《时间管理》培训讲义课件.ppt

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1、新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院Wednesday,March 29,20230新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院目目 录录一、时间管理的概念和原则一、时间管理的概念和原则二、时间管理的误区二、时间管理的误区三、掌握时间管理的三大法宝三、掌握时间管理的三大法宝四、时间管理的十一条金律四、时间管理的十一条金律1新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院时间是什么？时间是什么？逝者如斯夫，不分昼夜逝者如斯夫，不分昼夜 孔子孔子 时间无声的脚步是不会因为我们有许多事情处理时间无声的脚步是不会因为我们有许多事情处理而稍等片刻的而稍等片刻的 莎士比亚莎士比亚2新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院时间的特

2、点时间的特点L 时间是稀缺的资源时间是稀缺的资源L 时间具有不可逆转性时间具有不可逆转性L 时间不可以缺少时间不可以缺少L 时间不可以替代时间不可以替代L 时间不可以存储时间不可以存储3新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院时间管理的基本原则时间管理的基本原则原则一：明确目标原则一：明确目标（smartsmart）原则）原则具体的（具体的（specificspecific）、可衡量的（、可衡量的（measurablemeasurable）、可达到的（、可达到的（attainableattainable）相关的（相关的（relevantrelevant）、基于时

3、间的（、基于时间的（time-basedtime-based）原则二：有计划、有组织地进行工作原则二：有计划、有组织地进行工作原则三：分清工作的轻重缓急原则三：分清工作的轻重缓急原则四：合理地安排时间原则四：合理地安排时间原则五：与别人的时间取得协作原则五：与别人的时间取得协作原则六：制定规则、遵守纪律原则六：制定规则、遵守纪律1 1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3 3、由于不得已原因

4、而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。响缩小在最小范围内。5新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院目目 录录一、时间管理的概念和原则一、时间管理的概念和原则二、时间管理的误区二、时间管理的误区三、掌握时间管理的三大法宝三、掌握时间管理的三大法宝四、时间管理的十一条金律四、时间管理的十一条金律6新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院误区一：工作缺乏计划（误区一：工作缺乏计划（1/2）小故事小故事7新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院误区二：组织工作不当（误区二：组

5、织工作不当（1/2）具体体现：具体体现：职责权限不清，工作内容重复职责权限不清，工作内容重复 “事必躬亲，亲力而为事必躬亲，亲力而为”沟通不良沟通不良 工作时断时续工作时断时续 9新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院误区二：工作组织不当（误区二：工作组织不当（2/2）如何避免组织不当如何避免组织不当学会如何接受请托学会如何接受请托学会利用资源学会利用资源“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明

6、智的。所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“成本效益分析”之后，你就可以决定取舍了。对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。其实每个人的精力都是有限的，我们要将主要的精力和时间放在更重要的事情上。10新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院误区四：整理整顿不

7、足误区四：整理整顿不足 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂杂乱乱的的办办公公桌桌显显示示杂杂乱乱的的心心思思”是是有有道道理理的的。让让一一个个不不富富条条理理的的人人使使用用一一个个小小型型的的办办公公桌桌，这这个个办办公公桌桌会会变变得得杂杂乱乱无无章章，即即使使给给他他换换一一个个大大型型的的办办公公桌桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套套用用“帕帕金金森森定定律律”“”“工工作作将将被被扩扩展展，以以便便填填满满可可供供完完成成工工作作的的时时间间”，我我们们

8、也也可可以以导导出出“文文件件堆堆积积定定律律”“”“文文件件的的堆堆积积将将被被扩扩展展，以以便便填填满满可可供供堆积的空间。堆积的空间。”当当你你的的上上司司向向你你索索取取一一份份技技术术资资料料，你你是是否否能能在在第第一一时时间间从从容容不不迫迫地地递递给给他他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？12新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院目目 录录一、时间管理的概念和原则一、时间管理的概念和原则二、时间管理的误区二、时间管理的误区三、掌握时间管理的三大法宝三、掌握时间管理的三大法宝四、时间管理

9、的十一条金律四、时间管理的十一条金律14新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院法宝一：以法宝一：以SMART为导向设定目标（为导向设定目标（1/3）具体性（具体性（SpecificSpecific）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标）。这是指目标必须是清晰的，可产生行为导向的。比如，目标“我我要成为一个优秀的要成为一个优秀的中国人中国人”不是一个具体的目标，但目标不是一个具体的目标，但目标“我要获得今年的最佳员工我要获得今年的最佳员工奖奖”就算得上是一个具体的目标了。就算得上是一个具体的目标了。可衡量性（可衡量性（MeasurableMeasurable）。是指目标必须用指标

