档案管理制度及表格.pdf

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1、1/10 档案管理制度 一、目的：为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性与保密性，特制定本制度。二、归档范围 公司的营运资质证书包括荣誉证书（含个人以企业名义获得的），公司成立各项批准、变更文件，公司规划、年度计划，公司各项固定资产有价资料，公司现行的各项规章制度，财务审计验资报告，年度经营情况总结，劳动工资人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、业务统计数据、技术图纸、技术图纸电子档案、照片、声像等具有参考与历史记载价值的文件资料。三、公司的档案管理 由公司档案室归口管理，具体工作由档案管理员负责，电子档案经由网管审查备档并至档案管理员办理入档手续。四、档案管

2、理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。四、资料的收集与整理 1.公司的归档资料实行“即时归档”与“年度归档”制度，即：各部门相应一次性办结的业务实行即时归档，具有连续性的业务实行年度归档一次。2.在档案资料归档时，由档案管理员分别向各主管部门2/10 收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.各部门专用的收、发文件资料，按文件的重要程度确定是否归档。凡重要的文件必须把原件放入档案室。五、资料的分类与归档 1.公司档案资料分“综合类档案”、“业务类档案”、“人事档案”三大类 2.综合类档案分：（1）资证系列，（公司营运资质证书、荣誉证书，产品

3、型式试验报告、人员资质证书、公司历史照片、公司文化记录、年度财务审计报告、批准公司成立的各项文件与公司固定资产的有价证明等，共 10 小类）（2）文档类（外来文件、公司红头文号文件、各部门业务制度、非公司产品业务合同比如各项行政办公、设备采购合同，共 4 小类）（3）书籍（技术标准、参考文献、杂志，共 3 小类）（4）托管（客户托管、代理商托管、内部托管，共 3小类）托管业务是一项具有发展性的业务，主要托管客户、代理商、内部一些重要的文档、图纸。3.业务类档案分：销售合同、技术图纸、工程管理，以产品分类，时间先后为序编目。4.人事档案（员工录用登记表，转正、调岗、升迁手续，3/10 劳动合同，

4、养老保险手册，工伤档案等等）5.档案编号说明：公司档案以“母-子-序”编号逻辑编制档案号，具体见目录表。六、档案的借阅 1.总经理、副总经理、总监、总助、各部门经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，填写档案借阅审批单，由部门经理批准送办公室主任核批。3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过 4小时。密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准才能借阅。密级档案行政类由总经理确定，技术类由技术副总与总经理共同确定。4.档案借阅

5、者必须做到：（1）爱护档案，保持整洁，严禁涂改。（2）注意安全保密，密级档案禁止擅自翻印（确实需复印与借阅流程一样需相应的人员审批）、抄录、转借、遗失。（3）如发现故意损坏或丢失公司档案处以 50-500 元/次的罚款。5.档案管理员对任何人借档必需严格按档案管理制度4/10 执行，并认真做好档案借阅登记登记表，玩忽职守的按情节情重处以 50-500 元/次的罚款。七、档案的销毁 1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交办公室主任与各相关业务部门负责人审核经总经理批准后执行。3.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认

6、真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。4.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或办公室主任指定专人监督销毁。附：档案室收件登记表、档案借阅审批单、档案目录、档案借阅登记表、公司档案资料销毁审批表 *有限公司 二 O 一八年九月二十八日 5/10 表 1 档案收存登记表 序号 档 案 名 称 入档时间 数量/页 收档人 送存人 领导签字 6/10 表二 档案借阅申请单 表二 档案借阅申请单 填表日期：年 月 日 归还时间：年 月 日 借阅人 所在部门 职务 借阅类别 现场借阅 复印 带出借阅 其他（请说明）借阅资料编号 借阅资料名称

7、 内容 借阅用途 借阅人签字 部门主管签字 部门经理 总经理/总监 经办人签字 备注:1、技术资料，部门主管签字。2、关于特种设备方面的重要资料需部门经理签字。3、公司各种证照需总经理或总部分管部门总监签字。填表日期：年 月 日 归还时间：年 月 日 借阅人 所在部门 职务 借阅类别 现场借阅 复印 带出借阅 其他（请说明）借阅资料编号 借阅资料名称 内容 借阅用途 借阅人签字 部门主管签字 部门经理 总经理/总监 经办人签字 备注:1、技术资料，部门主管签字。2、关于特种设备方面的重要资料需部门经理签字。3、公司各种证照需总经理或总部分管部门总监签字。7/10 表三 档案借阅登记表 表 号：

8、序 号 日 期 档号 文件名 利用 目的 方 式 复印 份数 借 阅 部 门 借 阅 人 签字 部 门 负 责人签字 分管领导人签字 归还日期 借阅 查阅 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 8/10 表四 档 案 目 录 编号：档号 档案名称 密级 目次 文 号 来文单位 题名 日期 页数 份数 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 9/10 表五 档 案 资 料 销 毁 审 批 表 记录表号：部门名称：拟销毁档案资料名称 拟销毁档案资料编号 拟销毁档案资料份数 拟销毁时间 销毁人 监督人 销毁原因及拟销毁方式 档 案 室 意 见 部 门 负 责 人 意 见 领 导 批 示 备 注 10/10