企业内部控制流程—采购.pdf

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1、企业内部控制流程企业内部控制流程采购采购2 21 1 请购审批与预算控制请购审批与预算控制2 21 11 1请购审批业务流程请购审批业务流程1请购审批业务流程与风险控制图请购审批业务流程与风险控制请购审批业务流程与风险控制不相容责任部门不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分责任人的职责分工与审批权限划分业务风险业务风险总经理如果请购依据不充分、不合理，会导致企业资源浪费财务总监采购部经理采购专员相关部门开始段段D1阶阶1 1D2相关部门提出采购申请D32 2填写“采购申请单”汇总、整理采购申请3 3检查库存物资储存情况4 4呈交“采购申请单”5 5否采购范围内如果相关审批程序不规范、不

2、正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或产生舞弊行为如果采购未经适当审批或超越授权审批，可能产审批审核审核是权限外生重大差错或舞弊、欺诈行为，权限内从而使企业遭受损失审批审批审核否预算内是6 6按照预算执行进度办理请购手续结束2请购审批业务流程控制表请购审批业务流程控制请购审批业务流程控制控制事项控制事项详细描述及说明详细描述及说明1生产部和仓储部等物资需求部门根据企业相关规定及实际需求提出采购申请D12请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单”，需要说明请购物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容3采购部核查采购物资的库存情况,检查该项请购是否在执行后又重复提

3、出,以及是否存在阶段控制D24如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格，在“采购申请单”上填写采购金额后呈交相关领导审批5如果采购事项在申请范围之外的，应由采购部经理、财务总监逐级审核，最终由总经理审批；如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出预算的,经采购部经理审核后，D3财务总监和总经理根据审批权限进行采购审批；在采购预算之内的,采购部按照预算执行进度办理请购手续6采购专员按照审批后的“采购申请单”进行采购相关规范应建规范参照企业内部控制应用指引规范 采购申请单文件资料 采购预算表责任部门及责任人 采购部、财务部、生产部、仓储部 总经理、财务总监、采购部经理、采购专员 采购

4、申请制度 请购审批制度不合理的请购品种和数量2 21 12 2采购预算业务流程采购预算业务流程1采购预算业务流程与风险控制图采购预算业务流程与风险控制采购预算业务流程与风险控制业务风险业务风险不相容责任部门不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分责任人的职责分工与审批权限划分阶阶总经理如果采购预算编制依据不科学、不合理，会造成企业资源浪费审批财务总监财务部2 2汇总、整理采购预算3 3编制“年度采购预算表”组织执行采购预算采购部相关部门开始段段D11 1D2各部门编制本D3部门采购预算审核如 果 请 购 与 审核、审批部门不分离，容易产生徇私枉法行为，造成资产流失严格执行采购预算实施采购

5、活动5 56 6编制“采购预算调整方案”下达新的采购预算方案执行新的采购预算方案提出采购预算调整申请4 4如果采购预算调整未经适当审批或 超 越 授 权 审批，可能会产生重 大 差 错 或 舞弊、欺诈行为，从而使企业遭受损失审批审核资料归档结束2采购预算业务流程控制表采购预算业务流程控制采购预算业务流程控制控制事项控制事项详细描述及说明详细描述及说明1各生产单位根据年度营业目标预测生产计划，据此编制年度物资需求计划，并编制采阶购预算；仓储部根据企业相关规定和生产用料计划编制采购预算；研发部、行政部根据实段D1控2财务部预算专员负责汇总、整理各部门提交的采购预算制3财务部预算专员根据上一年度材料

6、单价、次年度汇率、利率等各项预算基准编制企业际需求编制采购预算“年度采购预算表”，财务部经理签字确认后，报财务总监审核、总经理审批后严格执行4请购部门根据实际需求提出采购申请，采购部采购专员应根据市场价格填写采购金额,D2依据企业相关规定以及生产需求情况，判断采购是否合理.如果采购申请合理，提交相关领导审批；不合理的采购申请，则退回请购部门5调整采购预算的原因包括超范围采购或超预算采购两种。由于市场环境变化，如采购物资的价格上涨,导致实际采购金额超出采购预算或生产突发事件导致采购预算外支出等.D3此时，采购部必须提出采购预算调整申请，即追加采购预算6财务部接到采购部的预算调整申请后，根据实际情

