企业会计档案管理制度条例.pdf

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1、企业会计档案管理制度条例企业会计档案管理制度条例企业会计档案是企业经营活动中形成的重要资料,是企业档案的重要组成局部，企业需要建立完善的会计档案，这对企业的开展有很大帮助。下面爱汇的企业会计档案管理制度，供你参考。第一条会计档案是会计核算的专业材料，包括会计凭证、会计帐薄和财务报告等。它是记录经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成局部，也是各企业的主要档案之一。第二条按照会计档案管理方法会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、平安保密、入档及时、存入有序、专人保管。第三条会计档案的范围1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接

2、取得或者填制，用以说明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。2、会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类，逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。3、财务报告指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件，包括会

3、计报表、附表以及财务情况说明书等。会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。4、其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料。第四条会计档案的立卷和保管1、会计档案的分类和编号。会计档案可分为四类：会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类，根据四类档案进行分级编号管理。2、财务部门按照上述归类和编号负责立卷。会计档案均应采用硬纸卷盒(或卷皮)进行包装。3、会计档案的移交。会计档案在会计年度终了后由财务部门保管一年，以备随时查阅，满一年后，有单独档案

4、部门的，同财务部门编造清册移交档案部门保管。4、档案部门对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册”由会计档案经管人负责登记。5、会计档案的存放。应按照上述分类和卷盒编号分类顺序存放。存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠。6、会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。7、各种会计档案的保管期限要按规定执行。第五条会计档案的调阅1、本公司人员调阅会计档案，要经主管会计同意;外单位人员调阅会计档案要有正式介绍信，并经会计主管或企业领导人批准;会计档案原件不得外借。2、调阅会计档案须填写会计档案调阅登记

5、簿，需要复印的要经本企业领导同意并进行登记，查阅过程中档案管理人员不得离开现场。调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹，不得抄录与调阅无关的内容。第六条会计档案的销毁1、对保管期满的会计档案，要按照规定由档案部门提出销毁意见会同财会部门共同鉴定，严格审查，对其中未了结的债权、债务的原始凭证应抽出另立卷，保管到确无保存价值时再进行销毁。2、对按规定可以销毁的档案，应编造“会计档案销毁清册”，经领导审查，报上级主管单位批准后销毁，档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销，监销人员在销毁档案之前应认真进行清点核对，并在销毁清册上签名盖章，销毁清册一式三份，分别由档案、财会、上级主管单位保存。1.会计

6、档案管理人员设置:公司财务处根据业务量及档案资料数量，必须由专人或兼职人员对会计档案进行专人管理。2.会计档案的交接(1)每月 15 日前，将装订成册的会计凭证及会计报表交档案管理人员。次年 3 月 20 日前，将上年各类帐簿等档案资料交档案管理人员。(2)档案管理人员应对所交资料作详细的登记，必须写明交接日期，资料名称，并经移交人员签章。(3)应入档的会计档案资料，必须装订整齐，印章齐全，手续完备，完整无缺。3.会计档案的保管(1)装订后的会计档案，按凭证、帐簿、报表、其他等分类存放在专柜里，同时按时间、卷号顺序排列，并定期对所保管的档案进行清理、核对，对破损霉变的档案，及时进行修补、复制。

7、(2)财务处由专人对会计档案进行保管，做到妥善保管，存放有序，查找方便。(3)会计档案保管期限分为永久、定期两种。从会计年度终了后的第一天算起。会计凭证的保管期限一般为15 年，现金和银行日记帐为 25 年，总帐及各种明细帐为 15 年，月(季)、半年度会计报表为 3 年，年度会计报表为永久，会计档案保管清册为永久，会计档案销毁清册为永久，其他会计资料至少应保管3 年。四、会计档案的保密1.会计档案必须执行平安和保密制度，不得随意堆放，严禁损毁、散失和泄密。2.凡查阅会计档案，要在指定地点翻阅，因工作需要复制时，需经财务处领导批准，复制的内容要妥善保管，严禁口传、转借，更不能丧失，应在查阅登记

8、簿上登记，并由提供人员和查阅人员共同签章。五、会计档案的借阅1.财务处人员查阅会计档案时，应向档案管理人员提出需用资料的依据，并填写档案借阅登记表，阅毕应交档案管理人员放回原处。2.公司其他部门查阅会计档案时，必须经财务处长批准前方可查阅，并办理查阅登记手续。3.外单位人员查阅会计档案时，必须持所在单位介绍信，列明查阅工程的详细内容，经财务处长批准，办理查阅登记手续后，在指定地点查阅，不得带走。4.查阅会计档案的单位和个人，要保护档案，保证所查档案的完整与整洁，严禁在会计档案上涂改、划线。5.借阅资料的时间一般不应超过一天。经批准借出的会计档案，必须在规定的时间内归还。归还时，严格履行检查制度

9、，不能有缺损、涂改、遗失，否那么要追究当事人的责任，并报请有关领导进行处理。六、会计档案的归档1.按照财政部、国家档案局公布的会计档案管理方法的规定：各单位形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档要求，负责立卷，装订成册。当年会计档案在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原那么上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。(因公司无专职档案部门，财务会计档案在财务处保管一年后，移交公司综合处保管。)2.财务处的会计档案保管人员，必须按规定期限将应归档的会计档案，全部移交公司综合处。3.会计档案移交时，经办人和档案接收人必须办理正式的交接手续，双方签字前方可生效。4

10、.移交综合处后的会计档案，执行档案管理部门的有关规定。5.保管期满需要销毁时，由综合处会同财务处共同编制销毁清册，报经上级领导批准后，方可销毁。一、目的：为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其标准化、系统化，特制定本制度。二、适用范围本制度用于财务部档案的管理。三、档案管理职责财务部负责档案的、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的平安、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。四、财务档案定义会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。五、会计档案范围包含会计凭证、

11、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个局部。(一)会计凭证会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。(二)会计账簿、会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。(三)会计报表会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损

12、益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。(四)其他会计核算资料其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监视紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。六、会计档案的装订和保管会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。(一)会计凭证装订前的准备工作：(1)分类

13、，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全;(2)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;(3)检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;(二)会计凭证装订时的要求：(1)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。(2)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证;(3)装订凭证厚度一般为 3 厘米，装订牢固，美观大方。(三)会计凭证装订后的考前须知：(1)每本封面上填写好

14、凭证种类、起止号码、凭证张数。(2)在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。(四)会计档案的保管要求。(1)会计档案室应选择在枯燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。(2)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。(3)会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。(4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿;(5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密;(6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等平

15、安措施。(五)档案保管期限(1)原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15 年(2)银行存款余额调节表和银行对账单 5 年(3)日记账 15 年。其中：现金和银行存款日记账 25 年(4)明细账、总账、辅助账 15 年(5)固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5 年(6)主要财务指标报表(包括文字分析)3 年(7)月、季度会计报表(包括文字分析)5 年(8)年度会计报表(包括文字分析)永久(9)会计档案保管清册及销毁清册永久(10)主要财务会计文件、合同、协议 永久七、会计档案的借阅(一)会计档案为本单位所利用，原那么上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。(二)外部借阅会计档案时

16、，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续;单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。(三)本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。(四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准前方能携带外出或复制原件)。八、会计档案的销毁(1)会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准前方可予以销毁。(2)会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止;建立单位在建立期间的会计档案，不得销毁。(3)销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的工程逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。