南京山水湖畔物业管理服务品质提升方案.docx
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1、 南京山水湖畔物业管理服务品质提升方案 南京山水湖畔物业治理效劳品质提升方案 为了满意业主/物业使用人的需求,协作开发商做好二期工程开发与销售,江苏苏南物业效劳开发有限公司(以下简称:苏南物业)南京分公司针对南京山水湖畔小区物业治理效劳现状,特制订本方案,旨在提升苏南物业山水湖畔治理中心的效劳品质。结合开发商对山水湖畔一期工程质量存在问题及配套设施设备不完善的整改,苏南物业与山水湖畔治理中心在原有的物业效劳工作手册、岗位职责和作业指导书的根底上,制定了本山水湖畔物业治理效劳品质提高方案(注:参照“南京市物业效劳收费治理暂行规定镇价服202360号”效劳等级最高标准),通过组织员工学习和培训,真
2、正实现“我们多努力,让您更满足!”的物业效劳理念,使山水湖畔一期产品能够成为开发商二期开发与销售品牌和亮点,为山水湖畔二期产品销售起到积极促进作用。本方案分为二局部,即山水湖畔物业治理效劳品质提升方案和开发商一期工程质量及配套设施完善整改方案。第一局部山水湖畔物业治理效劳品质提升方案第一节客户效劳山水湖畔小区治理中心现配有客服2人,依据南京市物业效劳收费暂行规定五级收费标准,相对应的效劳标准为:1、承接工程时,对住宅小区共用部位、共用设施设备进展仔细查验,验收手续齐全。2、治理效劳人员统一着装、佩戴标志,行为标准,效劳主动、热忱。3、按有关规定和合同商定,在醒目位置公布物业效劳收费及效劳内容。
3、4、依据业主需求,供应物业效劳合同之外的特约效劳和代办效劳的,公示效劳工程与收费价目。5、每年2次征询业主对物业效劳的意见,定期向业主委员会及业主公布物业效劳费用的收支状况,满足率90%以上。6、小区主出入口设有小区平面示意图,主要路口设有路标。各组团、栋及单元(门)、户和公共配套设施、场地有明显标志。注:摘自南京市物业效劳收费治理暂行规定(镇价服202360号文)依据上述标准,目前山水湖畔小区治理标识较为缺乏,如缺少小区平面图示、指示导向标识、园区各类警示标识、道路交通指示标志、公告栏(按综合验收标准应设立业主宣传栏和物业企业宣传栏)等,地产公司应在园区标识设立上增加投入;同时物业公司应在客
4、户效劳工作中加强效劳的主动性和亲和力。山水湖畔小区物业治理客户效劳工作拟按以下标准实施:一、岗位职责与工作内容客服主管 1、熟识有关物业治理各项条例、公司的各项规章制度和辖区物业治理合同规定; 2、熟识辖区楼宇的构造、排列、户数及居住人员状况。了解公共设施的配置、管线走向和常用的修理方法;3、熟识公共物业治理费、水电费等相关费用的收费标准和计算方法,准时计算、安排收缴工作;4、每周将业办法见和投诉向工程治理处负责人书面汇报一次,重大事项应书面直接通知责任部门承办,一时难以解决准时请示治理处负责人按打算执行;5、与业主建立友好客户关系,不定期走访业主,征求业主的意见和建议;6、建立和完善业主资料
5、;7、定期开展对本部门员工的培训工作,不断提高员工的思想素养和效劳质量,有培训记录。8、负责对部门员工的工作考核,对不合格效劳制定订正和预防措施,并组织有效实施。9、向业主宣传国家的有关方针政策,准时传达政府和公司的各项通知、规定,帮助副经理做好社区文化宣传工作。10、完成工程治理处负责人交办的其他任务。 物业治理员/客服 1、 严格遵守各项财经纪律和财务规章制度及公司各项治理制度,对工作仔细负责; 2、 按规定着装上岗,热忱接待来访业主和其他人士,急躁周到地为来者效劳;3、 熟识辖区内的单元数和收费面积,以及治理费、水电费等的收费标准及计算方法,收缴各种费用并开具收据,做好每月收费的统计、核
