企业会计档案管理规章制度情况.pdf

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1、企业会计档案管理规章制度情况企业会计档案管理规章制度情况会计档案作为企业档案的重要组成局部,是维护企业经济利益、合法权益，记录和反映经济业务的重要史料和证据，企业需要建立完善的会计档案，这对企业的开展有很大帮助。下面爱汇的企业会计档案管理规章制度，供你参考。一、会计人员要按照国家和上级关于会计凭证、会记账簿、会计报表、财务方案、单位预算和重要的经济等会计资料，定期收集，审查核对，立卷，编制目录，装订成册，由会计主管人员或指定专人妥善保管。二、查阅会计档案，要严格办事手续。本单位人员调阅会计档案，要经会计主管人员同意，外单位人员调阅会计档案，要有正式介绍信，经单位领导或财务负责人批准。批准后要详

2、细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员姓名和工作单位、调阅理由、归还日期等。调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的，要经本单位领导同意。同时，认真登记档案查阅登记表，作存档处理。三、会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时严格执行平安和保密制度，除法律规定的单位领导同意外不得私自向外界提供或者泄露单位的会计信息。四、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，执行建立单位会计档案保管期限，即：会计凭证15 年，银行存款余额调节表 3 年，现金、银行日记账 25 年，其他明细账 15 年，涉及外事的永久保管。会计报表 5 年，年度会计决算永久。会计清册15

3、年，会计档案清册和销毁清册 25 年。五、对保管期满的会计档案，应按照会计档案管理方法的规定，由财政部门和档案部门共同鉴定，报经批准后进行处理。对需要销毁的会计档案，要填写“会计档案销毁清册”。六、撤消、合并单位和建立单位完工后的会计档案，应根据不同情况分别移交给并入单位，上级主管部门或主管部门指定的其他单位接收保管，并由交接双方在移交清册上签名或盖单。一、凡公司各个基层单位、部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定向本单位档案管理部门移交，集中管理，任何单位和个人不得将档案据为已有。二、各基层单位、部门领导应重视各自单位文件资料的管理和档案立卷工作，配备专职或兼职人员负

4、责此项工作。三、各基层单位、部门的档案管理工作由行政管理部负责监视和指导。四、归档内容1、但凡反映本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值的原始文件材料(文字、图表、声像等)均属归档范围。2、各基层单位、部门应归档的文件材料。3、党和国家领导人及上级单位有关领导视察、检查本单位工作时有特殊保存价值的重要指示、讲话、题词、照片和录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。4、股东会、董事会、年度工作会议、总裁办公会、工程论证会、业务专题会议等重要会议的会议纪要、记录的成套文件材料以及会议形成的声像材料等。5、颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。6、请示与批复文件。7、年度工作方案、

5、总结、参考价值的考察报告，重要工作汇报材料等。8、领导公务活动形成的重要文件、电报、记录，外单位的与公司有关的文件材料。9、花名册、员工个人信息档案、入离公司记录、劳动合同(协议)、制度，以及职务任免、职级评定、等资源管理工作中形成的文件材料。每年 4 月做归档封存。10、财务预决算、财务凭证、财务账簿、相关财务往来协议、合同等。以上资料以 3 至 5 年为期限视情况做存档。11、组织机构、人员编制，各基层单位、部门批准执行的规章制度。12、企业历史沿革，包括企业简介、大事记、反映企业重要活动、事件的剪报、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物宣传册及展览照片、录音、录像等文件材料。13、月度

6、(或季度)的工作综述、工程动态等文件材料的定稿，编印的企业要闻、简报等刊物的定稿和印本，出版物(企业报、企业杂志等)的定稿、样本。14、解决法律纠纷问题形成的文件材料。15、企业所有对外签订的各种合同、协议书。16、固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证。17、在购置大型办公设备中形成的凭证、协议合同、图纸、使用说明书等设备资料。18、审计、考核及承受上级单位检查等活动中形成的重要文件。19、外单位与本企业的工作来往文件等。五、归档要求1、公司各基层单位、部门应在每年三月底以前将上年度已办理完毕、需归档的文件材料、鉴定、立卷，定期向档案管理部门移交。2、公司各基层单位、部门必须严格遵守归档制