10、量化表达。比如上面这个）。是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今我要获得今年的最佳成员工奖年的最佳成员工奖”目标，它就对应着许多量化的指标目标，它就对应着许多量化的指标出勤、业务量等。出勤、业务量等。可行性（可行性（AttainableAttainable）。这里可行性有两层意思：一是目标应该有能力范围内；二是目）。这里可行性有两层意思：一是目标应该有能力范围内；二是目标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。如果目标经标应该有一定难度。一般人在这点上往往只注意前者，其实后者也相当重要。如果目标经常达不到，的确会让人沮丧，但同时也应注意：太容易达到的目标

11、会让人失去激情。常达不到，的确会让人沮丧，但同时也应注意：太容易达到的目标会让人失去激情。相关性（相关性（RelevantRelevant）。这里的）。这里的“相关性相关性”是指与现实生活相关，而不是简单的是指与现实生活相关，而不是简单的“白日梦白日梦”。及时性（及时性（Time-basedTime-based）.及时性比较容易理解，是指目标必须确定完成的日期。在这一点及时性比较容易理解，是指目标必须确定完成的日期。在这一点上，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的上，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的“时间里程碑时间里程碑”，以便，以便进行工作进度的监控。

12、进行工作进度的监控。15新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院法宝一：以法宝一：以SMART为导向设定目标（为导向设定目标（3/3）目标设定的七个步骤：目标设定的七个步骤：J以成为一个优秀的咨询师为例以成为一个优秀的咨询师为例由此进入由此进入拟定目标拟定目标列出可能列出可能的障碍点的障碍点列出所需资源列出所需资源列出寻求支列出寻求支撑的对象撑的对象拟定行动计划拟定行动计划制定达成目制定达成目标的期限标的期限总结与评价总结与评价列出好处列出好处17新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院法宝二：优先计划管理法宝二：优先计划管理n把事情按照目标来进行优先设定，优先计划

13、管理可以使事情井井有条，不忙不乱！把事情按照目标来进行优先设定，优先计划管理可以使事情井井有条，不忙不乱！n如何最大限度装满桶？如何最大限度装满桶？1 1、把每天要做的事列一、把每天要做的事列一份清单份清单2 2、确定优先顺序，从最、确定优先顺序，从最重要的事开始做起重要的事开始做起3 3、坚持下去！、坚持下去！18新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院法宝二：优先计划管理法宝二：优先计划管理计划管理计划管理 待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。要避免遗忘就要避免

14、半途而废，尽可能做到，今日事今日毕，干一起了一起。突出工作重点。要避免遗忘就要避免半途而废，尽可能做到，今日事今日毕，干一起了一起。待办单主要包括内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。待办单主要包括内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）、只制定一张待办单、完待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。

15、计划计划日计划日计划周计划周计划月计划月计划季度计划季度计划年度计划年度计划总结总结每日待办单每日待办单周报周报月报月报季度总结季度总结年度总结年度总结工工作作中中的的应应用用：待待办办单单步骤：步骤：确立目标确立目标探寻完成目标的各种途径探寻完成目标的各种途径选定最佳的完成方式选定最佳的完成方式将最佳途径转化成月将最佳途径转化成月/周周/日的日的工作事项工作事项编排月编排月/周周/日的工作次序并加以执行日的工作次序并加以执行定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性途径的可行性19新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院示例示例法宝二：优先计划管理法

16、宝二：优先计划管理计划管理示例之日计划示例计划管理示例之日计划示例20新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院1 1、工作完成情况、工作完成情况序序号号项目项目/工工作内容作内容需求需求部门部门需求需求人人预期预期目标目标实际完实际完成情况成情况完成进完成进度与计度与计划差距划差距实际用时实际用时(按工作按工作8 8小小时时/天计算天计算)原因分析原因分析需解决问题和建议需解决问题和建议12 2、学习情况、学习情况序序号号学习内容学习内容学习学习方式方式预期预期目标目标实际实际取得取得效果效果完成进完成进度与计度与计划差距划差距实际用实际用时时(按工按工作作8 8小时小时/天计算天计算)原因分析原

17、因分析需协调解需协调解决问题和决问题和建议建议1法宝二：优先计划管理法宝二：优先计划管理计划管理之周总结示例计划管理之周总结示例本周工作、学习完成情况：本周工作、学习完成情况：示例示例21新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院法宝二：优先计划管理法宝二：优先计划管理计划管理之月总结示例计划管理之月总结示例1 1、工作完成情况、工作完成情况序序号号项目项目/工作内工作内容容需求需求部门部门需求人需求人预期预期目标目标实际实际完成完成情况情况实际进实际进度与计度与计划差距划差距实际用实际用时时(按按工作工作8 8小时小时/天计算天计算)原因分原因分析析需协调解决问

