企业档案管理培训课件73612.pptx

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1、企业档案管理企业档案管理 林秀娟林秀娟 2010.4.101 目目目目 录录录录一、企业档案的含义一、企业档案的含义二、档案整理几个概念二、档案整理几个概念三、民营企业档案的分类及原则三、民营企业档案的分类及原则四、企业管理类档案四、企业管理类档案五、企业管理类档案流程图五、企业管理类档案流程图六、档案资料查六、档案资料查(借借)阅制度阅制度档案管理目录档案管理目录2一、企业档案的含义一、企业档案的含义企业档案是指企业在日常工作中从事企业档案是指企业在日常工作中从事 企业管理、生产、经营、销售、经济企业管理、生产、经营、销售、经济 核算及科学研究等活动中直接形成有核算及科学研究等活动中直接形成

2、有 保存价值的真实记录。主要包括文字、保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。图表、音像等。企业档案定义企业档案定义3档案整理几个概念档案整理几个概念档案整理定义档案整理定义档案整理的基本要求档案整理的基本要求档案整理的文件范围档案整理的文件范围档案整理的方法档案整理的方法-是指将处于零乱是指将处于零乱的和需要进一步的和需要进一步条理化的档案，条理化的档案，进行基本的分类、进行基本的分类、组合、排列、编组合、排列、编号、编制目录、号、编制目录、建立全宗等建立全宗等,组成组成有序体系的过程。有序体系的过程。-遵循文件材料的遵循文件材料的 形成规律和特点形成规律和特点,保持文件材料之保持文

3、件材料之间的有机联系；间的有机联系；区分文件材料的区分文件材料的价值，确定档案价值，确定档案的保管期限；便的保管期限；便于保管和利用。于保管和利用。-凡是本企业工作凡是本企业工作活动中形成的，具活动中形成的，具有查考保存价值的有查考保存价值的文件材料，包括收文件材料，包括收发文电、内部文件、发文电、内部文件、会议文件、电话记会议文件、电话记录、图表、簿册、录、图表、簿册、照片、录音、录像、照片、录音、录像、计算机盘片、实物计算机盘片、实物以及本机关编印的以及本机关编印的出版物等，在办理出版物等，在办理完毕后均须整理保完毕后均须整理保存。存。一是以一是以“案卷案卷”为单位整理。为单位整理。二是以

4、二是以“件件”为为单位整理。单位整理。档案整理档案整理4归档文件整理规则归档文件整理规则是是以以“简化整理，深化检索简化整理，深化检索”为宗旨，为宗旨，对原有的归档文件整理方法对原有的归档文件整理方法“立卷立卷”进行进行了改革，推进文件级管理，就是直接以单份了改革，推进文件级管理，就是直接以单份文件为单位进行归档整理文件为单位进行归档整理，目的：最大限度，目的：最大限度地保持文件的历史原貌，便于计算机的管理地保持文件的历史原貌，便于计算机的管理和应用，逐步与办公自动化相适应（即随办和应用，逐步与办公自动化相适应（即随办随归档），最终过渡到文档一体化随归档），最终过渡到文档一体化。文件整理规则文

5、件整理规则5 “件件”的含的含义义归档文件整归档文件整理单位理单位“件件”的含义的含义 单份文件，每份文件为一件；单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、会议记各种报表、名册、图册、书刊、会议记 录等，一册（本）为一件；录等，一册（本）为一件；正本与定稿为一件；正本与定稿为一件；正件与附件为一件；正件与附件为一件；正文与文件处理单为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；来文与复文、转发件与被转发件为一件；来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批复等）可去文与复文（具体包括请示与批复等）可作为组合件，或各为一件。作为组合件，或

