工程设计公司管理制度.pdf
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1、财务管理办法财务管理办法第一章 总则第一条第一条 为适应新形势下设计市场发展的需要,调动科室拓展市场的积极性,充分发挥财务会计的核算和监督职能,根据国家财经法规和上级有关规定,结合本院的实际情况,使院各项财务管理制度日臻完善,各项费用执行标准日趋合理,形成科学、规范、有序的财务管理制度,特制定该办法.第二章 财务管理制度第二条第二条 建立健全会计机构,财务部门负责本院财务管理工作,处理会计事务,各项财务收支必须纳入院财务统一管理.第三条第三条 财务人员应具有良好的职业道德和敬业精神,熟悉国家财经法规和会计制度,并持有会计从业资格证书.逐步推进会计人员委派制,纳入院财务统一管理。第四条第四条 建
2、立健全会计岗位责任制,院设主管会计和出纳会计。根据财务牵制原则,出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权、债务账簿的登记工作,出纳以外的会计人员不得经管现金。银行印鉴要分开保存,不得一人保管.第五条第五条 严格执行国家有关法规、政策和制度,自觉接受上级部门、财税部门、审计部门、人民银行等机构的监督和检查。第六条第六条 院财务部门每月定期向上级主管部门、税务部门提供本院财务报告,及时收集各种财务信息,及时、完整、准确报送会计报表。每月向院长和科室经理提供其所管理范围院或科室的财务报表。第七条第七条 每年定期进行资产清查,通过清查确保账簿记录与实物相符,如发现不符情况,应当及时报请院领
3、导或按照有关规定及时作出处理。第八条第八条 院内部人员工作岗位的第九条第九条 变动及科室之间的岗位调整凡是涉及到人员工资、社保金、公积金等项目变动的,应于该人员调整之日起 3 个工作日内办理变动手续,并书面通知财务部门.第三章 财务报销制度第十条第十条 财务报销1科室及设计项目按月报账,单独核算;每月 2025 日为集中报账时间,各科室按月将各设计项目实际发生的支出如实上报院,及时拨付。2凡出现隔月发票的,每出现一张分别给予当事人、科室财务人员 50 元、20 元的现金罚款,本年度累计出现5 张或累计金额超过10000 元的通报科室经理或科室负责人。第十一条第十一条 报销手续1报销必须取得印有
4、全国统一发票监制章的发票或财政票据监制章的收款收据,且均在有效期内.2购物单位名称、品名、规格、型号、单价、数量金额登记齐全,手续完备,真实有效无差错,且所开具的内容与所属行业一致(含定额发票或收据)。3办公用品、汽车维修及大宗采购物资等情况下需要附购货清单。4对于不准确、不完整、不合法原始凭证财务予以退回,要求更正或补充。5原始凭证记载的各项内容均不得涂改。6当月发生的业务当月报账,跨年度的发票不予报销.7原始凭证需由经办人、项目负责人、科室负责人、院院长共同签字,财务审核无误方可报销(签字应使用黑色或蓝色钢笔,铅笔、或圆珠笔签字无效)。预计借用现金在5000 元以下的,由出差人、经办人自备
5、,一般不再安排借款。第十二条第十二条 因公出差或各项目备用金确需借用现金的,需填写现金借款单,写明借款日期、用途、金额等,由借款人、项目负责人、分管领导、院长签字后,提前1 个工作日通知院财务部门备款,由财务部门核发.第十三条第十三条 因公出差借款必须在出差归来 5 个工作日内报销,设计项目流动资金应逐月报账,无特殊情况不再出现新的借款。第十四条第十四条 加强合同管理,对于租赁的房屋、交通车辆必须提供租赁合同,需要延期的提供补充协议,支付租赁费由出租人提供发票。第十五条第十五条 严格按照现金管理制度规定使用现金,除日常报销外,所有结算业务需要通过银行结算.对于各项目大额的结算可在业务发生时直接
6、从院财务部门通过银行划转,也可以月底报帐时由院财务部门直接结算,违反现金管理规定,擅自以现金结算的,院财务部门不予报销。第四章 开支标准第十六条第十六条 补助费、伙食费、差旅费、通讯费、办公费等要区分区内外、省内外拉开档次按照统一的标准执行,具体标准见差旅费管理办法.其中差旅费应根据实际客运距离选择经济、便捷、舒适地通行方式,按月据实报销。第十七条第十七条 招待费原则按照设计费收入额的 0。5%控制,不得随意突破,超出的部分不予报销.第十八条第十八条 会议费、培训费需提供相关通知、文件等。第五章 税金的提取与缴纳第十九条第十九条 院与科室经营期间所产生的一切税金均由院统一计提统一交纳.第二十条
7、第二十条 营业税:按税法规定的税率,依据开据发票的金额总数,当月计提,次月交纳。由科室承担的税金由院从设计费中扣除代扣代缴。第二十一条第二十一条 企业所得税:目前暂按 40000 元/年的定额税率,按照 10000 元/季执行,按季度交纳。第二十二条第二十二条 个人所得税:员工取得的工薪、奖金、加班费、补助费、奖金、分红、福利及其他补贴部分的收入包括现金、实物等,凡满足纳税条件的一律交纳个人所得税,由院代扣院代缴.科室依照相关管理办法一次性发放的奖金和绩效工资所产生的个人所得税由院代扣代缴。第六章 投标保证金及履约保函第二十三条第二十三条 投标保证金或银行信贷证明:需办理投标保证金或银行信贷证
