景区投诉处理技巧及注意问题.pdf

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1、景区投诉处理技巧及注意问题 1/7 景区投诉处理技巧及注意问题 旅游景区投诉是指游客因为对景区的产品质量问题，服务态度等各方面的原因，向景区或上级行政管理部门反应情况，检举问题，并要求得到相应的补偿的一种手段。投诉处理需要了解游客投诉原因、投诉心理，熟悉受理投诉的步骤，这样才能妥善处理好投诉事件。在应对客户投诉中，难免会有小部分客户性格偏激，容易激动失控，处理不好较易引发高情绪冲突，甚至导致公司的公关危机，令企业焦头烂额。以下做法依据心理学一般规律，或许能让吹胡子瞪眼的投诉客户快速灭火，避免事态扩大。(一)仔细了解游客投诉的原因 景区服务内容丰富、涉及面广，因此要充分了解游客投诉景区的原因，便

2、于在旅游景区服务时预先估计可能发生的问题，重视会令游客不满的部门和环节，尽量减少游客的投诉，努力做好防患于未然。游客对旅游景区的投诉原因主要包括：对旅游景区人员服务的投诉(服务态度差、服务技能有待提高等)、对景区服务产品的投诉(价格、质量、服务等)、对景区硬件及环境的投诉等。(二)认真分析游客的投诉心理 了解和认识游客的投诉心理有助于正确处理游客的投诉。游客投诉的心理主要包括：求尊重的心理、求平稳的心理、求补偿的心理。客人投诉时的表达方式：1、理智型 这类客人在投诉的时情绪显得比较压抑，他们力图以理智的态度、平和的语气和准确清晰的表达向受理投诉者陈述事件的经过及自己的看法和要求，善于摆道理。这

3、类人的个性处于成人自我状态。2、火爆型 这类客人很难抑制自己的情绪，往往在产生不满的那一刻就高声呼喊，言谈不加修饰，一吐为快，不留余地。动作有力迅捷，对支吾其词、拖拉应付的工作作风深恶痛绝，希望能干脆利落地解决彻底问题。3、失望痛心型 情绪起伏较大，时而愤怒，时而遗憾，时而厉声质询，时而摇头叹息，对景区或时间深深失望，对自己遭遇的损失痛心不已是这类人的显著特征。这类客人投诉的内容多事自以为无法忍耐的，或是希望通过投诉能达到某种程度的补偿。(三)执行受理投诉的步骤 受理投诉是解决问题，促进景区发展的外在动力，是景区改进发展的方向。旅游景区要正确把握处理投诉的原则，要真心诚意的解决问题，不可与游客

4、争辩，同时应切实保护旅游景区的利益不受损害。景区投诉处理技巧及注意问题 2/7 1、倾听游客诉说，保持沉默，避免使用过激的语言，保持眼神交流，让游客感受到你的倾听。2、表达歉意需发自内心，体现出诚意，同时还要对游客的遭遇表示同情与安慰。3、真诚地与游客交流，理解游客，同时了解游客需要解决的问题。适当时提出问题，获取客人的需求信息，用自己的话重复、确认游客所遇到的问题，并适时做好记录。4、明确游客的问题之后，需根据景区的实际情况，客观对待问题，通过补偿性服务来弥补游客所遭受的损失。补偿性服务通常包括：打折、送赠品(包括礼物、商品或服务)、个人交往等。5、解决问题的方案需要通过双方协商、认可确认之

5、后形成最终的方案。在确定解决问题的方案的时候，既要维护游客合法、合理的权益，又要维护旅游景区的合法权益。6、通过后续跟踪服务，进一步向游客了解旅游景区的解决方案是否有用、是否还有其他问题，如果有不尽人意的地方，可继续寻求更好的解决方案。后续跟踪服务的方法通常包括：电话、电子邮件、信函等。(四)善后处理事宜 受理投诉的人员应记录投诉处理的全部过程，将投诉事件整理成报告并存档，同时对投诉进行统计，分析投诉的原因，总结投诉解决的方法，特别对典型问题产生的原因和相应的解决措施进行分析，不断改进服务水平。旅游景区的服务人员要明白客人投诉不是绝对的麻烦事，首先客人投诉是对你的信任，相信你能把事情解决好，其