6、各为一件。6三、民营企业档案的分类三、民营企业档案的分类序号内 容代号1党群工作类档案02行政管理类档案13经营管理类档案24生产技术管理档案35产品类档案46科研档案57基建档案68设备仪器档案79会计档案810员工档案9档案分类档案分类7档案内容档案内容n 其中党群工作类、行政管理类、经营管理类、其中党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类统称管理类档案；产品类、生产技术管理类统称管理类档案；产品类、科科 研类、基本建设类、设备仪器类统称为科技档研类、基本建设类、设备仪器类统称为科技档 案；会计档案、职工档案类统称为专门档案；案；会计档案、职工档案类统称为专门档案；声像档案、实物

7、档案统称为特种载体档案；声像档案、实物档案统称为特种载体档案；一一 般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档 案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求 不同，应分库保管，其他则不作统一规定。不同，应分库保管，其他则不作统一规定。”n 另外，企业根据需要还可以建立客户销售另外，企业根据需要还可以建立客户销售 类档案（客户资信档案）和企业信用档案等。类档案（客户资信档案）和企业信用档案等。8 实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的 标准化和规范化，便于档案的科学管理与开

8、发利用。标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。企业档案分类原则企业档案分类原则以全部档案以全部档案为对象为对象依据企业管依据企业管理职能理职能结合档案内结合档案内容和形成特容和形成特点点保持档案材料保持档案材料的内部有机联的内部有机联系系协调统一、协调统一、不随便改动不随便改动档案分类原则档案分类原则9四、企业管理类档案四、企业管理类档案n 档案与文件的区别档案与文件的区别尚未办理完毕的文件不是档案，凡处尚未办理完毕的文件不是档案，凡处 在文书处理过程中的文件，都不能归档。在文书处理过程中的文件，都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是档案对日后没有查考价值的文件不是档案。10五、企业

9、管理档案流程图五、企业管理档案流程图管理管理性档性档案流案流程图程图收收集集文文件件文件著录文件著录区分年度区分年度划分期限划分期限文件装订文件装订文件排列文件排列文件编号文件编号文件登记文件登记填备考表填备考表文件装盒文件装盒打印目录打印目录入库装箱柜入库装箱柜使用人借阅使用人借阅文件内容文件内容利用目的利用目的领导批准领导批准借阅人签字借阅人签字归还日期归还日期档案签收档案签收档案清退档案清退文件分类文件分类111、收集文件、收集文件把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料把反映本单位主要活动的，应该归档的文件材料 收集齐全、完整。收集齐全、完整。对不需归档的文件要进行剔除。对不需归档的

10、文件要进行剔除。要注意要注意“帐外帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会 议文件等议文件等。122、文件登记文件登记133、文件归档、文件归档 归档文件的归档文件的划分、范围划分、范围企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料归企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。准确、系统。划分民营企业文件材料的归档范围，就是确定一个企划分民营企业文件材料的归档范围，就是确定一

11、个企业内的哪些材料应该归档，哪些材料不需要归档。业内的哪些材料应该归档，哪些材料不需要归档。凡是企业在生产、经营、管理和科研等活动中形成的，凡是企业在生产、经营、管理和科研等活动中形成的，办理完毕的，对今后工作具有查考和利用价值的文件办理完毕的，对今后工作具有查考和利用价值的文件材料，都应列入归档范围。主要有以下几个方面的内材料，都应列入归档范围。主要有以下几个方面的内容：容：归档文件划分、范围归档文件划分、范围14 一、党群工作：党务工作、工会、共青团、一、党群工作：党务工作、工会、共青团、妇女等群团工作形成的文件材料；妇女等群团工作形成的文件材料；二、行政管理：劳动人事、行政后勤、外二、行

12、政管理：劳动人事、行政后勤、外 事工作等形成的文件材料；事工作等形成的文件材料；三、经营管理：企业登记清册、营业执照、三、经营管理：企业登记清册、营业执照、商标等文件材料；商标等文件材料；四、生产技术管理：生产管理、劳动定额、四、生产技术管理：生产管理、劳动定额、调和管理、原材料管理、计量、环保调和管理、原材料管理、计量、环保 工作形成的文件材料；工作形成的文件材料；五、产品仪器：产品设计、制造、工艺、五、产品仪器：产品设计、制造、工艺、工装，检测等形成的文件材料；产工装，检测等形成的文件材料；产 品质量管理、认证等文件材料。品质量管理、认证等文件材料。归档文件的内容归档文件的内容归档文件内容