8、明的设计项目,经院长批准后,应提前5 个工作日,将相关信息及信贷证明的函格式通知财务部门。第二十四条第二十四条 银行履约保函:1需办理银行履约保函的设计项目,应自收到中标通知书2 日内,将该保函格式及相关事项及时通知财务部门。2银行开据的其他类似形式的保函、证明所需保证金参照该规定执行.第七章 银行账户的管理第二十五条第二十五条 除业主特别要求开立设计项目银行账户外,原则不予开立银行账户,开立账户须由申请部门(项目)填写开立银行账户申请表,报院长批准后方可办理。院所有设计项目所开立的银行账户由财务部门统一管理。第二十六条第二十六条 银行账户只供本单位经营业务收支结算使用,严禁出借账户供外单位或
9、个人使用,严禁为外单位或个人代收代支,严禁多头开户。第八章 会计档案管理第二十七条第二十七条 会计人员应按照国家和上级关于会计档案管理办法的规定和要求,对本单位的各种会计凭证、会计帐簿、会计报表、财务计划等,定期收集、审查核对,整理立卷,编制目录,装订成册,指定专人妥善保管,防止丢失损坏。第二十八条第二十八条 建立健全项目财务档案,由项目负责人负责将该项目涵盖中标通知书、设计服务协议和补充协议、银行履约保函、银行信贷证明、计量支付证书、交工证书、竣工证书等文件报送财务部门。第二十九条第二十九条 调阅会计档案,要严格履行有关手续。本单位人员调阅会计档案,必须财务负责人同意,经院长批准。第三十条第
10、三十条 对保管期满的会计档案,要按照档案管理办法的规定,由财务部门和档案部门共同鉴定,按规定报经批准后,进行处理。第九章 考核与评价第三十一条第三十一条 为严格财经纪律,规范报账制度,院将对各部门及项目报账情况按月进行考核,考核内容详见院年度考核表。第三十二条第三十二条 年末院财务部门负责对报账情况进行综合评定,并纳入部门及项目考核的内容。第十章 附则第三十三条第三十三条本办法由财务室负责解释。附表:附表:1 1、开立银行账户申请表附表 1:开立银行账户申请表部门名称项目名称申请开户行申请开户理由部门负责人意见签字:财务部门审核意见签字:院长审批意见备注签字:1、本表只填列一个帐户2、申请开户
11、理由应详细说明档案管理办法档案管理办法第一章 总则第一条第一条 为加强本院档案管理工作的规范化、制度化、现代化,不断提高管理水平,根据中华人民共和国档案法和山东省交通档案管理办法等有关法律法规,结合本院实际,特制定本办法.第二条第二条 办公室负责本院档案管理工作,其他各科室具体负责各自文件资料的管理和归档工作,并于每年底向办公室进行移交。任何科室和个人不得分散保留任何应归档的材料.第二章 归档范围第三条第三条 凡是反映本院在各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料均属归档范围。第四条第四条 归档门类分为:文书档案、科技档案、会计档案、人物档案、声像档案、实物档案、电子档案、资料等。第五条第
12、五条 文书档案归档范围1反映本院主要职能活动和基本历史面貌的,对本院工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;2本院工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;3本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;4其它对工作具有查考价值的文件材料。第六条第六条 科技档案归档范围1科研档案:包括课题报告、任务书、批准书、协议书、委托书、研究方案、计划、调查研究报告、试验成果报告、科研报告、技术鉴定等材料。2基建档案:包括合同协议书、中标通知书、交(竣)工验收证书、项目评定书.3公路工程档案:包括施工图预算、施工图设计、竣工报告等。第七条
13、第七条 会计档案归档范围1会计凭证类:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证;2会计账簿类:包括总账、明细账、固定资产台账(卡片)及其他会计账簿;3会计报告类:包括月度、季度、年度财务报告,会计报表、附表、附注及文字说明,以及其他财务报告;4其他类:包括银行存款余额调节表、银行对账单,其他应当保存的会计核算专业材料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。第八条第八条 人物档案归档范围本院主要负责人,省级以上劳动模范和优秀共产党员,以及为本院发展做出重大贡献、有突出成就的人员档案材料。1本院主要人员活动文章、报告、演讲稿、著作、工作日记、声像等;2社会对本院主要人员研究、