6、次客人的投诉是景区工作人员的鞭策，是改进服务质量的利器，此外，妥善地处理投诉能使投诉变为好事情，提升顾客的重视度。投诉受理方法：低位坐下 处理客户投诉时要尽量让对方坐下谈话，让对方放低重心，避免和对方站着沟通。据心理学研究表明，人的情绪高低与身体重心高度成正比，重心越高，越容易情绪高涨。因此站着沟通往往比坐着沟通更容易产生冲突，而座位越低则发脾气的可能性越小，所以人们常说“拍案而起”。在处理客户投诉时，若对方带有较高情绪，摆事实讲道理都是没用的，对方根本就听不进去。第一件事是应该让对方坐下，等对方情绪平静后再进行沟通。甚至可以在接待投诉的地方专门安放几组特别矮的沙发，而且只要一坐就会陷下去，起

7、来时还会觉得费力，那么客户身体一收缩，重心下移，自然不太容易发火。反馈式倾听，并记笔记反馈式倾听，即在倾听对方的倾诉时要主动并且注意给予反馈。景区投诉处理技巧及注意问题 3/7 根据沟通心理学规律，让自己的表情、语言、动作与对方说话内容保持高度一致，即是沟通投机的表现。带有反馈式的倾听，会让客户产生被重视的感觉，大大提高对方的满意度，容易稳定情绪。表情与语言上不断反馈的总原则是：眼睛要忽大忽小，嘴巴要哼哈不停，身体要前后摇摆，表情或惊讶或严肃专注或点头微笑，并伴随着相应的语言，如“什么？”“竟然有这样的事！”“请再重复一下刚才说的是”等等。与此同时，还可以认真记录对方讲述的内容，显得非常正式、

8、认真，让对方更加感觉到自己被理解和重视。当然，这些行为仅仅表示“我在认真听”，并不表示同意对方的观点。面对客户，很多人都会面无表情地倾听，这是最忌讳的行为。这会让对方觉得一肚子委屈得不到重视，火气也越来越大。重复对方的话 在沟通中，可以将客户的谈话内容及思想加以整理后，再用自己的语言反馈给对方。例如：“为了使我理解准确，我和您再确认一下。您刚才的意思有以下七点，第一点是第二点是您认为我理解的对吗？还有什么，您接着说。”如此重复，可以让其感到备受重视。对方也一定会反过来专心听你重复的话，寻找错误或遗漏之处，如此转移注意力，自然更利于降火。重复对方的话的频率与客户情绪高低成正比，对方情绪越高，就应

9、该增加重述的频率，从而努力让对方平静下来。转换场地 前面三板斧砍出之后，如果客户情绪依然没有平稳，则可以考虑请对方换一个场所谈话。比如，“这里房间小，凳子也很不舒服，请您到另一间办公室吧，那里沙发坐着舒服，我再给你泡杯茶”等等。到了新的场地之后，客户会不由自主地分散精力辨析新场地，高亢的情绪能快速缓和。认真处理 即让对方感觉到这个问题正在或即将被处理。无论客户情绪如何，其最终目的仍然是解决问题。让他感到问题已在处理中，自然会逐渐平静下来。即便你无法采取客户所渴望的行动，但若能做到以下几点，客户仍会感到满意。1.准备好表格，让对方填写。通常，填写表格等于签字画押、十分正式，这样会让客户觉得处理的

10、程序非常规范，自己的投诉也得到了重视。2.拿出自己随身携带的小本子，在对方说话时记录下来。当对方快讲完时承诺一定会认真处理，同时将小册子放进口袋。这些行动都是告诉客户已经达到了投诉之目的，帮助其稳定情绪，为大事化小、小事化了提供谈判环境。很多人在听完客户投诉后，只是简单地用语言回复：“您放心，我们会尽快解决您的问题。”实践证明，这句话反而会更让客户担心。有效解决投诉问题的原则 1、迅速原则 如果投诉是在服务传递过程中发生的，那么要实现充分的补救，时间景区投诉处理技巧及注意问题 4/7 就很重要；当投诉发生在服务完成之后，许多公司已经建立了 24 小时反应的政策。即使是在完全解决可能需要更长时间

11、的情况下，对顾客投诉做出迅速的反应仍然非常重要。2、承认错误但不要太多辩解 辩解太多可能表明公司要隐藏某些事情或不愿意充分披露整个情况。3、表明你是从每一个顾客的观点出发认识问题 通过顾客的眼睛看问题是了解他们认为问题出在哪里，以及他们感到不高兴的唯一途径。受理人员应当避免用他们自己的解释轻易地得出结论。4、不要同顾客争论 你的目的应当是收集事实信息以达成双方都能接受的解决问题的方案，而不是赢取辩论赛的胜利或证明顾客是一个傻瓜。争论会阻碍聆听顾客的观点，并不能平息顾客的怒气。5、认同顾客的感觉 以默许或明言的方式认同顾客的感觉（“我能理解你为什么如此不高兴”）。这种行动有助于建立融洽的关系，它

