如何做好机关档案管理工作.pdf

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1、如何做好机关档案管理工作如何做好机关档案管理工作是人类开展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，机关档案管理工作人员务必认真做好档案收集、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢?我作为一名办公室的文秘工作人员，同时兼任机关档案管理人员，在实践中，我通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些粗浅的见解，愿与大家共同提供。公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中，具有现行效用，不能称其为档

2、案;档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，标准公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的根底。而公文拟制那么是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的那么是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我局就属于后者，由于各职能科队写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我局在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不标准使用红头文件等 2、附件标识

3、比拟。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出详细的序号，行文程序很。3、公文印制不标准，用纸有大有小，给后来的档案装订和管理带来很大不便。4、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。5、数字使用不标准等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进展标准处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的科队进展衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高

4、质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进展价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进展初步的筛选和：去掉一局部普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处);将涉及本单位改革、开展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有开展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进展归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进展：1、对档案工作要有高度的认识，要实现

5、从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的标准化管理，实现文秘工作和档案工作组织的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，防止重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照方法的要求，标准地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的，加强档案意识

6、的培养，最好的方法就是常备一本专业书籍，档案管理学、档案管理根底等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进展科学地评估归类。我局在档案过程中，已经形成了一套较科学的归档方法，具有较强的规律性，即年度-组织机构-内容，但在实际工作中，文秘人员不应该拘泥于传统的归类思路，但也不应该随意更改，要结合单位的详细开展实际，严格依照档案管理部门的统一标准和要求，进展科学地创新，不断提高单位的档案管理水平，尽量做到查找简便、快捷。文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附

7、件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以防止长时间留在个人手中而遗失。详细可以从以下几点着手：1、档案工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一局部随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一局部文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进展借鉴和利用。因此应按档案标准要求，后进展传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。2、档案工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿

8、等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，初步做好档案入库前的各项准备工作。随着社会形势的变化和开展，对档案工作的标准性要求也会随着时代开展而越来越高，文秘工作人员要不断总结自己的工作，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进展归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断承受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和时机，主动推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织沿革、专题概要、统计数字聚集、会议简介等，从而到达资源共享的目的。总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高单位文书档案管理质量，提高其利用率。目前我局档案装备正在由微机目录式检索过渡为电子归档，这一项新的工作给我提供了更多的学习时机。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理标准化、科学化开展，从而为单位的持续开展提供更多更好的信息资源。