档案资料目录 (1).docx

《档案资料目录 (1).docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案资料目录 (1).docx（17页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、物业服务中心档案资料目录目录号一级目录二级目录三级目录大厦规划图建设用地规划许可证土地使用权出让资料地界界桩放点报告立项报告1-1物业规划档案物业接管验收资1-2料用地批准文件项目批准文件移交证明资料报建审批表 规划设计要点建设工程规划许可证建设用地规划许可证建设施工许可证建设项目环境影响报告施工许可证建筑物命名、更名审批资料用水指标批文用电指标批文建设用地规划许可证建设施工许可证建设项目环境影响报告消防设计方案审核意见物业移交会议纪要或移交证明房屋钥匙交接清单移交资料目录（综合、桩基、土建、及各系统技术资料）移交图纸目录（建筑设计、施工、竣工、修改图）办公用房验收交接表验收总结报告报价表（所

2、有材料、设备） 消防验收资料环保达标（噪声）验收资料验收证明资料房屋验收表建筑工程验收证明书（包括分部分项工程验收证明）总设计平面图产品合格证、校验证明1-3物业专业化管理开发商物业管理聊城昌润物业管理有限公司简介物业管理资质证书营业执照税务登记证（国税、地税） 组织机构代码证公司专业化管理 法人代表代码证资料物业服务中心简介管理服务收费标准及批复 停车场收费许可证、价目表公章证照登记表运营管理处组织机构及人员分布图运营管理处办公场所产权证明（盖章）与开发商签订的前期物业管理服务合1-41-51-61-7服务合同前期物业管理服务协议专项维修资金管理房屋使用及公众制度房屋使用资料公众制度同（备案

3、文件原件）与业主签订的前期物业服务协议，（备案文件原件）（可以样本）聊城市住宅专项维修资金管理办法专项维修服务合同专项维修资金收支账目（可以放在月度或季度管理服务报告中）及使用审批手续（使用记录台账及施工合同等） 房屋使用说明书房屋质量保证书业户手册住宅室内装饰装修管理办法 聊城市有关环境卫生管理办法聊城市有关消防安全管理办法聊城市有关养犬的管理规定 临时管理规约管理规约精神文明建设公约消防管理规定装修管理规定室外广告、招牌管理规定1-8业主委员会业主委员会物业筹建业主委员会的申请报告及批复筹备工作计划筹备委员会委员简介筹备委员会会议纪要业主委员会宣传资料业主委员会委员自荐/推荐表业主委员会筹

4、备 业主委员会委员侯选人简介及成立资料业主大会通知及会议纪要业主委员会选票、选举结果公告业主委员会备案申请报告（附委员名单、业主委员会章程、管理规约、物业委托管理合同）及批复业主委员会公章刻制手续业主大会议事规则业主委员会运作 业主委员会会议纪要资料业主大会、业主委员会会议照片资料与业主委员会签订的物业管理服务合1-91-10管理服务合同争创规划和实施方案争创规划方案实施情况同争创优秀示范项目规划和实施方案 创建“聊城市物业管理示范大厦”的请示（管委会签章）争创“聊城市物业管理示范大厦”的规划创建“聊城市物业管理示范大厦”实施方案成立争创小组的通知实施情况记录争创工作总结公司质量管理体系文件公

5、众管理制度内部管理制度行政管理制度设备管理制度1-11管理制度及工作 质量保证制度及 设备服务质量标准标准工作程序设备巡视维护、维修保养规定管理工作流程图物业管理服务工作程序标准政策法规清单标准政策法规收费管理制度安全管理制度维修管理制度环境管理制度物业服务中心收费管理制度物业服务中心财务公开监督制度控制中心管理规定无线电通讯设备管理规定空置房管理规定停车场管理规定非机动车辆管理规定停车场收费管理规定消防管理规定消防设施养护及使用规范防火岗位责任制维修服务承诺及回访制度房屋维修养护制度节能降耗管理制度设备机房管理制度保洁工具用品使用及管理办法绿化设备使用管理规定保洁岗位责任制消杀类农药管理规定