13、归档文件内容15 归档文件内容归档文件内容六、科学研究：科研课题立项、可行性研究、试验记六、科学研究：科研课题立项、可行性研究、试验记录、成果鉴定、推广应用、专利、技术转让、技术引录、成果鉴定、推广应用、专利、技术转让、技术引进、改造等形成的文件材料。进、改造等形成的文件材料。七、基本建设：项目可行性研究、计划立项、审批征七、基本建设：项目可行性研究、计划立项、审批征地概算、决算、安装调试、勘测设计、施工、竣工验地概算、决算、安装调试、勘测设计、施工、竣工验收、工程管理方面的文件材料。收、工程管理方面的文件材料。八、设备仪器：购置设备、仪器依据文件，设备、仪八、设备仪器：购置设备、仪器依据文件

14、，设备、仪 器开箱随机材料、维修维护记录、台帐等。器开箱随机材料、维修维护记录、台帐等。九、会计核算方面：会计凭证帐簿、财务报告、其它九、会计核算方面：会计凭证帐簿、财务报告、其它 文件材料。文件材料。十、职工管理：职工履历、招聘、辞退、奖励、处分十、职工管理：职工履历、招聘、辞退、奖励、处分 等个人档案材料。等个人档案材料。十一、声像档案：照片、录音、录像类、磁盘、光盘、十一、声像档案：照片、录音、录像类、磁盘、光盘、磁带。磁带。16-行政管理、经营管理、生产技术管理类等方行政管理、经营管理、生产技术管理类等方 面的文件材料一般在次年的面的文件材料一般在次年的6月份前归档。月份前归档。-产品

15、类的文件材料，应在产品正式投产后归档。产品类的文件材料，应在产品正式投产后归档。-设备仪器类的文件材料，在设备仪器开箱后设备仪器类的文件材料，在设备仪器开箱后 归档。归档。-基本建设类的文件材料，在工程竣工验收后基本建设类的文件材料，在工程竣工验收后 归档。归档。-会计类文件材料由财务部门整理立卷，保管会计类文件材料由财务部门整理立卷，保管1 年后向档案部门移交归档。年后向档案部门移交归档。文件归档时间要求文件归档时间要求文件归档时间要求文件归档时间要求17民营企业档案归档范围及保管期限民营企业档案归档范围及保管期限分类方案归档范围保管期限一级类目名称二级类目名称一、党群工作类党务工作上级党组

16、织有关党务工作的指示、决定、通知10年本企业党组织工作的计划、总结、请示、纪要、通知、规章制度永久本企业党内机构设置、党内干部任免、党组织统计年报、党员花名册、党组织（支部）会议、民主生活会议记录永久上级或本企业关于表彰先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料受县级（含）以上表彰、奖励的受县级以下表彰、奖励的永久30年组织工作本企业党员入党、转正、退党、党组织关系介绍信（存根）永久宣传工作理论教育、各种工作活动宣传，政治思想工作与精神文明建设等。30年或10年统战工作民主党派工作，无党派人事工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。30年或10年纪检工作党风治理，党纪检查，案件审理，信

17、访工作等。30年或10年工会工作企业工会工作计划、总结、职代会材料、工会年报、工会干部任免、规章制度永久企业职工民主管理工作活动（合理化建议）、职工的文体活动和劳动竞赛（培训）等方面的材料10年共青团工作企业团组织工作的计划、总结、会议记录、团组织年报、团组织建立、改选的文件材料永久企业的团员名册、吸收新团员、团组织关系介绍信（存根）、退团、团费管理等方面的文件材料永久团组织开展的各种活动形成的文件材料10年18协会工作协会工作本企业的各种学会、协会工作的章程、计划本企业参加各种学会、协会的材料永久10年二、行政管理类行政事务本企业年度行政工作计划、总结、汇报、行政会议记录永久本企业的大事记、

