公司的财务档案管理制度.pdf

《公司的财务档案管理制度.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司的财务档案管理制度.pdf（11页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、公司的财务档案管理制度公司的财务档案管理制度公司的财务档案管理制度大全加强档案是现代企业开展的客观要求，从财务档案的管理模式与水平可以反映出一个企业的经营方式的好坏与财务的标准与否。下面爱汇的公司的财务档案管理制度，供你参考。第一条 财务报告是财务状况和经营成果的总结性文件，包括财务报表和财务情况说明书。每年年终公司按期将年度财务报表及年审查账报告一起报董事会。第二条 按公司的规定，公司应上报的年度报表有以下几种：资产负债表、管理费用表、财务状况变动表、损益表、营业费用表、投资收益表、固定资产及累计折旧表、营业外收支情况表、利润及利润分配表、应交税金明细表、存货结存表、财务状况比率分析表等，各

2、报表上报前财务部应认真逐级复核，减少过失，确保各类报表的正确性。第三条 综合反映评价本企业财务状况的指标体系包括：“流动比率”、“速动比率”、“应收账款周转率”、“存货周转率”、“资产负债率”、“费用率”、“销售利润率”、“资本金利润表”、“营业收入利税表”、“利息归还倍数”等。第四条 按照企业行业的特点，将所有的会计档案按其重要性分为三类，分别存档、保管。1.会计报表、财务程序软件、会计账簿、“物料、材料收发结存明细账”、“会计人员交接单”、财务方案、“会计师事务所年审、验资报告”、“账户余额表”等为第一类;2.借款、装修、订货，经济合同分析资料，工资资料、本钱报表、材料价目表以及下发文件，

3、年度、月度财务数据备份等为第二类;3.产品复原表、日报表、验收单、领用单、各类账单、转拨单、工作底稿等为第三类。第五条 企业财务部设两个兼职档案员分管本部门各类档案。各业务部门应归档的资料平时自行管理备查，到年终列出清单，统一交兼职档案员保管，其余属自行保管的资料应按月份，于次月初登记、造册。各档案应分类装订成册、存放有序、方便查找，并应严格执行平安保密制度。第一章总那么第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施方法、企业档案管理规定，结合公司实际情况，制定本方法。第二条本方法中所称档案是指各部门在各项工作活动中直接形成的、具有查考保存价值的

4、各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料。第三条公司档案资料实行集中统一管理，其他任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有;不得以任何借口拒绝归档。第二章档案管理第四条公司档案实行集中与分级管理相结合的原那么，办公室为公司主体档案管理归口部门。第五条办公室档案保管履行以下职责：1.贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、等有关规章制度;2.统筹规划并负责本公司档案的收集、保管、鉴定、统计和提供利用工作;3.指导各部门文件材料的形成、积累、和归档工作。第六条公司的档案管理由办公室指定专人负责。其职责是：1.按照有关规定做好文

5、件材料的收集、分类、归档等工作;2.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档;3.遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与平安。第七条各部们应确定人员负责本部文件材料的收集、及归档，按各种档案归档时间定期交综合办公室集中管理。第三章资料归档第八条文件材料的收集管理1.公司文件材料的收集管理由办公室指定的档案管理人员负责进行。-1-2.各部门的文件材料由经办人员负责收集，部门主任审阅后交办公室归档。3.一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室主任审阅后归档。4.会议文件由档案管理员负责收集。第九条归档范围1.重要的会议材料，包括会议的.通知、报告、决

6、议、总结、典型发言、会议记录等。2.本公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书。3.本公司的各项规章制度，各种工作方案、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第十条归档要求1.档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系;区别不同的价值，便于保管和利用。2.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件

7、，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。5.档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即：批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6.案卷封面，应逐项按规定打印或用钢笔书写，手写时字迹要工整、清晰。7.公文承办部门或承办人员应保证经办文件及时归档并保持完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。如工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接-2-办人员交接清楚，不得擅自带

8、走或销毁。第四章档案借阅第十一条档案、资料主要供本单位和有关人员在工作中查阅使用。第十二条公司内部人员借阅档案，借阅者需填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅由办公室主任签字批准，受控文档的借阅由副总经理、总经理签字批准。第十四条外单位人员查阅档案，必须持有单位介绍信(注明身份、查阅内容和用途)，并经领导批准，才可查阅。阅档后，介绍信留办公室备查。珍贵的实物档案、重要的照片、录像等档案一律不借出。第十五条条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丧失或逾期未还，应写出书面报告，报副总经理、总经理处理。第十六条必须严格保密，不准泄露档案材料内

9、容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。第十七条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。第十八条必须保护档案，保持整洁，不准拆撕档案资料，不准在档案材料中写字、划线、作记号、折角等。第十九条不准转借，必须专人专用。第二十条用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第五章档案的销毁第二十一条档案销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。第二十二条根据国家档案法相关规定，将我公司档案按照历史价值和现实利用价值，科学地划分其不同的保管期限，把超过期限确无需保

10、存的档案材料，经过鉴定和批准，予以销毁。-3-第二十三条任何个人和部室未经鉴定、批准，无权进行档案文件材料的销毁，对不按规定办理鉴定销毁的个人或部门，将进行严肃的处分。第二十四条当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交办公室主任审核经副总经理、总经理批准后执行。第二十五条凡属于密级的档案资料必须由副总经理、总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由办公室主任批准前方可销毁。第二十六条档案的销毁，必须在相应的案卷目录上注明“已销毁”。档案销毁清册、档案销毁目录、公司档案资料销毁审批表等有关文件材料应归档保管，并永久保存。第二十七条在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经

11、理或办公室主任指定专人监视销毁。第六章附那么第二十八条本制度由办公室负责修订和解释。第二十九条本制度自执行之日实施。一、目的：为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其标准化、系统化，特制定本制度。二、适用范围本制度用于财务部档案的管理。三、档案管理职责财务部负责档案的、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的平安、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。四、财务档案定义会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。五、会计档案范围包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会

12、计核算资料等四个局部。(一)会计凭证会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。(二)会计账簿、会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。(三)会计报表会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附

13、表、附注、财务情况说明书等。(四)其他会计核算资料其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监视紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。六、会计档案的装订和保管会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。(一)会计凭证装订前的准备工作：(1)分类，按顺序排列，检查日数、

14、编号是否齐全;(2)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;(3)检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;(二)会计凭证装订时的要求：(1)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。(2)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证;(3)装订凭证厚度一般为 3 厘米，装订牢固，美观大方。(三)会计凭证装订后的考前须知：(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证

15、张数。(2)在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。(四)会计档案的保管要求。(1)会计档案室应选择在枯燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。(2)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。(3)会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。(4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿;(5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密;(6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等平安措施。(五)档案保管期

16、限(1)原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15 年(2)银行存款余额调节表和银行对账单 5 年(3)日记账 15 年。其中：现金和银行存款日记账 25 年(4)明细账、总账、辅助账 15 年(5)固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5 年(6)主要财务指标报表(包括文字分析)3 年(7)月、季度会计报表(包括文字分析)5 年(8)年度会计报表(包括文字分析)永久(9)会计档案保管清册及销毁清册永久(10)主要财务会计文件、合同、协议 永久七、会计档案的借阅(一)会计档案为本单位所利用，原那么上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。(二)外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，

17、经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续;单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。(三)本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。(四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准前方能携带外出或复制原件)。八、会计档案的销毁(1)会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准前方可予以销毁。(2)会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止;建立单位在建立期间的会计档案，不得销毁。(3)销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的工程逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。