14、评价资料;3与本院重要人物有关的证书、奖章、信函、纪念品等;第九条第九条 声像档案归档范围:1本院主要负责人任职照片;2记录本院主要职能活动的照片和录音、录像;3记录上级领导视察、指导本院工作的照片和录音、录像;4本院领导参加重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像;5记录本院重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像;6记录本院办公场所发展变迁的照片;7其他具有保存价值的照片和录音、录像.第十条第十条 实物档案归档范围:1荣誉类:本院获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、奖章、荣誉证书等;2物证类:反映本院重大活动、重大事件的有纪念和凭证作用的物品等;3其他与本院职能工作有关或具有参考
15、和凭证作用的实物.第十一条第十一条 电子文件归档范围:1文书档案的数字化全文;2科技档案形成的电子文件;3会计电算化材料;4照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片;5其他音频、视频形式的电子文件。电子文件在归档移交前,归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测,确保载体的安全利用,对应归档的电子文件应同时收集其元数据和背景信息.第十二条第十二条 资料收集范围:1本院发文汇编;2本院重要文件汇编;3本院编印的出版物;4与本院主要业务有关的业务报刊和出版物;5新闻媒体关于本院有关情况的报道材料;6本院干部员工的论著、论文及其他作品;7其他相关资料。第十三条第十三条 本院应归档的纸质
16、文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档.第十四条第十四条 本院文件材料不归档范围:1上级机关的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料,任免、奖惩非本本院工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;2本院文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,本院内部互相抄送的文件材料,本院领导同志兼任外单位职务形成的与本院无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;3同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;4下级机关的文件材料中,供参阅的简报、
17、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。第三章 文件材料整理第十五条第十五条 文书档案一般应按照年度、保管期限、组织机构分类法分类整理。归档文件材料先按其形成年度划分,同一年度的文件再按照价值确定保管期限.文书档案的保管期限定为永久、定期两种.定期一般分为 30 年、10 年。同一年度、同一保管期限的文件按组织机构分类排列.科技档案保管期限定为永久、长期、短期,按不同类档案分类排列。第十六条第十六条 永久保管的文书档案主要包括:1本院制定的规范性、管理性文件材料;2本院召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;3本院职能活动中形成的重要业务文件材料;4本院关于重要问题的请示与上级机关的批复、
18、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;5本院机构演变、人事任免等文件材料;6本院房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;7上级机关制发的属于本院主管业务的重要文件材料;8同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本院的复函、批复等文件材料。第十七条第十七条 定期保管的文书档案主要包括1本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料;2本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;3本单位人事管理工作形成的一般性文件材料;4本单位一般性事务管理文件材料;5本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;6上级机关制发的属于本单位主管业
19、务的一般性文件材料;7上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料;8同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料;9下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第十八条第十八条 归档文件整理细则:1归档文件整理的原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。2归档文件以“件”为整理单位.一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文件与被转发文件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件,各种零散材料,如审批表、通知书等