18、反映企业重要活动的剪报永久企业的机构建立（含内设机构）、合并、撤销、更名、迁址、隶属关系变更、印章启用、人员编制等文件材料永久本企业编辑的出版物编印的简报或期刊永久10年企业制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久国家领导人或上级领导视察检查本企业工作形成的各种材料（题词、照片、音像）重要的一般的永久30年文秘、保密、信访工作形成的文件材料30年或10年本企业的收发文簿、电话记录簿10年本企业绿化管理、用电用水工作方面的文件材料30年或10年公安保卫本企业关于社会治安、保安保卫工作、刑事案件审理、消防、车辆管理方面的文件材料30年法纪监察本企业有关法律事务、违纪

19、审理的文件材料永久、30年或10年19审计稽查工作专项审计通知、报告、批复评价书(结论)、调查与证明等材料重要的一般的永久30年二、行政管理类劳动人事与人力资源管理本企业干部任免、职工花名册永久本企业有关职工招聘、录用、转正、调资、补贴、定级、辞职、退休、死亡、怃恤的文件材料永久本企业干部职工奖励表彰的材料30年企业的劳动定额、定员材料永久人事考核、职称评审工作文件材料永久企业劳动工资报表年报季、月报永久10年企业职工的养老保险单、花名册30年教育工作职工教育的计划、总结、规章制度30年本企业各类专题培训班材料10年医疗卫生本企业关于卫生管理监督、职工保健、职业病防治方面的文件材料30年或10

20、年本企业计划生育工作的计划、总结、年报、独生子女花名册、照顾生育二胎审批表、计划生育处罚决定等30年后勤福利本企业制定的劳保福利、后勤保障的规定、决定等方面材料。企业第三产业形成的材料。30年或10年外事工作本企业的请示与上级机关的批复、指示：重要业务问题的一般业务问题的企业外事工作、活动中形成的材料永久、30年或10年20三、经营管理类经营决策本企业的改革（如转制）、重大经营决策、企业联营、兼并、破产等文件材料永久本企业的企业登记、企业法人、营业执照、证书永久生产经营计划本企业的发展规划（包括中、长期发展规划）、方针目标管理，年度、季、月度计划及企业的全面计划管理工作方面的文件材料年度及年度

21、以上的季、月度的永久10年统计工作本企业各种统计报表、统计分析等年度的季、月度的永久10年财务管理本企业财务管理方面的文件材料如财务工作计划、总结、制度、价格、会计、计算、汇报等30年或10年资产管理房产、土地方面的文件永久或30年物资管理本企业物质、仓库管理方面的文件材料如管理制度、规定、计划、总结等30年产品销售本企业产品销售工作的计划、总结、办法、规定30年本企业销售合同、协议、往来电报、信件、售后服务等材料30年或10年本企业产品销售的调查、分析、统计、广告宣传等材料30年或10年经济合同纠纷材料永久、30年或10年合同管理本企业签订的各类合同永久或长期信用管理基本情况、工商注册登记情

22、况、合同履行情况、账款收付情况、财务情况、银行信贷情况、产品质量情况、中介机构资信情况、违法违纪情况。永久或长期企业管理企业管理方面的文件材料（1）企业的岗位考核责任制（2）企业现代化管理、现场管理形成的文件材料（3）企业整顿以及各种评优升级达标、评奖活动的材料（4）工业普查形成的文件材料30年30年30年30年或10年四、生产技术管理类生产调度企业产品生产的组织、调度计划年度的其他的30年10年产品生产的日报、班组日记等10年质量管理本企业关于全面质量管理、产品质量管理工作的计划、总结、办法、规定、制度等永久或30年本企业产品质量检测，原材料、半成品检测与控制材料10年能源管理本企业关于能源