12、是重建一种受到伤害关系的第一步。6、给顾客怀疑的权利 并非所有顾客都是诚实的，也并非所有的投诉都被证明是正确的。但是在明确的反面证据出现之前，应当把顾客视为拥有确凿的投诉理由来对待。如果牵涉到大量的金钱（如索赔或法律诉讼），那么就要保证进行认真的调查；如果涉及金额数量较小，那么可能就不值得为退款或其他补偿争论不休 但是检查记录以了解这个顾客是否有过可疑投诉的历史，仍不失为一个好主意。7、阐述解决问题需要的步骤 在不可能当场解决投诉的情况下，告诉顾客公司将计划如何行动，这可以表明公司正在采取修正的措施，还设定了顾客对时间进度的期望（所以不要过分承诺）。8、让顾客了解进度 没有人喜欢被抛弃在黑暗中

13、。不确定性导致焦虑和紧张，如果顾客知道目前的情况并收到定期的进度报告，那么他们将更易于接受处理过程的递延。9、考虑补偿 在顾客没有得到他们花钱购买的服务结果，或遇到了严重的不便，或因为服务失误而遭受了时间和金钱的损失时，正确的做法是支付金钱或提供同类服务给他们。这样一种做法还可能有助于减少恼怒的顾客采取法律行动的风险。服务保证通常会事先确定补偿方式。在许多情况下，顾客最想要得到的是道歉和承诺避免类似错误的发生。10、坚持不懈地重获顾客的友善当顾客感到不满时，公司所面临的最大的挑战是恢复他们的信心和为未来保留这种关系，这可能需要毅力和追踪，不仅是为了平息顾客的怒气，而且要让他们相信公司正在采取行

14、动避免问题的再次发生。出色的补救工作有助于建立顾客忠诚和推动顾客向他人推荐公司的服务。处理客户投诉应注意的问题：一、热情接待 对客户的投诉应持欢迎态度，切不能冷漠处理对其训斥，诚恳、热情的态度有助于气氛的缓和。好的开头有助于以后的工作顺利开展，但也应掌握一个限度，对其摆正自景区投诉处理技巧及注意问题 5/7 己的位置。二、详细了解 要认真倾听每一个细节，要弄清楚事情的来龙去脉，在此过程中要适当询问（包括针对性的询问），对有些投诉内容要亲自到现场察看、了解，事实是我们进行处理的依据。认真倾听也反映我们的工作态度。三、认真记录 例如客户投诉的内容是规范化管理的一个基本要求。记录有几个作用，一个给机

15、关处理人一个明确的内容，方便其处理。二是作为处理完毕的证据。三是通过记录分析了投诉分布的情况，及时作出相应的纠正措施。四、不随意承诺 要分析事情的性质，对把握不准的事情不能随便的给予承诺，否则会对公司的声誉造成一定的影响，应当及时向上级反映给有权处理此事的相关人员为止。投诉者的初衷大多是要尽快解决问题，所以要以客户的态度处理，即使不能作出实质性的处理，也应当有合理的解释，着重对投诉处理的跟踪、回访可避免人为疏漏造成漏处理。一、感同身受 1)我能理解；2)我非常理解您的心情；3)我理解您怎么会生气，换成是我我也会跟您有一样的感受；4)请您不要着急，我非常理解您的心情，我们一定会竭尽全力为您解决的

16、；5)如果我碰到您的这么多麻烦，也会是您现在这样的心情；6)发生这样的事，给您带来不便了，不过我们应该积极面对才是对吗？；7)没错，如果我碰到您这么多的麻烦，我也会感到很委屈的；8)我非常理解您的心情，请放心，我们一定会查证清楚，给您一个满意的答复；9)我真的很能理解，请放心，我们一定查证清楚，然后给您回复；10)“听得出来您很着急”“感觉到您有些担心”“我能体会您到很生气，让我来给您提供其它的建议，您看好吗？”“我能感受到您的失望，我可以帮助您的是”“我能感受得到，情况、业务给您带来了不必要的麻烦；11)“如果是我，我也会很着急的”“我与您有同感”“是挺让人生气的”；12)您好，给您带来这么