6、算工作;4、 熟识辖区内房屋构造、管线位置和布局、设施设备的操作使用,了解土建、水电、设施设备的常见问题及解决方案;5、 编制各类数据报表上报客服主管;6、 催交物业治理费;7、 负责管辖区域内的业主进住和迁出工作;8、 为业主供应打字、复印等商务效劳,并按规定的收费标准收取费用;9、 定期和不定期回访业主;10、完成上级主管交办的其他任务。1、当班时间,使用标准语言接待业主或接听业主报修电话,答复业主用辞精确;2、精确记录客户的意见和需求,仔细做好修理接报工作,在规定时间内派发派工单或转发修理单并形成记录;3、安排治理处相关部门工作人员供应效劳,收回派工单的回执联,进展登记,并定期回访供应的
7、效劳效果,记录在案,每周统计一次报主管;4、对供应效劳回访不满足客户,联合相关部门主管亲自上门,重新供应效劳并征求意见;5、定期(每周一次,不少于十户)、不定期(每月一次,不少于十户)的走访业主,听取业办法见,准时反应业主信息,并做好记录,书面汇总后向主管报告;6、准时填写收费台帐、业主档案资料、报修修理记录本、客户投诉记录本、客户回访记录本等,每周一次做好工作记录和统计分析工作;7、电话预约上门收取(或客户到治理处交纳)物业和公共能源费用,仔细、精确、准时编制各类数据报表,每周上报客服主管;8、每日收取的物管费、修理费、公共能源费等现金及支票等清点后准时交存银行,做到账款清晰,每三天与财务会
8、计核对台帐一次,收入明细与会计核算相符;9、每周统计一次物管费收缴状况,对业主/使用人超时不交纳治理费,实行电话催交、书面通知、上门收款的方法催交,对拒不交纳治理费的业主/使用人,应准时向有关领导汇报;10、办理业主进住和迁出手续,并与安全护卫部共同做好辖区内业主留存及备用钥匙的封存和日常治理工作;11、做好报修记录、修理单据、修理反应记录的存档保管工作;12、每日下班时参与班后例会。二、工作流程、内容与标准1、 客户投诉处理客户上门投诉 各部门员工遇到客户上门投诉时,应马上放下手头上的工作,第一时间向客户致歉,请客户入座,并聚精会神倾听投诉内容,以友善目光与投诉者接触,适当时做出简洁的复述,
9、以示了解问题所在。 客人表达时应仔细记录大事经过/事实,不得乱许诺、东张西望、敷衍了事。客人发脾气时,应急躁忍让,友善劝解和说明,留意语气语调。与客人意见发生分歧时,不当面争辩或指责,不对客人的言论发表评论。当客人有过激行为时,不得与客人发生正面冲突。遇有群体投诉等危机状况时,应马上报告上级领导,并积极实行应对措施。接待时符合岗位礼仪要求。仔细倾听、精确记录。应保持冷静,积极倾听。态度亲善,语调温柔,用词恰当,能在和谐的气氛下将事情圆满解决。危机状况通报准时,处置得当,不造成重大影响和损失。电话投诉 各部门员工接到客户电话投诉时,首先安抚客户的心情,再急躁细致的询问其不满缘由,事实经过等投诉内
10、容。 具体记录投诉人姓名、房号、不满足状况及相关大事的时间、地点、人员和客户要求等信息。填写客户信息登记表尽快了解状况,解决问题、回复客户。符合电话接听礼仪要求。仔细倾听、急躁细致、礼貌友善。记录详实,信息精确。答复明确、客观,能化解客户的不满心情。当面投诉日常工作或回访时遇客户当面提出意见、表示不满时,应仔细倾听,了解不满足事实。能解决的,当面答复客户解决问题的方案。不能解决的,了解状况,准时上报领导,然后答复客户解决问题的方案。有效倾听,答复、处理恰当。 书面投诉 书面投诉包括信函、电子邮件、客户意见调查中表达的不满足信息。各部门接到客户投诉信函、电子邮件等书面投诉时,应先推断投诉类别和责
11、任部门做好信息接收记录后传递至责任部门。重大、重要投诉、如属政府机关转来的投诉信件,应报告物管中心(处)负责人。记录清楚、精确,没有漏项。邮件转递准时,精确。投诉信息传递准时、无延误。投诉信息传递标准工作时间,接投诉人第一时间将投诉信息反应到客户效劳部门,由客户效劳部门填写客户信息登记表并跟踪处理。非标准工作时间,接投诉人第一时间将信息反应到中控室,由值班人员填写客户信息登记表。当班最高治理人员进展接待/处理,由客户效劳部门跟踪处理。传达信息完整、精确、准时。符合客户信息首接责任制的要求。了解详情,做好记录投诉处理人收到客户投诉信息时,应准时、主动的联络投诉人,了解被投诉的部门、时间、地点、事