20、名称相同的为一件。3装订:永久保管的归档文件材料应去掉原装订金属物,采用三孔一线方法(孔距 8cm)装订或用档案装订机缝制。归档文件材料底边和装订边要整齐,以免文件散失。定期保管的归档文件保留其原装订形式。4文件材料的排列.在同一年度和保管期限内,应按照事由原则,结合文件形成时间、重要程度、办理部门进行排列。5文件材料的件号。在同一年度内,同一组织机构的相同保管期限文件从“1”开始逐件流水编号,形成永久、30 年、10 年三个流水号。6编制检索工具。每年度的文件材料整理归档以后,要按保管期限分别编制归档文件目录.7本院工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案(如科技、会计、声像等)文件材料,
21、按照国家和省有关规定分别整理归档.第四章 文书档案资料的移交与管理第十九条第十九条 归档的文件材料应做到真实、完整、文字清晰、保持文件之间的有机联系,分类清楚、组卷合理,正确反映本院活动的基本面貌,便于保管和利用.第二十条第二十条 归档卷宗按文件类别和形成时间系统排列,编制案卷目录一式两份。办理交接时,由移交单位、部门、要建立移交台账,临时机构负责人和经办人审核签字后,按照本办法规定移交,档案接收部门人员要逐件清点、核对,验收合格后,签字交接。对不合要求的档案要指导纠正,限期完成,确保满足规定要求.第二十一条第二十一条 移交时间和要求:文件应齐全完整;对破损文件进行裱糊;文件材料如属热敏纸或有
22、字迹扩散及圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写等情况,应当进行复制;归档材料必须是原件,磁性载体文件必须是可读文件,无病毒,运转正常,确保文件的完整性和内容的准确性,便于永久保存。1文书档案。本院收发的文件材料由办公室按上级规定要求于第二年的上半年整理归档.2会计档案。在会计年度终了后,可暂由会计人员保管一年,于下一年的第一季度,由会计人员编制移交清册,移交办公室统一保管。3科技档案应按不同类别及专业特点进行归档。其中基建档案可根据建设程序、工程特点和建设周期,分阶段或分期进行归档,也可以在单位或分部工程通过交工验收后集中整理、归档,竣工验收后两个月内移交本院办公室。4声像档案。采取随时归档的办法,由形
23、成部门负责对应归档的声像档案进行收集、整理、编写文字说明、注明时间、地点、内容、主要人物、密级及摄录者,年终向本院档案管理部门移交;会议形成的声像档案,在会议结束两个月内由会议主办单位负责归档。5人物、实物档案应即时收集整理后向档案管理部门移交。第二十二条第二十二条 档案的管理1档案的保管以档案材料的齐全、完整、安全、方便查阅以及延长档案的寿命为原则.2档案库房需保持适宜的温度,库房的标准温度为1424,湿度为 4560,并配备干湿温度计.3档案库房严禁吸烟,须配备灭火器,消除一切火灾隐患.4对库房电路定期检查,发现问题,及时检修,防止短路引起火灾。5档案入库前要进行检查.被虫咬蚀的档案不能入
24、库。档案柜及库房内要定期投放防虫药,并勤于检查.6档案管理人员外出时,须锁好档案柜、门窗。7档案库房门窗应设有遮阳装置。避免阳光直接照射在档案柜上.8档案库房须经常打扫,保持清洁,严禁将有害物质带入库房。9案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以卷宗为单位,按不同门类、载体,依档案顺序排列。10档案借阅须履行借阅手续、约定归还时间、归还档案时应检查档案完整情况。11案卷应依档案顺序排放,库房柜架须编顺序号,各柜应有档案资料存放标志图、示意图。12档案工作人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作、非本部门人员,未经同意,不得进入库房。第二十三条第二十三条 根据档案管理要求,每十年鉴定一次,由本院组织
25、成立专门的鉴定小组(最少 3 人),正确地确定档案的保存价值,谨慎地剔除失去保存价值的档案,按照全面、历史、发展的观点,从文件的内容、来源、名称、产生时间、可靠、完整程度、利用率等方面,直接审查每份文件,凡是鉴定需要销毁的档案、资料,均需登记造册,写出销毁说明材料,经鉴定小组审核,并报本院领导或上级主管部门批准或备案后,方可销毁.销毁档案要严格执行有关保密规定,须两人以上监销,经手人要在销毁清册上签字盖章。销毁清册应归入“全宗卷保存。第五章 档案的利用和公布第二十四条第二十四条 本本院工作人员因工作需要,经办公室主任批准,可查阅本本院一般档案资料。查阅机密和绝密档案材料,须经该资料的主管部门和
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