17、多的麻烦实在是非常抱歉，如果我是您的话，我也会很生气的，请您先消消气给我几分钟时间给您说一下这个原因可以吗？13)您说得很对，我也有同感；14)给您造成的不便非常报歉，我们的心情跟您一样；15)您的心情我可以理解，我马上为您处理；16)“小姐，我真的理解您；17)没错，如果我碰到您这样的麻烦，相信也会有您现在这样的心情；二、被重视 18)先生，你都是我们*年客户了；19)您都是长期支持我们的老客户了；20)您对我们业务这么熟，肯定是我们的老客户了，不好意思，我们出现这样的失误，太抱歉了 21)先生/小姐，很抱歉之前的服务让您有不好的感受，我们店铺对于客户的意见是非常重视的，我们会将您说的情况尽

18、快反映给相关部门去做改进；三、用“我”代替“您”22)您把我搞糊涂了（换成）我不太明白，能否再重复下你的问题；23)您搞错了（换成）我觉得可能是我们的沟通存在误会；24)我已经说的很清楚了（换成）可能是我未解释清楚，令您误解了；25)您听明白了吗？（换成）请问我的解释你清楚吗？；26)啊，您说什么？（换成）对不起，我没有听明白，请您再说一景区投诉处理技巧及注意问题 6/7 遍好吗？；27)您需要（换成）我建议/您看是不是可以这样；四、站在客户角度说话 28)这样做主要是为了保护您的利益；29)如果谁都可以帮您办理这么重要的业务，那对您的利益是很没有保障的；30)我知道您一定会谅解的，这样做就是

19、为了确保向您一样对我们景区有着重要意义的忠诚顾客的权益；五、怎样的嘴巴才最甜 31)麻烦您了；32)非常感谢您这么好的建议，我们会向上反映，因为有了您的建议，我们才会不断进步；33)（客户不满意但不追究时）谢谢您的理解和支持，我们将不断改进服务，让您满意；34)先生，您都是我们的老客户了，我们当然不能辜负您的信任；35)这次给您添麻烦了，其实，我们也挺不好意思，您所说的情况我们将记录下来，并反馈给相关部门，会尽可能避免问题的再次出现；36)非常感谢您向我们提供这方面的信息，这会让我们的服务做得更好；37)您这次问题解决后尽管放心使用！；38)感谢您对我们工作的支持，希望您以后能一如既往支持我们

20、！；39)感谢您对我们的服务监督，这将让我们做得更好；40)感谢您对 我 店 铺 的 支 持，您 反 馈 的 建 议，将 成 为 我 们 店 铺 日 后 改 进 工 作 的 重 要 参 考 内容；41)谢谢您对我们反映，我们会加强工作的培训，也欢迎您对我们工作随时进行监督；42)谢谢您的反映，该问题一向是我店铺非常重视的问题，目前除了 XX 可以受 理 外，我 们 还 提 供 了 其 他 渠 道，也 希 望 您 如 果 有 更 好 的 建 议 也 可 以 提 供 给 我们；43)针对您刚才所反映的情况我们店铺也会不断地去改善，希望改善后能给您带来 更 好 的 服 务；44)让 您 产 生 这

21、样 的 疑 惑，也 让 您 生 气 了，实 在 抱歉；45)非常感谢您对我们的关心和支持，我们会尽快完善；46)您的建议很好，我很认同；47)非常感谢您提供给我们的宝贵建议，有您这样的客户是我们店铺的荣幸；六、拒绝的艺术 48)*小姐，我很能理解您的想法，但非常抱歉，您的具体要求我们暂时无法满足我会先把您遇到的情况，反馈给相关部门，查证后再与您联络好吗？；49)您说的这些，确实 是 有 一 定 的 道 理，如 果 我 们 能 帮 您 一 定 会 尽 力，不 能 帮 您 的 地 方，也 请 您 谅解；50)尽管我们目前暂时无法立刻去处理或解决这件事情，但我可以做到的是；51)感谢您的支持！请您留