12、项、相关人员等信息。将客户投诉的详细状况,精确记录在客户意见处理记录表中。准时、主动的联络投诉人。急躁倾听,认真记录,态度恳切。整理资料,精确记录。类别推断 客户效劳部与相关部门推断投诉性质和程度,按相应的程序进展处置。A类重大投诉应准时上报物管中心(处)第一负责人。 客户效劳部门与相关部门应马上拟定解决措施,应依据大事的轻重缓急在规定的时间内回复顾客。将有效投诉的缘由分析、解决措施填写在客户意见处理记录表中。若为无效投诉,应视状况在1个工作日内将投诉无效的缘由知会客户。公正、公正的投诉性质、程度推断精确,处置得当。协商解决措施,最终统一处理意见。有助于客户了解事实真相。如属于客户自身缘由时则
13、不必要知会,以免引起客户反感。通报相关部门 将客户投诉状况,准时、精确通报相关部门及部门负责人。准时、精确通报投诉信息。 调查分析客户效劳部门应协作相关部门准时组织调查,分析问题产生的缘由。事实调查精确,分析推断正确,能为投诉处理供应牢靠信息。问题处理相关部门实施整改,并将整改结果填写客户意见处理记录表中。部门负责人依据投诉的性质,将处理结果/意见,准时在规定的时间内反应给投诉人确因工程问题或其他缘由无法在规定的时间内回复和处理的,可根据详细状况实施并做好相应的沟通解释工作。对客户的重大投诉,在处理过程中,准时沟通并保持口径全都,避开工作人员之间对同一客户的问题给出不同的处理意见客户在客户意见
14、处理记录表中“投诉人意见”栏中签署意见。对客户提出的建议、改良方向做好记录。重大投诉:应在2小时内回复,3个工作日内处理完毕。重要投诉:应在1个工作日内回复,2个工作日内处理完毕。稍微投诉:应在2小时内回复,1个工作日内处理完毕。态度恳切,语言委婉的回复投诉人。内部反应/沟通 投诉处理人在投诉处理完毕时,应准时将处理结果、投诉人提出的建议、改良方向进展汇总,反应相关部门负责人,重要建议和意见反应给物管中心(处)负责人。 需要时组织制定订正预防措施。准时反应沟通状况,有效组织改良活动。回访客户效劳部门相关人员应适时回访投诉人,对改良和投诉处理的效果进展跟踪。对回访时客户仍不满足的问题连续进展跟进
15、处理(对于客户被盗,要求赔偿问题,应尽量向客户做好相关解释工作)。对非本单位力所能及解决的问题,解释说明正在积极与相关方沟通协调。客户投诉处理后3个工作日内,100回访,有回访记录。回访时问题处理有效,能得到客户的认同。解释恰当、得体,不引起客户不满。记录归档投诉处理完成后,应将客户信息登记表、客户意见处理记录表整理归档。记录完整,字迹清楚,便于查阅。2、 修理接报客户报修 客户效劳人员在客户信息登记表中登记报修信息,包括报修内容、地点、时间、联系人、联系方式; 与客户沟通确定修理时间;准时将客户报修转达给工程部。保修信息登记具体精确。信息传达精确准时,急修马上通报,一般状况2小时内通报。客服
16、开具修理通知单客户效劳人员开出修理通知单,派给修理人员。明确任务、时间、修理人员。交单通报修理完毕:修理人员将有客户签字的修理通知单交给主管。由主管对修理通知单审核确认;修理工将修理结果通报客服部。符合记录填写和治理要求。有主管人员签字确认。回访/回复客服人员回访业户(电话/上门),并将回访信息回复通知报修信息部门/人员。回访信息在客户信息登记表上做好记录。100%进展回访;准时反应回访信息;不满足时准时处理。3、有偿效劳效劳需求 客户提出效劳恳求,填写效劳申请单。 客户效劳部门在接到客户特约效劳申请后与有关部门进展协调(重大事项填写相关记录)。依据工程实际状况就客人提出的申请与相关部门做好效
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