2022年接待管理规章制度.docx

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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载接待治理规章制度一、 总 就第一条 制定目的：为更好的树立企业整体形象,规范接待工作,展示集团企业的治理风范, 要求相关职员做好来宾接待工作,特制定本制度；其次条 适应对象：党政领导及外宾、 相关业务客户来访参观,各类涉外会议的来宾接待,均按本制度执行；第三条 权责部门：运营部；第四条 执行单位：1、被访单位（或部门）：负责接待标准的申报（需要协作事情、事由介绍）及来宾的洽谈、伴随；涉及特别接待活动的由人力资源部另行支配；2、接待通知：业务部门将接待内容准时间最少要提前一天交人力资源部,经人力资源部审核同意并打算需要伴随人

2、数后,由被访单位（或部门）发出；3、接待支配：人力资源部负责整个接待活动指导、和谐及治理,行政办公室负责车辆、参观、食宿、票务、赠品等的支配；4、场地：接待重要贵宾要有责任人提前验收场地、检查好全部预备工作的落实、 确定行车线路、 明确现场指挥责任人负责履行现场调度的职能；5、重要礼品、接待费用超标准的,由业务部门事前提出要求看法并说明事由,由人力资源部审核；名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载6、接待客人完毕后费用报销报人力资源部审核；由财务中心协作把 关,没有表格审批一概不予报销；7、每次重

3、要贵宾接待完毕后,需做接待总结,并记录存在问题及如 何改进,总结会议由人力资源部组织, 行政办公室负责记录接待全过 程并储存档案；第五条公司一切公关活动要表达一个目标、两个理念、 三个基本原就：1、一个目标：接待树形象,服务创品牌；2、两个理念：以人为本、以诚待人、以质服人、以周服人；接待工 作无小事；3、三个基本原就：热忱周到的原就；舒服安全的原就；勤俭节省的 原就；第六条 来宾接待分类：1、贵宾接待：包括区党政机关正职以上领导、各类市级以上行业协 会主要负责人、 国内外大企业负责人、 重要客户及长期合作伙伴或人 力资源部确定为贵宾档次的来宾接待；2、一般接待：一般客户及因一般业务往来或非重

4、要身份的来宾拜访 接待；二、来宾接待 第七条 接待规章：1、来宾未到公司之前要做好接待相关预备工作：公司一切接待活动 归口人力资源部统一治理, 被访单位（或部门）涉及的全部接待活动,名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载需先填写来宾接待申请表上报人力资源部审批,视为贵宾接待的由人力资源部支配落实接待方案,相关部门协作实施； 一般接待的由被访单位（或部门）凭人力资源部审批后的来宾接待申请表交行政办公室, 由行政办公室协作完成接待工作；一般接待如因暂时来访且时间来不及, 须先向人力资源部做口头汇报,取

5、得同意后交行政办 公室实施,并于当天客人离开后补办来宾接待申请表；2、来宾接待申请表应由被访单位（或部门）一直宾询问后具体列 明以下要素：（1）、来宾姓名、单位、职务、来访事由、到访人数等；（2）、估计抵、离公司时间；（3）、是否需要专车专人接送、接送时间、地点、伴随人员；（4）、是否需要支配食宿,食宿要求标准,拟定入住酒店名称,相 关费用由何方支付；（5）、是否需要预订飞机票、车船票,费用由何方支付；（6）、来宾行程具体支配,包括参观时间、地点、伴随人员；（7）、其他需要预备的事项；3、人力资源部负责审批来宾接待申请表 ,确定接待级别并落实相 关部门做好接待工作,支配接待方式、参观线路、参观