6、顾客投诉处理、回访制度客户服务管理制 物业服务中心值班制度度接待参观来访管理规定商铺管理规定文档资料管理规定信息工作管理规定工作例会制度办公室管理规定行政后勤管理制 资料室管理规定度培训室管理规定仓库管理规定食堂管理规定宿舍管理规定采购管理规定资产管理规定行政后勤管理制度办公设备管理规定办公用品管理规定员工个人资料人事资料人事任免、调动记录运营管理处人员资质情况登记表个人资料档案（设立附件） 员工培训管理程序文件公司年度培训实施计划月度培训计划培训大纲员工培训记录表员工培训考核表公司（部门）年度员工培训计划人事、考核管理档 员工培训记录案员工考核记录培训签到表员工月考核评分表员工考核试卷（可移

7、至考核记录中） 培训签到表培训考核记录培训效果评估记录军事训练记录（附照片等影像资料） 预案演习记录（附照片等影像资料） 考核制度职（员）工月/季度考核记录员工奖惩通知书1-12各类人员岗位资格证书服饰标准持证上岗人员清单 岗位资格证书复印件物业管理岗位培训证书（管理人员）运营管理处人员证件目录（设立附件）（毕业证、等级职称证、操作证复印件，迎检时需原件）职业道德规范（见内部管理制度） 文明礼貌用语（见员工手册）物业 CI 手册服务人员仪容礼仪标准礼仪标准物业员工通用礼仪规范手册 物业管理类岗位礼仪规范手册物业技术维修类岗位礼仪规范手册物业安全类岗位礼仪规范手册物业保洁类岗位礼仪规范手册物业服

8、务中心组织架构及岗位职责1-13 办公自动化资料1-14 财务管理档案1-15 工程档案财务管理制度财务收支情况竣工资料技术资料物业服务中心组织结构图物业服务中心岗位职责物业服务中心办公自动化设备清单物业管理系统简介消防报警系统简介巡更系统电脑分布清单档案资料的电子存档备份 物业管理企业财务管理规定物业管理服务收费指导标准公司财务管理制度物业服务中心收费管理制度物业服务中心财务公开监督制度各类收费标准批文会计科目表 季度管理报告收入成本明细账完税证明材料竣工总平面图地下管网图竣工图单体建筑、结构、设备、附属配套设施竣工图绿化竣工图房屋种类、数量、用途的分类表设施设备安装、试验、调整、验收资料设

9、施设备图纸、合格证明、使用说明等技术资料房屋及共用设施设备大中修、改造变更资料设施设备台账1-16 1-16产权资料业主档案租户档案房屋产权清册管理用房产权证明商业用房产权证明及清册配套设施产权证明及清册房屋移交图纸目录（把移交图纸目录细分）房屋移交资料目录（把移交资料目录细分）设备移交图纸目录（把移交图纸目录细分）设备移交资料目录（把移交资料目录细分）设备台帐 大中修标准大中修记录房屋数量、种类、用途分类统计表（每一户均要统计并装订成册）入驻通知书业主使用单位委托书业主（使用人）相关信息登记资料房屋交付验收表钥匙发放记录停车场车位租用协议书停车场服务协议书装修合同复印件装修施工单位资质证明装

10、修申请表（附图纸） 装修管理责任书装修施工人员登记表装修许可证装修现场监控记录（施工巡查记录） 装修竣工验收记录租赁合同复印件 工作人员登记资料租户管理协议书停车场车位租用协议书停车场服务协议书1-17 1-17值班制度及记录客户服务档案客户服务部设备维护部日检查记录班前班后会记录工作信息记录本楼层巡查记录客户助理工作记录顾客投诉处理、回访制度顾客投诉/建议及处理回应投诉（建议/咨询）处理任务书顾客来信运营管理处值班制度（见内部管理制度，制度上要明确上、下班时间的值班情况）回访制度（见内部管理制度）用户投诉处理程序（见程序文件） 灾害事故应急处理方案及流程图 运营管理处值班记录表应急情况处理记

11、录表夜间值班记录表班前班后会记录表用户登记表（单位和个人用户） 入驻通知书业主及使用单位通讯表房屋及配套设施权属清册（签章） 业主恳谈会纪要整改措施用户意见调查和分析程序文件（见程序文件）顾客意见调查资1-18 1-18料1-19 维修服务资料用户意见调查表用户意见调查分析统计表用户意见调查分析报告用户意见调查表发放率、回收率统计表意见处理措施及二次回访记录维修服务承诺及回访制度服务/投诉/应急处理维修报告单报修、维修服务工作规定报修登记表回访记录表工程维修单运营管理处常用电话联系表服务承诺（公布并有业主确认）1-20 品质管理档案2-1 各类标识清单2-2 房屋管理档案2-5装修管理档案零修

