应准时向当地公安机关报案，并登报声明。 8.3签订合同正本、副本份数按需要确定，正副本应区分清晰。合同签订后交公司办公室留存，其余各职能部门或合同履行部门由公司办公室负责编号受控分发。除公司办公室外，其他部门复印合同必需事先征得公司办公室同意，由公司办公室统一编号受控，并加盖专用印章。全部合同发

27、放均应做好发放记录。 8.4已签订的合同以及与合同有关的补充协议、会议纪要、业务往来传真、信函、索赔报告、对帐单、合同台帐等资料应集中由合同治理员保管。合同治理员应对上述材料分类登记成册，业务人员与对方当事人结帐时可从合同治理员签领相关材料。 8.5对于合同履行和竣工结算均已完成的工程，合同执行部门应向合同治理部提交合同履行状况的工作报告。合同治理部审查后，连同合同、结算书以及一切往来文书、经济签证、变更记录、竣工验收证书等全部资料装订成册，送交公司档案室存档保存。 8.6合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、托付书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认前方可办理有关手

28、续。 合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他缘由发生变更的，公司办公室应在状况发生后一周内书面告知各有关单位。 9考核与奖惩 9.1公司、所属各分公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司办公室负责本制度执行状况的监视考核。 9.2对在合同签订、履行过程中发觉重大问题，积极实行补救措施，使本公司避开重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避开或挽回重大经济损失的，予以嘉奖。 9.3合同经办人员消失以下状况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失： 9.3.1未经授权批准或超越职权签订合同; 9.3.2为他人供应合同专用章或盖章的空白合同，授权托

29、付书; 9.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同。 9.4合同经办人员消失以下状况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失： 9.4.1因工作过失致使公司被诈骗; 9.4.2公司履行合同未经对方当事人确认; 9.4.3遗失重要证据; 9.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的; 9.4.5合同专用章、盖章的空白合同、授权托付书遗失未准时报案和报告; 9.4.6未履行规定手续擅拘束对方出具确实认书、索赔报告上签字而给公司造成损失的; 9.4.7其他违反公司相关制度的。 9.5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。 10附则 本制度由公司合同治理部和本公司法律参谋某某律师事务所共同起草，从年月日起开头执行，试用6个月。