18、题和建议需协调解决问题和建议12 2、学习情况、学习情况序序号号学习内容学习内容学习学习方式方式预期取预期取得效果得效果实际实际完成完成情况情况实际实际用时用时(按工按工作作8 8小小时时/天天计算计算)实际进实际进度与计度与计划差距划差距原因分原因分析析需协调解决问题和建议需协调解决问题和建议1示例示例23新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院法宝二：优先计划管理法宝二：优先计划管理计划管理之月计划示例计划管理之月计划示例下月工作、学习计划下月工作、学习计划1 1、工作计划、工作计划序号序号下月工作任务下月工作任务预期目标预期目标计划进度计划进度/总体进度总体进度计划完成时计划完成时间间/总时

19、限总时限需解决问题需解决问题和建议和建议12 2、学习计划、学习计划序号序号下月学习计划下月学习计划学习方式学习方式预期取得预期取得效果效果计划时间计划时间/总时限总时限需解决问题需解决问题和建议和建议1示例示例24新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院法宝二：优先计划管理法宝二：优先计划管理计划管理之年度总结示例计划管理之年度总结示例1 1、工作完成情况、工作完成情况序序号号项目项目/工作内工作内容容工作完成情况工作完成情况/取得取得的成就的成就存在的问题与存在的问题与不足不足今后改进的措施今后改进的措施需协调解决问题和建议需协调解决问题和建议12 2、学习情况、学习情况序序号号学习内容学习内

20、容取得的效果取得的效果遗留的问题遗留的问题学习的建议学习的建议1示例示例25新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院法宝二：优先计划管理法宝二：优先计划管理帕累托原则帕累托原则帕累托原则（二八原则）：帕累托原则（二八原则）：80%80%的财富，聚集在的财富，聚集在20%20%的人手中；的人手中；80%80%的业务，由的业务，由20%20%的客户提供；的客户提供；80%80%的业绩，由的业绩，由20%20%的销售员完成的销售员完成成功的法则：用你成功的法则：用你80%80%的时间，处理工作中的时间，处理工作中20%20%最重要的事情！最重要的事情！27新疆通信规划

21、设计院新疆通信规划设计院法宝二：优先计划管理法宝二：优先计划管理第二象限工作法第二象限工作法重要重要不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急28新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院法宝三：省时有道法宝三：省时有道?等待的时候做什么？等待的时候做什么？逆势操作逆势操作追求互赖模式追求互赖模式30新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院目目 录录一、时间管理的概念和原则一、时间管理的概念和原则二、时间管理的误区二、时间管理的误区三、掌握时间管理的三大法宝三、掌握时间管理的三大法宝四、时间管理的十一条金律四、时间管理的十一条金律31新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金律一金

22、律一:要和你的价值观相吻合要和你的价值观相吻合n你一定要确立个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。32新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金律二金律二:设立明确的目标设立明确的目标 n成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。33新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金

23、律三金律三:改变你的想法改变你的想法 n美国心理学之父威廉詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后，从明早开始，每天都从你的list中选出最不想做的事情先做。34新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金律四金律四:遵循遵循20比比80定律定律 n生活中肯定会有一些突发和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间

24、管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要的事，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。35新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金律五金律五:安排安排“不被干扰不被干扰”时间时间 n每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时侯这一小时比你3天工作的效率还要好。36新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金律六金律六:严格规定完成期限严格规定完成期限 n巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的巴金森法则(Parkinsons Law)中，写下

25、这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。37新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金律七金律七:做好时间日志做好时间日志 n你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访客户花了多少时间把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。38新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金律八金律八:理解

26、时间大于金钱理解时间大于金钱 n用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验?39新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金律九金律九:学会列清单学会列清单 n把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。40新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金律十金律十:同一类的事情最好一次把它做完同一类的事情最好一次把它做完 n假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业;假如你是在思考，用一段时间只作思考;打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。41新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院金律十一金律十一:每每1分钟每分钟每1秒做最有效率的事情秒做最有效率的事情 n你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好42新疆通信规划设计院新疆通信规划设计院昨天是一张已被注销的支票昨天是一张已被注销的支票明天是一张尚未到期的本票明天是一张尚未到期的本票今天则是随时可用的现金今天则是随时可用的现金请善用它！请善用它！43