6、地点、人员安 排等事项,审议接待方案, 落实各项接待工作的责任人；接待活动一 经确定,各执行部门不能随便更换, 如接待过程显现困难要准时沟通 处理,如确需更换需报人力资源部同意；4、行政办公室接到通知后应仔细做好人、事、物、场地等的各项准名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载备工作：（1）、制作接客欢迎牌；支配专车专人到机场、火车站、汽车站轮渡 码头等地迎接客人；（2）、预备好各种企业相关宣扬资料,如公司简介、投影设备等；（3）、做好接待场所支配,确认是否需要会议室,搞好清洁卫生、提 前半小时开窗

7、或开空调等；（4）、按要求需留影的做好照相器材的预备工作；（5）、需支配食宿的,按食宿标准预定用餐及入住酒店；（6）、需代订飞机票、车票、船票的,做好预订票务工作；（7）、需礼品的做好预备；（8）、做好茶水、水果盘、鲜花、欢迎卡等预备；（9）、其它事项；5、被访单位（或部门）负责连接来宾行程的支配和到达后的接送陪同,并跟踪来宾来访过程的其它接待要求,排；准时照会相关部门落实安6、行政办公室依据来宾接待申请表要求,制作等离子显示屏欢 迎界面、支配洽谈场地的布置和茶水、点心的预备工作；须在宿舍楼 食宿的,由行政办公室负责支配行政食堂开膳和宿舍床位的布置；第八条 接待程序：1、接客：依据需要,司机或

8、相关人员按商定时间提前非常钟到预定 地点接客人；2、来访：门卫一直访车辆敬礼,做好来访登记,发放贵宾卡,指挥名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载车辆停放；重要的客人受访人须到广场迎接；3、迎宾：接待人员起立微笑,向客人亲切问好,引导客人行径并先 为客人按电梯, 带领客人到预定接待地点, 通知受访人,并送上茶水；4、洽谈：受访人洽谈业务；5、参观：有的客人需参观公司的,按本制度的有关规定接待；6、道别：受访人与客人道别,要送客人到电梯口,并先为客人按电 梯,重要客人须送客到广场；7、送礼：接待人员

9、起立微笑,赠送礼品,向客人道别；8、离开：门卫向客人车辆敬礼,收回贵宾卡；9、送客：司机或相关人员送来宾到指定地点；第九条 接待方式：1、贵宾接待：公司大堂门口设欢迎横幅或制作等离子显示屏欢迎界 面,视情形、等级预定接待场所,以茶水、水果或点心等方式款待,并由人力资源部指定公司高级治理人员伴随并简要介绍公司情形；2、一般接待：公司大堂门口设欢迎横幅或制作等离子显示屏欢迎界 面,参观人员先在会议室接待,以茶水款待,由行政办公室依据参观 团体的性质联系相关部门负责人打算伴随人员及接待方式；第十条 参观方式及次序：不同的团体依照制度可设定不同的参照 方式和线路,一般情形下由总人力资源部引导,伴随人员

10、相随,按以 下次序参观：1、先至公司会议室,由伴随人员介绍集团概况、产品开发历史、类 型等；名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载2、挑选一适当的办公、生产等合适地方（事前经人力资源部确认）供来宾参观；3、参观终止后,依据情形支协作适的会议室供宾主双方座谈；第十一条 参观留影：1、依据来访客人的实际情形,可在集团广场、大堂、会议室挑选适 当时机地点由人力资源部为宾主双方拍照或录像留念；2、贵宾或大型社会团体来访,由行政办公室事先预备好拍照、录影 工作,并保管好照片、录相带等资料,接待工作完成后,重

11、要照片、录相等资料刻录成光盘,摘要注明日期、来宾名称及单位、活动主题 及内容等项目,并由行政办公室归档治理；三、款待标准 第十二条 由行政办公室与有代表性的宾馆、酒店、酒楼、大排档等 建立长期的合作关系,签订住宿和用餐的优惠协议,实行费用月结方式；第十三条接待参考标准： 如由公司支付费用的来宾接待,挑选对应食宿；如食宿费用由来宾支付的,可按客人要求预定；1、贵宾接待：、住宿：四星级以上酒店（或同等条件）参考标准：重要贵宾预定 大酒店 一般贵宾预定 宾馆 、用餐标准：由公司食堂承办,具体菜色由来宾人数确定；、迎送：由被访单位 （或部门） 负责来宾抵、 离时的专车迎送伴随,名师归纳总结 - - -

