合同签订流程及规定.pdf

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1、1/7 合 同 签 订 流 程 及 规 定 为规范公司合同管理，维护公司利益，特制定如下规定：一、销售合同相关规定：1销售合同签订流程：2签订的订单一式四份：客户、业务员、财务部、生产调度（彩板车间：边艳飞；钢构车间：赵杰）各留存一份原件。3业务员在签订合同和订单时必须填写的基本资料包括：合同编号、业务经办 人、订货单位、单位地址（家庭住址）、订货人（联系人）、联系电话、订货日期、合同金额、产品名称、产品数量、产品单价、产品规格。4销售部、财务部相关负责人需填写“包头恒久公司销售订单、合同登记表”存档，登记内容：业务部：序号、合同编号、业务经办人、订货单位、签订日期。财务部：序号、合同编号、业

2、务经办人、订货单位、单位地址（家庭住址）、签订日期、订货人、联系电话、产品名称、合同金额。5对金额较大、货币不能及时两讫的及有风险的合同进行合同评审，对欠款发货的客户进行信用等级评审之后才能决定是否发货。6对欠款人或单位应办理的手续：执行“签订工程承包合同及销售合同应具备的资料”规定，同时办理欠款或抵押手续。7 客户以支票或汇款等方式付帐的，在货款入帐后才能发货 请示相关领导（工生产调度 财务部 业 务 员签订合同 每周核对 存档 2/7 程请示工程部经理；销售请示销售部经理）可适度执行。8财务部每周五向总经理报送“包头恒久公司销售订单、合同登记表”。二、工程合同相关规定：1工程合同签订流程：

3、2签订的合同一式三份：客户、财务、工程部管理组各留存一份原件。3工程部业务在签订合同时，按合同范本规定内容严格填写。必须填写的基本资料包括合同编号、业务经办人、合同金额、签订单位、单位地址（家庭住址）、联系人、联系电话、工期、付款方式、工程结算方式、质保金留存金额及年限、甲方单位开户行、帐号、税号。4工程部、财务部相关负责人需填写“包头恒久公司工程合同登记表”存档，登记内容：工程部：序号、合同编号、业务经办人、签订单位、签订日期、施工地点。财务部：序号、合同编号、业务经办人、签订单位、单位地址（家庭住址）、签订日期、联系人、联系电话、合同金额、施工地点。5不按合同付款约定付款的，对客户进行信用

4、等级评审。6对不按合同付款的，经评定可以继续施工的，应办理延期付款手续，需加盖甲方公章并由法人或授权人签字，如甲方是个人需由签订合同的人签字。7客户以支票或汇款等方式付帐的，在货款入帐后才能发货。业务经办人 合 同 评 审（成 本 及付款方式）预算组 设计组 进行评审 签订合同 签订合同 财务部 工程部 周核对 存档 不按合同范本的 按合同范本的 3/7 8财务室每周五向总经理报送“包头恒久公司工程合同登记表”。注：客户信用等级评审人员由总经理、常务副总经理 副总经理、财务经理、相关业务经理、业务经办人组成。下发于：总 经 理：常务副总经理：副 总 经 理：工 程 部：销 售 部：财 务 部经

5、理：综 合 办公室：注：各部门负责人必须将文件传达到本部门相关员工。包头恒久钢构有限公司/二零壹零 年九月二十三日 备注:销售业务流程的解释 一、订货单，销售合同的签订 1、订货单的签订:订货单作为一种简易的销售文本合同或销售合同的补充附件，由销售人员在充分考虑公司生产能力，原材料供应，交货时间等条件满足的前提下，通过与客户洽谈、协商一致后签订。订货单内容应包含：订货单位名称、联系人电话和地址、订货时间、提4/7 货时间、货物名称、规格、尺寸、型号、数量、单价、金额、付款方式，交货地点、提货方式等。订货单一式四联。第一联，作为销售部门业务统计，销售员保存；第二联，作为下达生产通知单和开具出库单

6、的依据，生产调度保存；第三联，作为收款结算及发货出库的依据，财务保存；第四联，作为提货的依据，由客户保存。2、销售合同的签订：销售合同是在合同额较大或执行周期较长而签订的一种规范双方责任和义务的文件。由销售人员在充分考虑公司生产能力，原材料供应，交货时间等条件满足的前提下，通过与客户对合同的各项条款洽谈，经公司相关部门组织评审认定后签定。销售合同一式四份，主本两份，副本两份，分别由甲乙方保存。合同签定后，原件（主本）交财务部门存档，复印件（副本）由销售公司保存，复 印后按使用人分发。销售合同执行时应有对方签字确认的定货单作为组织生产和发货的依据。3、销售合同和定货单应统一按公司的要求进行编号。