12、及时率计算表零修合格率计算表（及时率及合格率=100%）返修率计算表（返修率1%） 回访记录品质检查记录表品质检查报告开发商制作的各类指示牌清单（平面示意图、路标等）物业服务中心制作的各类标识清单房屋维修养护制度空置房管理规定空置房检查记录建筑物的管理程序文件建筑物巡视维护规定建筑物维修养护服务质量标准楼宇管理规定建筑物完损等级评定标准（建设部文） 建筑物巡视维护表（见质量记录）建筑物养护计划施工任务完成情况表（此表为过程记录表，养护计划中的项目均需填写此表）工程维修单（指养护计划由运营管理处完成的）零星工程验收评审表（此表为审批表， 指养护计划由分包方完成的）房屋完损等级评定表完好率评定表（

13、完好率98%） 物业装修管理程序文件装修管理规定（装修申请审批表（附施工单位资质及装修平面图）装修巡视记录表及整改措施装修施工人员登记表3-2设备维修保养责任制设备维护分工表设备档案卡 维修工具清单设备安全运行管理制度 共用设施设备管 设备管理各岗位人员职责理资料各系统巡视维护规定各系统维修保养规定共用设施设备管各系统操作规程理档案档案管理相关规定机电人员统计表 机电人员资质资料设备年度检修计划公用设施检查记录共用设施设备运行维护记录公用设施保养维护记录消防系统检查、维护保养记录停水/电/气/试消防通知单给排水系统程序文件给排水系统作业指导书设备设施清单（供水、排水） 用水、供水管理制度用水、

14、节水计划节能管理方案供水系统巡视维护表供水系统维修保养表）3-6给排水系统管理档案给排水系统维护 排水系统巡视维护表（见质量记录）保养完好率评定表（完好率98%）维修保养抽样记录（消防栓每三个月一次，数量5%）限水、停水管理规定停水通知单给排水系统检查记录给排水系统运行维护保养记录给排水系统事故应急处理方案聊城市城市供水管理办法二次供水清洗消毒许可证二次供水清洗资 二次供水清洗消毒人员上岗证料二次供水设施清洗消毒合同二次供水水质检测报告二次供水设施清洗消毒记录3-7供配电系统管理档案设备设施清单（供配电、避雷） 配电房管理制度节能管理方案值班记录表配电房抄表记录电气工作票停电通知单完好率评定表

15、（完好率98%） 供配电系统检查记录发电机运行、维护保养记录供配电系统运行、维护保养记录供配电系统巡视维护表供配电系统维修保养表） 避雷系统巡视维护表避雷系统维修保养表限电、停电管理规定供配电系统管理程临时用电管理规定临时用电申请表停电应急处理方案及流程图应急情况处理记录表3-8避雷系统管理电梯系统管理档案管理制度工作记录电梯管理资料避雷系统程序文件 避雷系统作业指导书避雷实施检测记录避雷设施巡查记录避雷设施养护记录电梯故障应急处理方案电梯准用证年检合格证电梯系统程序文件及作业指导书设备设施清单完好率评定表（完好率 98%） 分包方质量检查记录表整改通知电梯检查记录4-1小区封闭式管理档案电梯

16、维护保养记 电梯系统维护保养记录录电梯供方维护保养记录电梯供方维护保养评估记录来访人员登记表物资搬运放行条安全管理资料安全岗位设置 巡逻路线配置图巡逻签到点规划安全员装备清单物业的安全服务制度二十四小时值班制度及巡逻制特勤队巡逻制度安全员培训大纲警械、警具规定警械、警具配备登记表安全巡逻签到表监控中心交接班记录4-2安全管理档案监控系统异常情况记录本安全员交接班记录安全员巡查记录安全员巡逻签到表安全工作记录拾遗物品登记表邮件签收记录值班记录表来访登记表训练计划表训练成绩记录表安全巡逻签到表安全工作检查记夜间查岗计划安排表录夜间查岗情况记录治安事件应急预案4-3安全防范措施应急预案演习记录（影像

