特种设备检验检测机构档案管理规范实物档案(T-GDCKCJH 011—2020).pdf

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1、ICS 01.140.20 A14 团体标准 T/GDCKCJH 0112020 特种设备检验检测机构档案管理规范 实物档案 Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes physical archives 2020-04-23 发布 2020-05-10 实施 广东省测量控制技术与装备应用促进会 发 布 T/GDCKCJH 0112020 I 前 言 本标准按照GB/T 1.12009给出的规则起草。本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出。本标准

2、由广东省测量控制技术与装备应用促进会归口。本标准起草单位：广东省特种设备检测研究院珠海检测院、珠海市安粤科技有限公司、珠海市机电工程师学会、广东省特种设备检测研究院云浮检测院。本标准主要起草人：覃晓燕、吴娟、袁少琼、戚政武、陈英红、崔大光、陈胜来、梁卓成、崔靖昀、罗伟立、姚翠艳、谢嘉烨。本标准为首次发布。T/GDCKCJH 0112020 1 特种设备检验检测机构档案管理规范 实物档案 1 范围 本标准规定了特种设备检验检测机构实物档案管理的术语和定义、一般要求、归档范围、档案编号和整理、档案移交和装盒、档案保管和利用、档案电子化、其他专项要求。本标准适用于特种设备检验检测机构对特种设备实物档

3、案的管理。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T 1 档案工作基本术语 T/GDCKCJH 0052020 特种设备检验检测机构档案管理规范 总则 T/GDCKCJH 0122020 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案 3 术语和定义 DA/T 1中界定的，以及下列术语和定义适用于本文件。3.1 实物档案 physical archives 档案管理机构在工作活动中形成的，具有保存价值的以物质实体为载体并反映工作成绩的特殊载体的档案。4 一

4、般要求 4.1 档案以件为单位，一件实物对应一件档案。4.2 档案的保管期限为永久保存。5 归档范围及分类 5.1 归档范围 档案应保存工作活动中形成的，具有保存价值的以物质实体为载体并反映工作成绩或历史真实面貌的特殊载体的实物资料。档案归档范围及保管期限参照附录A。5.2 分类 档案按照实物类型设置属类，共三个一级属类，其属类代号用阿拉伯数字表示为:1 奖品；T/GDCKCJH 0112020 2 2 纪念品；3 其它类。5.3 载体类型 按照实物的不同载体分为：奖杯、奖牌、奖状、锦旗、牌匾、证书、题词、艺术品、书信及有纪念意义或历史价值的样品、样机和仪器设备。6 档案编号和整理 6.1 档

5、案应按照荣誉奖品授奖时间或礼品赠送时间先后混年度编制大流水号，其编号结构模式为：大类代号+属类代号+案卷顺序号，参照附录 B。6.2 档案目录应建立便于手工检索的案卷文件纸质目录的检索工具。应至少包括特种设备特殊载体档案目录。目录内容应符合以下要求（格式见附录 C）：序号为案卷的流水顺序编号；载体类型为实物载体的种类：奖杯、奖牌、奖状、锦旗、牌匾、证书、题词、艺术品、书信及有纪念意义或历史价值的样品、样机和仪器设备；归档时间为实物资料归档的时间；案卷题名为实物资料的主要题名；档号为大类代号+属类代号+案卷顺序号（如：“H1-1”）；数量为实物资料的数量；编制为实物资料编制单位和编制日期；密级为

6、实物资料的保管秘密等级；保管期限为案卷的保管期限；备注为注释文件需说明的情况。6.3 档号章应包含四项内容（如图 1），题名、档号、编制单位和编制时间的要求如下：题名为实物档案的主要题名；档号为大类代号+属类代号+案卷顺序号（如：“H1-1”）；编制单位为实物材料的编制单位或授予单位；编制时间为实物材料的编制日期或授予日期。图1 7 档案移交 7.1 档案应在该活动后一个月内整理归档。奖杯、奖牌、奖状、锦旗、牌匾、证书、题词、艺术品、书信及有纪念意义或历史价值的样品、样机和仪器设备等要用文字注明时间、地点、内容、介质、数量。7.2 档案移交时，应附上颁奖单位、赠送单位（人）、制作人、实物名称、

7、保存价值等文字说明。8 档案保管和利用 题 名 档号 编制单位 编制时间 T/GDCKCJH 0112020 3 参照T/GDCKCJH 0052020第8章执行。9 档案电子化 参照T/GDCKCJH 0122020执行。T/GDCKCJH 0112020 4 A A 附 录 A（规范性附录）档案资料归档基本内容及保管期限 A.1 档案归档范围及保管期限 档案归档范围及保管期限见表A.1。表A.1 档案归档范围及保管期限 序号 归档基本范围 保管期限 备注 1 省级以上单位颁发的荣誉实物或重大科技奖的证书 永久 2 市级以上单位颁发的荣誉实物 永久 3 市级以下行政单位颁发的荣誉实物 永久

8、4 知名人士参观中给本单位的题词、字画和书信、赠送的纪念品实物 永久 5 本单位各个历史时期使用过的牌匾或标志 永久 6 市级以下单位，包括一般文娱体育活动的荣誉实物 永久 7 有纪念意义或历史价值的样品、样机和仪器设备 永久 8 其它重要的实物 永久 T/GDCKCJH 0112020 5 B B 附 录 B（规范性附录）特种设备实物档案编码规则 B.1 档案编码规则 特种设备实物档案编码规则如下:H 案卷顺序号；属类代号：1 代表奖品；2 代表纪念品，3 代表其它类；大类代号,H 代表实物档案。示例：H1-1 代表第 1 件奖品类实物档案。T/GDCKCJH 0112020 6 C C 附 录 C（规范性附录）特种设备实物档案目录 C.1 实物档案目录 实物档案目录见表C.1。表C.1 序号 载体 类型 归档 时间 案卷题名 档号 数量 编制 密级 保管 期限 备注 年 月 日 盒 张 件 单位 日期 _