22、意以后的优惠活动；52)先生/小姐，感谢您对我公司的 XX 活动的关注，目前现在我们还没有收到最新的通知，.或者迟点再咨询我们；53)非常感谢您的关注，现在暂时没有开展，请您稍后留意；54)先生/小姐，非常感谢您的反馈我们会尽最大的努力改进这方面的问题，也希望您能一如既往地支持和监督我们的工作，谢谢！；55)*小姐，您的心情我能够理解，那您希望我们怎样帮您解决呢；56)*先生，您是我们的客户，尽量让您满意，这是我们的工作要求，不好意思，您说的这些，确实是有一定的道理，如果我们能帮您，一定尽力，不能帮您的地方，也请您谅解；七、缩短通话 57)您好，为了方便您了解（记忆），我现在将该内容通过短信（

23、邮件）发给您，请您留意查询；58)因涉及的内容较多，具体内容我会通过邮件方式发给您详细了解，好吗？八、如何让客户“等”59)不好意思，担误您的时间了；60)等待之前先提醒：“先生/小姐，请您稍等片刻，我马上为您查询”；61)等待结束恢复通话：“先生/小姐，谢谢您的等待，已经帮您查询到/现在帮您查询到的结果是”；62)请您稍等片刻，马上就景区投诉处理技巧及注意问题 7/7 好；63)由 于 查 询 数 据 需 要 一 些 时 间，不 好 意 思 要 耽 误（您）一 点 时间；64)感谢您耐心的等候；九、记录内容 65)请问您方便提供具体情况吗（发生的详细地址、时间、现象等）？我们给您记录，方便我

24、们尽快查询处理，感谢您的配合！；66)谢谢您向我们提供的宝贵意见，我们会将该意见记录向有关部门反映！；67)我非常希望能够帮助您，针对这件事，我们店铺一定会有专人尽快帮您处理，请您放心；68)先生您好！*现在是在普及的阶段，正因为有您的使用，我们才知道新活动推出以后使用的不足，非常感谢您及时把这不足之处及时反馈给我们；69)这可能是我们工作人员的失误，我们会马上反馈您这个问题，请放心，我们会给您一个满意的处理结果！；70)先生/小姐，您的提议我很认同，我会记录下来，希望能够尽快实施敬请留意！非常感谢您的宝贵意见；71)非常抱歉，给您造成不便，请您稍等，我们马上测试一下，好吗？如确是有故障，跟客

25、户解释:”谢谢您跟我们反映此这情况，我们会马上上报故障处理，请您稍后再试，好吗？72)非常抱歉，给您造成不便，出现此情况肯定是某个环节出现了问题，您可以放心，如果是我们的问题，我们一定会负责到底，给您一个说法 十、其它 73)如果您对我解释不满意，可以提出您的建议，以便我以后改善(面对与客户陷入僵局时)；74)您好，您的彩铃很(动听，特别，不错，有个性等等)（需要外呼时）；75)您的满意是我们的追求，祝您有个阳光好心情（当客户对我们解决了他的问题表示感谢的时候）；76)“请输入您的密码验证，请关注页面提示”，把关注页面提示放在后面可起提示作用；77)没关系，我只是担心您会错过这些优惠，等您下次

26、有更好的建议时以后我们有其它活动时，我们再联系您？；78)请您放心，您要求办理的退款已办理（取消）成功！、请您放心，您的话费我已帮您查询过，没有问题！、请您放心，您反映的问题已为您记录！；79)感谢您的建议；80)非常感谢您的耐心等待；81)别着急，请您慢慢讲，我会尽力帮助您的；82)感谢您的批评指正，我们将及时改正，不断提高服务水平；83)谢谢，这是我们应该做的；84)我们会将您反映的问题与相关部门联系，请您留下联系电话，我们将在*小时内给您答复；85)也许我说的不够清楚，请允许我再解释一遍；86)请问您具体遇到什么麻烦，您放心，我们一定会尽力帮您；87)请告诉我们您的想法，我们很乐意聆听您的意见；88)先生/小姐，非常感谢您把您遇到的麻烦及时告诉我们；89)您都是我们信用度非常好的客户，我们会第一时间帮助到您！十一、结束语 90)祝您生活愉快！91)祝您中大奖！92)当客户说他在开车时，结束语：路上要注意安全；93)祝您生意兴隆！94)希望下次有机会再为您服务！95)请路上小心；96)祝您一路顺风；97)天气转凉了，记得加衣保暖；98)今天下雨，出门请记得带伞；99)祝您周末愉快！100)祝您旅途愉快！兄弟姐妹们辛苦了，让我们一起加油！我该怎么说我该怎么办，你有我们大家一起沟通交流，一切都不是问题！让我们更团结，更快乐！