17、资料）紧急集合记录聊城市消防安全管理办法物业服务中心消防管理规定4-4消防管理档案消防管理资料消防设施清单消防设施分布平面图消防设施养护及使用规范4-5停车场管理档案非机动车辆管理4-6档案消防应急方案消防工作记录停车场管理资料停车场管理记录项目义务消防队组织架构及职责义务消防队员名单防火责任制区域防火责任人分工火灾等事故应急处理方案应急指挥流程消防疏散示意图用户安全责任人和联系人名单天然气体使用的安全防范措施重点防火部位登记表应急情况处理记录表动火申请表消防标准用语消防演习总结报告消防学习报告防火区域管理规定区域防火责任人划分表消防宣传图片消防电话一览表消防通讯工具一览表值班安排表值班记录表

18、消防演习情况记录消防安全知识宣传资料 消防报警系统巡视维护表消防报警系统维修保养表气体消防系统巡视维护表气体消防系统维修保养表停车场管理规定租、售车位登记表停车场车位清单停车卡发放记录停车场车辆情况登记表 驶出车辆异常情况登记表未收费车辆登记表车辆进出凭证非机动车辆管理规定非机动车辆停放点位置图非机动车辆检查记录5-2 保洁管理档案5-3 消杀服务档案商业网点管理档5-7案5-8 宠物管理档案保洁管理资料保洁工作记录保洁洁管理程序文件及作业指导书日常卫生保洁承包合同保洁卫生工作责任制保洁洁人员统计表 保洁工具清单保洁工作作业细则保洁人员分工表 保洁岗位责任制保洁工具用品使用及管理办法垃圾分类制

19、度垃圾中转让清洁制度设备设施清单保洁员工作区域划分及工作记录保洁工作检查记录洗手间定时清洁记录供方保洁工作检查记录（有无合同） 保洁服务供方工作评估报告消杀管理制度消杀农药管理规定消杀工作记录表消杀效果检测评估记录白蚁防治程序白蚁防治分包合同 白蚁防治巡视规定 白蚁防治巡视记录表白蚁防治消杀记录表（分包方检查、消杀记录表）商铺管理规定租赁合同（仅限开发商委托物业租赁经营）从业人员登记资料商户管理协议书商户消防管理责任书（如为购买，则还包括认购书、业主档案）装修档案（包含申请、巡查记录、竣工验收）聊城市有关养犬的管理规定物业服务中心宠物管理规定小区宠物登记表宠物管理宣传资料6 绿化管理档案绿化管

20、理资料绿化管理程序文件及作业指导书绿化平面图及说明绿化工作标准绿化养护、管理操作细则绿化工具清单绿化苗木清单 绿化工作安排表绿化设备使用管理规定绿化养护记录绿化补种记录绿化设备保养维修记录绿化工作记录绿化养护地巡查周记表绿化人员统计表？绿化分工表消杀记录表（与清洁一起使用） 消杀工作表（与清洁一起使用） 创建安全文明小区申请创建方案创建工作总结7 社区文化活动档 创建安全文明小 精神文明建设公约（签章） 案区资料公众制度（见附件）业主和使用人遵守管理规定（现场） 以上三个公众制度均可保存样本社区文件活动计划社区文化活动通知社区文化宣传资料社区文化活动记录及效果评估社区文化活动影集或录相新闻媒介

21、报道剪辑.宣传园地（现场） 社区文化管理社区文化活动资 社区文化管理程序文件料社区文化活动计划表（年度计划和季度计划，附社区文化活动方案）社区文化活动场所使用申请表（业主向运营管理处申请时才填写此表） 社区文化活动完成情况表社区文化活动年度总结好人好事记录表业主感谢信管理服务费收缴资料管理费收缴统计表年上（下）收支情况表便民有偿服务档家政服务人员管理规定常规服务项目表（园区醒目位置张贴） 有偿服务价格表（园区醒目位置张贴）案相关记录（如发票、收据等）8 经营管理档案经营情况物业服务中心以业养业发展计划及经济指标提供有偿服务，开展多种经营本大厦物业管理月经营状况明细表年度财务明细表1、与社区、办事处等相关部门或主管部门送达文件及主管部门下达的各类临时性通知2、116 业主档案与25 装修档案、57 商户管理中的内容可以适当合并一下，25 里面可以留存样表；其他两部分里面的内容可以详细一些，便于查阅3、电梯、消防、保洁、绿化等专项服务外包的话，需要有合同原件4、公司内部管理制度前后可以合并一下，避免重复5、缺少国家、省级、市级主管部门下发的管理制度、管理办法等文件，可以收集一下，特别是省级、市级的建立档案的目的是为了更好的开展工作，所以要一目了然，便于查阅，避免重复。