23、管理方面的计划、总结、规章制度永久本企业能源消耗、节能降耗的统计表、节能工作检查、汇报、交流、表彰材料。30年安全管理本企业有关安全生产方面的计划、总结、办法、规定、安全教育方面的总结、教材、名册等永久或10年本企业的事故处理材料永久或10年科技管理本企业科技管理方面的文件材料（1）有关科技成果、科技进步奖、专利成果申报批复、新产品开发等方面的计划、总结、汇报（2）有关技术改造、引进、协作，采用新技术的合同、协议书、批复、申报材料（3）本企业群众性科技活动、合理化建议永久30年10年环境保护环保调查、监测、分析材料、年度以上的统计报表永久环保规划、计划、总结、保护制度、管理办法、环境影响评价书

24、、污染防治措施、总结、报告30年计量工作本企业关于计量工作的计划、总结、制度、计量合格证书永久计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录10年22标准化工作本企业关于标准化管理工作的计划、总结，组织机构、制度以及综合性的标准（技术标准、管理标准、工作标准），如各类质量管理认证材料永久档案和信息管理企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。永久或定期开采矿山开采永久或30年五、产品类产品档案二级类目按产品种类或型号设置产品开发决策文件材料30年或10年产品设计和工艺准备文件材料30年或10年产品试制、试验和鉴定文件材料30年或10年产品正式生产文件材料30年或10年市场开

25、发和产品销售文件材料30年或10年六、科学技术研究类科研档案二级类目按课题设置科研准备文件材料30年或10年试验研究文件材料30年或10年科研总结、鉴定文件材料30年或10年科研成果和奖励申报文件材料30年或10年科研成果推广应用文件材料30年或10年七、基本建设类按工程项目或建设项目设置工程准备阶段文件（决策立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，建设、施工、监理机构及负责人等）永久工程施工阶段文件（土建工程，电气、给排水、消防、取暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程，室外工程等）永久竣工图（综合竣工图，专业竣工图）永久23九、会计档案类凭证

26、类记帐凭证、原始凭证、汇总凭证15年销毁凭证中抽出凭证永久各种收款收据及发票存根5年帐簿类日记帐15年现金日记帐、银行日记帐25年总帐（包括日记帐）15年明细帐15年辅助帐15年（5年）固定资产帐、卡片，固定资产报废清理后30年（5年）涉及外事会计帐薄永久按工程项目或建设项目设置监理文件（监理会议纪要，控制文件，合同与其他事项管理，监理工作总结等）永久验收文件（工程竣工总结，竣工验收记录，财务决算、审计材料，工程声像材料及电子文件等）永久或长期八、设备仪器类设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置准备购置阶段：设备购置的申请批复、可行性研究报告、市场调研材料、订货合同、协议等长期开箱验收阶段：

27、说明书、合格证、保修卡、装箱单、备品备件图册等随机文件材料和开箱验收记录等长期安装调试阶段：安装情况记录、安装图（基础图、平面图）、调试验收报告、设备操作规程、安全技术、维护保养规程长期使用维修阶段：设备履历表、历次维修保养记录、事故及故障处理情况、改造情况记录、转移情况记录、报废材料长期图样：自制设备图样、外购设备图样长期其他类会计档案移交清册15年会计档案保管清册（案卷目录表）永久(25年）会计档案销毁清册永久（25年）银行存款余额调节表5年（3年）银行对帐单5年十、干部职工档案类1履历材料、鉴定、考核、考察材料永久2评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、成绩、培训结业成绩表、评定技能的