7、况，参照企业的相关规定进行核对,并编制采购预算调整方案,提交财务总监审核、总经理审批 采购申请制度相关规参照范规范“销售计划”“生产计划”文件资料“年度采购预算表“采购预算调整方案”责任部门及责任人 采购部、财务部 总经理、财务总监、采购部经理、财务部经理、采购专员、预算专员企业内部控制应用指引应建 请购审批制度规范 预算管理制度2 22 2采购与采购验收控制采购与采购验收控制2 22 21 1采购业务招标流程采购业务招标流程1采购业务招标流程与风险控制图采购业务招标流程与风险控制采购业务招标流程与风险控制业务风险业务风险不相容责任部门不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分责任人的职责

8、分工与审批权限划分阶阶总经理采 购 招 标 工 作中，如果违反国家法律、法规，企业会遭受外部需求部门采购部经理采购部开始供应商段段D1D2提供相关资料准备招标文件1 1编制招标书2 2发布招标信息索取资格审查文件D3审核处罚、经济损失和信誉损失采购招标过程如果违反法律、法规及企业规章制度的规定，企业可能会受到有关部门的处罚，造成资产损失3 3进行资格审查4 4确定资格合格的供应商5 5发售标书填报资格审查文件购买标书接收标书6 6填报标书如果采购招标评审不规范、选择了不合格的供应控制事项控制事项商或签订的合同参与论证组织论证7 7初步评审2采购业务招标流程控制表审批选取采购业务招标流程控制采购

9、业务招标流程控制最终中标者8 8详细描述及说明详细描述及说明宣布中标单位1对需要进行招标的采购业务，采购部准备采购招标文件,编制采购招标书,报采购部不符合国家相关9 9签订合同签订合同D12采购部发布招标信息,包括招标方式、招标项目（含名称、用途、规格、质量要求及数能给企业带来不法律、法规，可经理审核必要的损失阶段3采购部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查控D2制5采购部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到采购部6采购部对供应商的投标书进行初步审核,淘汰明显不符合要求的供应商D37采购部经理组织需求部门、技术部门、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标书进

10、行论证，选出最终的中标者4采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商量或规模)、履行合同期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标结束的时间与地点、对投标单位的资质要求以及其他必要的内容8最终中标者经总经理签字确认后，由采购部相关人员宣布中标单位9采购部经理代表招标方签订采购合同相关规范应建规范参照规范 采购管理制度 采购招标管理规定中华人民共和国招标投标法中华人民共和国合同法采购合同采购招标书文件资料合格供应商名单中标单位通知书责任部门及责任人 采购部、请购部门 总经理、采购部经理、采购主管、采购专员2 22 22 2供应商的评选流程供应商的评选流程1供应商的评选流程与风

11、险控制图供应商的评选流程与风险控制供应商的评选流程与风险控制不相容责任部门不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分责任人的职责分工与审批权限划分业务风险业务风险总经理采购部经理采购部相关部门供应商段段阶阶如果调查表设计不标准、不合理，可能会导致漏选一些优秀的供应商开始1 1D1D2配合D3收集供应商信息发放、回收调查表2 2进行比质与比价3 3提出候选名单参与如果比质、比价采购制度不完善，会造成候选供应商不符合企业要求审核采购物资分类4 4现场评审否如果现 场评审过程不规范，会导致选择了 不合格的供应商审核是组织现场评审5 5编写现场评审报6 6确定供应商名单审批审核参与评审资料存档结束

12、2供应商的评选流程控制表供应商的评选流程控制供应商的评选流程控制控制事项控制事项详细描述及说明详细描述及说明1采购部通过不同途径，如面谈、调查问卷等收集供应商信息,主要包括供应商信誉、供D1阶段控制D23采购部根据比质与比价结果，参照供应商选定标准，提出候选供应商名单，报采购部经理审核货能力等方面的信息2 采购部和使用部门依据收集到的供应商信息,参照企业比质、比价采购制度等相关文件，对供应商进行比质与比价4采购部通过采购物资的分类，根据实际需要，判断是否需要组织现场评审.需要进行现场评审的，采购部组织现场评审，请购部门、生产部门、财务部门、仓储部门以及质检部D3门等相关部门参与；对无需现场评审的供应商，可直接提出其等级排序名单5现场评审后,采购部汇总评价结果，并编写现场评审报告6采购部根据采购部经理的审核结果确定供应商名单，并报采购部经理审核、总经理审批采购管理制度相关规范参照应建规范供应商选定标准供应商评价制度比质、比价采购制度企业内部控制应用指引规范供应商名单文件资料“供应商调查表”现场评审报告责任部门及责任人采购部、财务部、生产部、仓储部 总经理、采购部经理、采购主管、采购专员