12、 - - - -第 6 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载伴随人原就上限定一位；需增加应通过人力资源部批准；车辆参考标准：重要贵宾接送豪华轿车；一般贵宾接送公务轿车；、会场：按人数支配软饮料、茶水、水果或点心；、参观：由被访人和接待员伴随参观并简要介绍公司情形；2、一般接待：、住宿：三星级酒店（或同等条件） ；参考标准： 大酒店 、餐标：由公司食堂承办,具体菜色由来宾人数确定；、迎送：按来宾要求由行政办公室支配司机专车接送；、会场：按人数茶水款待；、参观：由被访人或总服务台文员伴随参观；第十四条 食宿接待程序1、被访单位（或部门）在来宾接待

13、申请表写明并经审批同意后 报行政办公室；2、行政办公室依据标准预订酒店或餐馆；3、客户入住酒店或就餐；4、客户退房或用餐完毕伴随人员签单；5、行政办公室按期办理结帐、报销手续；第十五条董事长亲自接待或特别接待不受以上标准限制,特别接待必需报集团总经理审批；名师归纳总结 第十六条接待费用负责方式及项目：第 7 页,共 13 页- - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载1、集团或所属公司邀请的来宾由集团或所属公司负责其来公司的往 返长途交通费、住宿费、膳食费,其他费用概不负责；2、其他来宾一般只按接待标准负责膳食费用,其他费用概不负责,特别情

14、形须经总经理批准方可报销；四、礼品治理 第十七条 为增进客我之间的友情, 可按实际情形在接待活动中礼节性一直宾赠送小礼品；第十八条 礼品归口人力资源部治理,珍贵物品由人力资源部保管,非珍贵物品由行政办公室保管,但物品申领及赠送报人力资源部审批,礼品明细月末列清单报送人力资源部；选购部门负责礼品的选购工作,行政办公室可依据公司业务进展需要预先向人力资源部申请,预备好各种礼物,如公司产品、地方特产、广宣品、特制礼品等；第十九条总经理、总监级人员出差赠送的礼品；大型会议用料、赠品,需申报人力资源部审批；接待活动中,业务部门申请批准后的礼 品,行政办公室按要求备好礼品,客人离开时赠送礼品；其次十条 全

15、部礼品指定专人负责, 每季度人力资源部应对全部礼品 进行盘点核实；五、展厅、会议厅、活动室治理 其次十一条 展厅、会议厅、活动室等场所由行政办公室负责归口管 理,行政办公室做好展厅、会议厅、活动室等场所的日常治理工作,并保养好相关器械,如卫生清洁、展品布置等；名师归纳总结 其次十二条行政办公室接到接待任务时支配人员对展厅、会议厅、第 8 页,共 13 页- - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载活动室等场所进行布置；其次十三条 来宾参观完毕后由行政办公室支配人员整理接待现场；六、宣扬资料治理其次十四条 为树立企业的良好形象,公司职能部门应

16、做好各项宣传资料的制作工作, 如企业简介等, 宣扬资料的内容编写由人力资源部负责,版面设计由相应广告公司负责,选购工作由选购部负责,资料印刷完毕后统一由行政办公室负责归口治理；其次十五条 接待活动需宣扬资料时向行政办公室申请,经总人力资源部审核后发放并登记；七、接待人员行为规范其次十六条 接待人员行为规范1、留意个人的言行举止,提高自身素养,保持良好的精神面貌,树立公司形象；2、每次接待工作中,依据需要或支配接待人员列队鼓掌,或支配其他形式,欢迎来宾进场；3、涉及对外关系的有关人员,包括调查、策划、销售、技术、外联等各类人员应逐步培育成社会活动才能强、宣扬演讲扇动才能强、 思维开放活跃、具有良