28、成绩、审批等材料）永久3政审材料永久4参加中国共产党、共青团的材料永久5奖励、处分材料永久6招工、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、福利待遇、出国、退休、退职等材料永久7其它可供单位参考的材料30年8健康情况记录、体检表30年特殊载体类录音带、录像带、照片、光盘、计算机、软盘、奖杯、奖牌、荣誉证书、奖状等各种实物重要的一般的永久长期财务报告类年度财务报告（决算）永久财务分析文字材料综合性、年度性阶段性永久3年月、季度财务报告3年（5年）25 4、区分年度、区分年度 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要

29、按年度具体分开。即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。一般的文件材料，放在其形成的年度归档。一般的文件材料，放在其形成的年度归档。计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在 文件内容针对的年度。文件内容针对的年度。长远规划，放在文件内容针对的头一年。长远规划，放在文件内容针对的头一年。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。跨年度的案件，放在结案的一年。跨年度的案件，放在结案的一年。跨年度的会议，放在闭幕年。跨年度的会议，放在闭幕年。265、划分期限、划分期限准确地判定每一份文件和每一组准确地判定每一份文

30、件和每一组 文件的价值，保管期限分别定为文件的价值，保管期限分别定为 永久（无限期）、长期（永久（无限期）、长期（1660 年）、短期（年）、短期（15年以下）。年以下）。276、文件装订、文件装订修裱破损或页幅过小的文件。修裱破损或页幅过小的文件。复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。料制成的文件材料及传真件等进行复制。超大纸张折叠超大纸张折叠 对报表、图样等纸张幅面大于对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需规格的文件

31、，需要加以折叠。要加以折叠。(其中图纸采取手风琴式折叠其中图纸采取手风琴式折叠)，操作，操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠。折叠。28如果是组合件，按以下顺序进行组合件如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前正本在前，定稿在后；正本在前,附附件在后；原件在前，复制件在后；译文件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。文在后；复文在前，来文在后。采用左侧、下侧对齐方式采用左侧、下侧对齐方式，用不锈，

32、用不锈 钢钉装订或线装订。钢钉装订或线装订。去除会生锈的金属物（订书钉、曲别去除会生锈的金属物（订书钉、曲别 针、大头针等装订用品）。针、大头针等装订用品）。29不不锈锈钢钢钉钉 30 三三点点一一线线装装订订317、文件排列、文件排列n由单位档案室集中归档的单位由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照保管期限的文件材料按照“机构时间问题机构时间问题”或时间先后排列。或时间先后排列。(并还要按发文机关大小顺序排并还要按发文机关大小顺序排列列)n由各部门分别整理归档的单位由各部门分别整理归档的单位:先将

33、归档文件按机构分开，在将同一机构的文件先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。后排列。n尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。的文件材料排列在一起。32n统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。该套文件内部按文件形成的时间先后排列。n一个案卷中有若干个问题时，按问题的

34、重要程序排一个案卷中有若干个问题时，按问题的重要程序排列，重要问题在先。列，重要问题在先。n案卷内反映同一个问题，同一工作过程的科技文件案卷内反映同一个问题，同一工作过程的科技文件材料排列，应该遵循文字材料在先，图表在后的顺材料排列，应该遵循文字材料在先，图表在后的顺序。序。n同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。338、文件编号、文件编号n归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或 黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。栏目的内容。永久2006机构

35、代码件号期限年度单位名称年度年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。元纪年。期限期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期。：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期。341永久2006机构代码件号期限年度单位名称机构代码机构代码：填写文件形成或承办部门的简称或代：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。号（不分机构编档号的单位此栏可空）。件号件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，

36、每个部门内按保管期限分别编三个流理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。水号。件号应做到不重号，不空号。35不分机构编件号不分机构编件号年度期限文件数量件号2006永久45145长期2501250短期28512852007永久58158长期2101210短期280128036分机构编件号分机构编件号年度机构期限文件数量件号2006办公室永久50150长期2001200短期28012802006业务科永久78178长期1851185短期2501250.37内蒙古新大洲能源科技有限公司年度期限件号机构代码2006永久1389、文件著录、文件著录把归档文件的有关项目