7、二、收款的操作流程 销售合同或订货单签订后，由业务人员陪同客户持合同或订货单到财 务收款处交款。收款员根据合同或定货单规定的应交金额开具收入凭证（现 金、支票收入），并收取款项。未收全款的订货单，每次收款时收款人要在订货单上注明实收款项、收 款人、日期。业务人员应留存一联收入凭证，同时对订货单和销售合同的 正确性承担责任，收款人员应留存合同或定货单，同时对定货单和销售合 5/7 同的准确性承担复核责任，并做好开票记录。三、生产的操作流程 生产调度根据业务人员转来的订货单登记业务记录，并下达生产通知 单。业务记录包含所有的与本单位相关的往来；用各种符号表示诸如：所 交款项多少，生产通知单是否下达

8、，用何种材料、厂家、厚度，提货时间，那种已发运等。生产通知单包含订货单位（统一使用合同编号），提货时间，产品名称，合同约定规格型号、尺寸、颜色、数量、图形、总数量，原料选用（用约定的标识），任务下达人、任务接受人等。生产通知单开具后，经生产调度交定单签订人复审无误后双方签字确认，按产品的类别送到相关车间生产。生产通知单一式三联。第一联存根联，由生产调度留存；第二联，车间联，由车间主任（生产部部长）作为安排生产和统计生产量依据；第三联保管联由库管作为发放原材料及产成品入库依据。当产品定货单发生变化时定单签定人(即销售人员)应及时通知生产调度进行相应的调整。车间主任（生产部部长）在接到生产通知单后

9、，应根据提货时间和生产情况对生产进行安排，发生冲突时和生产调度协商调整。同时到库管处办理材料领用手续。产品生产完成后车间主任通知成品库管办理成品入库手续。生产调度对生产单的正确性承担责任，定单签定人，库管、车间主任（生 产部部长）承担复核责任。四、出库的操作流程 1、销售出库单联次及用途 6/7 销售出库单一式六联：第一联存根联，由部门留存作为业务部门的统计依据：第二联会计联，作为收款及结算的计帐依据；第三联保管联，作为库管人员发货的依据；第四联送货回执联，作为证明客户收到货物的依据，由往来会计人员单独存档；第五联客户联，作为给客户留存的联次；第六联出门证联，作为货物出门时由门卫人员验货放行的

10、依据。2、销售出库单的领用、缴销手续 销售出库单由财务部门设专人管理，建立台帐；业务人员领用时必须做登记记录，第二次领用时必须将已用出库单进行缴销并记录。3、销售出库单的开具、签章、流转手续 销售出库单开具由业务人员根据定货单按实际出库量填开，数量、单价、金额要清楚，准确；客户单位名称及工地名称必须清楚，统一；运输人必须签字。特殊客户不便填写重量与价格时，应在办理完客户的手续后，及时将存 根联、会计联、保管联的实际重量与价格补齐。第二联至第六联由业务人员按所交纳款项的性质（支票，现金，转帐）到相关财务人员处进行收款确认后由往来会计盖章，作为出库依据。第三联至第六联由库管人员盖章作为可装车、出门

11、的依据。当发生欠款提货时由业务员申请，经公司常务副总确认，董事长审批后，由客户打欠条后执行相关手续。财务部门在收到出库单时应复核并进行结算，收款，明确已办好相关手续后方可盖章。出库单填开人员，对出库单的正确性承担责任，财务人员，仓库人员承担复核责任。4、出库和异地发货 7/7 产成品的出库由成品库管员负责，库管员依据业务部门开具由财务部盖章的销售出库单同客户和运输人核对成品规格型号、数量后，通知各车间负责人安排装车后发运。成品库管员对货物出库的正确性、准确性承担责任。如有异地发货或直接送货到工地时，业务部门应及时将发货的情况，客户收货的情况反映到财务部门；并补齐相应的内部手续，便于及时核算。5

12、、送货回执联的管理与保存 业务人员在填写出库单时提货人在现场的，应要求提货人在出库单上签字；若送货时，应要求运输人员在出库单上签字并通过各种方式（如传真签收，快件寄回）要求客户及时将送货回执联签字返回。同时与送货相应的其它依据与送货回执联一并保存，如：运输合同，铁路运输合同等。客户自提货时，会计人员应在盖章时将送货回执联留下存档，采取其它方式送货时业务人员应负责及时收回送货回执联并给财务人员存档，财务人员应加强对送货回执联收回的力度，按顺序号进行核对，不缺号、漏号。若客户要回送货回执联时，财务人员可将原件复印请客户经办人员在复印件上签字，注明原件收回后将复印件存档。6、放行 货物出门前，门口公司保卫人员依据销售出库第六联对车上货物验证无误后放行。