7、度，在接收相关文件后的 3 个工作日内做好文件资料原件的归档工作，不得无故延期或不移交应归档的文件材料。不能及时归档的，或无法原件存档的，要做出相应说明。如因工作需要还需使用相关文件，应按先立卷归档后再办理借阅手续。六、档案的鉴定与销毁1、行政管理部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，提出存毁意见，经企业有关领导批准后，按规定进行销毁。2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。假设按规定需要销毁时，要由二人以上并在指定地点进行监销，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，经报总裁批准前方可销毁。七、档案的借阅1、公司各部门因工作需要，员工借阅本部门的业务档案需到行政

8、管理部填写档案借阅单，经直接上级批准前方可借阅。2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门主管同意或公司领导批准。3、机密档案的借阅需经总裁(或分管副总裁)批准。4、借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理人员要及时对归还的档案进行检查和清点，并在登记薄上注销借用记录。5、借阅的档案不得泄密、涂改、勾画、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关领导批准。6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，将由行政管理部视情况给予经济处分。8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应报相关领导

9、批准，且按公司有关保密规定办理。9、公司人员岗位调动时，必须将借阅的档案及时归还。否那么，专员有权拒绝办理调岗手续。第一章总那么第一条为进一步加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据 民银行银行会计根本标准指导意见、银行会计档案管理方法和江苏省农村信用社会计档案管理方法，结合我市农村信用社实际情况，特制定本细那么。第二条本细那么所指会计档案是农村信用社在业务经营和财务活动中形成的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成局部。第三条联社财务会计部门负责辖内农村信用社会计档案的日常检查和管理，建立健全会计档案的归档、保管、查阅、交接、销毁和保密制度。承受省联社会计档案工作的指导、监视和检查。第

10、二章会计档案的分类第四条会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;会计账簿类：总账、各种分户明细账、日记账、固定资产卡片账、低值易耗品管理账、附注账簿、其他账簿;财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告、余额表、附表、附注及文字说明;其他类：银行对账单、各种登记簿、会计档案移交(保管、销毁)清册、机构撤销(合并)交接清册、房屋购建的契据、计算机运行日志、客户挂失申请书、联行查询、查复书等。第三章会计档案的归档第五条会计档案应立卷，装订成册，按照保管期限、类别和形成时间进行分类，编制会计档案保管登记簿，以便查阅。采用非

11、纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求。第六条会计档案归档的根本要求：分类组卷。会计档案立卷应采用“年度/保管期限/档案类别”的分类方法。即先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类，再将同一期限的报表、账簿、凭证等按类分开组卷并形成分类索引。与装订1、会计凭证的与装订。凭证按日装订。凭证应按照科目顺序排列，同科目按照先现金后转账顺序排列，现金传票按照收付顺序排列，转账传票按照借贷顺序排列，表外科目按照收付顺序排列。凭证过少的可将同一月份假设干日凭证(不得超过 5 日)按日顺序合并装订，并用封面隔开;凭证过多的可分假设干册装订。装订成册的凭证应在传票封面上填明要素，编写顺序号，注明日期、

12、保管期限及档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。2、会计账簿的与装订。总账按月分科目顺序装订，分户账将电脑打印分户账和手工记载分户账分开装订，分户账分科目、账号按年装订。在年度中间更换或结清的账页，应按照账号顺序分科目妥善保管，待年度终了统一装订。账页过多可分册装订。装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，另加封面、封底，在装订处加封并登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。3、会计报表的与装订。按日打印的报表按月分类装订，按月、按季打印的资料以及结息和其他资料按年分类装订，另加封面、封底，在装订处加封，登记封面，注明名称、年度、保管期限