37、录入档案管理系统。把归档文件的有关项目录入档案管理系统。著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。率、查全率。必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）号、归档年度、保管期限等。（见图样）39归档文件目录归档文件目录全宗号类别号年度保管期限机构12006永久件号责任者文号题名日期归档页数备注1牙发改委牙发改字(2006)5号关于新大洲10t/a电石项目的申报意见2006

38、-4-121件号：件号：以年度为界限，一个保管期限编一个大流水号。以年度为界限，一个保管期限编一个大流水号。责任者：责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。文号：文号：文件的发文字号，如文件的发文字号，如“牙发改字牙发改字20065号号”40题名：题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，

39、附于原题之后，外加实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加“”号号件号责任者文号题名日期归档页数备注1牙发改字(2006)5号关于新大洲10t/a电石项目的申报意见2006-4-121日期：日期：指指文件文件形成日期。形成日期。页数：页数：指归档文件的有效页面数指归档文件的有效页面数,文件处理单也要统计页数。文件处理单也要统计页数。备注：备注：用以用以标注标注归档文件的变化情况或参见档号。归档文件的变化情况或参见档号。4110、填写备考表、填写备考表盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，损、修改、补充

40、、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。如无上述情况，可暂不填写。n整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。n检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。n日期：填写归档的年、月、日。日期：填写归档的年、月、日。4211、文件装盒、文件装盒n将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。一保管期限。n在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗在档

41、案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）可空）、起止件号。（详见下图）43档档案案盒盒背背脊脊式式样样档号内容名称全宗号类别号年度机构期限起止件号盒号已已填填好好的的档档案案背背脊脊事事例例SJ外事工作全宗号类别号B年度2006机构期限短期起止件号1281全宗号全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）44件号文号(责任者)题名日 期备注l2006379号内蒙环保局发内蒙古自治区

42、环境保护局关于内蒙古新大洲能源科技有限公司新大洲电石法PVC工程立项的环境保护审查意见2006.11.1622006192号内蒙水利厅发内蒙古自治区水利厅关于内蒙古新大洲能源科技有限公司12万吨电石法PVC项目用水的批复2006.11.163200681号呼伦贝尔环保局发关于内蒙古新大洲能源科技有限公司新大洲20万吨/年电石工程立项的审查意见2006.5.124(2006)67号牙克石发改委发转发内蒙古新大洲能源科技有限公司10万吨/年电石工程项目备案的通知的通知2006.5.1752006519号呼发改委发关于内蒙古新大洲能源科技有限公司10万吨/年电石二期扩建工程项目备案的通知2006.6

43、.1562006100号呼伦贝尔规划局发关于内蒙古新大洲能源科技有限公司20万吨/年电石工程选址的批复2006.5.2672006102号呼伦贝尔规划局发关于内蒙古新大洲能源科技有限公司12万吨/年电石法PVC工程选址的批复2006.11.982006118呼伦贝尔政府发呼伦贝尔市人民政府关于牙克石市政府收回汇流河发电厂原灰场用地土地使用权的批复2006.10.129200648号呼伦贝尔政府发研究牙克石新大洲电石法PVC项目有关事宜2006.11.310(2006)58号牙发改委发关于新大洲10t/a电石项目的申报意见2006.12.12档案盒里文件目录档案盒里文件目录4512、打印目录、打

44、印目录n按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式一份。一份。n“档案目录档案目录”由由“归档情况登记表归档情况登记表”、“归档说明归档说明”、“归档文件目录归档文件目录”三部分组成。三部分组成。（1）目录夹封面）目录夹封面全宗名称公司全宗号类别A期限短期年度200546（2）目录夹背脊）目录夹背脊全宗号年度2005类别号A保管期限短期机构(问题)47（3）填写归档情况登记表）填写归档情况登记表归档情况登记表归档情况登记表单位名称：单位名称：公司公司年度保管期限件数保管接收备注单位姓名单位姓名2002永久502003永久752004永久23.48（