17、好职业精神和敬业精神的交际人才；其次十七条 办公室人员行为规范 1、接听外线时须在电话响铃三声内接听,精神饱满、声音悦耳甜蜜,音量适中；2、接听外线电话时应讲： “ 您好！ 集团”,当对方讲明事由后名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载应快速将电话转至有关人员；3、来电直接找公司高层领导时应先问明对方的事由,如业务联系可 简洁说明后将来电转至有关业务人员,不明确对方意图时可随后联系；4、各级党政职能部门的来电,应明确区分后转至相应办公室；5、接听内线电话时应讲： “ 您好！办公室” ；6、接听电话

18、后要待对方先挂电话后才收线,话筒要轻放；7、在处理日常公关事务时应保持微笑服务,仔细、准时、礼貌、热 情、耐心、动听、文明；其次十八条 保安队员行为规范 1、上班时间着装须穿戴整齐,按规定着降服、戴白手套,保持形象 整齐；2、接待来宾要语言文明、举止端正,态度不卑不亢、礼貌待人；3、订正、禁止和处理违规行为时,要做到语言文明、按章办事、以 理服人；4、上班时间不准擅离职守,不准做与本职工作无关的事情；5、处理突发大事,要做到冷静冷静、勇敢坚强,坚决爱护公司利益；6、机灵敏捷,善于观看发觉行踪可疑人员、现象及行为,防患于未 然；7、发觉问题应立刻报告相关领导,并准时处理；其次十九条 司机行为规范

19、 1、接待工作中,司机随时待命,不参加宴席就餐,于就近处用餐待名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载命；2、开车为客人引路时要留意行车安全,不随便超车,过交叉路口时 要把握红绿灯时间,留意防止车队显现误闯红灯情形；八、接待工作留意事项 第三十条 留意事项：1、未经核准之来访参观人员,一律拒绝其参观,擅自引领人员参观 者,按公司泄露隐秘条款处理；2、要爱护公司的利益, 以公司的利益作为各项公关工作的动身点和 归宿点；3、要留意公司形象和个人形象,举止文明,热忱主动,微笑服务；4、保守公司隐秘,严禁

20、在公关活动中泄露公司商业隐秘；5、涉及接待的人员及部门,接到通知后应提前做好接待预备工作；6、来访人员除人力资源部特准外,一律婉拒其拍照、录音、录像,并由伴随人员委婉说明；7、技术部门、配制车间以及放置重要隐秘资料、数据的办公场所,一律不准引领客人参观；8、接待费用在来宾离开后2 天内凭有效票据和来宾接待申请表办理报结, 费用须由人力资源部按标准审核签名,再财务部门和总经理审批；九、附就名师归纳总结 第三十一条本制度说明权归集团人力资源部；第 11 页,共 13 页第三十二条本制度自公布之日起执行,凡与此不相符的规定以本- - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - -

21、 优秀办公范文 欢迎下载制度为准；附：1、接待审批流程：业务部门人力资源部总经理2、接待费用审批流程业务部门人力资源部财务部总经理3、来宾接待申请表表一 填表日期： _年_月_日来宾姓名： _ 单位： _ 部 门：_ 职位： _ 来访事由： _ 随行人员： _人 姓名及职位： _ 来访类别：业务来访 智能部门 供应商 友人 自访 应邀来访接待标准：贵宾接待 一般接待 暂时接待抵离时间：自 _年_月_日 至 _年_月_日接待要求： _协作接待工作 礼品需求： _ 拍照人： _ 来宾喜好建议： _ 现场伴随人员： _ 名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 优秀办公范文 欢迎下载4、接待费用审批表表二事由填表日期： _年_月_日部门报销费用大写费用性质名师归纳总结 申请人主管审批第 13 页,共 13 页经理审批人力资源部财务部审批总经理审批- - - - - - -