13、、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。4、不需连续记载的各种登记簿应根据类别、使用年度和保管期限，统一编列档案号，作为相关年度的会计档案归档。连续记载的登记簿应按启用时间顺序编号，作为永久性档案统一编号归档。保存会计档案资料的磁盘或其他介质，也应按照档案资料的“年度/保管期限/类别”加以分类、编号、张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度、保管期限及档案号，由经办人员在标签及介质封套上签章。会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同、股金证等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。其他会计档案的与装订，按有关规定执行。第四章会计档案的保

14、管第七条各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后应及时收集归档保管。主管会计为兼职会计档案管理员。档案室应到达“五防”、“五无”的标准，即：防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物;无火患、无虫蛀、无霉烂、无鼠咬、无失窃。磁介质档案保管应具备防磁条件，每年翻录一次，实行双备份异地分别保管。磁介质档案应打印出书面档案装订保管。档案室应按规定建立健全各类会计档案管理登记簿。第八条会计档案的保管期限分为 3 年、5 年、15 年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年1 月 1 日算起，可以延长，但不能缩短。同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保管的，至

15、少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。第九条存款人开设的银行结算账户管理资料、会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案进行管理。银行结算账户管理资料保管期限为该账户销户后 10 年，会计电子化系统开发和修改的文档资料保管期限为该系统停止使用或重大修改后5 年。第十条会计档案管理人员应按照档案保管期限对会计档案分类管理，逐项编号、登记，并及时入库(柜)保管，确保会计档案的完整无缺。信用分社、储蓄所、联站的会计档案纳入管辖信用社保管。会计档案管理人员调动需办理交接手续。出纳人员不得兼管会计档案。第十一条会计档案管理人员要定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技

16、术处理。第十二条辖内分支机构关闭、撤销、合并，所有会计档案移交承受社保管。第十三条会计档案交接要编制移交清册，交接双方负责清点核对，双方负责人、监交人在交接后签章确认，监交人员由联社财务会计部门指派。涉及机构合并、关闭、撤销的档案交接，应经联社稽核部门核对;分社、储蓄所、联站保管的会计档案，在会计年度终了后应移交管辖信用社统一保管。第五章会计档案的调(查)阅第十四条严格遵守会计档案调(查)阅登记制度，防止会计档案丧失和泄密。内部查阅会计档案，应由查阅人提出申请，经联社财务会计部门及分管领导批准前方可查阅。采用网络形式查阅的，应严格执行有关控制制度。法律、法规授权部门调(查)阅会计档案时，应持有

17、效证件和县以上主管部门的正式公函(文件)，经联社主任或其授权人批准后，在档案管理员陪同下调(查)阅。调(查)阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得涂改、圈划会计档案，不得将会计档案拆封和借出。档案管理员应对调调(查)阅情况进行记录，并由调(查)阅人签字确认。调(查)阅会计档案的申请及公函应由经办人员和会计人员共同签章，专门保管，以备查考。第六章会计档案的销毁第十五条保管期限届满的会计档案，按照以下程序销毁：在联社财务会计部门监视下，编制会计档案销毁清册;联社主任在会计档案销毁清册上签署意见;联社稽核部门清查、核对会计档案销毁清册;报请省联社财务会计部门审批(销毁清册、稽核部门意见、联社主任意见

18、作为附件);由省联社财务会计部门、本联社财务会计部门、稽核部门和相关单位共同派人现场监销，并在销毁清册上签章确认。会计档案销毁清册应注明要销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止时间、档案号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;对会计凭证及附件要详细抄列凭证记载主要事项;采用磁盘或其他介质保存的会计档案，还应注明保存介质的档案编号、名称等内容。销毁会计档案时，应将档案信息与其保存介质一同销毁。对销毁用磁盘或其他介质保存的会计档案，应会同有关技术人员共同进行。第十六条保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。第七章罚那么第十七条会计档案必须妥善保管、有序存放、方便查阅、定期修复，防止会计档案毁损、散失、泄密。对违反会计档案管理规定并造成严重后果的，按照有关法律、法规及处分方法追究相关人员责任。