45、4）拟写归档说明，内容包括：）拟写归档说明，内容包括：本年度立档单位主要工作概况本年度立档单位主要工作概况1 本年度内设机构及单位领导人变化情况本年度内设机构及单位领导人变化情况 2 本年度管理性档案（文书）归档情况本年度管理性档案（文书）归档情况3公司二六年归档说明一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况1、本公司内设5个部门（、.）共有职工人。2、领导人变化情况任总经理任财务总监任技术总监三、本年度文书归档情况本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编

46、号1108件；长100件，编号1100件；短期100件，编号1100件。二七年月49（5）打印归档文件目录）打印归档文件目录归档文件目录归档文件目录全宗号类别号年度保管期限机构A2006永久件号责任者文号题名日期归档页数备注1牙发改字(2006)5号关于新大洲10t/a电石项目的申报意见2006-4-12150（6）装订）装订“档案目录档案目录”n如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。目录夹中（每年的归档文件须另起

47、一个流水号）。n具体装订时，先放置具体装订时，先放置“归档情况登记表归档情况登记表”，再按时，再按时间先后顺序将若干年的间先后顺序将若干年的“归档说明归档说明”排在前面，在排在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。按顺序接排相应年度的归档文件目录。5113、入库装箱柜、入库装箱柜 n档案室库内箱柜应排列有序，统一编号。有利于提档案室库内箱柜应排列有序，统一编号。有利于提供利用。供利用。n一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案存放方式采档案按年度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右

48、有序排列存放，用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档案。它的优点是便于存放和拿取档案。52六、档案资料查六、档案资料查(借借)阅制度阅制度n本公司员工借阅档案资料时，应按规定办理查借阅登记手本公司员工借阅档案资料时，应按规定办理查借阅登记手续。一般资料由部门领导、建设部门主任审批，涉及秘密、续。一般资料由部门领导、建设部门主任审批，涉及秘密、机密性质的，必须经过部门领导及总工程师批准。机密性质的，必须经过部门领导及总工程师批准。n机密、秘密档案一般不外借，只能在档案室内阅览，特殊机密、秘密档案一般不外借，只能在档案室内阅览，特殊情况外借必须经总工程师批准。情况外

49、借必须经总工程师批准。n凡外单位借阅或查阅科技档案，须经总工程师及主管领导凡外单位借阅或查阅科技档案，须经总工程师及主管领导批准。批准。n借阅者对档案要妥善保管，不得涂改、圈划、删除、剪贴、借阅者对档案要妥善保管，不得涂改、圈划、删除、剪贴、拆散、损坏、拆散、损坏、翻印，不得转借他人，违者追究其责任。翻印，不得转借他人，违者追究其责任。53n本企业档案人员和利用者都应自觉遵守保密纪律。做到：本企业档案人员和利用者都应自觉遵守保密纪律。做到：不该说的绝对不说；不该看的绝对不看；不得查阅与其无不该说的绝对不说；不该看的绝对不看；不得查阅与其无关或与本人有牵连的档案内容；不得泄露档案机密。关或与本人

50、有牵连的档案内容；不得泄露档案机密。n凡借阅档案时，借阅者要当面点清，归还时排好顺序，并凡借阅档案时，借阅者要当面点清，归还时排好顺序，并填好利用效果等情况，经档案员验收无误后，方可注销。填好利用效果等情况，经档案员验收无误后，方可注销。54查借阅档案登记表查借阅档案登记表序序号号借阅借阅日期日期审批审批人人借阅单位借阅单位或部门或部门档案档案所属所属年度年度案卷（文件）案卷（文件）内容内容利用目利用目的的期限期限查阅查阅人签人签字字档案清退档案清退归还归还日期日期签收签收55 最后用十二个字概括档案最后用十二个字概括档案管理工作：收集管理工作：收集 签定签定 整理整理 统计统计 保管保管 利